唐薇
摘 要:隨著近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)在世界范圍內(nèi)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,紙制檔案已經(jīng)不再是保存檔案的唯一方式,電子信息檔案已經(jīng)逐漸步入人們的現(xiàn)實(shí)生活,由于電子信息檔案所具有的方便快捷、易于整理的先天優(yōu)勢使其迅速成為各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的寵兒。但隨著電子信息檔案的快速應(yīng)用和普及,如何利用其優(yōu)勢更好的為社會服務(wù)成為了社會關(guān)注的焦點(diǎn)。因此,筆者認(rèn)為,對當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理的創(chuàng)新及相關(guān)問題進(jìn)行深入研究和進(jìn)一步探討是完全必要的。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);電子信息檔案;管理;創(chuàng)新研究
毋庸置疑,當(dāng)今社會已經(jīng)步入了快速發(fā)展的信息時代,各個領(lǐng)域都更加依賴于大數(shù)據(jù)處理結(jié)果進(jìn)行決策和規(guī)劃,相應(yīng)社會上各行各業(yè)需要整理的數(shù)據(jù)越來越龐雜。在這種情況下,全憑人工整理的紙制檔案已經(jīng)明顯不適應(yīng)社會發(fā)展的需要,因此必須從實(shí)際出發(fā),充分利用電子信息科技的巨大優(yōu)勢,才能與時俱進(jìn),跟上時代的腳步。對于檔案管理來講,所涉及到范圍和信息甚為廣泛,且可能會隨時要求因查閱和使用,所以,必須采取切實(shí)有效的方法,不斷推進(jìn)當(dāng)前的電子信息檔案的管理工作,使之更好的為社會服務(wù)。
1 電子信息檔案管理的特征
1.1 力求全面、完整
檔案管理的工作內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管及利用,那么電子信息檔案管理工作的內(nèi)容也同樣如此,只不過是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的背景下,將電子信息科技應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中,使檔案管理工作變得更加高效和快捷。但在當(dāng)前傳統(tǒng)管理模式向新型電子管理模式的轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵時期,必須力求檔案管理完整,眾所周知,在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時代,從網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來取得相關(guān)檔案資料并非難事,在為人們提供快捷服務(wù)的同時,其內(nèi)容也更加全面,使檔案更加完整;同時,與傳統(tǒng)檔案管理相比,電子信息檔案的管理流程更加完整,因?yàn)樵诋?dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠使檔案管理工作流程的銜接更為順暢。
1.2 管理存儲介質(zhì)的多元化
在當(dāng)前電子信息時代背景下,存儲介質(zhì)的多元化成為電子信息檔案管理的又一顯著特點(diǎn),可以說,其存儲介質(zhì)的多元化使數(shù)據(jù)管理有了更多的技術(shù)支持途徑,也極大的推動了檔案信息的數(shù)字化管理進(jìn)程。檔案信息的數(shù)字化管理指的是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獲取檔案信息資源,并將其融入公共信息服務(wù)范疇,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理同政府、企事業(yè)與社會大眾之間的信息共享。因此說,由于大數(shù)據(jù)時代的到來,使電子信息檔案管理的存儲介質(zhì)更加多元,并通過數(shù)字化檔案儲存管理功能的實(shí)現(xiàn),極大的豐富了檔案管理的形式,使通過圖像、音頻、視頻等形式保管和展示檔案資料信息的夢想成為現(xiàn)實(shí)。從我國電子信息檔案管理的現(xiàn)狀來看,全國范圍內(nèi)的電子信息檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)然建立,只需將需要展現(xiàn)的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫,其管理效率則會成倍增長,是傳統(tǒng)檔案管理模式可望而不可及的。
2 傳統(tǒng)的電子信息檔案管理中存在的問題
2.1 管理制度有待完善
從當(dāng)前我國大部分企事業(yè)單位的人事檔案管理情況來看,部分單位的檔案管理制度不夠健全,甚至有的單位根本沒有制定檔案管理制度,因此,使得檔案的收集和管理工作都相對混亂,不夠規(guī)范,檔案丟失或信息不完整的現(xiàn)象時有發(fā)生;另外,某些企業(yè)在檔案利用及評估方面也缺乏制度的規(guī)范和約束,使檔案的真正利用價值無從體現(xiàn)。
2.2 登記信息不夠詳細(xì)
眾所周知,登記信息是反映電子信息檔案管理情況的重要依據(jù),但傳統(tǒng)的信息檔案的登記情況并不容樂觀,主要體現(xiàn)在登記信息不夠詳細(xì),其帶來的最直接后果就是極易造成檔案在歸檔、調(diào)用時丟失。
2.3 檔案資料信息龐雜,難以做到精細(xì)化管理
隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展,各種信息的總量以驚人的速度在遞增,那么對于傳統(tǒng)的信息檔案管理工作者來講,其工作難度無疑是巨大的,一時疏忽就有可能使信息受到破壞,甚至資料丟失,在此情況下,精細(xì)化管理只能是相對而言,而精細(xì)化是電子信息化管理的內(nèi)在要求和根本屬性,必須做到絕對的精細(xì)化管理。
3 大數(shù)據(jù)時代下的電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑
3.1 轉(zhuǎn)變管理理念
雖說當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入到了高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代,檔案信息管理工作的電子化和信息化已是檔案管理工作的必然趨勢,但部分單位領(lǐng)導(dǎo)的觀念仍然停留在傳統(tǒng)的紙式檔案時代,認(rèn)為傳統(tǒng)的方法使用了這么多年,必然有其價值,因此說,改變管理理念必須從單位領(lǐng)導(dǎo)開始,只有領(lǐng)導(dǎo)重視,才能自上而下的使其他人員的觀念隨之轉(zhuǎn)變。筆者認(rèn)為,與西方國家相比,我國的國情有其特殊性,因此,政府有必要加大對大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的宣傳力度并提出具體要求,必須使大數(shù)據(jù)理念深入企事業(yè)單位人員的內(nèi)心,特別是領(lǐng)導(dǎo)者的內(nèi)心。
3.2 完善管理制度
檔案信息的收集、整理及調(diào)取利用必須有嚴(yán)格的制度約束,否則必將造成混亂。同時,在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下,檔案管理的從業(yè)人員必須具備一定的學(xué)習(xí)能力,不斷豐富自己的知識結(jié)構(gòu),提高自己的專業(yè)技能,從而更好的與電子信息檔案管理工作相匹配。
3.3 信息結(jié)構(gòu)必須科學(xué)化
對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理,絕不是簡單的通過計(jì)算機(jī)存儲檔案信息那么簡單,還必須滿足檔案信息的多種需求,若只是單純的將信息錄入計(jì)算機(jī)并保存,則檔案信息的數(shù)字化將意義不大。因此,檔案信息必須是通過專業(yè)的數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行存儲,并根據(jù)其本身特點(diǎn)來決定選擇樹狀還是鏈狀等信息結(jié)構(gòu),從而使得在大數(shù)據(jù)分析時可以迅速的找到所需信息,并對其進(jìn)行有價值的分析。
4 結(jié)語
綜上可知,在已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時代背景下的今天,傳統(tǒng)的電子信息檔案管理手段已經(jīng)明顯與當(dāng)今時代脫節(jié),隨著各類信息檔案問題的不斷遞增,對其工作質(zhì)量和水平必然會提出更高的要求,所以必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念、管理模式和管理方法,努力學(xué)習(xí),不斷探索新形勢下的電子信息檔案管理工作的新路徑,不斷提高我國的電子信息檔案管理工作水平,才能適應(yīng)不斷發(fā)展的信息檔案管理需求。
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