楊淑芬

[摘 要]會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)單位的穩(wěn)定運(yùn)行有重要影響，由于我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，單位內(nèi)財(cái)務(wù)管理的工作量也逐漸增加，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求?；诖?，本文從會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的不足出發(fā)，分析了電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，并提出提升工作人員綜合能力、完善會(huì)計(jì)管理制度和重視安全網(wǎng)絡(luò)管理等措施，以期為提高單位檔案管理工作提供幫助。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算;會(huì)計(jì)檔案管理;網(wǎng)絡(luò)安全管理;防火墻

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.019

[中圖分類號(hào)]F275;G271[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）06-00-02

0? ? ?引 言

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理主要包括人工造冊(cè)、歸檔以及制定借閱手冊(cè)等，同時(shí)銷毀一些過期的會(huì)計(jì)檔案還需嚴(yán)格遵守銷毀流程。該方式需要大量的人力和物力，在管理過程中，工作人員還容易出現(xiàn)管理差錯(cuò)、檔案丟失等問題，從而嚴(yán)重影響單位財(cái)務(wù)管理安全。會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)檔案管理工作中的不斷應(yīng)用，不僅大大減少了人力和物力投入，同時(shí)還有利于提高檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性。

1? ? ?會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的不足

1.1? ?會(huì)計(jì)人員專業(yè)能力不高

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在單位會(huì)計(jì)管理工作中的應(yīng)用越來越多，并且隨著相關(guān)技術(shù)人員不斷增加，會(huì)計(jì)檔案管理工作也逐漸朝著規(guī)范化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展。但是，目前部分單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作仍存在一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，部分會(huì)計(jì)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)或短期的培訓(xùn)就開始上崗，導(dǎo)致會(huì)計(jì)管理人員雖然簡(jiǎn)單掌握了一些辦公軟件和財(cái)務(wù)管理軟件的操作方式，但是對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件和軟件了解非常少，一旦出現(xiàn)問題很難及時(shí)采取正確的處理措施。第二，部分會(huì)計(jì)工作人員不重視軟件更新后的相關(guān)功能，在工作過程中仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，很難保障工作效率和質(zhì)量。第三，招聘會(huì)計(jì)人員的方式過于單一。部分單位經(jīng)常在一些大型招聘會(huì)中招聘相關(guān)會(huì)計(jì)人才，容易忽略其他渠道，同時(shí)在招聘過程中過于注重人才的專業(yè)技能，而忽略人才的成長性，因此在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)員工不能勝任工作的情況。

1.2? ?會(huì)計(jì)檔案管理工作的安全性難以得到保障

隨著網(wǎng)絡(luò)犯罪率不斷升高，采用電算化技術(shù)開展會(huì)計(jì)管理工作極易出現(xiàn)安全問題，從而會(huì)威脅單位的信息安全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全主要指數(shù)據(jù)和財(cái)產(chǎn)的安全性和保密性，在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)癱瘓以及數(shù)據(jù)庫被非法入侵等，從而造成財(cái)務(wù)信息丟失、泄露以及損壞等。其中，網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)數(shù)據(jù)安全造成的危害最大，一些不法分子在網(wǎng)絡(luò)上獲取的信息不僅對(duì)單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成安全隱患，同時(shí)還會(huì)泄露個(gè)人隱私，進(jìn)而會(huì)給單位和個(gè)人帶來損失。

2? ? ?電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：一是從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案;二是以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫;三是會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料等。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下特點(diǎn)。

2.1? ?擴(kuò)大電算化會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍

電算化會(huì)計(jì)檔案不僅能夠保管傳統(tǒng)意義上的由計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料，還能保管脫離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)在光盤、磁盤等介質(zhì)上的電子會(huì)計(jì)檔案，以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號(hào)、會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料等，擴(kuò)大了會(huì)計(jì)檔案的管理范圍。

2.2? ?節(jié)省人力、物力

電算化會(huì)計(jì)檔案能夠更方便、快捷、準(zhǔn)確地保管會(huì)計(jì)資料。財(cái)務(wù)人員在存儲(chǔ)和調(diào)閱電算化會(huì)計(jì)檔案信息時(shí)，在對(duì)以往幾年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件，或部門局域網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行查閱、運(yùn)用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，能夠在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確、迅速地獲取相關(guān)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)部門項(xiàng)目管理等方面提供財(cái)務(wù)依據(jù)。同時(shí)，會(huì)計(jì)電算化檔案能夠節(jié)約人力、物力，提高了工作效率。

2.3? ?對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境和條件有更高的要求

電算化會(huì)計(jì)檔案改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，一般存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)上，對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境和條件有更高的要求。一是歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。二是對(duì)環(huán)境溫度要求較高，應(yīng)控制在14 ℃～24 ℃，相對(duì)濕度控制在45%～60%。三是存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。因電算化會(huì)計(jì)檔案具有系統(tǒng)依賴性，只能在特定軟硬件環(huán)境的支持下才能打開，還具有已毀損難查痕跡的特點(diǎn)，所以電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性更高。

