杜文穎

摘 要：社會的發(fā)展離不開人才，而人才的培養(yǎng)離不開教育，電子數(shù)據(jù)化的時代，相關(guān)的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)也在逐漸提高的需求中，不斷的完善創(chuàng)新。現(xiàn)代科技推進市場經(jīng)濟的發(fā)展，也改變著人們?nèi)粘Ｉ畹姆绞?；在時間的進程當(dāng)中，我們也不得不承認(rèn)，在現(xiàn)今的生活發(fā)展過程中，數(shù)字媒體和數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的普及和廣泛使用，使得現(xiàn)在的生活和工作都離不開其的輔助，即傳統(tǒng)信息的保存、使用方式已不能再滿足相關(guān)的實際需求；由此，信息的數(shù)字化也在相應(yīng)需求的過程中，得到高速的發(fā)展，本文對信息數(shù)字化對檔案管理的影響進行相關(guān)探究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；檔案管理；展望

檔案是社會發(fā)展過程中的重要信息資源，在社會各個領(lǐng)域發(fā)揮著重要的作用，隨著信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)量和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滯后。檔案數(shù)字化管理是當(dāng)前檔案工作的必然要求，是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，是提高檔案管理水平的有效途徑，數(shù)字化檔案管理已成為檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢。因此，必須充分利用數(shù)字技術(shù)對檔案進行數(shù)字化，促進檔案信息的有效整合與開放，提高檔案的利用率，以更好地服務(wù)于社會和人民生活。

1 數(shù)字化檔案管理

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是信息技術(shù)、高新技術(shù)和檔案管理相結(jié)合的現(xiàn)代技術(shù)。數(shù)字檔案管理是通過掃描、壓縮、變換等手段，將各種原始檔案轉(zhuǎn)換成圖像、聲音、視頻等文件。通過字符識別等技術(shù)，可以實現(xiàn)對每幅圖像進行科學(xué)匹配的手段，在應(yīng)用先進的倉儲管理技術(shù)時，可以實現(xiàn)圖片和索引。字段存儲在各種大容量存儲介質(zhì)中，如光盤庫、磁帶庫等，可以通過各種方便的查詢手段快速檢索所需的檔案，并可以分布到局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上。最后，實現(xiàn)了新興的“數(shù)字檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的檔案管理技術(shù)。

2 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

2.1 優(yōu)化檔案歸檔管理程序

在信息技術(shù)時代，隨著信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作變得越來越繁重。由于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠保證信息采集和傳輸?shù)目焖俸蜁惩?，因此能夠及時歸檔這些檔案管理，節(jié)約河流，大大提高檔案采集整理的效率。另外，通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，通過信息網(wǎng)絡(luò)及時傳輸檔案，可以實現(xiàn)檔案的遠程檔案管理。

2.2 降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理主要由手工整理和歸檔紙質(zhì)檔案組成，這種粗放的檔案管理模式消耗了巨大的辦公費用。隨著信息量的增加，只有通過增加辦公人員的數(shù)量才能完成檔案管理的任務(wù)，通過構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將檔案的載體形式轉(zhuǎn)化為存儲盤、光盤和服務(wù)器，有效地節(jié)約了檔案管理的成本和空間，從而降低了檔案管理的辦公成本和倉儲管理成本，提高了檔案的經(jīng)濟效益。

2.3 優(yōu)化檔案資料的檢索查詢

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案管理模式后，檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計效率和質(zhì)量有了很大的提高。同時，由于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立了數(shù)據(jù)庫和共享網(wǎng)絡(luò)平臺，有利于檔案的在線傳輸、交換和檢索。此外，檔案數(shù)據(jù)管理的數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能檢索的檢索效率和范圍，有助于提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。

2.4 有助于檔案資料的及時更新

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大大提高了檔案的收集整理效率，整個過程由計算機處理。因此，可以優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)的工作流程，及時將各種檔案上傳到數(shù)據(jù)庫中，從而大大提高檔案的及時性。

