佟海燕

[摘 要]業(yè)務(wù)檔案信息化是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)業(yè)務(wù)檔案做出的符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，以達(dá)到工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息的數(shù)字化，達(dá)到信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化和網(wǎng)絡(luò)化?；诖耍疚闹饕撌隽斯ｋU(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理的重要性，提出了實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理的主要路徑，以促進(jìn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理工作順利開展。

[關(guān)鍵詞]工傷保險(xiǎn);業(yè)務(wù)檔案信息化管理;工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.090

[中圖分類號(hào)]F842.6;G271[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）06-0-02

0? ? ?引 言

所謂工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，指在開展保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作時(shí)，相關(guān)人員將價(jià)值性高的文字材料、圖表以及聲像等資料記錄下來，然后管理這些檔案，以此保護(hù)客戶的隱私，保障服務(wù)質(zhì)量。而信息化管理主要借助現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)換為信息化和數(shù)字化，然后將整理后的資料上傳到網(wǎng)絡(luò)上加以儲(chǔ)存，從中能夠看出，信息化管理是一種合理且高效的管理形式。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理工作相對(duì)復(fù)雜，包含的內(nèi)容比較多，其中主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫建設(shè)、資料整理以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改進(jìn)等方面，對(duì)于相關(guān)人員的計(jì)算機(jī)水平提出了很高的要求。

1? ? ?工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理概述

1.1? ?工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理的特征

從實(shí)際情況來看，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理具備實(shí)用性的特征。現(xiàn)階段，在我國工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的過程中，諸多的信息數(shù)據(jù)被落實(shí)到工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)，然后通過總結(jié)信息化工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)以及文件數(shù)據(jù)，將相關(guān)結(jié)果記錄在服務(wù)器內(nèi)系統(tǒng)中。其中，相關(guān)數(shù)據(jù)具備一定的共享性，信息化工傷保險(xiǎn)中心應(yīng)當(dāng)制定完善且規(guī)范的信息自助服務(wù)平臺(tái)。

1.2? ?工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理的基本目標(biāo)

減少成本輸出。在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)，檔案管理部門通常采用電子檔案管理工傷保險(xiǎn)信息，通過計(jì)算機(jī)和硬盤設(shè)施建設(shè)，確保保險(xiǎn)人員完善檔案。第二，提升工作效率。從實(shí)際情況來看，工傷保險(xiǎn)檔案屬于一項(xiàng)使用率較高的檔案。因此，我國在社會(huì)醫(yī)療保障體系不斷完善的背景下，應(yīng)不斷完善保險(xiǎn)檔案功能，使其更好地為社會(huì)提供服務(wù)。

1.3? ?工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性

1.3.1? ?滿足工傷保險(xiǎn)事業(yè)的基本發(fā)展需求

工傷保險(xiǎn)作為國家強(qiáng)制實(shí)施的一種工業(yè)型社會(huì)保險(xiǎn)，近幾年逐漸受到人們的廣泛關(guān)注。目前，我國各個(gè)城市企業(yè)中參與工傷保險(xiǎn)的人數(shù)已經(jīng)超過80%，在人們進(jìn)行繳費(fèi)、支付等過程中形成了眾多文字、圖形、圖表、聲像等資料信息。同時(shí)，隨著工傷保險(xiǎn)行業(yè)的發(fā)展，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不斷增多，檔案信息化建設(shè)能夠提升檔案的管理水平，進(jìn)而能夠滿足工傷保險(xiǎn)事業(yè)的基本發(fā)展需求。

1.3.2? ?滿足檔案管理工作的基本需求

在現(xiàn)有的管理模式下，病人產(chǎn)生的參保檔案以及醫(yī)院待遇審核檔案等占據(jù)了醫(yī)院資料的很大比例。因此，相關(guān)部門通過開展業(yè)務(wù)檔案信息化管理工作，能夠?yàn)楣ぷ魅藛T找尋資料提供一定的依據(jù)，并逐漸替換傳統(tǒng)的手工操作方式，從而能夠提升工作效率、降低人員的工作壓力，進(jìn)而能夠?yàn)闄n案管理提供諸多便利，滿足檔案管理工作的基本需求。

