高長(zhǎng)江

【摘要】檔案管理是學(xué)校管理體系中的重要內(nèi)容之一，其管理的好壞直接影響著學(xué)校管理的水平。尤其是在信息時(shí)代下的學(xué)校檔案管理，必然要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，在實(shí)際管理中要充分體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的規(guī)范化和科爭(zhēng)性。為此，論文結(jié)合學(xué)校檔案管理規(guī)范化的優(yōu)勢(shì)，分析了學(xué)校檔案管理中存在的諸如檔案管理的重視度不夠、檔案管理制度不健全、信息化管理工作不到位以及檔案管理人員素質(zhì)不高這幾個(gè)問(wèn)題。最后，論文認(rèn)為學(xué)校檔案管理的規(guī)范化要從四個(gè)方面做起：一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作;二是健全和完善檔案管理制度;三是全面落實(shí)檔案的信息化管理;四是從培訓(xùn)做起，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校 檔案管理 規(guī)范化 路徑

學(xué)校檔案管理作為學(xué)校管理的一部分，不僅僅是收集、整理及保管學(xué)校發(fā)展中產(chǎn)生的資料，也是收集、整理和保管學(xué)校學(xué)生的信息。檔案管理可作為學(xué)校開(kāi)展工作的數(shù)據(jù)支持，也確保學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)具有可操作性。然而，學(xué)校檔案管理工作并不容易，當(dāng)學(xué)校建校以來(lái)，就會(huì)產(chǎn)生各種各樣的資料，都要對(duì)其記錄和歸檔，并要完整地保存下來(lái)以便于日后的查詢。由于學(xué)校檔案管理工作的繁瑣，但因其對(duì)學(xué)校管理尤為重要，檔案管理的規(guī)范化是必要。因此，論文對(duì)學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑進(jìn)行研究有很大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、學(xué)校檔案管理規(guī)范化的優(yōu)勢(shì)

（一）學(xué)校的發(fā)展規(guī)律一目了然

學(xué)校檔案管理對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著重要的指導(dǎo)意義，檔案數(shù)據(jù)可以反映出學(xué)校長(zhǎng)期以來(lái)的發(fā)展情況，有助于幫助學(xué)校分析實(shí)際發(fā)展情況，并結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)，找出發(fā)展規(guī)律以便于更好地發(fā)展。當(dāng)然，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一旦重視了檔案管理，充分利用檔案來(lái)增強(qiáng)對(duì)學(xué)校的了解，必然會(huì)幫助學(xué)校朝向更好的方向邁進(jìn)。

（二）學(xué)校的教學(xué)水平逐步提高

學(xué)校檔案管理內(nèi)容很多，其中就包括了對(duì)學(xué)校教師的管理。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校教師的在校表現(xiàn)，對(duì)教師的評(píng)價(jià)有著參考意義。每個(gè)教師的教學(xué)成果都在檔案中記錄并保存，在分析教師的教學(xué)成果時(shí)，可以找出教師的教學(xué)優(yōu)勢(shì)，并將其作為表彰對(duì)象以帶動(dòng)學(xué)校其他教師的教學(xué)水平。學(xué)校檔案管理就為學(xué)校管理營(yíng)造了良好的形象，也逐步提高了學(xué)校的教學(xué)水平。

（三）契合時(shí)代發(fā)展需求，提高了檔案管理的科學(xué)性

在學(xué)校的不斷發(fā)展中，學(xué)校的檔案管理內(nèi)容也在逐步增多。尤其是信息化時(shí)代的檔案管理，逐步替代了人工管理模式，通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)就能完成對(duì)眾多資料的存檔。然而，學(xué)校檔案管理在契合時(shí)代發(fā)展需求時(shí)，也在創(chuàng)新管理中突出了檔案管理的科學(xué)性。比如說(shuō)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)這些先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校檔案的有效管理，檔案存儲(chǔ)空間減少，也減少了檔案設(shè)備維護(hù)的成本。

二、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理作為學(xué)校管理的一個(gè)重要部分，為學(xué)校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。在學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展中，檔案管理作用日漸凸顯，也著實(shí)為學(xué)校的發(fā)展帶來(lái)了諸多力量。然而，當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中依然存在著各種問(wèn)題，如檔案管理工作的重視度不夠、檔案管理制度不健全、信息化管理工作不到位以及檔案管理人員素質(zhì)不高，都不利于學(xué)校檔案的規(guī)范化科學(xué)性管理，也對(duì)學(xué)校管理及發(fā)展帶來(lái)了局限性。關(guān)于學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題，具體如下所示：

（一）檔案管理的重視度不夠

對(duì)大多數(shù)來(lái)說(shuō)，學(xué)校檔案管理工作主要是由文員崗位的工作人員負(fù)責(zé)的，畢竟多數(shù)學(xué)校重視教學(xué)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和學(xué)生的管理，最容易忽視學(xué)校的檔案管理工作。當(dāng)然，對(duì)有些學(xué)校來(lái)說(shuō)，也是教師兼職管理檔案工作，或者是教師家屬負(fù)責(zé)檔案管理工作。這就說(shuō)明，絕大多數(shù)學(xué)校的檔案管理并非是專業(yè)人員，也缺乏科學(xué)的管理模式，學(xué)校對(duì)檔案管理的重視度一旦不足，必然會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量。

