盧霄雯

摘 要：隨著社會(huì)以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)不斷趨向信息化。信息化社會(huì)的出現(xiàn)改變了人們的傳統(tǒng)生活方式，給人們的工作也帶來了影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給企業(yè)單位管理檔案方式提供了另一種可能，檔案管理不再只是紙質(zhì)信息的管理，還可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案的管理。信息時(shí)代使檔案管理更加便利，但是也給企業(yè)檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)需要完善檔案管理系統(tǒng)，使企業(yè)之間不同類目的信息能夠?qū)崿F(xiàn)互通流轉(zhuǎn)，本文將就大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式變化做探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理模式；對(duì)策

1 大數(shù)據(jù)的概念論述

雖然目前國(guó)際層面對(duì)于大數(shù)據(jù)還沒有一個(gè)官方具體概念定義，但是針對(duì)關(guān)于大數(shù)據(jù)的相關(guān)資料研究發(fā)現(xiàn)，大部分資料對(duì)于大數(shù)據(jù)的概念描述基本相同。大數(shù)據(jù)時(shí)代除了其代表性的數(shù)據(jù)信息量巨大以外，還包括數(shù)據(jù)信息的種類繁雜、層次豐富等。

大數(shù)據(jù)的主要特點(diǎn)有四個(gè)：數(shù)據(jù)體量巨大、處理速度快、數(shù)據(jù)類型多、數(shù)據(jù)價(jià)高，大數(shù)據(jù)并不是說數(shù)據(jù)量非常巨大達(dá)到TB及以上的才算，而是說數(shù)據(jù)量自身包涵的時(shí)間跨度上、速度上稱得上為大數(shù)據(jù)，在這個(gè)意義上可以說，大數(shù)據(jù)并不單純指的是數(shù)據(jù)數(shù)量龐大，而主要指的是在當(dāng)代信息非常重要的時(shí)期怎樣深入利用數(shù)據(jù)的價(jià)值。

在研究大數(shù)據(jù)時(shí)的重點(diǎn)不在于獲取的數(shù)據(jù)庫(kù)量有多大，數(shù)據(jù)系統(tǒng)有多龐大，而是在大數(shù)據(jù)庫(kù)中我們可以提取到的有效信息有多少，有利于我們工作和生活、有價(jià)值的工具有多少，在利用數(shù)據(jù)時(shí)將大數(shù)據(jù)通過提取和分析變成小數(shù)據(jù)，才算是真正意義上發(fā)揮了大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)不是單純的科學(xué)技術(shù)的革新，而是代表著由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)于數(shù)據(jù)的利用程度更高，能夠在某種程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的精確分析和深入研究。近年來，隨著人們生活節(jié)奏的越來越快，對(duì)檔案管理的要求也越來越高。企業(yè)檔案管理建設(shè)需要做出創(chuàng)新變革以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的信息沖擊，不斷健全信息安全保護(hù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展。

2 檔案管理存在的問題

2.1 管理人員素質(zhì)不高

目前受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，國(guó)家和企業(yè)對(duì)于線上檔案管理越來越重視，但是針對(duì)具體的檔案管理工作其工作效率并沒有明顯提升，其原因主要是在參與檔案管理的工作人員自身能力素質(zhì)較低上。參與檔案管理的工作人員自身素質(zhì)直接影響管理工作的效率，但是目前大部分管理人員的業(yè)務(wù)水平不高。在線上線下檔案的明細(xì)工作上，例如檔案的分類和檔案管理結(jié)果的反饋上明顯出現(xiàn)能力不足，無法勝任的情況。在檔案分類時(shí)出現(xiàn)分類錯(cuò)誤或者反饋評(píng)價(jià)出現(xiàn)錯(cuò)誤都會(huì)直接影響到受眾獲取資料的準(zhǔn)確率，而檔案管理出現(xiàn)問題會(huì)導(dǎo)致企業(yè)或用戶無法獲取明確的檔案信息，影響企業(yè)發(fā)展。另外，觀察目前檔案管理工作人員工作狀況后發(fā)現(xiàn)，部分檔案管理工作人員缺乏管理檔案工作所必備的專業(yè)知識(shí)，并且在思想認(rèn)識(shí)上忽視自身工作的重要性，從而影響檔案管理工作效率，在服務(wù)意識(shí)上也存在欠缺。

