摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，我國高校的檔案管理工作仍存在著許多問題，面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，大數(shù)據(jù)時代下如何解決高校檔案智能化管理是一個亟需解決的問題。高校只有積極采取措施解決這一問題，抓住大數(shù)據(jù)時代的機遇，才能推動高校檔案管理工作朝著智能化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；高校檔案；智能化

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，高校檔案智能化管理出現(xiàn)了許多新的特點。與此同時，許多高校的檔案管理仍然存在著檔案管理意識淡薄，技術(shù)水平低，信息安全意識較差等問題。因此，大力加強高校檔案智能化管理在大數(shù)據(jù)時代是必然的趨勢。高效檔案管理人員應(yīng)大力提升檔案信息化管理意識，做好智能化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的工作，不斷完善檔案管理機制。

1 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的新特征

1.1 高校檔案信息量激增

當(dāng)前，高校招生人數(shù)的不斷增加使得高校檔案信息類別和數(shù)量呈飛躍式發(fā)展，其不僅包含傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的所有內(nèi)容，還包含有大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、視頻、音頻等。高校檔案包含有學(xué)生檔案和人事檔案。學(xué)生檔案是高校檔案重要的組成部分，它能夠記錄學(xué)生在高校學(xué)習(xí)和生活的重要信息，能夠有力的代表學(xué)生不同階段的能力變化和素質(zhì)水平。此外，在學(xué)生走入社會后，高校學(xué)生檔案是學(xué)生獨自面對社會的代表內(nèi)容之一，是高校畢業(yè)生尋求工作的重要憑證，其重要作用不言而喻。

1.2 高校檔案的信息需求增多

在信息化時代，社會對于高校檔案的信息需求量也在快速增加，涉及范圍也在進(jìn)一步擴(kuò)大，需求勢頭成幾何式增長的趨勢。隨著全球化進(jìn)程的不斷加快，用戶對于高校檔案的需求與傳統(tǒng)需求有所不同。由于許多高校學(xué)生在畢業(yè)后會選擇出國留學(xué)或工作，致使對于電子檔案的信息查詢數(shù)量也在不斷增加，相關(guān)學(xué)校和單位會利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子檔案的查閱，如在校期間各科的學(xué)習(xí)成績、學(xué)生的最終學(xué)歷、學(xué)生的英語水平以及其他各項能力證明等等。與此同時，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，法制法規(guī)的不斷完善，國家對于高校檔案的重視程度也在不斷增加，采取相關(guān)措施促使學(xué)校建立校史館、檔案資料館、校園信息館等，方便在校學(xué)生、畢業(yè)生以及教師和行政人員隨時查閱檔案資料。由此可見，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案的信息需求量在不斷增長，用戶對于檔案內(nèi)容和類別的需求也不斷呈多元化發(fā)展趨勢。

1.3 高校檔案信息價值較高

大數(shù)據(jù)時代的重要變化之一就是人們可以快速的從海量信息中篩選出自己想要獲得的信息，并進(jìn)行深入的了解。因此，高校對檔案進(jìn)行智能化的管理是符合時代的要求和用戶的需求。高校對學(xué)生的檔案進(jìn)行整理和保留是十分重要的資源，它不僅可以幫助教師獲取學(xué)生的實際信息，還有利于用人單位深入了解學(xué)生的實際情況。此外，高校是人才的聚集地，高校學(xué)生檔案對于國家的發(fā)展具有重要的意義，同時也是國家制定人才發(fā)展策略的重要參考數(shù)據(jù)之一。由此可見，高效檔案作為真實的、詳細(xì)的數(shù)據(jù)有著其他信息資源無法相比的重要價值。

2 大數(shù)據(jù)時代高效檔案智能化管理的建議

2.1 提升檔案管理者素質(zhì)