3? ? ?會(huì)計(jì)電算化條件下做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

3.1? ?提升工作人員的綜合能力

為了有效提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的安全性和有效性，單位需要不斷提升會(huì)計(jì)管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提升其會(huì)計(jì)專業(yè)技能水平。第一，根據(jù)實(shí)際運(yùn)營情況定期組織會(huì)計(jì)管理人員專題會(huì)議，著重培養(yǎng)會(huì)計(jì)工作人員的理論知識(shí)和操作技能，以此提高其專業(yè)能力。同時(shí)，單位應(yīng)定期選拔一些學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員外出深造或參加一些大型交流會(huì)等，使其能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，并積極改善，提高工作能力。第二，注重引進(jìn)高素質(zhì)人才。單位在招聘人才時(shí)應(yīng)拓展招聘渠道，例如除了采用智聯(lián)招聘、58同城等網(wǎng)絡(luò)招聘方式，還可以在各地區(qū)大型招聘市場(chǎng)設(shè)立招聘崗位，從而吸納更多高素質(zhì)人才加入，為本單位注入新鮮血液。第三，制定會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員考核制度。單位可通過工作業(yè)績和工作能力測(cè)評(píng)確定財(cái)務(wù)人員的考核成績，同時(shí)將考核成績與會(huì)計(jì)人員的薪資、福利待遇等掛鉤，以此調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)工作人員的工作積極性。第四，在電算化系統(tǒng)快速發(fā)展的背景下，為了提高會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量，除了提高會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)技能外，還需要培養(yǎng)會(huì)計(jì)工作人員的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)?；诖耍瑔挝粦?yīng)讓會(huì)計(jì)檔案管理人員真正明白檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性。

3.2? ?完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

在檔案管理工作中，企業(yè)采用科學(xué)的管理制度不但能提高會(huì)計(jì)檔案管理效率，同時(shí)還能保證財(cái)務(wù)信息安全。完善會(huì)計(jì)檔案管理制度要做好以下工作。第一，在電算化系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用過程中，企業(yè)需要嚴(yán)格按照正常操作流程開展工作，并且在打印數(shù)據(jù)前需要妥善管理副本，同時(shí)分類保管現(xiàn)金日記賬、總分類賬以及記賬憑證等，以此提高相關(guān)資料的管理質(zhì)量。此外，會(huì)計(jì)檔案管理人員需要按照審計(jì)、稅務(wù)等相關(guān)部門的要求，對(duì)報(bào)表和賬簿等進(jìn)行科學(xué)整理。第二，對(duì)于一些比較重要的賬簿則需要根據(jù)要求按月、季度以及年等進(jìn)行打印、封存和收檔;對(duì)于一些涉及大筆現(xiàn)金、業(yè)務(wù)往來的賬簿則需要及時(shí)進(jìn)行審核、記錄，避免出現(xiàn)操作失誤現(xiàn)象。第三，對(duì)于一些比較重要的財(cái)務(wù)信息除了做好紙質(zhì)檔案記錄外，還需要做好電子檔案記錄，并采用一些質(zhì)量較好的光盤記錄檔案信息，并在年終整理和歸類所有的檔案信息，然后交由負(fù)責(zé)人進(jìn)行妥善管理，從而便于以后查詢和閱讀。第四，為了落實(shí)以上管理措施，單位還需要根據(jù)實(shí)際情況制定歸檔管理制度，要求所有管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范流程開展財(cái)務(wù)檔案管理工作。

3.3? ?重視計(jì)算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)管理

會(huì)計(jì)電算化雖然有利于提高會(huì)計(jì)管理的質(zhì)量和效率，但其中也存在潛在危險(xiǎn)，因此，單位需要及時(shí)制訂相應(yīng)的改善方案，以此確保單位會(huì)計(jì)管理工作順利開展。首先，單位需要根據(jù)檔案會(huì)計(jì)管理工作的實(shí)際情況，定期更新和完善電算化系統(tǒng)，并采取防火墻、殺毒軟件、更新登錄密碼等措施，提高會(huì)計(jì)檔案管理的安全性，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏、丟失等現(xiàn)象。其次，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案資料管理，例如微縮膠片、光盤等在沒有得到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人允許的情況下不可私自帶出、外借和私用，加大相關(guān)檔案的管理力度。再次，檔案管理工作人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案局相關(guān)要求對(duì)檔案進(jìn)行管理，創(chuàng)建完善的電算化系統(tǒng)管理制度，按照管理要求對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分類著錄和編號(hào)，同時(shí)還需要對(duì)一些紙質(zhì)檔案做好防潮、防腐蝕等處理，避免出現(xiàn)檔案丟失和破損現(xiàn)象。最后，加強(qiáng)軟件和硬件設(shè)施管理，減少檔案管理資料丟失現(xiàn)象。

4? ? ?結(jié) 語

單位會(huì)計(jì)檔案中詳細(xì)記錄了經(jīng)濟(jì)往來的具體信息和數(shù)據(jù)，對(duì)單位穩(wěn)健發(fā)展發(fā)揮著指導(dǎo)性作用。在日常工作中，會(huì)計(jì)檔案管理人員需要嚴(yán)格遵守檔案管理工作的流程，同時(shí)，單位還應(yīng)采用設(shè)立防火墻、更新殺毒軟件以及更新登錄密碼等方式，確保檔案管理工作的安全性，促進(jìn)單位財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]鐘洪磊.會(huì)計(jì)電算化背景下做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的分析[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2018（21）.

[2]葉楓.會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施策略淺述[J].東方企業(yè)文化，2017（1）.

[3]常茹.高校會(huì)計(jì)電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理工作分析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2017（10）.

[4]金秀芳.基于新時(shí)期下加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的分析[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2016（18）.

[5]吳悅.淺析高校會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作[J].山西檔案，2015（5）.