廖小亮

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，機(jī)關(guān)檔案管理的過程中也運(yùn)用到了信息化管理的模式，對(duì)于檔案的管理起到了便利的作用。本文分析了機(jī)關(guān)檔案信息化管理模式的優(yōu)化問題。檔案信息化建設(shè)的開展，是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，也是檔案管理者的責(zé)任。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；信息化；管理模式；優(yōu)化探究

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)單位事物的真實(shí)記錄，在信息化時(shí)代下，信息化管理與檔案管理相融合，可以讓檔案管理水平上升到一個(gè)新的水平，實(shí)現(xiàn)信息化管理的新模式，這也是檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)的必然選擇。

1 信息化檔案管理的特征

1.1 檔案信息具有及時(shí)性

信息化的檔案管理可以建立一個(gè)大的數(shù)據(jù)庫，這樣就可以解決檔案室信息資源少、服務(wù)能力不足等問題，還可以對(duì)檔案信息的資源進(jìn)行一定的延伸，從而豐富檔案信息的內(nèi)容，為客戶提供更加前面的信息內(nèi)容，讓客戶及時(shí)的查閱到所需要的內(nèi)容，這也就體現(xiàn)了檔案信息的及時(shí)性。

1.2 檔案信息具有高效性

在機(jī)關(guān)單位中存儲(chǔ)著很多的檔案信息，這些信息中包含著大量的數(shù)據(jù)。隨著年份的推移，檔案的數(shù)量也在逐漸的增加。在這樣的情況下，就有很多的信息需要處理。信息化的檔案管理不僅僅能對(duì)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行豐富，還能快速高效的處理信息的檔案，能提高資料查詢的速度，讓資料管理變得更加的有秩序，提高檔案的利用率。讓檔案信息的處理更具有高效性。

1.3 檔案信息具有永久保存性

運(yùn)用信息化進(jìn)行管理還可以讓資料進(jìn)行永久性的保存。讓資料在檔案管理中更具有完整性和多樣性。還不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制。所以對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理是機(jī)關(guān)檔案管理的必然選擇[1]。

2 信息化檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 信息化管理的設(shè)備不夠先進(jìn)

隨著我國科技不斷的發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案已經(jīng)開始信息化的管理，但是管理的過程中仍然存在很多的不足，比如說信息化的設(shè)備比較落后等。很多單位的檔案管理時(shí)都想存在著硬件設(shè)備不夠，資金不足的現(xiàn)象。還有的檔案室的庫房比較陳舊、面積比較小、對(duì)于防火、防盜、防水、防蟲的設(shè)施也不到位，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案的材料遭到破壞，從而影響到檔案的使用。還有的機(jī)關(guān)單位沒有單獨(dú)的檔案管理室，對(duì)于檔案的管理?xiàng)l件也比較簡陋，也缺乏掃描儀、復(fù)印機(jī)、切紙刀等基本的設(shè)備，這樣的現(xiàn)象都會(huì)影響到檔案的信息化管理。

2.2 檔案管理的手段不夠先進(jìn)

很多機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中仍然會(huì)采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，對(duì)于電子信息設(shè)備的運(yùn)用率并不高，這也就影響了檔案信息化管理的發(fā)展。產(chǎn)生這種問題的原因主要是檔案管理員的管理觀念存在誤區(qū)。很多的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了運(yùn)用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理，當(dāng)信息化管理出現(xiàn)時(shí)，對(duì)使用信息化管理技術(shù)的積極性并不高，對(duì)于信息化管理的認(rèn)識(shí)也不夠充分，這也就影響了信息化管理的發(fā)展。另外，很多的機(jī)關(guān)單位信息化管理的設(shè)備比較匱乏，信息化管理的經(jīng)費(fèi)也比較有限，沒有足夠的硬件設(shè)施就很難在機(jī)關(guān)單位展開信息化的管理[2]。

2.3 檔案信息化管理的制度不夠健全

要想在機(jī)關(guān)單位做好檔案的信息化管理 ，首先要做的就是擁有一套健全的檔案管理制度。但是，目前很多的機(jī)關(guān)單位都沒有健全的管理制度，缺乏完善的管理體系。這樣就會(huì)導(dǎo)致工作人員不能按照規(guī)章流程進(jìn)行工作。這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作變得雜亂無章。還有的單位已經(jīng)建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但是工作人員并不會(huì)按照制度進(jìn)行，對(duì)于制度執(zhí)行的不夠嚴(yán)格導(dǎo)致檔案管理工作不夠規(guī)范。對(duì)于檔案的歸檔日期和保管時(shí)間界定的不夠明確，這樣既不利于檔案的保存，也不利于檔案的利用。這樣的問題會(huì)嚴(yán)重的影響機(jī)關(guān)檔案信息化的管理工作，從而影響到檔案工作的制度化和規(guī)范化還有法制化。

