袁月 楊詩怡

摘 要：當前，隨著信息技術的迅猛發(fā)展，使當前的時代變成大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)逐步滲透到各行各業(yè)，使很多方面都實現(xiàn)了轉型升級。在大數(shù)據(jù)的全新環(huán)境之下，檔案管理工作也要進一步與時俱進，使傳統(tǒng)意義上的管理模式有效革新，逐步向數(shù)據(jù)化管理邁進。針對這樣的情況，本文著重分析和探究大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)化管理等相關方面的問題，希望為相關人士提供有益的參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；數(shù)據(jù)化管理；檔案管理

通常意義上，我們所稱之為的大數(shù)據(jù)主要指的是，無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，必須要通過新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。在檔案管理方面，在全新的大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理部門并沒有切實有效的針對大數(shù)據(jù)提出相對應的具體規(guī)劃或者政策，然而，作為檔案管理人員，必須要在當前的全新時代背景下，確保檔案管理工作能夠與大數(shù)據(jù)有效銜接，在檔案工作數(shù)據(jù)化管理方面作出有針對性的思考和實踐。

1 檔案管理思路要逐步由“數(shù)字化”和“數(shù)據(jù)化”轉變

在全新的大數(shù)據(jù)時代背景下，相關各級檔案管理單位的數(shù)量也在進一步增加，“大數(shù)據(jù)”檔案管理模式的有針對性提出，對于當前的檔案管理工作，特別是在數(shù)據(jù)化、信息化管理過程中也面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)，這從根本上有效推進傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，進一步進行轉型升級，逐步向數(shù)據(jù)化信息化建設靠攏。在這樣的前提下，在檔案管理工作中，就需要以大數(shù)據(jù)為抓手，使傳統(tǒng)意義上的人工化、扁平化的管理模式有效改變，不能一味的強調(diào)在管理工作中單純進行檔案數(shù)字化，要積極有效的轉變管理思路，從根本上有效確保把檔案管理工作從“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”進行切實有效的轉化。

在實際的操作環(huán)節(jié)，切實有效的進行數(shù)據(jù)化管理，就需要在管理的過程中，以大數(shù)據(jù)為基準，對各項管理工作進行不斷的研究和探索，而不是單純的把錄入檔案目錄和掃描全文進行數(shù)字化的儲存，這種數(shù)字化的管理模式，從某種程度上來說是呆板僵化的“死”的檔案信息，不能真正意義上當作大數(shù)據(jù)背景下的檔案研究標準。在實際的檔案管理過程中，必須要把這種僵化死板的檔案掃描全文和目錄，轉變成活靈活現(xiàn)的大數(shù)據(jù)檔案，從根本上有效實現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化，針對檔案全文的著錄，要有效進行數(shù)據(jù)化加工，針對文本和圖像中的數(shù)字內(nèi)容要進行數(shù)據(jù)化的識別、分類、著錄和標引，通過這樣的方法，才能真正意義上提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，為人們更好的利用檢索詞檢索到與之相對應的答案信息內(nèi)容。

2 檔案“數(shù)據(jù)化”管理的具體實現(xiàn)

2.1 檔案著錄

在上世紀，傳統(tǒng)意義上的檔案著錄方式已經(jīng)發(fā)生了根本上的變化，逐步向現(xiàn)代化的檔案著錄方式進行轉變，其中比較典型的就是英美等發(fā)達國家最先應用了計算機檔案著錄方式，使檔案管理實現(xiàn)了新的突破。在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案“數(shù)據(jù)化”管理從根本上得以實行，就需要依靠檔案著錄數(shù)據(jù)化工作的落實，這方面的工作是整個檔案管理工作的基礎環(huán)節(jié)，檔案著錄質(zhì)量與檔案信息的交換、互通、資源共享以及社會利用等相關方面，都有著巨大的關聯(lián)性，而這方面的基礎工作也是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理的根本前提。當前我國的檔案著錄規(guī)則所涉及的基本內(nèi)容，存在著很多方面的問題，特別是在操作方面，極其容易產(chǎn)生錯誤，另外，我國檔案著錄規(guī)則所適用范圍也比較小，與國際檔案著錄標準要求存在著很大的差距，不能從根本上真正意義上做到對檔案的內(nèi)容特征、背景、系統(tǒng)來源等一系列相關方面進行逐一的著錄。同時，我國的檔案著錄規(guī)則沒有以全宗和類別為對象的著錄，與國際先進成熟的規(guī)范模式進行相對應的對比，要想從根本上真正確保我國的檔案管理實現(xiàn)“數(shù)據(jù)化”模式，就一定要從根本上有效結合國際的檔案著錄規(guī)則規(guī)范，有效調(diào)整和完善我國的檔案著錄規(guī)則，在最大程度上有效推進我國檔案著錄工作實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理。

