余曉云

摘 要：近年來，圖書市場的需求量不斷增長，出版業(yè)書稿檔案作為圖書出版這個龐大工程中的一部分，正在默默的作出自己的貢獻。然而筆者卻發(fā)現(xiàn)，在新技術(shù)形勢帶來的沖擊下，以及相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)水平較低的現(xiàn)狀中，出版業(yè)書稿檔案的管理工作似乎已經(jīng)讓人們漸漸地忽視了。本文以出版業(yè)書稿檔案面臨的問題為出發(fā)點，探討重視并加強出版業(yè)書稿檔案的管理意義，并提出幾方面的管理建議，希望能加強出版業(yè)書稿檔案管理人員的重視，從而推進出版業(yè)書稿檔案管理方面的改革。

關(guān)鍵詞：出版業(yè)；書稿檔案；管理探究

1 出版業(yè)書稿檔案

1.1 出版業(yè)書稿檔案概念

出版業(yè)書稿檔案就是指圖書編輯出版過程中形成的，為國家出版業(yè)保存各種形式的價值的一種記錄。出版業(yè)書稿檔案是圖書編輯出版過程的歷史檔案，歸屬于國家檔案。圖書出版是一個系統(tǒng)的項目，需要一系列的制作程序，如選定的主題、撰寫書稿、審閱書稿、編輯和處理等等。書稿檔案的作用是顯而易見的，它是國家檔案中不可分割的一部分。因此，每個出版業(yè)都有責(zé)任重視并做好書稿檔案的工作。

1.2 出版業(yè)書稿檔案特點

1）具有真實性與完整性。每種類型書的出版過程都包括一系列文件，如書稿、審稿建議、與作者的通信、校樣等內(nèi)容，以便于分組、編號和后期的搜索。

2）保密程度相對較低。除少數(shù)書籍和期刊（限量版）外，大多數(shù)書籍和期刊都已出版，稿件的保密程度相對較低。

3）形式不統(tǒng)一。書稿檔案記錄包含書稿原稿、文書材料，手稿校樣和照片等等。這些材料具有不同的規(guī)格，所以書稿文件的形式也各不相同。

1.3 書稿檔案的管理情況

1）書稿檔案的隸屬關(guān)系：不同出版社檔案管理的工作是在同級檔案行政管理部門的規(guī)劃、組織和協(xié)調(diào)框架內(nèi)進行的，在相同的制度下，由主管理事機構(gòu)確保檔案的管理、監(jiān)督和檢查。

2）書稿檔案的管理職責(zé)：所有出版社都必須建立檔案館，集中統(tǒng)一管理書稿檔案。編輯室負責(zé)稿件文件的編輯收集后的組織和分類，總編室負責(zé)檔案的分類、管理和定期交付檔案機構(gòu)。

3）書稿檔案歸檔范圍：包括選定題目、約稿發(fā)稿出版記錄、出版合同、協(xié)議及有關(guān)電話記錄、文字記載；包括責(zé)任編輯初審、編輯室主任復(fù)審在內(nèi)的審核評論及責(zé)任編輯加工整理記錄；與作者的通信（交易問題除外）和反向意見等。

2 出版業(yè)書稿檔案面臨的問題

2.1 圖書品種與數(shù)量變化帶來的影響

隨著人類文化的不斷進步，圖書的出版方面已經(jīng)越來越貼近人們的生活，甚至每一個人都可能是一個潛在的出版者。在這種大環(huán)境下，近年來，無論在綜合性出版社還是在專業(yè)性出版社中，其圖書出版的品種也都隨市場需求呈直線式增長。據(jù)統(tǒng)計，各出版社的出書量每年都在翻番，出版業(yè)書稿檔案的涵蓋面也越來越廣，書稿檔案管理中，與書稿有關(guān)的文字材料也成為管理的一部分，這就導(dǎo)致書稿檔案的管理工作量變大，而且日漸繁瑣，管理起來的困難程度也逐漸增加。

2.2 新技術(shù)形式帶來的沖擊

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展越來越迅猛，帶來的各種新理念與新技術(shù)對各個行業(yè)都有著不小的沖擊，特別是電子科技無紙化的模式，使得書稿檔案的傳統(tǒng)載體模式受到了很大的影響，書稿檔案管理方式也在悄然發(fā)生著一系列的變化。在傳統(tǒng)出版業(yè)書稿檔案管理的進程中，現(xiàn)有的管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足出版業(yè)書稿管理的需求，如果不能與新科技形式相匹配，則可能產(chǎn)生書稿檔案管理運作困難、管理系統(tǒng)混亂，甚至出現(xiàn)阻礙出版業(yè)發(fā)展的狀況。