2.2 管理制度不健全

檔案管理工作的有序進(jìn)行依賴于明確的管理體系，在實(shí)際管理工作中工作人員通過管理制度的章程和手續(xù)進(jìn)行檔案的有效管理。但是，目前大部分檔案管理工作中，管理制度不健全、管理章程和手續(xù)含糊不清直接影響了檔案管理工作的進(jìn)行，管理工作缺乏系統(tǒng)、理論的方法指導(dǎo)從而導(dǎo)致檔案管理效率低下。

2.3 檔案管理重視程度不夠

檔案管理工作效率低下除了受管理工作人員素質(zhì)低和管理制度不健全的影響外，還受管理層的不重視影響。大部分企業(yè)在工作開展和部門性質(zhì)劃分中將檔案管理工作視為工作中的附屬品。進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，部分機(jī)密文件被當(dāng)做附屬品掌握在普通工作人員的手里，并且其安全性和私密性也得不到保障，對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理

3.1 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代的出現(xiàn)促使檔案管理方式出現(xiàn)新的可能，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是對(duì)檔案信息的保存，是對(duì)信息做整理后根據(jù)保密程度所做的特殊存儲(chǔ)，傳統(tǒng)檔案管理著重點(diǎn)在于保存而忽視了檔案利用的重要性，從本質(zhì)上抑制了檔案管理模式的創(chuàng)新。隨著時(shí)代的變化人們開始重視信息的利用，自然而然檔案的利用被人們注意到，人們對(duì)其使用意識(shí)提升后，檔案信息開始成為重要的信息渠道，至此，檔案管理工作由封閉的保存模式轉(zhuǎn)化為開放性的管理模式。

檔案管理模式方式的轉(zhuǎn)變不僅僅是利用方式上的變化，還是管理空間上的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理模式下進(jìn)行檔案管理的工作通常是在特定的辦公室或場(chǎng)館內(nèi)，對(duì)于檔案的歸納整理都在場(chǎng)館內(nèi)進(jìn)行，而大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)管理，即虛擬化管理，新的檔案管理模式已經(jīng)不需要特定的現(xiàn)實(shí)空間來容納資料，依靠數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)操作，人們可以直接在網(wǎng)絡(luò)上通過檔案查詢來獲取其需要的檔案信息，檔案的來源和服務(wù)對(duì)象不再受到現(xiàn)實(shí)條件的限制，在空間上即可實(shí)現(xiàn)全部操作。

3.2 檔案資源的控制程度發(fā)生變化

傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代，對(duì)檔案的管理由各企業(yè)設(shè)置特定的部門進(jìn)行，該部門擁有對(duì)檔案的絕對(duì)控制權(quán)利，在這種機(jī)制下被管理的檔案內(nèi)容一般都比較重要，甚至還會(huì)有機(jī)密文件，此時(shí)的檔案管理部門有權(quán)利決定檔案是否能被他人調(diào)取，社會(huì)中人們想要獲取檔案信息則必須要去檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行申請(qǐng)。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們擁有自主調(diào)取檔案、獲取檔案信息的權(quán)利，檔案信息成為公共信息資源。人們通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息的篩選查找獲取檔案資料使得檔案管理部門對(duì)檔案管理的控制程度變?nèi)酰@種情況下的檔案信息只要不涉及國(guó)家機(jī)密和企業(yè)機(jī)密都可以被人們獲取，大大解放了檔案信息，使得檔案信息的利用價(jià)值真正得以凸顯。

3.3 檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理工作，是管理人員對(duì)已經(jīng)形成的文件檔案做管理，對(duì)于檔案送至管理部門前的整理工作涉及較少，檔案管理與檔案形成前的資料整理存在明顯的界限。而現(xiàn)在的檔案管理工作受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響，數(shù)字化管理使得管理工作可以涉及信息來源、數(shù)據(jù)整理、形成檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)，在整理數(shù)字檔案的過程中，管理者可以實(shí)時(shí)存儲(chǔ)、上傳變成真正有價(jià)值的檔案。受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及大數(shù)據(jù)時(shí)代信息繁雜真假難辨的影響，檔案管理工作內(nèi)容由現(xiàn)實(shí)的保存管理轉(zhuǎn)變成了虛擬的現(xiàn)實(shí)檔案監(jiān)督。

3.4 對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的影響

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求體現(xiàn)在兩方面：服務(wù)素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案管理要求工作人員具備整理、存儲(chǔ)、收納能力，而新時(shí)代檔案管理模式，管理工作人員需要具備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技能，對(duì)檔案管理工作人員提出了新的專業(yè)素質(zhì)要求。進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作要求工作人員熟知檔案的管理方式，了解傳統(tǒng)檔案管理要素，還要求工作人員擁有對(duì)大數(shù)據(jù)的正確認(rèn)識(shí)，利用這種認(rèn)識(shí)來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檔案管理的技能掌握。另外，檔案管理工作人員還需要具備良好的服務(wù)素養(yǎng)，面對(duì)群眾的信息需求有耐心，擁有較好的思想道德品質(zhì)。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向

