路娜

【摘要】隨著時代的發(fā)展，科學技術在人們的生活中扮演著越來越重要的角色，電子存檔因為其傳統紙質版存儲無法達到的操作便捷，存儲方便，轉化迅速等優(yōu)勢條件迅速成為辦公的主要方式，對傳統的方式產生了巨大的沖擊。但是我們不能否認的是傳統方式也有著自己的獨特的優(yōu)點使其無法完全被取代，因此我們在具體的工作過程中應當將兩種方式有機的結合起來，將紙質版資料可以保存原始數據的優(yōu)點與電子版的便捷相結合，使得文件可以做到雙向發(fā)展，并在這一過程中促進電子郵件的發(fā)展。

【關鍵詞】電子文件 雙軌制歸檔 管理

在科技極速發(fā)展的今天，電子科技的運用越來越出現在我們生活的方方面面，越來越多的行業(yè)也因此受到沖擊，我們可以看到紙質化文件已經無法完全滿足我們日常工作的要求，電子文件也因此有了發(fā)展，但二者目前無法取代對方，因此必然存在著共生期。而在這一個時期以內，實行雙軌制的管理是符合實際的必然要求，因此我們將要對這個問題進行探討。

一、電子文件發(fā)展所面臨的難題

（1）原有文件電子化難度大。我們可以得知的是目前的電子化技術非常高，但是電子化的技術發(fā)展的歷史卻沒有那么久，在信息電子化之前那我們已經存在了許多以紙質方式記載的資料，在電子化的過程中我們要如何去將這些數據進行電子化的處理，這些資料的內容十分龐大，以及所涉及的范圍也各有不同，在進行數據化的處理的時候必然要投入大量的人力物力去進行專項解決。我們要如何去尋找專業(yè)的人才去進行處理，以及這些工作需要如何解決都是一件無法預料的事情。原有的文件在編程電子化的過程中有許多問題需要解決。

（2）電子文件的存儲認定問題難以解決。電子文件不再具有固定的形式，也十分容易進行修改，因此我們難以對電子文件的是否是原始的進行斷定。具體可以表現在以下幾個方面：電子文件易于被他人修改，而且因為改動后不會有任何印記，這些使得人很難以認定，電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件制作者制作的并不是實在的可觸摸的實質性文件，人們通過復制拷貝等技術可以文件的轉存，因此文件的傳播變得十分容易而且每份文件之間并沒有區(qū)別，因此十分難以區(qū)分。電子計算機技術的是一種不斷發(fā)展變化的技術，電子文件是計算機將信息放于非紙質直接顯現的載體上進行存儲，只有計算機才能識讀識別載體上的信息，一旦技術發(fā)展以后，則載體上的信息就需要采用其他的方式進行讀取。因此技術時限也顯得格外重要。電子文件以一種信息流的方式存在，存儲不需要載體的更迭，根據實際情況需要，人們可以改變輸出方式。電子文件因為全部都是打印字體所以不再具有特定的字跡去進行辨認，人們可以根據實際需要將電子文件輸出通過不同的字號字體但是并不會體現個人字體，及我們無法從字跡上判斷出其個人信息。電子文件的簽字技術還不普及，我們無法做到去為每一份電子文件進行親自簽名去判斷個人信息，因此，我悶也就無法通過簽者的字跡去對一份電子文件的真實性進行判斷。

（3）電子文件與紙質文件之間的巨大分歧難以消除。對于紙質文件來說，紙質文件的原始性可以通過載體的是否完整以及被更改很直接的進行一個判斷，紙質文件原始性可以直接看成是內容和形式的統一，對于任何存在的紙質文件的變化，人們都有理由對它的原始性進行懷疑。但電子文件的內容與形式是可以分割的，不僅內容可以任意變化，而且不再具有固定的形式，二者在本質上都是存在著差別的，在我們做出二者誰更具有信息的可靠性以及信息傳遞的便捷性上，二者之間是存在著根本對立的，這也導致了二者在實際運用中存在了差別，因而傳統文件與電子文件之間是一種競爭關系。

