呂姍姍

摘要：創(chuàng)新是技術(shù)進步，產(chǎn)業(yè)升級的必要條件，在項目管理過程中，管理模式管理水平的高低能夠直接影響項目產(chǎn)品質(zhì)量乃至產(chǎn)品的市場競爭力。在實際工程項目管理過程中，管理模式的適度有效創(chuàng)新，可提高產(chǎn)品質(zhì)量，可提升企業(yè)軟實力。文章通過對企業(yè)電子設(shè)備工程項目管理過程中的檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理以及質(zhì)量管理現(xiàn)狀的分析，結(jié)合項目需求，提出項目管理過程中的檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、質(zhì)量管理的協(xié)同創(chuàng)新的建議，并對其可行性進行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理、質(zhì)量管理、創(chuàng)新

一、電子設(shè)備工程項目檔案、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量管理現(xiàn)狀

1、基本狀況。

電子設(shè)備工程項目檔案管理是涵蓋項目中方案、設(shè)計、研制、制造、試驗、檢驗、驗收等各個環(huán)節(jié)的信息收集與整理。包括前期總體用戶需求，初步方案，詳細(xì)設(shè)計，中期的電子設(shè)計圖紙，機械設(shè)計圖紙，元器件材料需求，電子工藝，機械工藝，生產(chǎn)文件，各類質(zhì)量體系規(guī)定的設(shè)計、研試文檔及各類軟件程序文件，后期的試驗、檢驗文檔及交付文檔。這些檔案的存在，保證項目的質(zhì)量和可追溯性，同時也為項目提供服務(wù)。

電子設(shè)備工程項目標(biāo)準(zhǔn)化管理對檔案建設(shè)中各階段文檔進行文件、圖紙編碼的規(guī)范及格式規(guī)范化管理，為信息歸檔有效性和查詢有效性提供服務(wù)。

電子設(shè)備工程項目質(zhì)量管理遵循質(zhì)量體系文件要求，結(jié)合用戶需求及項目實際，對項目產(chǎn)品的生產(chǎn)研制檢驗過程進行有效管理，以保障產(chǎn)品質(zhì)量和用戶滿意度。

在項目管理過程中，檔案人員因職責(zé)、歷史分工等原因，往往處于項目邊緣，進行著被動服務(wù)的工作。檔案建設(shè)只起到了部分資料的歸檔備份作用，而資料是否齊全，是否有效完全超出了檔案人員的管理范圍。

標(biāo)準(zhǔn)化人員對生產(chǎn)人員提出需要歸檔的文件進行文件編碼及格式檢查，直至符合歸檔要求后審批，由于標(biāo)準(zhǔn)化對文檔編碼和審核的滯后性，會造成被管理者對文檔的反復(fù)小更改，造成工時浪費情況。

質(zhì)量人員對質(zhì)量體系要求的文檔及用戶需求的文檔進行有效管理，但對項目生產(chǎn)過程缺乏有效的管理，導(dǎo)致交付產(chǎn)品后文檔可追溯性較差，往往出現(xiàn)交付后產(chǎn)品因研制團隊的變動及歸檔文檔的不全或不準(zhǔn)確，不能進行及時有效的產(chǎn)品服務(wù)，而在團隊替換后的產(chǎn)品再投產(chǎn)同樣耗時耗力。

2、主要問題分析。

電子設(shè)備項目檔案管理是圍繞產(chǎn)品整個壽命周期而生，質(zhì)量管理是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范約束控制產(chǎn)品質(zhì)量，核心都是為提升產(chǎn)品質(zhì)量進行管理和服務(wù)。檔案材料的項目全過程有效收集，是項目產(chǎn)品設(shè)計、研制、生產(chǎn)的見證性材料，是項目產(chǎn)品質(zhì)量、管理質(zhì)量的體現(xiàn)。標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)質(zhì)量管理水平的一個縮影，是基礎(chǔ)管理的重要組成部分。而質(zhì)量管理的好壞，直接或間接影響著產(chǎn)品的質(zhì)量，也影響著企業(yè)的綜合競爭力。

