喬飛虎

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于信息檔案的需求越來(lái)越大，在此背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也經(jīng)歷了多輪次的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作的質(zhì)量不斷提高、工作流程不斷完善。但在此過(guò)程中，也存在管理人員隨意性大、規(guī)章制度與現(xiàn)實(shí)工作不相適應(yīng)等問(wèn)題，不利于提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。就此，本文從事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀切入，分析了檔案管理工作的突破方法和相關(guān)策略，以期為檔案管理人員提供有針對(duì)性、實(shí)效性的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏健全的檔案管理制度

現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部并沒(méi)有制定嚴(yán)格的檔案管理?xiàng)l例，這就使得事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏相應(yīng)的理論指導(dǎo)，使檔案管理流于形式，不能得到徹底的貫徹與執(zhí)行。除此之外，缺乏健全的檔案管理制度，也無(wú)法對(duì)檔案管理的具體職責(zé)進(jìn)行劃分，事業(yè)單位內(nèi)部管理人員常會(huì)因?yàn)樨?zé)任劃分不清而發(fā)生糾紛。另外，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理制度不完善，也就無(wú)法建立健全的檔案資料編制體系，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，管理人員要按照制度對(duì)檔案資料進(jìn)行編制，給管理人員帶來(lái)了不便，影響檔案管理的工作效率。

1.2 檔案管理意識(shí)淡薄

從本質(zhì)上說(shuō)，檔案管理是一項(xiàng)保障工作，其目的在于為本單位中心工作提供信息支撐。事業(yè)單位的許多工作都離不開(kāi)檔案管理部門(mén)的配合和支持，在其他工作需要的時(shí)候，檔案管理人員能不能快速、準(zhǔn)確、完整地提供資料尤為重要。但目前，部分檔案管理人員的檔案管理意識(shí)比較淡薄，把檔案管理工作當(dāng)成是簡(jiǎn)單的抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管文獻(xiàn)資料、上架排列整齊等，沒(méi)有把檔案管理工作放到一個(gè)較高位置進(jìn)行考慮，沒(méi)有從整體上把握、認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在單位總體工作中的作用，檔案管理責(zé)任意識(shí)、使命意識(shí)淡薄。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)偏低

事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)全面的體系工程，不是一朝一夕就能完成的，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)要求比較高。但是在實(shí)際工作中，很多事業(yè)單位檔案管理人員往往是半路出家，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度膚淺，甚至有許多單位沒(méi)有專職的檔案管理人員，只有兼職人員。這些人員沒(méi)有過(guò)硬的基礎(chǔ)理論，也沒(méi)有豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，很多單位還停留在手工記錄、登記的階段，運(yùn)用技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理的能力不足。

1.4 檔案管理模式落后

檔案管理信息化進(jìn)程推進(jìn)無(wú)力是事業(yè)單位檔案管理工作存在的普遍問(wèn)題，多數(shù)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還停留在“架子化”“整齊化”“美觀化”上，進(jìn)入檔案管理室后，一排排整齊的架子和資料就是好的檔案管理，其實(shí)這些已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)。智能化設(shè)備、自動(dòng)化設(shè)備、動(dòng)態(tài)管理技術(shù)等高新管理手段得不到投入和使用，手抄筆錄的現(xiàn)狀沒(méi)有得到明顯改進(jìn)。檔案管理人員對(duì)于高新技術(shù)的不掌握、不了解導(dǎo)致了他們不會(huì)尋求變革，滿足于最原始的檔案管理方法，檔案管理效率難以提升，檔案高效利用也無(wú)從談起。

2 事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

2.1 健全事業(yè)單位檔案管理的制度體系

健全檔案管理制度體系是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的重要環(huán)節(jié)，可以使檔案管理變得有法可依，事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況和國(guó)家的法律法規(guī)，對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行完善，檔案管理制度需要具有合規(guī)性，所以要以國(guó)家準(zhǔn)則為基礎(chǔ)進(jìn)行完善。在完善事業(yè)單位檔案管理制度體系時(shí)，要對(duì)其具體職責(zé)進(jìn)行劃分，將具體的職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)部門(mén)和人員，避免工作人員以及部門(mén)責(zé)任劃分不清而出現(xiàn)糾紛、業(yè)務(wù)拖沓的情況，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統(tǒng)保管制度，而檔案資料管理的具體職責(zé)則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進(jìn)行材料移交這一環(huán)節(jié)時(shí)，要對(duì)檔案資料的清單進(jìn)行檢查，以此來(lái)確保檔案資料的完整性，以免在事后出現(xiàn)問(wèn)題而發(fā)生責(zé)任糾紛。

