何加麗

摘要：建設(shè)工程的檔案資料的管理是項(xiàng)目建設(shè)的一部分，也是不可或缺的一部分。建筑工程檔案資料是建筑活動(dòng)期間形成的數(shù)據(jù)和情況的真實(shí)記錄。因此，建筑工程檔案資料的管理具有重要意義。本文根據(jù)當(dāng)前建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)管理的重要性、內(nèi)容特點(diǎn)、存在的問(wèn)題，闡述了如何有效管理建筑工程檔案資料的措施。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；檔案管理

建筑工程檔案是原始記錄，是建筑活動(dòng)中形成的保存價(jià)值的實(shí)際記錄和實(shí)際反映。它記錄建筑活動(dòng)，如建筑物、結(jié)構(gòu)、地下管道等。在投資規(guī)劃、設(shè)計(jì)、動(dòng)工、使用、維護(hù)和再建造等活動(dòng)中形成的檔案。在管理建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量、總體成本和建設(shè)周期的前提下，建設(shè)工程檔案資料管理作為建設(shè)項(xiàng)目管理的一部分，其重要作用越來(lái)越受到人們的重視。

一、工程檔案的重要性

在社會(huì)和科技以及信息等高速發(fā)展的今天，國(guó)家對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入明顯增強(qiáng)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度的要求也越來(lái)越嚴(yán)格，越來(lái)越規(guī)范。由于工程項(xiàng)目通常都有一定的隱蔽的特性，工程質(zhì)量的檢查和規(guī)范必須通過(guò)檔案資料反映出來(lái)。檔案的完整與規(guī)范直接影響這個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量，所以工程檔案資料的管理是一個(gè)非常重要的組成部分。建設(shè)工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)全過(guò)程的重要內(nèi)容也是建筑工程十分重要組成部分。

二、建筑工程檔案資料有效管理措施

1.及時(shí)記錄和收集工程數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失

項(xiàng)目數(shù)據(jù)檔案是建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的真實(shí)反映和質(zhì)量記錄。所以，必須根據(jù)施工進(jìn)度及時(shí)收集和分類各種材料。有必要指定專門的人負(fù)責(zé)工程材料的管理，負(fù)責(zé)逐項(xiàng)跟蹤和收集質(zhì)量保證數(shù)據(jù)，并制作各種原始記錄，使工程和資料處在一個(gè)進(jìn)度上，做到內(nèi)容連續(xù)及時(shí)收集項(xiàng)目前的數(shù)據(jù)，如中標(biāo)通知、調(diào)整報(bào)告、地質(zhì)調(diào)查報(bào)告、各種合同、施工組織設(shè)計(jì)和計(jì)劃。由于及時(shí)收集數(shù)據(jù)，項(xiàng)目完成后不會(huì)缺乏信息。施工過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)施工管理技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)在同一天及時(shí)編制施工項(xiàng)目信息，不得堆放在一起臨時(shí)突擊，否則將導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或錯(cuò)誤。項(xiàng)目部門指定人員每月收集和檢查每個(gè)在建工程項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，即使有遺失的情況，還可以及時(shí)補(bǔ)充，并且可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的問(wèn)題和錯(cuò)誤并及時(shí)糾正。工程項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，有必要及時(shí)收集施工單位各種安全功能的檢驗(yàn)驗(yàn)收數(shù)據(jù)，如消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、防雷電驗(yàn)收，室內(nèi)環(huán)境測(cè)試數(shù)據(jù)、沉降觀測(cè)數(shù)據(jù)、電梯驗(yàn)收數(shù)據(jù)、節(jié)能試驗(yàn)數(shù)據(jù)等和及時(shí)收集設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更、勘探單位地質(zhì)調(diào)查的變更、監(jiān)理單位的管理工作清單、監(jiān)理工程師的通知和各分包商的信息。

2.健全與完善施工管理制度，加強(qiáng)檔案材料管理

在工程建筑檔案資料管理中，檔案資料應(yīng)按檔案管理規(guī)則編制，如此才是工程建設(shè)單位的基本標(biāo)準(zhǔn)。形成高質(zhì)量工程文件的材料主要取決于編制檔案材料的過(guò)程。工程建設(shè)單位必須明確自己的檔案管理責(zé)任，必須不斷培養(yǎng)和培訓(xùn)單位檔案人員檔案編制技術(shù)，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案水平。工程項(xiàng)目管理層應(yīng)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)施工等進(jìn)行監(jiān)督管理，并定期審查和指導(dǎo)檔案材料的編制。滿足單位對(duì)檔案材料的要求將，為項(xiàng)目下一階段的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了使項(xiàng)目檔案材料能夠系統(tǒng)地記錄在檔案中，為便于對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查，并明確責(zé)任，有必要將檔案管理分為整體工程計(jì)劃中去。目前，許多工程項(xiàng)目都是通過(guò)招標(biāo)來(lái)實(shí)施承包項(xiàng)目，許多承包商又會(huì)把項(xiàng)目進(jìn)行二次承包出去。在這種工程項(xiàng)目被多次承包轉(zhuǎn)手的情況之下，工程檔案的對(duì)應(yīng)承包合同（各種材料的收集，其質(zhì)量積累和整合的過(guò)程等）需要詳細(xì)地包含在文件管理的內(nèi)容中，減少建筑工程進(jìn)行當(dāng)中的失誤。

3.統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理軟件，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行制度

目前，該行業(yè)有許多與數(shù)據(jù)管理相關(guān)的軟件，各有各的優(yōu)缺點(diǎn)。目前還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)化也不完善。因此應(yīng)積極鼓勵(lì)軟件開(kāi)發(fā)公司大力開(kāi)發(fā)能夠盡早實(shí)現(xiàn)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)據(jù)收集和管理的軟件。由于項(xiàng)目中不同施工管理人員的個(gè)人職位對(duì)應(yīng)的資料不同，為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)同步，需要這樣的軟件使不同的技術(shù)人員能夠在不同的計(jì)算機(jī)上完成個(gè)人數(shù)據(jù)，而數(shù)據(jù)管理員的計(jì)算機(jī)也可以在同一時(shí)間更新和收集相關(guān)數(shù)據(jù)。因此落實(shí)與使用網(wǎng)絡(luò)化辦公數(shù)據(jù)管理軟件，統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理軟件，能夠盡快地實(shí)現(xiàn)未來(lái)電子檔案資料的交接，取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)解決方案。

4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)教育，提高管理技能

全面提高工程檔案管理人員素質(zhì)，對(duì)提高檔案資料的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性有很大的作用。要培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心，讓他們明白這個(gè)工作中對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)和后期維護(hù)具有重要意義，消除當(dāng)前草率的文件記錄和管理；另一方面，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的現(xiàn)代化技能培訓(xùn)，充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，更加科學(xué)地進(jìn)行建筑工程中檔案資料管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

目前，中國(guó)建筑市場(chǎng)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和激烈競(jìng)爭(zhēng)，檔案資料管理體制將逐步改革。這對(duì)于工程檔案資料管理來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)一些國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，在結(jié)合我國(guó)自身的優(yōu)勢(shì)，大力加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的人才培養(yǎng)和機(jī)制的完善，更好地為社會(huì)主義和諧服務(wù)。

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