二、如何促進電子文件的普及

（1）加強現代化基礎設施的建設為電子化提供物質基礎。電子檔案作為電子產物導致在其實際運用以及管理中具有一定的風險性，網絡傳輸以及溝通的特殊性時電子文件受到黑客攻擊的可能性大大提高，但是傳統的紙質檔案管理，是以實際物質為載體，機密性相對較高，但是其對存放環(huán)境有高的要求。在現代化社會發(fā)展中，如果要想全面提升檔案的管理能力，就應該在實際檔案的管理中，運用雙軌制檔案管理，將紙質檔案和電子檔案進行整合管理，在實際管理中，尋找二者之間可以利用的切入點，然后進行管理策略的改革，這樣才能夠全面提升檔案的管理能力，同時也能夠發(fā)揮出雙軌制檔案管理遠行的重要作用。

（2）加強管理，為電子文件和的發(fā)展提供可實施標準。檔案管理是為了服務社會的發(fā)展需要，檔案需求的滿足程度能否滿足大眾社會的需要取決于檔案管理水平的高低。普遍缺乏資金投入，基礎設施不完善而且沒有良好設備來滿足歸檔技術的操作，無法實現紙質版與電子版文件相輔相成，共同發(fā)展的目標，科技的發(fā)展使電文件歸檔工作越來地復雜，在歸檔管理中缺乏相應的規(guī)定去制約，使得方式不統一，出現不兼容等現象，讓電子文件的發(fā)透，編輯等基本操作受到限制，降低了歸檔工作的效率，也不利于部門之間的交與文件的傳送。缺乏完善的雙軌制歸檔管理，沒有健全的管理條例要求，因此確立可實行標準在這個時候顯得格外重要。

（3）加強相關技術人才的培養(yǎng)管理。人員綜合素質水平的對電子文件雙軌制歸檔能否更好完成提出了挑戰(zhàn)，目前，管理人員的綜合素質水平無法滿足社會需要，難以將紙質版文件與電子版文件進行有機的結合，這些都使得雙軌制歸檔管理工作無法有效的進行。為了解決這一問題，筆者認為可以采取以下措施進行發(fā)展。加強雙軌制管理人員的素質培養(yǎng)力度，企業(yè)一方面可以注意招聘時對人才進行審核，也可以加強面試質量與手段去為了公司可以更好的發(fā)展。另一方面可以提升管理人員的綜合素質水平，定期開展培訓講座之類的活動以提升管理人員的水平，可以同時開展崗前實習活動，增加工作者的關于工作的管理經驗，不僅促進了管理人員的實踐操作力的提升，也為以后的雙軌制歸檔工作打下良好的基礎。作為歸檔管理人員本身，應該樹立正確的職業(yè)價值觀，積極進思維創(chuàng)新，主動參加培訓活動，不斷學習并掌握各種電子文件的相關設置與操作，且能夠有效的處理紙質版文件電子版文件的備份，保留工作，實現雙向的管理模式。

三、結語

對于目前文件歸檔雙軌制之中存在的問題我們應當辯證的進行看待，在科學技術飛速發(fā)展的今天，人們對檔案的信息化管理也越來越關注。但是這些問題因為種種原因對我們的進一步發(fā)展提出了更大的挑戰(zhàn)，我們?yōu)榱四軌蚋玫陌l(fā)展必須要將這些問題進行解決，雙軌制的文件處理方式是發(fā)展的一個必然要求，而我們也應該促進他的發(fā)展了，我們要將這些問題通過各種方法予以解決，我們也希望這些問題被解決以后可以更好的促進我們工作的發(fā)展，可以為其他提供一些便捷之路，我們要相信電子文件雙軌制是一種必然的趨勢。