陳菲菲

摘 要：人事檔案管理工作涉及到方方面面，其中最為重要的一個(gè)方面就是人事檔案材料的收集和整理，材料的收集是否完整、真實(shí)，將直接影響到檔案資料的價(jià)值大小，由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料收集與整理工作的研究是非常必要的。本文筆者首先分析了當(dāng)前我國(guó)人事檔案材料收集整理中存在的問(wèn)題，其次針對(duì)這些問(wèn)題提出了具體的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案材料；收集；整理

隨著改革開(kāi)放的深入發(fā)展，我國(guó)逐漸從人才大國(guó)轉(zhuǎn)型為人才強(qiáng)國(guó)，這就對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求，在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代背景下，人事檔案材料的收集與整理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，全方位落實(shí)好相關(guān)工作任務(wù)，這樣才能從根本上提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

1 人事檔案材料收集與整理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 不具備檔案意識(shí)

人事檔案通常是交給單位的人事部門(mén)進(jìn)行保管的，人事干部需要分配好檔案材料的收集、識(shí)別與匯總整理等相關(guān)工作，并督促相關(guān)人員完成，一般來(lái)說(shuō)，干部職員都很難直接接觸到自己的檔案資料，正是由于這種特殊性，導(dǎo)致個(gè)體對(duì)檔案的關(guān)注度不高，大多數(shù)人都不了解人事檔案歸檔內(nèi)容及其相關(guān)要求，也不注重對(duì)自身檔案的充實(shí)，把實(shí)際工作過(guò)程中有關(guān)科學(xué)研究、獎(jiǎng)勵(lì)情況等的材料長(zhǎng)時(shí)間放在自己身邊，而不上交到人事檔案管理部門(mén)進(jìn)行存檔，這就很容易導(dǎo)致檔案不完整，無(wú)法充分反映個(gè)體的綜合素質(zhì)，進(jìn)而給單位考核干部、選拔人才等造成一定的不良影響。此外，人事干部需要負(fù)責(zé)的日常事務(wù)往往比較多，由于工作任務(wù)繁重，一些人往往對(duì)檔案材料的收集與整理工作重視度不夠，這也給此項(xiàng)工作的順利開(kāi)展造成了一定阻礙。

1.2 檔案管理缺乏規(guī)范性

檔案材料的收集與整理工作并非表面上那么簡(jiǎn)單，相反，其涉及到多方面的知識(shí)與技能，要求工作人員必須掌握熟練的材料加工、裝訂等能力，這也是進(jìn)入檔案管理崗位的基本要求之一。然而，當(dāng)前許多單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員往往在素質(zhì)上不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，要么缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)，經(jīng)常出現(xiàn)材料分類不明確、采用的紙張類型與尺寸不符合規(guī)范等問(wèn)題；要么缺乏職業(yè)道德素質(zhì)，工作責(zé)任感偏低，為了節(jié)省時(shí)間，經(jīng)常敷衍了事，最終導(dǎo)致材料裝訂不整齊、零散材料丟失等問(wèn)題。

1.3 材料缺損問(wèn)題普遍存在

由于一些檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到自身工作的重要性，往往在實(shí)際開(kāi)展工作的時(shí)候拖拖拉拉，導(dǎo)致許多具有重要價(jià)值的材料無(wú)法在第一時(shí)間得到收集和整理，長(zhǎng)期以往，人事檔案材料的破損、丟失等問(wèn)題也越來(lái)越嚴(yán)重。從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)單位的檔案管理人員都是由人事干部兼任的，工作任務(wù)的交替十分頻繁，由于本職工作任務(wù)繁重、壓力大，再加上在人事檔案管理上本身就缺乏專業(yè)背景，導(dǎo)致檔案材料收集的準(zhǔn)確性與完整性受到極大影響。下屬普通職工不知道檔案的重要性，也就不會(huì)及時(shí)上交檔案，而管理檔案的人員也不及時(shí)催促和收取，最終致使許多檔案材料始終無(wú)法進(jìn)入到卷宗。

2 人事檔案材料收集與整理的對(duì)策

2.1 人事檔案材料的收集

1）做到主動(dòng)收集。作為一名優(yōu)秀的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注單位人事檔案材料的基本信息，積極與其他各部門(mén)相配合，對(duì)所有重要材料必須做到在第一時(shí)間進(jìn)行收集、匯總和入檔。而要確保檔案材料收集的及時(shí)性、高效性，就必須構(gòu)建完善的檔案材料上交制度，在制度中對(duì)材料上交的時(shí)間與內(nèi)容要求進(jìn)行明確規(guī)定，從而為材料提交人員提供參考，避免出現(xiàn)材料收取周期過(guò)長(zhǎng)或一些零散材料丟失的問(wèn)題。