2.2 提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)

事業(yè)單位想要發(fā)揮檔案管理的職能和作用，在工作上取得良好的效果，第一步就要從自身的認(rèn)識(shí)上做起，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，建立完善合理的規(guī)章制度，并且依據(jù)管理制度檢查和督導(dǎo)檔案管理進(jìn)展工作，及時(shí)將檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題上報(bào)并解決，把檔案管理工作納入年度的考核，引起所有員工的重視，形成一個(gè)人人參與、態(tài)度積極的良好氛圍，有關(guān)檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作合理分配，有效的落實(shí)到每個(gè)人身上，保證檔案管理工作的效率。

2.3 提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

人員內(nèi)部培訓(xùn)主要是針對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作者，其要具備一定的理論知識(shí)和實(shí)踐知識(shí)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)，如信息管理的專業(yè)化素養(yǎng)，過(guò)硬的專業(yè)信息素養(yǎng)才可以勝任檔案管理數(shù)字化和信息化的管理工作，為后續(xù)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，那么在人才培訓(xùn)方面可以從兩個(gè)方面入手分析。第一是通過(guò)制定優(yōu)惠的培訓(xùn)政策，聘請(qǐng)高素質(zhì)人才對(duì)本單位員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力。第二是通過(guò)開(kāi)展外出培訓(xùn)和集中性培訓(xùn)項(xiàng)目讓工作人員可以更好地解決問(wèn)題。但是人才培訓(xùn)需要特別注意的是，政府在對(duì)事業(yè)單位人員做培訓(xùn)的過(guò)程中更要強(qiáng)化對(duì)培訓(xùn)效果的檢驗(yàn)，避免出現(xiàn)培訓(xùn)只是形式的問(wèn)題。

2.4 增強(qiáng)檔案管理技術(shù)的使用

檔案管理走數(shù)字化道路。使用信息技術(shù)做數(shù)據(jù)庫(kù)完善以及掃描技術(shù)還有身份證技術(shù)等，這些對(duì)于提升檔案管理效率具有積極的促進(jìn)作用，可以增強(qiáng)工作有效性，實(shí)現(xiàn)信息資料的更新、整合和補(bǔ)充。事業(yè)單位檔案管理要使用數(shù)字化技術(shù)建立起統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，在數(shù)字化信息化檔案管理平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的整理和轉(zhuǎn)移補(bǔ)充等等。事業(yè)單位的信息資源屬于無(wú)形資產(chǎn)，要實(shí)現(xiàn)良好的社會(huì)效益就需要?jiǎng)?chuàng)造出更好的條件，加大檔案管理信息的建設(shè)工作，走數(shù)字化道路。檔案管理走自動(dòng)化道路。檔案管理自動(dòng)化是在電子標(biāo)簽以及OCR識(shí)別的基礎(chǔ)上進(jìn)行自動(dòng)化收集和自動(dòng)化篩選以及自動(dòng)化檢索的，自動(dòng)化檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)信息的資料批量操作，在自動(dòng)化基礎(chǔ)上事業(yè)單位還需要不斷地購(gòu)置現(xiàn)代化設(shè)備，滿足單位的自動(dòng)化要求，最后實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理與檔案管理的高效率。

2.5 加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管

完善檔案管理的監(jiān)管系統(tǒng)可以避免事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)形式化的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理的監(jiān)管系統(tǒng)進(jìn)行完善，要檢查檔案管理部門(mén)是否按照管理制度以及相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行整理和收集，并且也應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行定期和不定期的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行修改，并且事業(yè)單位也可以借助外界的力量，進(jìn)行社會(huì)監(jiān)督，從而對(duì)事業(yè)單位的檔案管理加強(qiáng)控制。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們了解到檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，同時(shí)雖然事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理改革的時(shí)候，管理工作存在一定的不足和問(wèn)題，但是要保證檔案管理工作的準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化發(fā)展，那么就需要不斷提高檔案管理工作的水平。我們必須充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，抓住機(jī)遇，創(chuàng)新思維，以科學(xué)理論為指導(dǎo)，利用科學(xué)的辦法不斷完善檔案管理制度，面對(duì)新機(jī)遇，迎接新挑戰(zhàn)，采取新措施，不斷推動(dòng)檔案管理工作取得新成效，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有較高價(jià)值的參考，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。

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