楊麗芳

摘 要：企業(yè)的發(fā)展歷程與工作總結(jié)、重要會(huì)議文件等，都包含在檔案資源當(dāng)中，加強(qiáng)檔案管理是提升企業(yè)管理效率和質(zhì)量的前提。尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代飛速發(fā)展的趨勢(shì)下，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更加頻繁，產(chǎn)生的檔案資料繁雜多樣，這給檔案管理工作人員帶來(lái)了極大挑戰(zhàn)。精細(xì)化管理理念，能夠有效應(yīng)對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理的困境，保障檔案資料的真實(shí)性與全面性，為企業(yè)工作開(kāi)展提供可靠的支撐。本文將通過(guò)分析企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，探索企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的策略，為管理人員提供參考與建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；精細(xì)化管理

隨著社會(huì)分工的精細(xì)化，現(xiàn)代化企業(yè)管理與服務(wù)的精細(xì)化成為必然趨勢(shì)，這也是增強(qiáng)企業(yè)管理效率、提升資源利用率的關(guān)鍵途徑。在企業(yè)管理工作中，檔案管理的重要性日益凸顯，不僅需要保障檔案資料的完整性與真實(shí)性，還要為檔案使用者提供便捷的服務(wù)，以增強(qiáng)檔案資源利用率，為企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)中產(chǎn)生的文件材料大多零亂、分散且數(shù)量較大，如何對(duì)其進(jìn)行有效收集和整理，提升檔案資料的有序化、集中化和系統(tǒng)化，成了檔案管理中的主要問(wèn)題。傳統(tǒng)檔案管理模式較為落后，而且檔案形式多為紙質(zhì)，不僅占用大面積存儲(chǔ)空間，而且容易導(dǎo)致信息的遺漏和丟失。為此，需要將精細(xì)化管理理念運(yùn)用于企業(yè)檔案管理當(dāng)中，確保檔案資料能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者的決策提供可靠的支持。

1 企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 管理制度不健全

制度是工作開(kāi)展的保障，同時(shí)也能夠?qū)ぷ餍袨檫M(jìn)行約束，提升檔案管理的規(guī)范性。但是，由于領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)檔案精細(xì)化管理的重視，依舊沿用傳統(tǒng)管理制度，使得工作開(kāi)展不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。沒(méi)有制度作為行為的約束，將會(huì)導(dǎo)致檔案管理陷入混亂，檔案價(jià)值不能夠得到充分發(fā)揮[1]。尤其是在當(dāng)前市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變的狀況下，如果檔案管理存在較大的滯后性，將會(huì)直接降低企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

1.2 人員專業(yè)水平不高

很多管理人員沒(méi)有意識(shí)到自身工作的重要意義，在上崗前未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。很多企業(yè)受到經(jīng)費(fèi)的限制，未能夠給管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，導(dǎo)致其管理理念與管理模式落后，不能夠滿足當(dāng)下時(shí)代發(fā)展要求。在信息化建設(shè)當(dāng)中，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力較差，即使提供了先進(jìn)的設(shè)備也無(wú)法真正發(fā)揮其功能與價(jià)值，導(dǎo)致檔案資源的真實(shí)性與完整性受到影響。

1.3 系統(tǒng)性匱乏

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，檔案資料的數(shù)量越發(fā)龐大，其零亂紛雜的特點(diǎn)也給工作人員帶來(lái)了較大負(fù)擔(dān)。由于管理流程較為冗長(zhǎng)，導(dǎo)致檔案資料的收集、整理和借閱等效率低下，檔案管理缺乏系統(tǒng)性，不能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的決策提供有效支撐。

2 企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的策略

2.1 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

在信息化時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)都致力于信息化建設(shè)，以促進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。企業(yè)檔案管理也應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為精細(xì)化管理模式的構(gòu)建提供保障。以企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，保障技術(shù)應(yīng)用能夠促進(jìn)規(guī)則的細(xì)化與系統(tǒng)化，滿足企業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的需求，規(guī)范企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)?？梢詫RP管理系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)市場(chǎng)需求、生產(chǎn)過(guò)程和企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、優(yōu)勢(shì)的綜合分析，確保管理框架滿足企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展要求。ERP管理系統(tǒng)的效率較高且操作方便，因此受到很多企業(yè)管理人員的歡迎，在市場(chǎng)信息資源的獲取中提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

