任憲魯

摘 ?要：隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，在20世紀(jì)中后期開始逐步形成現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代企業(yè)制度相結(jié)合的辦公自動化，它對企業(yè)內(nèi)控制度落地、規(guī)范辦公工作流程、提高辦公協(xié)作效率提供了強有力支撐，并且有和門戶系統(tǒng)融合的趨勢，日益成為企業(yè)不可或缺的綜合性信息系統(tǒng)。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)+工業(yè)信息化發(fā)展的浪潮，OA產(chǎn)品也在不斷求新求變。尤其是當(dāng)前正處于IT技術(shù)飛速進(jìn)步的一個時期，云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)紛至沓來，這些都為OA系統(tǒng)革新蘊藏了巨大的能量。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公 ?發(fā)展趨勢 ?數(shù)據(jù)融合 ?云計算 ?人工智能

中圖分類號：TP311.52 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）12（c）-0228-02

辦公自動化（Office Automation）本質(zhì)上是將IT技術(shù)和管理知識和手段相結(jié)合的協(xié)同工作流電子化在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用[1]。縱觀幾十年來協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展，它不僅有效提升組織工作效能，還支撐企業(yè)從制度制定到執(zhí)行、反饋進(jìn)行全程跟蹤，為企業(yè)PDCA循環(huán)提供數(shù)據(jù)支持，讓員工與企業(yè)戰(zhàn)略保持同步，持續(xù)提升企業(yè)績效。隨著時代的發(fā)展，在未來OA產(chǎn)品會更關(guān)注企業(yè)組織的決策效率，并且基于現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐步發(fā)展成能夠提供知識挖掘、決策支持，同時具有商業(yè)智能的系統(tǒng)。

1 ?企業(yè)OA系統(tǒng)在我國的發(fā)展現(xiàn)狀

自20世紀(jì)80年代后期以來，協(xié)同辦公自動化產(chǎn)品已經(jīng)從基于單機的獨立系統(tǒng)軟件發(fā)展成為企業(yè)核心應(yīng)用級別的大型協(xié)作系統(tǒng)，其發(fā)展過程大致經(jīng)歷了以下3個層級。

第一層級：單機數(shù)據(jù)處理。在傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)中，重點是計算和計算數(shù)據(jù)的能力。當(dāng)時，OA軟件只是一個簡單的工具，其主要目的是處理文本、文檔、表格等，以獲得低水平的無紙化辦公[2]。這個層次的OA改進(jìn)了用戶的文件組織和數(shù)據(jù)管理形式，但在辦公過程中，依然是依靠傳統(tǒng)通信手段，沒有將角色權(quán)限的設(shè)計融入系統(tǒng)中，因此這個層級的OA應(yīng)用效果在現(xiàn)在看來是很有局限性的。

第二層級：群組工作協(xié)同。群組工作協(xié)同改變了各自為政的傳統(tǒng)辦公模式，強調(diào)以工作流為紐帶，將不同角色、不同崗位的人員通過OA系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、協(xié)同辦公，該層級的OA系統(tǒng)由數(shù)據(jù)庫管理、電子郵件、目錄服務(wù)和協(xié)作組工作流等技術(shù)構(gòu)建而成，包含了更多的貼合企業(yè)需求的模塊和功能，實現(xiàn)了文件、資源、任務(wù)和其他事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化管理。這一層級的OA系統(tǒng)基本上實現(xiàn)了自動化和協(xié)作化。

第三層級：提升知識價值。知識是企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展中提高同行之間競爭力的主要武器，提升知識管理價值能夠為企業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。企業(yè)辦公平臺自然成為了知識數(shù)據(jù)的一個大容器，如何保證在知識共享過程中，用戶能找得到、找得準(zhǔn)、找得全、找得快是一個重要課題。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享、重用和價值挖掘等問題。這一層級的OA顯著特點是知識管理、資源共享、數(shù)據(jù)挖掘，為企業(yè)貼身打造專屬的知識庫[3]。

目前，我國的大多數(shù)企業(yè)公司已經(jīng)實施了各種形式的OA。從應(yīng)用的現(xiàn)狀來看，仍存在一些共性的問題，主要表現(xiàn)在以下兩個方面。

（1）信息孤島。由于缺乏高層次的設(shè)計和歷史原因，我國國內(nèi)企業(yè)的現(xiàn)有OA系統(tǒng)通常是孤立的應(yīng)用程序或僅僅是企業(yè)功能模塊的構(gòu)建和簡單的累加，這使得內(nèi)部各運營系統(tǒng)彼此獨立、數(shù)據(jù)不一致、信息共享水平低，孤島化和碎片化的應(yīng)用管理會造成分散管理、信息共享程度低等后果，并加大信息系統(tǒng)維護(hù)成本。

（2）與新技術(shù)結(jié)合滯后。很多企業(yè)出于成本考慮，OA系統(tǒng)升級跟不上技術(shù)進(jìn)步的步伐，使得系統(tǒng)看起來很“土”。比如舊的技術(shù)架構(gòu)，限制了與移動互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，無法適配新型的生產(chǎn)力工具。事實上，與當(dāng)前新技術(shù)的結(jié)合，雖然短期投入比較大，但是長遠(yuǎn)來看，成本更低，所釋放的效能也更大。