2.3 相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)水平較低

在傳統(tǒng)觀念中，書稿檔案的管理被人們認為是一項輕松的工作，筆者經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，甚至在有些地區(qū)，檔案室的工作被人們稱作“養(yǎng)老區(qū)”，一般都是安排即將退休的老同志，甚至殘疾人員負責(zé)管理檔案工作，對于出版業(yè)的書稿檔案管理工作來說，這種現(xiàn)象更為常見，他們在檔案管理工作方面普遍沒有經(jīng)驗，工作缺乏熱情，自然難以勝任管理工作。在科技迅猛發(fā)展的新形勢下，檔案工作對科技知識的掌握要求越來越高，計算機技術(shù)也已經(jīng)普遍運用于各類檔案的管理工作中，這就導(dǎo)致有些出版業(yè)書稿檔案的管理人員在技術(shù)方面比較匱乏，很難形成自己的管理體系，更不用說對檔案后期的查找和利用了。

3 重視并加強出版業(yè)書稿檔案的管理意義

3.1 出版業(yè)書稿檔案具有歷史價值

書稿檔案作為圖書歷史的重要組成部分，其本身就在一定程度上代表著人類文化歷史的精神，與所有的物質(zhì)產(chǎn)品類似，書稿檔案也有著很高的歷史價值，甚至可以體現(xiàn)人類發(fā)展進程中思維發(fā)展的變化，特別是那些經(jīng)過時間沉淀下來的書稿，它們更具有跨時代的歷史價值。書稿檔案作為重要的文化載體對后人有著巨大的研究意義，諸如一些學(xué)者對書稿的修改記錄中，可以成為研究作者所處年代文化思想的歷史依據(jù)。

3.2 出版業(yè)書稿檔案具有使用價值

書稿檔案這一載體的特殊性和不可替代性，決定了書稿檔案存在的歷史意義，以及在出版社各項編輯工作中的重要地位，它不僅是出版業(yè)歷史的憑證，還是檔案的價值所在，無論是對編輯個人還是出版業(yè)來說都有著相當(dāng)重要的作用。所以出版業(yè)書稿檔案不僅為了收藏而存在，它的使用價值也是不可忽視的。每本書作為一個特有的存在，在出版業(yè)中有著屬于自己的地位，而它對于作者來說，不僅是一種成果，更是作家出版作品的一種依據(jù)，甚至是一項有效的法律憑證。諸如在版權(quán)糾紛或其他出版問題的糾紛中，書稿檔案所起的作用就顯得尤為重要，如果書稿檔案資料比較完整，意味著原始證據(jù)也有跡可循，作家的合法權(quán)益也會受到保障。

3.3 出版業(yè)書稿檔案具有收藏價值

書稿檔案在中華悠久的民族歷史長河中擁有著一定的獨特性，它傳承著中華歷史文化的演變過程，特別是保存下來的幾百年甚至上千年的珍貴手跡，是其它歷史文物所不能代替的，甚至可以作為具有觀賞及收藏價值的文物來管理，這對于歷史文化進程的研究也有著重要的意義。其中具有歷史價值甚至科學(xué)價值的書稿，對于研究文化的傳承也有著重要的意義，書稿的完整性跟真實性也影響著文化收藏進程，所以出版業(yè)書籍檔案中對于具有研究價值、收藏價值的書稿檔案，其管理方面的重要性不言而喻。

4 重視并加強出版業(yè)書稿檔案的管理建議

4.1 融入科學(xué)技術(shù)，完善管理制度

1）提高書稿檔案高檢索效率。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，書稿檔案管理工作應(yīng)立足于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，并以能夠迅速提高工作質(zhì)量為目標(biāo)，進一步發(fā)揮書稿檔案的作用。各出版業(yè)都應(yīng)加快完善書稿檔案的內(nèi)容，提高檢索效率，擴大其作用。書稿檔案可按出版或出版時間的順序排序，并建立一份備案表。為了便于搜索使用，備案表可以單獨使用，具體取決于書的類別和書名的拼音前綴，可以大大提高日后使用時的檢索速度。

