閆廣軍

摘 ? 要：為提高檔案安全管理水平，維護(hù)檔案信息安全，要采取措施提高檔案安全管理意識(shí)，通過不同途徑提高管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，依據(jù)國家法律法規(guī)制定并完善檔案管理制度，制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案，做好檔案保密工作，嚴(yán)格檔案信息化管理方式，提高檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的功能，切實(shí)促進(jìn)基層單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 ?安全管理 ?管理措施 ?基層單位

中圖分類號(hào)：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）11（b）-0133-02

檔案安全管理是檔案工作的重點(diǎn)，保障檔案安全是檔案管理工作的核心和關(guān)鍵?；鶎訂挝贿\(yùn)行過程能形成具有重要保存價(jià)值的檔案，其中的文件、資料和信息有時(shí)涉及保密問題，也有可能泄露檔案信息甚或造成檔案丟失，出現(xiàn)重大安全管理事件。加強(qiáng)并提高基層單位檔案安全管理水平，不僅有利于促進(jìn)國家檔案事業(yè)發(fā)展，也有利于基層單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。各單位必須根據(jù)實(shí)際，以針對性措施有的放矢地維護(hù)檔案信息安全，提高檔案安全管理水平。

1 ?提高檔案安全管理意識(shí)與管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)

1.1 提高檔案安全管理意識(shí)

基層單位檔案管理部門必須重視安全管理，不僅需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要全體員工共同負(fù)擔(dān)責(zé)任共同參與，全體員工尤其是領(lǐng)導(dǎo)檔案安全管理意識(shí)決定檔案安全管理工作水平。檔案管理人員必須與領(lǐng)導(dǎo)溝通交流，說明檔案安全管理的重要意義和作用，切實(shí)提高全員檔案安全管理意識(shí)。

基層單位檔案管理部門必須不斷學(xué)習(xí)檔案安全管理法律法規(guī)，在不同場所以不同的方式向全體員工開展檔案安全教育活動(dòng)，使其熟悉檔案安全管理的重要性并掌握相關(guān)知識(shí)和技能，使全體員工達(dá)到提高檔案安全管理意識(shí)的要求和目的，不斷增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，切實(shí)重視檔案信息安全管理工作，從思想上行動(dòng)上將檔案信息安全放在檔案管理工作的首位，切實(shí)保證檔案信息安全。

1.2 提高檔案管理者業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)

基層單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)直接影響檔案信息安全管理水平，人是最為關(guān)鍵的首要影響因素。這要求基層單位應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)檔案安全管理隊(duì)伍建設(shè)，通過管理人員愿意接受的不同的途徑和不同的形式開展教育活動(dòng)，使之掌握檔案安全管理措施和基本技能，不斷提高其檔案安全管理水平。

因檔案管理人員缺乏足夠的檔案安全保密意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，可致檔案信息泄露、誤刪除、丟失等安全問題的出現(xiàn)。因此，檔案管理人員應(yīng)自覺參加單位或上級檔案管理部門、檔案學(xué)（協(xié)）會(huì)的培訓(xùn)和繼續(xù)再教育，主動(dòng)提高自身的學(xué)歷水平并學(xué)習(xí)相關(guān)前瞻性知識(shí)和技能，夯實(shí)檔案信息安全管理的基礎(chǔ)理論和計(jì)算機(jī)知識(shí)和基本技能，以個(gè)體帶動(dòng)全體檔案管理者和全體員工，提高檔案安全管理意識(shí)和基本能力，做到科學(xué)安全管理檔案，確保不發(fā)生檔案信息泄露和檔案丟失的安全事件。

2 ?制定并完善全檔案管理制度和應(yīng)急預(yù)案

2.1 制定并完善檔案管理制度

制定并不斷完善和切實(shí)貫徹檔案安全管理制度是保證檔案安全管理的關(guān)鍵?；鶎訂胃鶕?jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和單位實(shí)際制定與檔案安全管理有關(guān)的檔案歸檔管理制度、檔案保密管理制度和檔案保管管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，要有明確的職責(zé)責(zé)任體系，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理，明確每名管理人員的責(zé)任，保證各個(gè)環(huán)節(jié)都有責(zé)任人，確保檔案安全管理工作的有序開展。