作為高校檔案的管理者，必須具有較強的專業(yè)素質(zhì)，其不但要擁有檔案管理專業(yè)的背景，還能熟練使用現(xiàn)代檔案管理設(shè)備，能夠獨立進(jìn)行檔案存檔和保存工作。當(dāng)前，許多高校并不具備專業(yè)的檔案管理工作人員，專業(yè)素質(zhì)較差，信息獲取能力較弱，不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對于檔案智能化管理工作的新要求。面對這一實際情況，高校的管理者應(yīng)面向社會招聘專業(yè)的檔案管理人才，使檔案管理工作趨于專業(yè)化。對于現(xiàn)有的檔案管理工作人員，要定期進(jìn)行檔案專業(yè)知識技能的培訓(xùn)和考核，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對于專業(yè)人才的需要。高校一旦擁有了專業(yè)型人才，其檔案智能化管理水平一定會實現(xiàn)躍升。但必須注意的一點，檔案管理人員不僅要擁有過硬的專業(yè)素質(zhì)，還要具備較高的政治覺悟，擁有正確的人生觀和價值觀，以免因為某些原因造成高校檔案信息泄露，給不法分子可趁之機。具有一大批高科技人才，檔案智能化管理水平也應(yīng)不斷提升。

2.2 完善管理機制，強化科學(xué)管理手段

高校檔案不但記錄了學(xué)生在校期間的實際情況，還包含有學(xué)生大量的個人信息，如家庭收入情況、社會關(guān)系情況、政治情況等等。由于這一特殊性，高校檔案的智能化管理絕不能離開完善的管理機制和科學(xué)管理手段。學(xué)校必須制定正確的管理機制，保證學(xué)生個人信息的安全性，以免給學(xué)生的工作、生活、家庭等帶來不必要的麻煩。當(dāng)前許多高校仍持有重教學(xué)質(zhì)量的提升，輕視教學(xué)管理的情況，忽視管理隊伍建設(shè)的重要作用，不能科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作。當(dāng)前，國家大力推進(jìn)高校檔案工作管理規(guī)范化，深入落實檔案工作“三個體系”建設(shè)，不斷推進(jìn)依法治檔的進(jìn)程。高校檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化管理，有利于完善高校檔案工作機制，建立高校檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，提升檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案工作重要作用，努力實現(xiàn)高校檔案工作為高校師生、高等教育事業(yè)、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的最終目的。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

許多高校的檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備，制約了高校檔案管理工作的信息化運作。先進(jìn)檔案設(shè)備的短缺有多方面的原因，如資金短缺、高校管理者不重視等等。我們能夠清晰的看到，傳統(tǒng)手工進(jìn)行檔案整理和保存的方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下的需求，采用先進(jìn)的信息化設(shè)備進(jìn)行檔案的智能化管理是必然要跨出的一步。以當(dāng)前專業(yè)的檔案數(shù)字化機器Book2net kiosk非接觸式案卷掃描儀為例：首先，本身不具有任何存儲功能，符合國家保密法對于信息保密的要求；第二，具有超高的掃描效率，掃描速度為0.3秒/超A2幅面（彩色600dpi）按每本案卷200頁進(jìn)行實測，每天可掃描約60本案卷，能夠有效保證頁面順序的連續(xù)性完全滿足辦案需求；第三，專業(yè)的掃描功能，為成冊卷宗量身定制左右互降式掃描案卷臺，對于不同厚度卷宗都能輕松掃描。掃描過程鏡頭、光源不走動不移動，增加設(shè)備使用壽命。人性化的掃描設(shè)備，全自動影像處理功能，自動糾偏，自動校正，自動去黑邊等功能。由此可見，先進(jìn)的檔案數(shù)字化機器，不但能高效地對檔案進(jìn)行整理和保存，還能節(jié)省大量的人力資源，滿足智能化管理的需求。

將檔案進(jìn)行智能化管理對于高校來說至關(guān)重要，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作充滿著機遇和挑戰(zhàn)，這就要求高校檔案管理人員能夠充分運用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識，增強檔案智能化管理的能力，充分發(fā)揮高校檔案管理的重要價值，促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展。

作者簡介

劉東旭（1980-），男，漢族，中級檔案管理員，大同市房屋交易權(quán)屬登記管理中心。