2.2 檔案全文數(shù)據(jù)庫

我們所稱之為的檔案全文數(shù)據(jù)庫，主要指的是集檢索與文獻全文提供于一體的網(wǎng)絡性數(shù)據(jù)資源集合體。有針對性的建立健全檔案全文數(shù)據(jù)庫，可以在最大程度上有效規(guī)避人工查閱文獻書目的復雜性，使人們的閱讀文獻的方式能夠得以有效簡化，更能夠切實有效的為讀者提供方便快捷的在線全文閱讀服務。建立檔案全文數(shù)據(jù)庫要從多個方面著手，促進軟件硬件等相關方面都要有效優(yōu)化和完善，具體內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下三個方面：方面：第一，有效構建檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)據(jù)庫構建的根本宗旨是為了在最大程度上有效滿足層次不同、需求不同以及在各方面都存在巨大差異的利用者，對于檔案的客觀需求，針對這樣的情況，在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立過程中，所涉及的數(shù)據(jù)內(nèi)容以及覆蓋范圍是否足夠均衡，是最關鍵的因素，決定著是否能夠真正意義上滿足利用者的客觀需要。在大數(shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)庫的數(shù)量和質(zhì)量都要充分滿足信息包羅萬象、內(nèi)容豐富的基本要求，數(shù)據(jù)庫的建立要體現(xiàn)出政治、經(jīng)濟、軍事、文化教育等一系列眾多內(nèi)容和各個階段的檔案信息，相關方面的信息都要更真實完整并條理清楚的體現(xiàn)在檔案管理中。第二，有效建立健全檔案檢索系統(tǒng)。檔案檢索系統(tǒng)有著至關重要的作用，它是用戶檢索和找到檔案的關鍵所在。在檔案檢索系統(tǒng)的設計過程中，要確保界面有的比較簡潔的設計，并且在內(nèi)容方面要覆蓋全面完整，在檢索的過程中，要有關鍵詞檢索、目錄檢索、主題檢索等多種多樣的入口，從根本上有效滿足不同利用者的客觀需求。第三，有效建立健全檔案服務功能。從某種程度上來說，在這方面的建設上，很多的檔案管理部門都存在著很多方面的問題，在服務功能方面都做得不夠深入細致和全面，不具備優(yōu)質(zhì)的服務意識，在網(wǎng)上服務的理念沒有真正得到貫徹落實。

2.3 檔案大數(shù)據(jù)平臺模型構建

檔案大數(shù)據(jù)平臺模型的有效構建，從某種程度上來說，是現(xiàn)有的檔案部門針對十分龐雜的檔案信息進行切實有效數(shù)據(jù)化管理的一種有效辦法，使檔案充分實現(xiàn)“數(shù)據(jù)化”。從根本上來講，大數(shù)據(jù)平臺構建主要分為以下幾個層面，分別是：基礎層、管理層、分析層和應用層。在具體的檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，必須要充分的考慮到檔案管理工作所涉及的相關方面的工作內(nèi)容，例如，收集、整理、鑒定等一系列相關方面的工作，要著重考慮到這些工作在實際檔案大數(shù)據(jù)平臺模型構建中的對接問題，建立健全與之相對應的檔案部門的大數(shù)據(jù)平臺?；A層所起的作用，主要是在最大程度上為檔案大數(shù)據(jù)平臺的運行切實有效的提供基礎支撐，分析層的基礎是互聯(lián)網(wǎng)的服務體系，它以此為基礎，針對數(shù)據(jù)進行相應的存儲、處理和挖掘等相關方面的分析工作。應用層主要是對于檔案利用者而言的，就其本質(zhì)而言，檔案大數(shù)據(jù)平臺的構建根本宗旨就是為了適當利用者更有效的獲取檔案信息，在設計的過程中，要著重考慮到檔案館藏的種類、內(nèi)容、規(guī)模等相關方面的內(nèi)容，同時設計簡單檢索和高級檢索，提供更人性化的檔案服務，例如，設計好實時在線交流服務等。

3 結語

綜上所述，有針對性的對于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案“數(shù)據(jù)化”管理進行深入細致的分析和探究，是十分重要而且必要的，在建設和管理的過程中，要真正融入大數(shù)據(jù)化的技術，秉持以用戶為中心的理念，對檔案信息和檔案管理著重加強數(shù)據(jù)化的開發(fā)和利用，確保檔案的數(shù)據(jù)化管理工作平穩(wěn)有序的推進。

參考文獻

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