1.3.3? ?提升服務(wù)質(zhì)量的必然需求

對(duì)于參保人員而言，享受各項(xiàng)待遇均離不開各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案提供的有關(guān)數(shù)據(jù)資料，而參保單位的信譽(yù)度則是由各類業(yè)務(wù)檔案負(fù)責(zé)提供的。因此，相關(guān)部門通過建設(shè)規(guī)范的服務(wù)管理信息系統(tǒng)能夠有效發(fā)揮信息價(jià)值，進(jìn)而能夠提升服務(wù)效率以及質(zhì)量。

2? ? ?工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理模式

2.1? ?信息的數(shù)字化處理

紙質(zhì)檔案需要先掃描然后轉(zhuǎn)換成文檔文件加以保存，而聲像化檔案主要采用計(jì)算機(jī)設(shè)備轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的音頻文件進(jìn)行管理。目前，制定規(guī)范化的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠聯(lián)系業(yè)務(wù)和檔案信息，并且合理使用信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源，在一定程度上避免出現(xiàn)二次錄入問題，從而發(fā)揮出數(shù)字化信息處理的優(yōu)勢(shì)。

2.2? ?編目檔案信息

目前，在檔案數(shù)字化的過程中，檔案管理部門要編目處理檔案目錄，以加強(qiáng)管理。一般來講，檔案信息編目是以檔案數(shù)字化為主，其中，檔案實(shí)體雖然沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，但是為了使用計(jì)算機(jī)提高管理效率，檔案管理部門可以對(duì)檔案目標(biāo)進(jìn)行數(shù)字化管理，以傳統(tǒng)編目為主使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目管理。此種方式能夠緩解工作人員的工作壓力，同時(shí)還能夠提升操作性能和管理效率。

2.3? ?搜索檔案信息

搜索檔案信息是衡量檔案信息化水平的主要指標(biāo)。從實(shí)際情況來看，檔案分類具備一定的局限性;對(duì)于各個(gè)檔案而言，由于其分布在不同的類型中，所以在進(jìn)行檢索時(shí)，檔案管理部門要采取跨類別檢索方式。目前，要想確保檢索的準(zhǔn)確性需要從兩方面入手，一是根據(jù)實(shí)際情況完善檔案知識(shí)體系，二是選擇最佳關(guān)鍵詞。

3? ? ?工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)途徑

3.1? ?檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化包含的環(huán)節(jié)以及內(nèi)容眾多，其中主要表現(xiàn)為聲像檔案以及實(shí)物檔案等。目前，檔案管理部門進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化是為了有效掃描圖片中的文件，通過掃描圖片內(nèi)的文件將其轉(zhuǎn)換成文檔的形式，以此實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化;管理聲像檔案一般把轉(zhuǎn)錄設(shè)備和計(jì)算機(jī)相互聯(lián)系起來，形成相應(yīng)的視頻文件;管理實(shí)物檔案主要使用照相或者攝影的方式，然后再根據(jù)照片展開處理。目前，對(duì)于工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，檔案管理部門必須開發(fā)系統(tǒng)將業(yè)務(wù)信息和工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系起來，有效利用數(shù)據(jù)資源，達(dá)到數(shù)字化建設(shè)的目的。

3.2? ?檔案信息傳輸

傳輸檔案信息包含多個(gè)方面。其中，從實(shí)質(zhì)情況看，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式本身是計(jì)算機(jī)管理以及檔案編研相互結(jié)合的一種方式，同時(shí)也是社會(huì)研究的關(guān)鍵點(diǎn)。因此，檔案管理部門需要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)總結(jié)檔案信息，并采用電子文獻(xiàn)的形式為決策人員提供諸多方便以及優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4? ? ?工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的措施

4.1? ?保證傳遞信息過程的真實(shí)性和完整性

隨著工傷保險(xiǎn)檔案信息化的施行，檔案逐漸通過網(wǎng)絡(luò)傳遞方式開展工作，電子符號(hào)替換了以往的數(shù)據(jù)資料，磁介質(zhì)取代了紙介質(zhì)，導(dǎo)致在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流動(dòng)期間，簽章等傳統(tǒng)方式被替換，無法有效保障檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。因此，檔案管理部門必須加大數(shù)據(jù)輸入管理力度，嚴(yán)格控制各項(xiàng)數(shù)據(jù)，從根本上把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)，保障各項(xiàng)應(yīng)當(dāng)歸檔的資料，提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度，為開展工傷保險(xiǎn)檔案歸檔工作奠定基礎(chǔ)。