3 信息化檔案管理的優(yōu)化模式

3.1 加大對(duì)信息化管理的資金投入

在很多機(jī)關(guān)的檔案信息化管理過程中，資金的投入力度都不夠，信息化管理的硬件設(shè)施都不足，很多機(jī)關(guān)都缺少打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等信息化管理應(yīng)具有的設(shè)備。所以應(yīng)該加大對(duì)檔案信息化管理的資金投入。首先，應(yīng)該建立單獨(dú)的檔案室，按照規(guī)定的規(guī)格和大小進(jìn)行建設(shè)，檔案室應(yīng)該滿足實(shí)際的需求。其次，還應(yīng)該配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，比如說計(jì)算機(jī)、檔案軟件、檔案柜和掃描等設(shè)備。還要為檔案室設(shè)置紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、智能管理系統(tǒng)等，從而創(chuàng)造出一個(gè)現(xiàn)代化的檔案室，實(shí)現(xiàn)節(jié)約能源、節(jié)約空間和提高效率的目標(biāo)。

3.2 運(yùn)用先進(jìn)的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理

隨著我國科技不斷的發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)也應(yīng)該運(yùn)用信息化的管理，并根據(jù)時(shí)代的進(jìn)步不斷的更新信息化的理念。順應(yīng)時(shí)代的潮流，不斷的改變檔案管理的模式，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，工作人員應(yīng)該樹立信息化、數(shù)學(xué)化管理的意識(shí)，這樣才能促進(jìn)信息化管理的發(fā)展。其次，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該將信息化管理建設(shè)納入到單位的管理計(jì)劃中來，通過與單位的辦公系統(tǒng)和無線網(wǎng)的連接，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和利用，為檔案的信息化管理創(chuàng)建出平臺(tái)。最后，機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行重視，工作人員也應(yīng)該定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案信息化管理的工作進(jìn)程，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的順利展開[3]。

3.3 建立完善的檔案管理機(jī)制、健全檔案管理制度

要想促進(jìn)檔案信息化的管理，首先應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。機(jī)關(guān)單位可以在每個(gè)科室都配置一個(gè)檔案管理人員，配合檔案檔案室材料的收集。形成以檔案室為中心，以其他科室為輔助的檔案管理工作結(jié)構(gòu)。從而保證檔案收集的完整性。另外還要根據(jù)國家的檔案法對(duì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行完善，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況依照《檔案法》完善檔案管理的制度和工作人員的職責(zé)，包括檔案的歸檔、檔案的保管、檔案的利用制度和檔案的保密工作等，都要進(jìn)行規(guī)范。機(jī)關(guān)建立的制度要以可行性強(qiáng)和簡單明了為目標(biāo)，還要根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況規(guī)定檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)定，用于指導(dǎo)檔案信息化管理的建設(shè)。最后，每個(gè)崗位的工作人員都應(yīng)該明確自身的職責(zé)，出現(xiàn)失誤時(shí)，第一時(shí)間找出是誰的責(zé)任。相關(guān)制度一旦確立，工作人員就要嚴(yán)格的遵守，這樣才能促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化管理的發(fā)展。

3.4 對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的備份

促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理還應(yīng)該對(duì)檔案的信息進(jìn)行及時(shí)的備份，從而加大檔案信息的安全管理。信息化的管理可以對(duì)檔案進(jìn)行大量的儲(chǔ)存和對(duì)信息進(jìn)行高速的處理。但是與此同時(shí)，信息化管理也會(huì)影響到檔案的安全問題。這也是互聯(lián)網(wǎng)信息化的一個(gè)弊端之一。所以，工作人員對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，應(yīng)該做好檔案的保密工作，以免信息的泄漏。根據(jù)我國法律的規(guī)定，還應(yīng)該對(duì)沒開放的數(shù)據(jù)進(jìn)行保密工作，檔案工作的設(shè)備嚴(yán)禁運(yùn)用磁盤等設(shè)備進(jìn)行下載。在對(duì)信息庫進(jìn)行嚴(yán)防的同時(shí)，還應(yīng)該健全數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，做好數(shù)據(jù)的備份，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢查，在脫機(jī)的模式下進(jìn)行檢查，還可以將數(shù)據(jù)上傳到云端，但是要設(shè)置相應(yīng)的防火墻，保護(hù)好機(jī)關(guān)檔案的安全。通過對(duì)檔案信息的及時(shí)備份，可以防止數(shù)據(jù)庫中信息的丟失，保護(hù)好數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代的背景下，信息化檔案管理模式已經(jīng)逐漸的取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，并為檔案管理人員帶來很多的便利。加強(qiáng)檔案信息化管理工作，積極探索檔案管理的新模式，可以保證檔案管理更加的科學(xué)化與高效化。

參考文獻(xiàn)

[1]趙文玉.優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案信息化管理模式的相關(guān)探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：34-34.

[2]高金娥.新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案信息化管理的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（1）：54-54.

[3]唐微.淺談機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2017（s1）：62-62.