2 ?OA系統(tǒng)的新內(nèi)涵及發(fā)展趨勢

通過更新計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫等通用技術(shù)以及改進(jìn)新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，OA系統(tǒng)也將得到不斷的發(fā)展，未來的OA系統(tǒng)與云計算和大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)相結(jié)合，將展示以下獨特功能。

（1）數(shù)據(jù)融合。辦公自動化系統(tǒng)并不是一個單一的系統(tǒng)，如本文摘要中所述，它與門戶有融合的趨勢。未來的OA不再只是傳統(tǒng)意義上的OA，而是個人辦公中心，它依據(jù)管理與行為科學(xué)，集合先進(jìn)的前后端開發(fā)技術(shù)，為用戶提供一站式辦公服務(wù)。所以未來的協(xié)同化辦公系統(tǒng)將是是一項復(fù)雜的人機工程，將強化與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)協(xié)同，加強系統(tǒng)的數(shù)據(jù)校驗?zāi)芰?，是一個能把各系統(tǒng)完美整合成能夠良好運作的集成平臺。未來它還將順應(yīng)時代的發(fā)展，與物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行融合，將企業(yè)的人、物、數(shù)據(jù)緊密地結(jié)合在一起，提供更加智能的辦公服務(wù)。

（2）移動辦公。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，移動辦公已經(jīng)被越來越多的大小企業(yè)所接受和歡迎，它能幫助人們實現(xiàn)隨時隨地辦公，方便利用人們的碎片時間。移動辦公的實現(xiàn)往往依托于一個DMZ區(qū)的移動門戶服務(wù)器，用戶通過反向代理服務(wù)訪問企業(yè)內(nèi)網(wǎng)OA服務(wù)器。因此提高移動訪問的安全管理也是企業(yè)必須關(guān)注的一個重點。在移動辦公的浪潮中，SAAS模式為企業(yè)開辟了一個高可復(fù)用的新途徑。使用這種模式，成本低廉，無需單獨部署。結(jié)合移動終端越來越豐富的新特性及API，未來的移動OA將會更加智能、更加人性化。

（3）與云計算技術(shù)結(jié)合。未來的自動辦公軟件與傳統(tǒng)辦公軟件不同，它是與云計算技術(shù)相結(jié)合的，傳統(tǒng)的辦公軟件即使在局域網(wǎng)內(nèi)運行也需要獨立的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，用戶即便是再小規(guī)模的使用也需要采購單獨的服務(wù)器，在人力、物力以及后期維護(hù)上都有相當(dāng)大的耗費。而云計算的應(yīng)用，可以大大降低用戶的準(zhǔn)入門檻和成本投入。以大型集團(tuán)公司為例，如果將整個集團(tuán)的OA部署與云計算技術(shù)結(jié)合，不需要每家下屬公司都部署自己的服務(wù)器，有集團(tuán)統(tǒng)一建立數(shù)據(jù)中心，統(tǒng)一維護(hù)，為每家下屬公司按需動態(tài)分配計算資源，將大大降低集團(tuán)的整體成本投入，同時還有利于不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)同步和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一維護(hù)。

（4）與人工智能技術(shù)結(jié)合。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，當(dāng)前人工智能（AI）技術(shù)正處于爆發(fā)式增長的階段。結(jié)合目前已經(jīng)相當(dāng)成熟的自然語音識別、大數(shù)據(jù)分析及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，人與OA的交互方式將更加多樣化。例如：用戶對手機講出自己要辦理的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)通過對語音的分析，自動生成申請單，用戶只需要對申請單內(nèi)容進(jìn)行核對或稍作修改，提交即可;用戶需要申請會議室時，通過室內(nèi)定位技術(shù)，系統(tǒng)自動提醒離用戶最近的空閑會議室，這種智能體驗的提升將是飛躍式的。

3 ?結(jié)語

客戶的需求始終都是在不斷變化的，所以O(shè)A產(chǎn)品首先要能夠與客戶的需求相契合，并保持一定的前瞻性，才能夠取得成功;其次再取決于開發(fā)技術(shù)。一般情況下要求OA產(chǎn)品滿足：（1）支撐戰(zhàn)略執(zhí)行更高效：系統(tǒng)能夠有效提升組織產(chǎn)能，支撐企業(yè)從戰(zhàn)略制定到執(zhí)行、反饋的全程高效協(xié)作，讓員工與戰(zhàn)略同步，做對事、做好事、樂于做事。（2）能提供一站式全業(yè)務(wù)應(yīng)用體驗：以用戶為中心，統(tǒng)一辦公門戶，業(yè)務(wù)場景化，辦公自動化效率更高，深度整合業(yè)務(wù)與管理系統(tǒng)，一站輕松搞定所有工作。（3）支持更智能的協(xié)同辦公：未來OA系統(tǒng)必須擁有更強大的“大腦”，與人的交互方式更趨向于人與人之間的交互。充分地利用OA沉淀的歷史數(shù)據(jù)，通過人工智能算法，使系統(tǒng)越來越“懂”用戶，能夠主動地組織各方面信息，更智能地與用戶進(jìn)行交互。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉益劍.基于Web的辦公自動化系統(tǒng)軟件開發(fā)[J].南京師范大學(xué)學(xué)報：工程技術(shù)版，2005（2）：38.

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[3] 曾杰，李琳.論知識管理在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2010（8）：240.

[4] 鄭紅磊.基于計算機辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理分析研究[J].信息系統(tǒng)工程，2017（2）：13.