2.2 制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案

防災(zāi)減災(zāi)檔案管理規(guī)范是檔案管理部門為避免突發(fā)性災(zāi)難事件對檔案造成損壞而建立的，特別應(yīng)對識(shí)別技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、人為風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)以及包括日常災(zāi)難、自然災(zāi)難在內(nèi)的常規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等平時(shí)難以預(yù)測的突發(fā)事件予以規(guī)范，盡管如此仍可能因突發(fā)事件對檔案帶來毀滅性破壞。檔案安全管理不能僅僅停留在上述措施上，應(yīng)本著“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的原則，注重制定與建立檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案，通過學(xué)習(xí)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行應(yīng)急預(yù)案，增強(qiáng)檔案管理人員應(yīng)急意識(shí)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)適當(dāng)?shù)膱鏊M織開展檔案安全管理應(yīng)急演練，以便科學(xué)從容地應(yīng)對各種災(zāi)難性檔案安全突發(fā)事件，將損失盡最大力量降到最低程度，切實(shí)維護(hù)和保障檔案信息安全。

3 ?檔案信息保密措施

3.1 做好檔案保密工作

檔案管理人員身份特殊，知密深，知密多，知密早，肩負(fù)著保護(hù)檔案信息安全的重大責(zé)任。這要求檔案管理者要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和職業(yè)道德，當(dāng)其參加各種社會(huì)活動(dòng)時(shí)未時(shí)刻保持警惕，可能在不知不覺中將一些尚未公開的密級檔案信息泄露出去。

有效利用檔案信息是密級檔案保密的根本目的和出發(fā)點(diǎn)。如果長期處于“保而不用”的死檔狀態(tài)，那就失去了檔案保密的意義及其存在的社會(huì)價(jià)值，必須在嚴(yán)格執(zhí)行保密法規(guī)基礎(chǔ)上得到合理有序應(yīng)用，這樣才能促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，切實(shí)發(fā)揮其在促進(jìn)基層單位健康發(fā)展和促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要作用。

3.2 檔案信息化管理方式

迅猛發(fā)展的信息技術(shù)加快了檔案信息化的進(jìn)程和步伐，高新技術(shù)逐漸在檔案信息管理工作中得到廣泛應(yīng)用，數(shù)字化檔案管理形成的電子檔案加重了檔案信息安全問題，這要求我們必須嚴(yán)格檔案信息化管理方式，提高檔案管理和利用水平。

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極引進(jìn)并合理應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以現(xiàn)有的管理系統(tǒng)和操作，根據(jù)不同目的形成檔案信息并規(guī)范管理，提高檔案管理工作質(zhì)量。在檔案信息管理過程中，管理人員應(yīng)秉持良好的工作態(tài)度和職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理系統(tǒng)不同用戶操作權(quán)限，不違規(guī)操作，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，切實(shí)保障檔案的完整性與安全性，提高檔案信息化管理程度，大幅度提高檔案信息有效利用率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足其不同需求。

為做好檔案信息保密工作必須利用軟件管理、漏洞檢查等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段保證網(wǎng)絡(luò)安全，并不斷利用新出現(xiàn)的其他先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，不斷完善，確保檔案信息安全。檔案管理人員必須嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)操作說明規(guī)范操作，進(jìn)行檔案管理的二次審查處理，避免出現(xiàn)人為的工作失誤，提高檔案信息安全性。

面對電子檔案載體的多樣化，為保證電子檔案信息安全，檔案管理人員應(yīng)采取密碼訪問控制、系統(tǒng)防火墻等措施;為避免電子檔案失去保存價(jià)值，要以其他載體備份已有電子檔案信息，以便能用適當(dāng)?shù)能浖M(jìn)行閱讀。

要為電子檔案信息設(shè)定用戶權(quán)限，保證無全縣用戶無法打開電子檔案信息。在將檔案信息發(fā)送會(huì)給目標(biāo)對象時(shí)，保證文檔的狀態(tài)為可控加密或只讀，做到無法被復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)檔案信息，當(dāng)被第三方打開時(shí)也無法閱讀、使用。要對電子檔案信息進(jìn)行外部授權(quán)和加密處理，保證操作日志的完整性。

進(jìn)行移出、調(diào)閱、銷毀保密檔案信息操作時(shí)，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定辦理，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后嚴(yán)格執(zhí)行登記審批手續(xù)，未經(jīng)同意前任何人不得調(diào)閱密級檔案。

綜上所述，檔案全面科學(xué)化安全管理，有利于基層單位規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化檔案管理工作的順利開展，在檔案管理人員的努力工作下切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量，真正發(fā)揮檔案在基層單位健康長遠(yuǎn)發(fā)展的作用。

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