電子設(shè)備工程項目檔案管理工作不會直接深入項目研制過程，標(biāo)準(zhǔn)化管理僅處于文檔生成后期，而質(zhì)量管理對生產(chǎn)過程產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)而對文檔材料要求不嚴(yán)，造成各部門各司其職，管理部門未有效約束設(shè)計研制部門的文檔材料，致使歸檔內(nèi)容僅代表產(chǎn)品部分狀態(tài)，無法代表產(chǎn)品最終狀態(tài)。

企業(yè)過程管理的落后造成新產(chǎn)品中各類可編程電路的程序文件，各類應(yīng)用型板卡的驅(qū)動文件，各類設(shè)備單機的計算機上位機程序文件等標(biāo)準(zhǔn)化管理缺失、質(zhì)量管理不嚴(yán)、無專門接口可歸檔等問題。

項目檔案管理在產(chǎn)品生產(chǎn)之前已進行了相關(guān)生產(chǎn)圖紙、工藝等文件的歸檔，實際生產(chǎn)過程中，藍圖工藝在指導(dǎo)生產(chǎn)的過程中，會碰到一些問題是生產(chǎn)前未考慮周全的，相關(guān)文件在生產(chǎn)過程中邊生產(chǎn)邊更改。在機電配裝的過程中可能會出現(xiàn)一些結(jié)構(gòu)修改甚至重新設(shè)計加工。電子設(shè)備在調(diào)試過程中，同樣會遇到一些設(shè)計問題而必須對電路進行修改的情況。上述設(shè)計更改的問題，導(dǎo)致生產(chǎn)前歸檔的圖紙文檔與最終產(chǎn)品狀態(tài)存在一定偏差。設(shè)計人員在維保、返修、再投產(chǎn)過程中，往往是一頭霧水，需要重新摸索造成大量人力浪費。

上述問題一部分是管理部門行使職能的不積極所致，另一部原因是缺乏行之有效的檔案質(zhì)量管理方法。

二、電子設(shè)備工程項目檔案管理的質(zhì)量控制辦法

企業(yè)之間的同行競爭，猶如戰(zhàn)場，質(zhì)量好壞決定用戶口碑，優(yōu)勝劣汰是常態(tài)，如何做好質(zhì)量和服務(wù)是企業(yè)生存必修課。面對項目檔案質(zhì)量管理中出現(xiàn)的這些問題，如何高效解決這些問題，又如何能提升項目產(chǎn)品質(zhì)量及服務(wù)質(zhì)量？積極轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識。檔案質(zhì)量管理工作需要各職能部門與設(shè)計生產(chǎn)部門共同協(xié)作，全力配合完成。

電子設(shè)備工程項目檔案管理工作的質(zhì)量控制可以從三方面考慮，包括前期、中期和后期三個階段。

1、前期工作。

檔案管理部門可建立通用的可歸檔文件數(shù)據(jù)包，協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)化管理部門按項目對可歸檔文件數(shù)據(jù)包進行編碼和格式規(guī)定，在企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)中以電子版形式供相關(guān)人員檢索下載，創(chuàng)建圖紙、芯片程序、計算機程序的電子化歸檔空間。質(zhì)量管理部門對數(shù)據(jù)包中質(zhì)量體系規(guī)定的文件及其它必須輸出的文件作標(biāo)注。

管理職能部門工作人員對新的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔質(zhì)量管理體系進行有效宣貫，組織設(shè)計工藝人員學(xué)習(xí)，明確歸檔檔案材料在項目管理中的重要性。

2、中期工作。

中期工作主要是從產(chǎn)品詳細(xì)設(shè)計到生產(chǎn)調(diào)試再到檢驗完成的過程。

設(shè)計工藝人員根據(jù)設(shè)計輸出形成的裝配清單、元器件清單等進行提交歸檔，供物資等部門進行采購、劃撥、分發(fā)等工作。

裝配、檢驗部門應(yīng)對產(chǎn)品的材料信息、裝機元器件信息、檢驗圖像視頻和文字記錄等信息等進行歸檔。

質(zhì)量管理部門對項目進展過程中出現(xiàn)的問題進行必要跟蹤，協(xié)助并促進設(shè)計工藝人員對項目生產(chǎn)調(diào)試進行過程中出現(xiàn)的已歸檔圖紙、工藝等文件更改情況進行及時閉環(huán)，形成更改單并提交檔案管理部門更新歸檔內(nèi)容。同時監(jiān)督電子設(shè)備所加載的各類機器語言程序及計算機程序等文件的版本或更新版本進行切實歸檔。

