摘 要：實(shí)物檔案具有檔案定義所規(guī)定的“歷史記錄、原始記錄、信息”屬性，它們是檔案不可分割的組成部分和特殊表現(xiàn)形式。當(dāng)前人們對(duì)實(shí)物檔案的認(rèn)識(shí)、研究和利用還非常少，許多實(shí)物檔案沒有被單位集中歸檔。實(shí)物檔案體現(xiàn)了一個(gè)單位的發(fā)展史與光榮史，有著特殊的不可替代的地位和作用，具有豐富的研究?jī)r(jià)值和利用價(jià)值。本人就職于醫(yī)院，對(duì)實(shí)物檔案在醫(yī)院檔案里的重要性以及實(shí)物檔案的管理進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；檔案管理

實(shí)物檔案是檔案的重要組成部分，主要包括反映本單位職能活動(dòng)及文體活動(dòng)以及與外單位友好往來的過程中獲得的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書、錦旗、紀(jì)念品等物品；反映企業(yè)歷史的各種標(biāo)志、印章；與外單位友好外來收受的有紀(jì)念意義的禮品題詞、字畫及各種紀(jì)念品等，目前，實(shí)物檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，甚至存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。而歸檔范圍不明確也是造成實(shí)物檔案收集困難的一個(gè)原因，檔案部門一般只對(duì)榮譽(yù)類實(shí)物、印章作為歸檔要求，而醫(yī)療執(zhí)業(yè)許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人證書等實(shí)物均未列入歸檔范圍。目前仍未有統(tǒng)一的實(shí)物檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加之實(shí)物檔案種類繁多，載體形態(tài)各異，大小規(guī)格各不相同，使得實(shí)物檔案保管困難重重。為此，我們可以從明確歸檔范圍、要求，規(guī)范分類整理和有序保管等方面入手，加強(qiáng)實(shí)物檔案管理工作。

1 實(shí)物檔案的歸檔范圍

1）醫(yī)院在公務(wù)活動(dòng)中獲得的具有保存價(jià)值的各種證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、牌匾等；

2）醫(yī)院在公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、題詞、書畫、工藝品、牌匾等；

3）醫(yī)院舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物，包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章。

4）醫(yī)院自成立以來使用過的單位名稱牌匾、因機(jī)構(gòu)變更或撤銷、合并宣布停止使用的印章、徽標(biāo)、醫(yī)療執(zhí)業(yè)許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、事業(yè)單位法人證；

5）醫(yī)院第一批生產(chǎn)的、獲獎(jiǎng)的及重要的產(chǎn)品樣品。

6）其他有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。

2 實(shí)物檔案的歸檔要求以及收集途徑

1）應(yīng)歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)保持清潔完整，并在形成或獲得實(shí)物三個(gè)月內(nèi)向醫(yī)院檔案室歸檔，并按照規(guī)定向同級(jí)檔案館移交，任何單位或個(gè)人不得擅自將應(yīng)歸檔實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

2）應(yīng)歸檔的實(shí)物沒有明確表明主題內(nèi)容和時(shí)間的，移交單位應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主體和事件作出詳實(shí)的書面說明。

3）獎(jiǎng)品應(yīng)寫明獲獎(jiǎng)單位、榮譽(yù)稱號(hào)、獲獎(jiǎng)級(jí)別或等級(jí)等。書畫和禮品應(yīng)附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、接收時(shí)間、接收人、贈(zèng)送人職務(wù)、單位。清單一式兩份。

4）歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入醫(yī)院照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

3 實(shí)物檔案的分類整理

3.1 分類

歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理，在其全宗—實(shí)物類別內(nèi)，按照年度—保管期限或類別—年度—保管期限進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進(jìn)行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。

1）按年度分類。

將歸檔實(shí)物按形成或獲得年度分類。獎(jiǎng)品、禮品、名人字畫一般歸入形成年度，印章、牌匾等有紀(jì)念意義和收藏價(jià)值的實(shí)物歸入其收藏年度。采用公元紀(jì)年表示，如“2006”。

2）按類別分類。

將歸檔實(shí)物按類別進(jìn)行分類。一般分為榮譽(yù)類、禮品類、印信類。

榮譽(yù)類包括：證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、匾等；

禮品類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、書畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、徽標(biāo)、單位名稱牌匾等（其中舊印章執(zhí)行《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40-2008）標(biāo)準(zhǔn)整理）。

