閔天媛

摘 ? 要：在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，現(xiàn)階段存在的主要難題就是檔案管理人員的工作能力存在不足，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期的事業(yè)單位發(fā)展需求。同時(shí)，這與內(nèi)部事業(yè)單位管理機(jī)制建設(shè)工作不夠完善有一定的關(guān)系。而由于事業(yè)單位在新時(shí)期的發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，工作任務(wù)量增加，為了推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，必須要從科學(xué)開(kāi)展檔案管理工作方面入手，整理內(nèi)部的資料信息，掌握檔案管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)所在，研究?jī)?yōu)化工作流程的可行方案。

關(guān)鍵詞：本職工作 ?事業(yè)單位 ?檔案管理 ?水平提升

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）11（b）-0230-02

檔案管理工作的目標(biāo)是整理事業(yè)單位的內(nèi)部人員基本工作信息，分析單位項(xiàng)目運(yùn)行的數(shù)據(jù)，明確未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)和方向。從實(shí)際檔案管理工作情況來(lái)看，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足單位的發(fā)展需求，這就需要工作人員積極對(duì)檔案管理的本職工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。

1 ?事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理工作存在的難題

現(xiàn)階段，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作還存在一些普遍問(wèn)題需要解決，具體可以從以下幾個(gè)方面來(lái)分析。

1.1 人員工作能力

事業(yè)單位在具體工作過(guò)程中，過(guò)于注重結(jié)合時(shí)代的發(fā)展需求拓寬經(jīng)營(yíng)規(guī)模，目的是提高單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。大多數(shù)管理人員并沒(méi)有意識(shí)到積極開(kāi)展檔案管理工作的重要作用，而且，單位沒(méi)有定期對(duì)管理人員展開(kāi)教育培訓(xùn)工作。導(dǎo)致員工的工作能力和水平不符合實(shí)際的工作需求，這就導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值無(wú)法得到充分的發(fā)揮，而如何科學(xué)解決這方面的問(wèn)題，就是新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題之一。

1.2 管理機(jī)制方面

想要推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展，必須要保證內(nèi)部具備健全的監(jiān)督管理機(jī)制。這是規(guī)范員工工作行為，確保檔案管理應(yīng)用價(jià)值充分發(fā)揮的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，現(xiàn)階段大多數(shù)事業(yè)單位都沒(méi)有結(jié)合單位發(fā)展的基本需求對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。導(dǎo)致管理工作存在過(guò)于片面的問(wèn)題，無(wú)法全面保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。同時(shí)，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代發(fā)展背景下，紙質(zhì)檔案的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理工作的基本需求，容易影響工作的質(zhì)量和效率。而且，會(huì)受到人為因素的影響造成管理漏洞的問(wèn)題。因此，這就要求事業(yè)單位的管理人員在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)積極立足本職工作，明確新時(shí)期的工作目標(biāo)和方向，科學(xué)開(kāi)展優(yōu)化創(chuàng)新的研究。

1.3 服務(wù)屬性方面

檔案管理工作具有一定的服務(wù)屬性，在實(shí)際的工作過(guò)程當(dāng)中，作為檔案管理人員，應(yīng)該具備務(wù)實(shí)求真的科學(xué)態(tài)度，轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，從而保證檔案管理工作能夠從重視管理向重視服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變。變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)、超前服務(wù)。然而，目前仍然有許多事業(yè)單位的管理人員在服務(wù)態(tài)度方面存在問(wèn)題，沒(méi)有意識(shí)到自身的服務(wù)屬性，缺乏工作的積極性。無(wú)法為人們提供滿(mǎn)意的服務(wù)，出現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)傳達(dá)不及時(shí)的問(wèn)題，這就制約了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的可持續(xù)健康發(fā)展。

2 ?全面提升事業(yè)單位檔案管理水平的可行方案

結(jié)合現(xiàn)階段各個(gè)事業(yè)單位檔案管理工作存在的實(shí)際問(wèn)題，管理人員必須要有針對(duì)性的擬定工作方案，研究?jī)?yōu)化工作內(nèi)容，提高工作質(zhì)量的可行措施，以此來(lái)充分發(fā)揮出檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值。

2.1 重要性的宣傳教育

想要充分提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平，就應(yīng)當(dāng)開(kāi)拓思維，創(chuàng)新檔案管理方案，努力豐富檔案管理工作的內(nèi)容，研究?jī)?yōu)化管理工作形式的可行方案。為了讓工作人員能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要作用，首先，應(yīng)當(dāng)在單位內(nèi)部召開(kāi)宣傳會(huì)議，從檔案管理工作的安全防范方法及工作注意事項(xiàng)等方面進(jìn)行宣傳教育。并應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位的基本工作要求，從素質(zhì)教育的角度入手，研究科學(xué)提高員工對(duì)開(kāi)展檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)的方法。同時(shí)，各地政府部門(mén)也應(yīng)當(dāng)積極在社會(huì)范圍內(nèi)開(kāi)展宣傳教育工作，結(jié)合事業(yè)單位對(duì)檔案管理人才的需求，重點(diǎn)圍繞社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，編印具有價(jià)值的各類(lèi)檔案信息;提高人們參與檔案管理工作的意識(shí)及能力。出臺(tái)相應(yīng)的福利政策，并通過(guò)媒體加大宣傳，提高全社會(huì)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