2）建立完備的檔案管理系統(tǒng)。科技的進步與發(fā)展，不僅對傳統(tǒng)的出版業(yè)書稿檔案管理帶來了不小的沖擊，同時也在一定程度上帶來了技術(shù)上的便利。在出版的方式中也能看出網(wǎng)絡(luò)傳輸以及激光排版等技術(shù)的不斷進步，大大縮短了出版圖書的周期。而出版業(yè)書稿檔案的管理也應(yīng)依賴于計算機及科技的迅猛發(fā)展，在建立檔案、排序檢索等方面，都可以利用相關(guān)現(xiàn)代技術(shù)，更加快速簡便的建立起完備的檔案管理系統(tǒng)，完善建立相關(guān)書稿檔案管理的現(xiàn)代化機制模式，達到出版業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化。

3）定期對書稿檔案進行檢查。出版業(yè)書稿檔案管理工作是一件任重而道遠的工作，書稿檔案也隨著時間的推移產(chǎn)生著細微的變化，特別是一些年代比較久遠的書稿檔案，有用圓珠筆抄寫或復(fù)寫紙打印成的內(nèi)容，在收藏過程中難免會出現(xiàn)字跡褪變的現(xiàn)象，這就要求管理工作需要對這類書稿檔案進行定期的檢驗工作，甚至需要進行搶救工作，加大對書稿檔案的保護，避免造成不必要的損失。

4.2 規(guī)范出版業(yè)書稿檔案工作人員管理制度

如今科技的進步使得檔案管理工作更加依賴于電子計算機技術(shù)，而相關(guān)工作人員自身的工作情況卻不容樂觀，不僅工作能力有待提高，他們的工作態(tài)度也較為消極。筆者認為，為了做好書稿檔案管理的工作，首先，領(lǐng)導(dǎo)必須意識到管理工作的重要性，為這個職位配備優(yōu)秀的員工，而且必須具有一定的職業(yè)熱情。其次，確保為書稿檔案的管理者提供必要的學(xué)習(xí)的機會，管理人員應(yīng)該定期進行相關(guān)培訓(xùn)，相關(guān)技術(shù)能力也必須隨之進一步加強，以保證出版業(yè)書稿檔案資料的完善性與規(guī)范性。并建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，對書稿檔案的保管立卷、搜索使用等做出具體的規(guī)定。最后，應(yīng)該讓書稿檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，提高他們的自身專業(yè)素質(zhì)，明確管理責(zé)任，按照規(guī)定的制度嚴格要求自己，不斷調(diào)動管理工作的積極性。

4.3 增加出版業(yè)書稿檔案的利用率

出版社的書稿檔案首先應(yīng)該致力于日常翻閱、調(diào)取的需要，書稿檔案管理人員應(yīng)對每一類圖書的書稿檔案，做出完善的資料編輯與后期的整理排序。而出版業(yè)書稿檔案不僅僅是為了妥善收藏而進行管理，其法律方面的作用也是巨大的，這就要求書稿檔案管理人員在日常工作中，應(yīng)注意搜集積累書稿檔案的相關(guān)資料，為提供法律依據(jù)做好充足的準備。管理者必須能勝任檔案領(lǐng)域的工作，了解書稿內(nèi)容，認真研究有參考價值的書稿內(nèi)容，不斷總結(jié)工作的經(jīng)驗教訓(xùn)，經(jīng)過整理及時反饋給有關(guān)人員，并從中找到規(guī)律性和重要的參考價值，使出版業(yè)的書稿檔案工作適應(yīng)新形式下的發(fā)展，加大出版業(yè)書稿檔案的利用率。

5 結(jié)語

出版業(yè)書稿檔案管理工作對我國圖書檔案工作的影響重大，在一定程度上也對社會的發(fā)展盡著自己的一份力量，但是正因為它的作用是潛移默化的，并不是立竿見影的即時效應(yīng)，所以很容易被人們忽略，也鮮有人立志于從事書稿檔案管理方面的工作，而對書稿檔案管理的改革方面也更是少有人去進行探索，在某些地區(qū)，出版業(yè)書稿檔案管理工作甚至被認為是一項不重要、不起眼的工作。筆者希望本文能夠給出版業(yè)書稿檔案的管理工作者帶來一些啟發(fā)，在如今科技迅猛發(fā)展的新環(huán)境下，能夠?qū)鹘y(tǒng)的書稿檔案管理工作進行改革，推動出版社工作的不斷發(fā)展，為我國的文化建設(shè)方面做一份貢獻。

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