【摘 要】檔案整理是衡量一個工作部門綜合工作質(zhì)量的重要依據(jù)，同時又對各項工作發(fā)揮重要作用?？茖W(xué)規(guī)范的綜合的檔案管理，對維護(hù)整個單位資料的完整和安全，充分發(fā)揮部門的監(jiān)督職能具有十分重要意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化時代;探討

創(chuàng)新信息下優(yōu)化服務(wù)，首先打造網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)中，用戶想要使用檔案，則要到檔案館查找，當(dāng)用戶提出使用檔案后，檔案館的工作人員，則要從大量的登記信息中查找對應(yīng)的檔案信息，然后根據(jù)信息到檔案室將信息取出，這一過程中，檔案的查找與搜索，為用戶帶來的不便，增加了檔案管理人員的工作量，若是建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，將檔案信息輸入其中，需要使用檔案時，只需要利用檢索系統(tǒng)，則可以輕松快捷的找到檔案。其次，加強檔案管理的自動化建設(shè)，具體而言，就是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，以電子資料的形式進(jìn)行保存，此種方式，檔案用戶可以從網(wǎng)上下載所需要的檔案信息，充分發(fā)揮檔案自身的使用價值。

一、信息時代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點

（一）信息時代下檔案管理工作的內(nèi)容。

針對信息時代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的，它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行，同時也要在組織下進(jìn)行，在一定程度上對檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集，對其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)嶓w的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

（二）信息時代下檔案管理工作的主要特點。

一是在信息時代背景下，針對檔案管理來說，不僅要對相關(guān)的法律進(jìn)行遵循，同時也要對相關(guān)的政策以及法規(guī)進(jìn)行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一制定的。二是針對目前來說，檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進(jìn)行的，這在一定程度上標(biāo)志著國家以及企業(yè)走向信息化時代。三是檔案管理工作在信息時代下，對現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢在一定程度上進(jìn)行了充分的利用，不僅實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，同時也實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，對檔案管理在工作過程中的效率進(jìn)行有效的提高，讓檔案在管理的過程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準(zhǔn)確性。

二、信息時代下改進(jìn)檔案管理工作的措施

（一）不斷推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)。

制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時也是對檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進(jìn)一步要求對其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應(yīng)該做的就是加強制度建設(shè)，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進(jìn)行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會的發(fā)展，對不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進(jìn)行修訂，還要對其進(jìn)行變革，對空白的地方要制定出新的制度進(jìn)行相應(yīng)的補充等。

（二）完善檔案管理的體制。

由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的過程中比較分散，在軟硬件進(jìn)行選用上也還存在著一定的問題，所以，應(yīng)該在管理體制上進(jìn)一步地保證各個部門能夠在一定程度上對信息自動化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范，還要求對軟硬件的選擇進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

（三）實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。

目前在信息化建設(shè)過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

（四）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應(yīng)該本著從低級到高級的過程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計算機技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

檔案管理工作進(jìn)步和發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，對其相關(guān)知識進(jìn)行有效的的掌握，并能運用現(xiàn)代化手段對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責(zé)任心和事業(yè)心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求，保證工作的過程中不會出現(xiàn)紕漏。

三、信息化下的檔案管理

（一）要改變舊觀念，重視檔案整理工作。在辦公室文秘的過程中，不少檔案人員把檔案收集工作放在干完工作之后，對每步各個科室的工作形成的文件材料不能及時收集并整理，這樣容易造成材料散失在不同人員手里，不利于檔案的收集整理。所以每個單位應(yīng)積極宣傳審計檔案整理的重要性，重視檔案資料的日常收集和整理，堅持“誰經(jīng)手誰立卷，案結(jié)卷成”的原則，不搞突擊補充材料。

（二）要重視利用，對以前存檔過的單位信息再利用。檔案工作人員在進(jìn)行重新檔案管理時，認(rèn)真查看以前檔案管理的落實情況，從而減少審前調(diào)查的工作量，提高檔案管理工作效率，督促檔案管理人員做好檔案整理工作。

（三）要健全管理制度。各個單位機關(guān)應(yīng)加強檔案管理工作在目標(biāo)責(zé)任考核中的比例，嚴(yán)格獎懲，調(diào)動檔案管理人員的積極性。形成由主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助抓，檔案人員具體做的檔案管理工作格局。

（四）要實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和信息化同步。在當(dāng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案管理人員要知難而上，積極參與信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化的一個重要組成部分。檔案管理人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握檔案信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與檔案信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。

在經(jīng)濟社會快速發(fā)展的推動下，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，這對檔案管理工作而言，即是一次機遇，也是一種挑戰(zhàn)，因此，相關(guān)的檔案管理人員，要立足自己的檔案管理工作實踐，在信息時代背景下，尋找創(chuàng)新檔案管理工作的思路與方法，改變自己的觀念，轉(zhuǎn)變自己的思維，提高自身的服務(wù)意識，通過有效的措施，進(jìn)一步完善、豐富檔案管理工作的內(nèi)容，促使檔案信息能夠滿足人們的需求，最大程度上，發(fā)揮檔案信息的價值，為國家和社會創(chuàng)造出更多的價值，體現(xiàn)檔案保存管理的意義。

作者簡介：

李玉輝，女，1970年4月出生，本科學(xué)歷，助理研究員