（二）檔案管理制度不健全

由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視度，也就不會(huì)為檔案管理工作建立專門的管理機(jī)制，這就使得學(xué)校檔案管理過(guò)程中并沒(méi)有可遵循的章程，也有著主次不分的管理現(xiàn)狀。值得注意的是，一旦對(duì)學(xué)校檔案管理工作缺乏認(rèn)可，就必然會(huì)把檔案管理工作當(dāng)做是可有可無(wú)的內(nèi)容。這就說(shuō)明，健全的檔案管理制度是有效開(kāi)展檔案管理的必要。

（三）信息化管理工作不到位

新技術(shù)的涌現(xiàn)為社會(huì)發(fā)展帶來(lái)了新的力量，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在各行各業(yè)中被廣泛應(yīng)用，帶給人們生產(chǎn)生活極大的便利。但學(xué)校檔案管理過(guò)程中，依然缺乏對(duì)新技術(shù)的關(guān)注，部分學(xué)校的檔案管理始終是沿襲傳統(tǒng)檔案管理模式，工作內(nèi)容繁瑣，耗費(fèi)著大量的人力財(cái)力和物力。學(xué)校的不斷發(fā)展中也增加了各方面的學(xué)校信息，其檔案管理工作日漸繁瑣，出現(xiàn)了雜亂無(wú)章的情況。尤其是資金不足和硬件設(shè)施落后的情況下，就很難利用計(jì)算機(jī)設(shè)備完成檔案的管理工作，這也極其不利于學(xué)校的其他方面管理工作的順利開(kāi)展。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高

學(xué)校檔案管理需要專業(yè)人員參與其中，并依據(jù)正規(guī)程序使得檔案管理工作有序進(jìn)行。一旦檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)，必然會(huì)影響到檔案的管理工作。有些檔案管理工作人員缺乏對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的熟練掌握，在實(shí)際工作中始終是采用傳統(tǒng)工作模式，這就拉低了檔案管理工作的進(jìn)度。

三、學(xué)校檔案管理規(guī)范化的具體路徑

學(xué)校檔案管理規(guī)范化應(yīng)重視整個(gè)管理體系，及時(shí)收集和整理學(xué)校檔案資料，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)保護(hù)檔案的完整性。當(dāng)然，檔案管理應(yīng)消除舊觀念，及時(shí)運(yùn)用先進(jìn)的檢索工具提高檔案管理的有效性。學(xué)校檔案管理應(yīng)結(jié)合學(xué)生的檔案需求、教師的檔案需求及管理者的檔案需求，對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理。簡(jiǎn)而言之，學(xué)校檔案管理規(guī)范化的過(guò)程中，可從四個(gè)方面做起：一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作;二是健全和完善檔案管理制度;三是全面落實(shí)檔案的信息化管理;四是從培訓(xùn)做起，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，并在實(shí)際管理中逐步增強(qiáng)檔案管理者的管理意識(shí)。學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)就要從自身做起，高度關(guān)注學(xué)校檔案管理工作，加深學(xué)校教師及檔案管理者的思想認(rèn)識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)，這就可以引領(lǐng)著學(xué)校全體人員重視檔案的管理。當(dāng)然，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行思想交流和工作溝通，要求管理人員提高職業(yè)修養(yǎng)水平，提高管理人員的管理能力，要求管理人員學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

（二）健全和完善檔案管理制度

學(xué)校檔案管理工作需要有一個(gè)健全的管理制度，才能促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)進(jìn)行和規(guī)范化進(jìn)行。學(xué)校檔案管理的規(guī)范化，需要專業(yè)的管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)，也需要現(xiàn)代化科技的支持，更需要學(xué)校建立的科學(xué)管理制度，才能做到真正的有章可循。一旦了相對(duì)完善的檔案管理制度，也就對(duì)管理人員有了約束，這就可引導(dǎo)著管理人員依照檔案管理制度落實(shí)檔案的管理工作，也減少了學(xué)校檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。

（三）全面落實(shí)檔案的信息化管理

學(xué)校檔案管理規(guī)范化需要全面落實(shí)檔案的信息化管理，在管理檔案過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合學(xué)校發(fā)展要求構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理戰(zhàn)略方向。學(xué)校在為社會(huì)人才提供教育的同時(shí)，也應(yīng)完整保存好學(xué)生的各種信息，以便于學(xué)生以后會(huì)使用到這些檔案。當(dāng)然，任務(wù)繁重的檔案管理應(yīng)體現(xiàn)出信息化管理模式，管理人員在嚴(yán)格的制度建設(shè)下落實(shí)學(xué)校檔案管理的各項(xiàng)資料，也要方便學(xué)生、教師及檔案使用者方便獲取信息。

（四）從培訓(xùn)做起，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

學(xué)校檔案管理規(guī)范化，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大力培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，這才有可能提高學(xué)校檔案管理的效率和水平。學(xué)校要定期培訓(xùn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，為檔案管理人員提供工作學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，并在實(shí)際的工作中引領(lǐng)著檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，在工作中以創(chuàng)新的精神投入最高的熱情。值得注意的是，學(xué)校檔案管理人員要掌握檔案的科學(xué)管理方法，打破傳統(tǒng)管理模式的局限性，熟練使用計(jì)算機(jī)操作方式投入到學(xué)校檔案管理工作中。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，學(xué)校檔案管理工作是非常重要的，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者的高度重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加深對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，建立檔案管理工作制度，營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境。檔案管理者應(yīng)以身作則，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，以便于在學(xué)校檔案工作崗位中更規(guī)范地完成工作內(nèi)容。