2.2 增強(qiáng)企業(yè)執(zhí)行力

在精細(xì)化管理制度的落實(shí)過(guò)程中，執(zhí)行力會(huì)決定其落實(shí)效果，同時(shí)也是企業(yè)管理能力的主要體現(xiàn)。在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)向企業(yè)效益轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，執(zhí)行力會(huì)起到關(guān)鍵作用。對(duì)于企業(yè)檔案管理個(gè)人而言，提升其執(zhí)行力需要對(duì)工作任務(wù)的完成時(shí)間、完成質(zhì)量和完成度等進(jìn)行監(jiān)督。很多企業(yè)雖然制定了明確的檔案管理制度，但是由于執(zhí)行力較差，導(dǎo)致消極執(zhí)行、推諉執(zhí)行等問(wèn)題頻發(fā)，檔案管理工作的開(kāi)展遇到較大阻礙[2]。企業(yè)執(zhí)行力的增強(qiáng)，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員以身作則，自覺(jué)遵守檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。與此同時(shí)，要在檔案管理中落實(shí)以人為本的管理理念，調(diào)動(dòng)員工的積極性與主動(dòng)性。

2.3 完善管理制度

企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該以企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況為依據(jù)，遵循發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃要求，制定完善的檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案歸檔制度等，為管理工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。管理制度的建立健全，能夠?qū)n案收集、整理、借出等行為進(jìn)行規(guī)范。與此同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)責(zé)任制的落實(shí)[3]。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該對(duì)檔案管理專項(xiàng)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，明確崗位人員的具體責(zé)任，保障企業(yè)檔案的完整性與安全性。檔案存放由專人負(fù)責(zé)，并對(duì)檔案的應(yīng)用情況進(jìn)行登記。

2.4 優(yōu)化檔案管理流程

在當(dāng)前企業(yè)生產(chǎn)模式逐漸改變的情況下，檔案管理的服務(wù)對(duì)象、工作任務(wù)和管理模式等都有所不同，尤其是隨著現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用，極大地促進(jìn)了檔案管理流程的優(yōu)化。為了提升檔案存儲(chǔ)與利用價(jià)值，需要加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)于文件歸檔的有效性進(jìn)行合理控制。根據(jù)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，促進(jìn)檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和適時(shí)化，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作需求[4]。與此同時(shí)，精細(xì)化管理的重點(diǎn)是量化管理，因此應(yīng)該盡可能制定詳細(xì)的量化指標(biāo)，對(duì)管理工作進(jìn)行約束與監(jiān)督，以提升檔案管理流程的順暢性和規(guī)范性。

2.5 提升人員素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，是決定精細(xì)化管理水平的主要因素，應(yīng)該充分重視人的作用，以提升檔案管理效率。很多企業(yè)由于人力資源成本限制，檔案管理崗位人員缺乏專業(yè)性，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)遺漏、錯(cuò)誤和丟失等問(wèn)題。為此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，使其明確崗位工作要求，掌握豐富的檔案管理知識(shí)與技能。同時(shí)，應(yīng)該提升其精細(xì)化管理意識(shí)，加強(qiáng)理論與實(shí)踐指導(dǎo)，滿足當(dāng)下企業(yè)的檔案管理工作需求。對(duì)于現(xiàn)有人員應(yīng)該進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于舊有管理理念和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，增強(qiáng)其先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用能力[5]。為了激發(fā)員工的工作積極性與主動(dòng)性，需要對(duì)激勵(lì)約束機(jī)制進(jìn)行完善，通過(guò)精神激勵(lì)、物質(zhì)激勵(lì)等提升其工作熱情。

2.6 完善監(jiān)督考核機(jī)制

為了促進(jìn)制度的落實(shí)，需要建立健全監(jiān)督考核機(jī)制，防止管理工作中出現(xiàn)形式化問(wèn)題，真正發(fā)揮企業(yè)檔案資源的價(jià)值，為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的增強(qiáng)奠定基礎(chǔ)。量化管理力度不足，會(huì)導(dǎo)致檔案的收集與整理受到阻礙，出現(xiàn)檔案資源流失嚴(yán)重的問(wèn)題。對(duì)于不同崗位的人員進(jìn)行監(jiān)督管理，明確其崗位職責(zé)，確保監(jiān)督考核機(jī)制的公平性與嚴(yán)謹(jǐn)性，防止工作中出現(xiàn)不按規(guī)章制度辦事的行為。與此同時(shí)，應(yīng)該對(duì)考核指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化處理，以提升考核監(jiān)督工作的可行性，將考核結(jié)果與員工薪酬掛鉤，以有效約束其工作行為。

3 結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)制定長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃、調(diào)整發(fā)展目標(biāo)的過(guò)程中，檔案資料發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，也是促進(jìn)企業(yè)改革的關(guān)鍵要素。但是，在當(dāng)前企業(yè)檔案管理中依舊存在制度不健全、人員水平不高和系統(tǒng)性缺失等問(wèn)題，不利于檔案資源價(jià)值的充分發(fā)揮。為此，需要對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、增強(qiáng)企業(yè)執(zhí)行力、完善管理制度、優(yōu)化檔案管理流程、提升人員素質(zhì)、完善監(jiān)督考核機(jī)制等手段，提升檔案精細(xì)化管理水平。

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