3、后期工作。

電子設(shè)備產(chǎn)品交付用戶后，在用戶使用過程中同樣會出現(xiàn)各種問題，檔案管理部門向工程人員提供產(chǎn)品已歸檔的相關(guān)文檔材料，企業(yè)工程人員在為用戶進行客服維保等過程中，所進行的各類設(shè)計更改，同樣要落實到企業(yè)檔案管理中，對相關(guān)設(shè)計更改進行更改單更新歸檔，并適當(dāng)更新相關(guān)的設(shè)計研試文檔。

三、項目檔案質(zhì)量管理的創(chuàng)新建議

如何進一步加強項目檔案的質(zhì)量管理，筆者認(rèn)為必須從以下三個方面創(chuàng)新入手，在理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和機制創(chuàng)新上下功夫，開創(chuàng)檔案質(zhì)量管理工作的新局面。

1、檔案質(zhì)量管理理念創(chuàng)新。

要轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立檔案質(zhì)量管理新理念，改變檔案管理僅僅是行使管理職能、僅僅是資料和信息業(yè)務(wù)管理的傳統(tǒng)觀念，將檔案管理上升到工程和產(chǎn)品質(zhì)量管理的高度，明確檔案質(zhì)量是工程和產(chǎn)品質(zhì)量的重要組成部分，確認(rèn)檔案管理在工程和產(chǎn)品質(zhì)量管理中的重要地位，踐行檔案管理為實現(xiàn)“工程項目優(yōu)先、產(chǎn)品質(zhì)量第一”服務(wù)的理念，努力促成檔案管理與工程質(zhì)量管理、產(chǎn)品質(zhì)量管理深度融合和有機結(jié)合，從而創(chuàng)造有利于加強檔案工作、提高檔案質(zhì)量管理水平的良好環(huán)境。

2、檔案質(zhì)量管理技術(shù)創(chuàng)新。

改變長期以來檔案管理的傳統(tǒng)落后模式和方法，加快應(yīng)用新技術(shù)、新手段，提高檔案質(zhì)量管理的效率和水平。如利用企業(yè)辦公自動化、信息化技術(shù)手段，制定可歸檔文檔電子清單，直接提供標(biāo)準(zhǔn)化的文檔編碼，提供格式模板，減少流程接口，提高文檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性。電子化審簽歸檔方式的創(chuàng)新可提高歸檔效率，提高歸檔檔案檢索借閱效率，間接提高企業(yè)生產(chǎn)效率。

3、檔案質(zhì)量管理機制創(chuàng)新。

要整合各部門職能，形成檔案質(zhì)量管理的組織機制和工作合力。事實上檔案質(zhì)量管理和工程、產(chǎn)品質(zhì)量管理及其相關(guān)部門的職責(zé)是相輔相成的。檔案部門既是管理部門，又是服務(wù)部門，檔案管好了，不僅有利于提高檔案質(zhì)量，而且能為工程、產(chǎn)品設(shè)計及更改提供依據(jù)，檔案質(zhì)量成為工程、產(chǎn)品質(zhì)量的重要保障;而質(zhì)量管理部門嚴(yán)格監(jiān)督設(shè)計、工藝，不僅完善了工程、產(chǎn)品設(shè)計及施工、生產(chǎn)，而且也保證了歸檔材料與工程、產(chǎn)品相一致，提高了檔案的質(zhì)量。由此，各部門的工作職能具有相互關(guān)聯(lián)性和滲透性，加強檔案質(zhì)量管理應(yīng)當(dāng)成為各部門的共同職責(zé)。只有各部門加強協(xié)作配合，形成檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、質(zhì)量管理、項目建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)等各部門密切協(xié)同、共同擔(dān)責(zé)的檔案管理新機制，才能真正開創(chuàng)檔案質(zhì)量管理的新局面。

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