2）做到經(jīng)常性收集。人事檔案材料的收集必須堅(jiān)持“勤于動(dòng)手、勤于追蹤”的基本原則，要時(shí)刻了解單位個(gè)人的基本情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，及時(shí)掌握相關(guān)人員的流動(dòng)交接情況。對(duì)于一些新到崗人員，必須對(duì)其檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料存在缺漏，必須馬上記錄下來(lái)，并及時(shí)下發(fā)《材料催交通知書(shū)》，要求相關(guān)單位或人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成所缺材料的上交工作，以免因時(shí)間偏長(zhǎng)或者人員的流動(dòng)性偏大而導(dǎo)致檔案材料不能完整收集和入檔保存。

3）做到有重點(diǎn)地收集。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，人事檔案材料收集的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)放在反映身體素質(zhì)、心理素質(zhì)、道德品質(zhì)、工作能力等的材料上，同時(shí)還包括業(yè)績(jī)、信譽(yù)和廉政方面的材料。人事檔案管理人員必須堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的基本原則，嚴(yán)格將檔案材料的收集和整理工作落實(shí)到位，此外，在干部人事檔案內(nèi)容中還應(yīng)當(dāng)添加有關(guān)個(gè)人誠(chéng)信方面的材料，杜絕出現(xiàn)人事檔案千篇一律的現(xiàn)象，重點(diǎn)收集體現(xiàn)干部業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)、思想道德素質(zhì)等多方面的材料來(lái)豐富檔案內(nèi)容，使之在單位招攬和選拔人才的過(guò)程中發(fā)揮必要的參考作用。

2.2 人事檔案材料的整理

1）材料的鑒定。材料的形成不僅要做到真實(shí)完備，同時(shí)還必須滿足相關(guān)規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)。凡是涉及到領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章審查的材料，必須要在完成簽字或蓋章程序之后才可正式入檔保存。對(duì)于一些內(nèi)容缺乏真實(shí)性、字跡模糊，且無(wú)法明確反映干部實(shí)際表現(xiàn)、德才素質(zhì)的材料，一律不能歸檔。若在收集材料的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)要求簽字蓋章的材料未簽字蓋章，則應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間與相關(guān)個(gè)人或者單位取得聯(lián)系，要求其盡快完善檔案材料的必要手續(xù)。

2）落實(shí)好技術(shù)加工工作，做到分類明確、排版規(guī)范。對(duì)檔案材料的收集與整理必須做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，嚴(yán)格做好技術(shù)質(zhì)量的把關(guān)工作，針對(duì)一些未達(dá)到檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的材料，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行包邊或者加邊處理，從而使檔案材料更加整齊統(tǒng)一。在實(shí)際歸檔的過(guò)程中，材料的左邊應(yīng)當(dāng)保留約2厘米的裝訂邊，材料文字若是手寫(xiě)的，則應(yīng)采用黑色或者藍(lán)黑色的鋼筆來(lái)寫(xiě)。待加邊工作完成后，應(yīng)檢查檔案材料的左、右、上、下邊沿是否符合規(guī)范要求，若遇到一些特殊情況，如材料破損、折痕嚴(yán)重等，則可采用裱糊的方法進(jìn)行加工。如果遇到材料內(nèi)容過(guò)多的情況，則可將其折疊后粘貼在另一張備用紙之上，工作人員一定要認(rèn)真裁剪，確保裝訂的整齊性。所有應(yīng)歸檔整理的材料，都必須逐份檢查登記，對(duì)于一些不需要?dú)w檔的材料，則應(yīng)當(dāng)根據(jù)其具體情況進(jìn)行處理，若屬于應(yīng)當(dāng)銷毀的材料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記造冊(cè)，并上交到主管單位進(jìn)行審核簽字，然后統(tǒng)一銷毀材料，需要尤其注意的一點(diǎn)是，所有單位與個(gè)人都不能在未經(jīng)批準(zhǔn)的條件下隨意銷毀人事檔案材料。

3）正確編制目錄，并及時(shí)將材料內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)。當(dāng)今時(shí)代是網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的新時(shí)代，人事檔案材料要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期有效保管，除了采用書(shū)面紙質(zhì)文件保存方式以外，還應(yīng)當(dāng)引入數(shù)據(jù)庫(kù)保存模式，將重要的檔案材料信息錄入到計(jì)算機(jī)，在錄入之前，相關(guān)工作人員應(yīng)正確編制目錄，以便對(duì)檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行清晰劃分，使其看起來(lái)一目了然，這樣也能為檔案材料的查找提供方便。但需要注意的是，計(jì)算機(jī)雖然存儲(chǔ)容量大，能保存大量檔案材料，但是其面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)也比較高，因此，必須做好計(jì)算機(jī)病毒的查殺工作，以免檔案材料內(nèi)容被竊取，確保材料信息的保密性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案材料的收集與整理工作是非常重要的，要求人事檔案管理部門(mén)必須嚴(yán)格將檔案材料的收集和管理工作落實(shí)到位。但是從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，人事檔案材料在收集與整理過(guò)程中都還存在諸多問(wèn)題，包括不具備檔案意識(shí)、檔案管理不夠規(guī)范等，在今后的實(shí)踐中，必須針對(duì)這些問(wèn)題采取適當(dāng)?shù)慕鉀Q對(duì)策，不斷完善人事檔案材料的收集與整理工作，使該項(xiàng)工作的整體質(zhì)量得以提升。

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