2.2 工作能力的提升

在事業(yè)單位實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新研究時(shí)，應(yīng)當(dāng)關(guān)注于員工的實(shí)際工作能力問(wèn)題。在新時(shí)期的發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展方向，對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)工作能力的培訓(xùn)。各個(gè)事業(yè)單位需要充分意識(shí)到，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，培訓(xùn)和培養(yǎng)人才是關(guān)鍵。各級(jí)事業(yè)單位要特別將政治性強(qiáng)、業(yè)務(wù)精湛、作風(fēng)踏實(shí)的優(yōu)秀骨干充實(shí)到檔案管理干部隊(duì)伍中，建設(shè)一支政治堅(jiān)定、結(jié)構(gòu)合理、精干高效的檔案工作隊(duì)伍。以此來(lái)為檔案管理水平的穩(wěn)步提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，事業(yè)單位可以面向社會(huì)招聘高技術(shù)、高素質(zhì)的創(chuàng)新型檔案管理人才，通過(guò)這種方法來(lái)壯大工作隊(duì)伍，提高工作團(tuán)隊(duì)的整體管理水平。

2.3 信息技術(shù)的應(yīng)用

基于我國(guó)目前已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求。這就要求事業(yè)單位科學(xué)結(jié)合自身的工作項(xiàng)目和建設(shè)規(guī)模，擬定經(jīng)濟(jì)支出的方案。將重點(diǎn)放在引進(jìn)計(jì)算機(jī)工作設(shè)備上，通過(guò)信息技術(shù)手段構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理工作平臺(tái)。在這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好信息數(shù)據(jù)的安全管理工作，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或泄露的問(wèn)題而影響單位各項(xiàng)工作的可持續(xù)運(yùn)行狀態(tài)。此外，還應(yīng)當(dāng)建立信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)，根據(jù)單位工作項(xiàng)目及工作的基本流程，做好檔案數(shù)據(jù)的分類(lèi)工作，確保信息技術(shù)應(yīng)用價(jià)值的充分發(fā)揮。

3 ?在全面提升事業(yè)單位檔案管理水平時(shí)的注意事項(xiàng)

在開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作的過(guò)程中，還有一些注意事項(xiàng)需要遵守。主要應(yīng)當(dāng)從建立健全的監(jiān)管機(jī)制方面入手展開(kāi)分析。

3.1 完善監(jiān)管機(jī)制

開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作的基本前提是立足本職工作，開(kāi)展優(yōu)化創(chuàng)新。在這項(xiàng)工作當(dāng)中，事業(yè)單位必須要建立健全的內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制，具體應(yīng)當(dāng)從信息系統(tǒng)管理以及人員工作行為管理兩個(gè)方面展開(kāi)分析。這是保證檔案管理工作充分發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值的基礎(chǔ)前提，基于新時(shí)期檔案管理工作內(nèi)容和形式的不斷優(yōu)化，國(guó)家針對(duì)檔案管理的問(wèn)題，在管理機(jī)制方面也做出了一定的優(yōu)化和創(chuàng)新。事業(yè)單位在具體開(kāi)展創(chuàng)新管理制度的優(yōu)化研究工作時(shí)，必須要充分結(jié)合國(guó)家的管理?xiàng)l例設(shè)置情況進(jìn)行調(diào)整，確保管理工作的科學(xué)性和合理性。比如，從人員管理角度來(lái)講，必須做到職責(zé)明確，各級(jí)事業(yè)單位應(yīng)落實(shí)檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，把握檔案事業(yè)的發(fā)展方向。真正把檔案工作納入各單位總體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，列入各單位的議事日程，確保檔案工作與其他工作一樣同步發(fā)展。

從信息管理工作過(guò)程中來(lái)看，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)手段開(kāi)展全面的監(jiān)督管理工作，完善管理結(jié)構(gòu)體系，規(guī)范平臺(tái)建設(shè)工作。定期做好平臺(tái)的優(yōu)化和更新，這是提高檔案管理工作水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要各個(gè)事業(yè)單位引起高度重視。

3.2 創(chuàng)新研究工作

在全面提高檔案管理工作水平的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)意識(shí)到創(chuàng)新的重要作用，積極結(jié)合實(shí)際的發(fā)展需求，明確檔案管理工作的目標(biāo)和方向。并應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)員工積極開(kāi)展創(chuàng)新工作，讓員工意識(shí)到自身工作的優(yōu)勢(shì)及不足，不斷總結(jié)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，擬定科學(xué)的創(chuàng)新方案，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。這就要求事業(yè)單位的檔案管理人員能夠明確新時(shí)期自身本職工作的基本內(nèi)容，同時(shí)，基于信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，在開(kāi)展創(chuàng)新研究工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極利用信息渠道與其他事業(yè)單位建立聯(lián)系，采取信息共享的方式?？茖W(xué)分享先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，共同推進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。從實(shí)際工作情況當(dāng)中可以看出，目前，事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的主要方向就是如何優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系，研究如何應(yīng)用信息技術(shù)手段推動(dòng)管理工作的順利開(kāi)展。

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