3）按保管期限分類。

歸檔實(shí)物按劃定的保管期限分類，歸檔實(shí)物的保管期限劃分為永久和10年。

3.2 排列

根據(jù)分類方案，每件歸檔實(shí)物在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按時(shí)間先后順序排列。歸檔實(shí)物的檔號(hào)一般由全宗號(hào)、年度、實(shí)物類別、件號(hào)組成。格式主要有如下幾種：

格式一：全宗號(hào)—實(shí)物—件號(hào)

格式二：全宗號(hào)—年度—實(shí)物—件號(hào)

格式三：全宗號(hào)—年度—實(shí)物—類別—件號(hào)

實(shí)物檔案較少的單位（每年少于30件），可選擇格式一或二，實(shí)物檔案較多的單位應(yīng)選擇格式三。

實(shí)物檔案代號(hào)：用“實(shí)物”二字第一個(gè)漢語(yǔ)拼音大寫字母標(biāo)識(shí)，即“SW”.

3.3 編號(hào)

歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和排列順序依次編號(hào)，制作歸檔標(biāo)識(shí)。即編制全宗號(hào)、年度、類別、件號(hào)等各選項(xiàng)組成的序列號(hào)，也即是編制歸檔章（實(shí)物檔案標(biāo)簽）（見圖1）。并在不影響實(shí)物品相的合適位置貼上實(shí)物檔案標(biāo)簽。填寫相關(guān)內(nèi)容，歸檔章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、類別、件號(hào)、保管期限、互見號(hào)、

3.4 實(shí)物檔案的編目

歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和件號(hào)順序編寫實(shí)物檔案目錄，編制實(shí)物檔案目錄（見圖2）。實(shí)物檔案目錄設(shè)置：件號(hào)、實(shí)物來源（責(zé)任者）、題名（文字說明）、年度、類別、保管期限、存放地點(diǎn)、互見號(hào)、備注等項(xiàng)目。實(shí)物檔案目錄式樣（見圖2）

4 實(shí)物檔案保管

1）各職能部門對(duì)臨時(shí)存放的實(shí)物檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。

2）存放實(shí)物檔案的場(chǎng)所應(yīng)符合實(shí)物檔案各類材質(zhì)長(zhǎng)久保存的要求。

3）實(shí)物檔案保管場(chǎng)所變更應(yīng)及時(shí)告知醫(yī)院檔案室。

5 醫(yī)院實(shí)物檔案管理

1）加強(qiáng)院內(nèi)宣傳教育，責(zé)任細(xì)化，落實(shí)至各相關(guān)科室，提高全員實(shí)物檔案管理意識(shí)。

2）對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行修訂，落實(shí)相關(guān)制度，只有制度得到正確的使用，監(jiān)督、管理到位，才能有利于開展實(shí)物檔案管理。制定實(shí)物檔案規(guī)章制度，確定實(shí)物檔案歸檔范圍，細(xì)化本院實(shí)物檔案管理制度。

3）針對(duì)我院實(shí)物管理的現(xiàn)狀分步驟、分階段的對(duì)已有的實(shí)物檔案進(jìn)行分類、整理，對(duì)還未歸檔但需要?dú)w檔的實(shí)物檔案進(jìn)行搜集、整理。

4）加強(qiáng)實(shí)物檔案管理人員的學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)和自主學(xué)習(xí)的方式提高自我素養(yǎng)，對(duì)實(shí)物檔案管理更進(jìn)一步的了解與運(yùn)用。

6 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)不斷的進(jìn)步與發(fā)展，越來越多的實(shí)物檔案產(chǎn)生，越來越體現(xiàn)其明顯的特色和優(yōu)勢(shì)。因此，我們應(yīng)該高度重視實(shí)物檔案收集管理和開發(fā)利用工作。提高實(shí)物檔案的總體管理水平，改變以往對(duì)實(shí)物檔案“重藏輕用”的觀念，規(guī)范實(shí)物檔案的管理，讓實(shí)物檔案在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)當(dāng)中更好地發(fā)揮作用。

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作者簡(jiǎn)介

黃寶源，海南醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，研究方向：檔案。