4.2? ?提高原始資料檔案的準(zhǔn)確性

在檔案信息化中，原始資料檔案和檔案信息化發(fā)生了一定的改變。當(dāng)前，為了提升檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使其符合檔案保管需求，在輸入原始檔案信息時(shí)，檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)圖像文檔管理技術(shù)，通過掃描生成文件，將原始檔案?jìng)鬏數(shù)接?jì)算機(jī)內(nèi)，形為原始檔案。同時(shí)，由于儲(chǔ)存設(shè)備和介質(zhì)自身具備訪問便利、性能良好以及壽命長等一系列特征，可為后期信息查詢提供相應(yīng)的依據(jù)，因此，要重視選擇儲(chǔ)存設(shè)備和介質(zhì)。此外，檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案原始資料，并采取新型檔案管理方式裝訂原始檔案。

4.3? ?提升業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)

工傷保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)工作對(duì)檔案管理人員自身的素質(zhì)提出了非常高的要求，主要包含業(yè)務(wù)素質(zhì)以及道德修養(yǎng)等。其中，業(yè)務(wù)素質(zhì)明確規(guī)定了檔案管理部門必須提供良好的數(shù)據(jù)信息化服務(wù)。此外，隨著參保單位以及個(gè)人檔案資料逐漸增多，檔案管理人員必須提升自身的業(yè)務(wù)能力，在遵守相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上提高職業(yè)道德素質(zhì)，合理使用檔案資料。

4.4? ?完善檔案管理體系

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是為了提升人員的適應(yīng)性，使其滿足企業(yè)發(fā)展需求。因此，相關(guān)管理人員需要正確了解檔案信息化建設(shè)的重要作用和價(jià)值，從而為檔案管理提供相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，加快檔案信息化的發(fā)展速度。同時(shí)，管理人員還要嚴(yán)格根據(jù)醫(yī)院檔案開發(fā)的整體規(guī)劃情況以及發(fā)展情況建設(shè)規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案信息管理的完善性。此外，管理人員還需要根據(jù)信息化建設(shè)的速度以及具體發(fā)展形式，制訂相應(yīng)的操作計(jì)劃，確定文件管理人員的工作流程、考核方式以及檢驗(yàn)?zāi)Ｊ剑岣呶募畔⒐芾淼馁|(zhì)量。

4.5? ?建設(shè)安全的工作平臺(tái)

建設(shè)安全工作平臺(tái)離不開封閉式的管理環(huán)境，比如，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況采局域網(wǎng)管理方式。該方式比較適合應(yīng)用于保護(hù)數(shù)據(jù)安全，既可以達(dá)到共享內(nèi)部數(shù)據(jù)的目的，還能進(jìn)行集中管理。此外，檔案管理部門必須嚴(yán)格升級(jí)處理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的訪問權(quán)限，方便審閱人員在自身權(quán)限單位內(nèi)自由訪問數(shù)據(jù)。

5? ? ?結(jié) 語

在信息化以及數(shù)據(jù)化快速發(fā)展的背景下，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理逐漸成為檔案管理的必然趨勢(shì)，不僅可以為檔案管理部門提供良好的服務(wù)，還能實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。同時(shí)，在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)信息化建設(shè)期間，必須有效提升檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并且將原始檔案統(tǒng)一儲(chǔ)存，在提升檔案管理人員自身素質(zhì)的基礎(chǔ)上保障服務(wù)質(zhì)量。

主要參考文獻(xiàn)

[1]董惠.工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化推進(jìn)研究[J].人力資源管理，2018（1）.

[2]崔艷平.淺談新形勢(shì)下社保業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)[J].山東檔案，2016（3）.

[3]韓梅.工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理推進(jìn)路徑[J].中國醫(yī)療保險(xiǎn)，2010（8）.

[4]辛濤.醫(yī)院檔案信息化管理的必要性及實(shí)施路徑[J].管理觀察，2017（8）.

[5]馮俊杰.城市綜合檔案信息化構(gòu)建與實(shí)施的路徑選擇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2015（24）.

[6]姚國勤.地方高職院校教學(xué)檔案信息化管理路徑分析[J].甘肅科技縱橫，2018（2）.

[7]馬欣.檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的實(shí)踐路徑思考[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2015（35）.