想要在大數(shù)據(jù)時(shí)代使檔案管理適應(yīng)其信息量的沖擊，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展、改革創(chuàng)新，必須從傳統(tǒng)檔案管理工作的不足入手，根據(jù)檔案管理工作涉及的各個(gè)方面研究制定發(fā)展措施。

4.1 服務(wù)模式創(chuàng)新

管理工作的人員的個(gè)人素質(zhì)決定了人們獲取信息服務(wù)的感受，檔案管理工作是一項(xiàng)社會(huì)性的工作，大數(shù)據(jù)影響下的檔案管理需要時(shí)時(shí)與外界接觸，因此，檔案管理的服務(wù)模式非常重要，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新模式是檔案管理發(fā)展的必要途徑。檔案管理工作人員直接影響管理工作的開展，因此需要通過系統(tǒng)的專業(yè)能力培訓(xùn)以加強(qiáng)管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。各企業(yè)或部門可以通過開展統(tǒng)一的培訓(xùn)對(duì)所有管理工作人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的普及以及工作具體內(nèi)容的教學(xué)，確保每位管理工作人員都有足夠的專業(yè)能力處理網(wǎng)絡(luò)上數(shù)量繁雜的檔案。在培訓(xùn)完成后對(duì)管理檔案工作人員進(jìn)行監(jiān)測(cè)，并在日后管理檔案的過程中實(shí)時(shí)監(jiān)督，以激勵(lì)管理工作人員不斷提高自身能力，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。

4.2 建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度可以直接約束檔案管理工作人員的工作行為和態(tài)度，有利于提高檔案管理工作時(shí)效性。企業(yè)內(nèi)部檔案管理需要成立專業(yè)的辦公室檔案管理部門用以管理各部門和所有工作人員的檔案；建立特殊檔案管理室并且明確規(guī)定除特殊情況外只允許檔案管理工作人員進(jìn)入；處理特殊機(jī)密文件時(shí)需要特殊保存；將所有檔案類型分門別類方便后續(xù)查看管理，線上線下同時(shí)進(jìn)行，并且將不涉及機(jī)密對(duì)社會(huì)大眾有利的信息上傳至網(wǎng)絡(luò)方便受眾有需求時(shí)及時(shí)獲取。

4.3 建立完善的檔案信息保護(hù)體系

目前，隨著人們對(duì)信息安全的更加重視要求檔案管理建立完善的檔案信息保護(hù)體系以保證信息不會(huì)被不法分子盜取。網(wǎng)絡(luò)信息管理便捷檔案管理的同時(shí)也給信息安全帶來了風(fēng)險(xiǎn)。具體的檔案信息保護(hù)體系的建立應(yīng)該從三個(gè)方面入手，一是信息儲(chǔ)存保護(hù)機(jī)制，需要對(duì)存儲(chǔ)檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置多層防護(hù)罩，從信息源頭保障檔案信息的安全；一是有效信息隱藏機(jī)制，可以建立虛擬信息庫(kù)將信息于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中隱藏起來，從而達(dá)到信息保護(hù)的目的；最后是信息備份保存機(jī)制，通過將有效的信息進(jìn)行多次備份，以免由于操作失誤誤刪檔案等原因造成檔案的丟失。

4.4 完善檔案信息管理體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，如今的檔案管理不能局限在紙質(zhì)檔案管理上，還需要引進(jìn)信息技術(shù)，通過信息化的手段實(shí)現(xiàn)線上線下的雙重管理，只有通過檔案信息管理體系的健全才能夠真正促使管理工作的有序進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)線上檔案管理可以幫助管理部門從線上接受各部門以及工作人員的檔案，解決紙質(zhì)檔案管理上合理分類和整理難的問題，利用優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)通過線上互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)幫助檔案數(shù)據(jù)分類，同時(shí)注意防盜和信息技術(shù)的維護(hù)以免數(shù)據(jù)丟失造成不良影響。

5 結(jié)語

在進(jìn)行管理檔案的過程中只有不斷提高管理的工作效率才能使檔案管理適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的快節(jié)奏，針對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)有序的安排和評(píng)價(jià)反饋機(jī)制的不斷完善進(jìn)而發(fā)展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的順利轉(zhuǎn)型。

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