3 數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

3.1 規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案管理

實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，即通過人工或掃描等方式將紙質(zhì)檔案錄入到電腦當(dāng)中，以此來建立電子化的檔案管理數(shù)據(jù)庫，其并非只屬于一個存儲平臺，也是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的一種管理方式。因此，企業(yè)當(dāng)中的檔案管理部門需要有步驟與計劃的對檔案管理庫予以構(gòu)建，讓相關(guān)使用者能夠更加便捷的檔案予以使用與建設(shè)。同時，企業(yè)各個部門通過相同的檔案信息存儲格式能夠確保及時的對檔案信息進行查看與更新，以此來讓企業(yè)檔案管理變得更具標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性，這樣能夠解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存儲不便、查閱慢以及查找難等相關(guān)問題。同時，數(shù)字化的檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的基本原則，并在企業(yè)內(nèi)部當(dāng)中開展統(tǒng)一的數(shù)據(jù)劃分模塊，以此來讓資源實現(xiàn)更好的共享，確保數(shù)字化檔案管理的效能與質(zhì)量。

3.2 有利于提高工作效率

網(wǎng)絡(luò)信息的飛速發(fā)展，使得我們逐漸步入了計算機信息網(wǎng)絡(luò)時代?，F(xiàn)階段，我們的生活與工作均和計算機緊密相關(guān)，計算機除了運算速度極快之外，還能夠?qū)?shù)據(jù)信息予以有效的處理。眾所周知，數(shù)字化檔案指的是將計算機作為數(shù)據(jù)傳播的基本載體，能夠?qū)⒋罅康臄?shù)據(jù)信息存儲在其中，屬于數(shù)字化檔案管理的一大優(yōu)勢。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的過程中，工作人員一般都是采取人工的方式來對各類檔案進行管理，所以會耗費大量的時間，甚至還會出現(xiàn)遺漏部分重要數(shù)據(jù)的情況，進而會影響工作質(zhì)量與作效率。而數(shù)字化檔案管理不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，還有效提升了工作效率與質(zhì)量。

3.3 節(jié)省企業(yè)資源，降低運行成本

數(shù)字化的檔案管理，可以有效節(jié)約企業(yè)資源，降低企業(yè)在運行方面成本，這主要得益于只需將數(shù)字化的檔案信息存儲到計算機硬盤當(dāng)中，避免了對紙質(zhì)資源的耗費。例如，理論上一張軟盤能夠存儲約70萬字符的漢字，若通過紙質(zhì)的方式將其呈現(xiàn)出來，所耗費的數(shù)量是巨大的。而隨著移動硬盤的產(chǎn)生，數(shù)字化的檔案管理變得越發(fā)的便捷與高效了起來。同時，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化檔案只需開展日常的軟件升級與網(wǎng)絡(luò)維護，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理則需要防止紙張出現(xiàn)潮濕或被蟲蛀的情況，這樣就需要投入較多的人力資源。其次，數(shù)字化的檔案管理能夠讓檔案資源實現(xiàn)無限期的使用，不必再去擔(dān)心檔案資源的丟失與損壞。

4 數(shù)字化檔案的發(fā)展展望

就數(shù)字化檔案今后的發(fā)展而言，其必然會向著市場化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及綜合服務(wù)性的方向發(fā)展。因此，需把握好數(shù)字化檔案的變化形式，才可以推動數(shù)字化檔案實現(xiàn)更好的技術(shù)革新與開發(fā)，以便于其發(fā)揮出更大作用。其次，就未來網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢而言，數(shù)字化檔案會逐漸向著網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和發(fā)展共享的方式發(fā)展，這主要是由于只有不斷的開發(fā)新技術(shù)，才可以對數(shù)字化檔案服務(wù)的應(yīng)用范圍予以拓展，使之發(fā)揮出真正的作用與價值。

5 結(jié)束語

檔案的信息數(shù)字化管理，是應(yīng)現(xiàn)實發(fā)展需要而進行的相關(guān)現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的引入和使用，其應(yīng)用在很大程度上降低了對信息管理的人力、物力、財力的投入，提高相關(guān)管理工作效率和質(zhì)量；同時保證了相關(guān)檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。可以說相關(guān)的檔案信息的數(shù)字化，是在相關(guān)群體在高速社會發(fā)展中，為符合發(fā)展進程和滿足相關(guān)高效中，以需求作為導(dǎo)向、以優(yōu)選作為基礎(chǔ)。不斷提高相關(guān)信息管理人員的工作技能和職業(yè)素質(zhì)的同時，保證其在不斷的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)中，具有較高的法律意識和責(zé)任意識；只有在相關(guān)的相關(guān)信息管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不斷的提高，才能在保證相關(guān)信息管理的安全性和穩(wěn)定性當(dāng)中，真正確保相關(guān)檔案信息數(shù)字化管理的穩(wěn)定開展。

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