摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)電子檔案的管理成為企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容，本文基于電子檔案視角對(duì)檔案管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究分析并針對(duì)這些問(wèn)題提出一些可行的改進(jìn)對(duì)策，以適應(yīng)當(dāng)期檔案管理信息化發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；電子檔案；存在問(wèn)題；對(duì)策建議

電子檔案是在飛速發(fā)展的信息時(shí)代用來(lái)記錄現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴信息資源，是不能復(fù)制的現(xiàn)代人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是社會(huì)信息化的重要組成部分。安全的管理好，有效的利用好這些檔案資源，使之發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值，這是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重大戰(zhàn)略，也是新時(shí)期檔案工作者共同面對(duì)的課題。

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在電子檔案大批量產(chǎn)生的信息時(shí)代，研究基層檔案管理部門電子檔案的管理是為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要。中小企業(yè)檔案室作為最基層的檔案管理部門在管理中存在哪些問(wèn)題，值得我們?nèi)ヌ剿骱脱芯俊?/p>

1 電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 制度上，需要有可操作性的細(xì)化規(guī)定

在制度框架設(shè)計(jì)上，電子檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置是在原有的行政組織體系基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)單的加大技術(shù)部門和操作人才的比重，且在檔案部門主要領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)上仍然卻反科學(xué)合理的職能和設(shè)計(jì)。因此，檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)籌控制力仍較弱，缺乏統(tǒng)一有效的領(lǐng)導(dǎo)和控制。在管理體制上基本仍屬于分段管理模式，前期文件處理和后期檔案管理分別操作，導(dǎo)致在技術(shù)方法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上缺乏統(tǒng)一和銜接。分散管理現(xiàn)象嚴(yán)重及檔案行政主管部門職權(quán)限制，使得檔案管理工作仍局限于簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)和流通，真正實(shí)現(xiàn)全程管理和集中統(tǒng)一管理還有一定的差距。

基層檔案室在制定電子檔案管理制度時(shí)太具有針對(duì)性，缺少普遍性，有的電子檔案的管理只是簡(jiǎn)單的事后管理，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案即可；有的重視檔案管理的行業(yè)檔案室已經(jīng)參與到電子檔案產(chǎn)生的全過(guò)程，做到全程管理和前端控制；有的檔案管理意識(shí)超前的行業(yè)已做到特色應(yīng)用，與業(yè)務(wù)內(nèi)容銜接，在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中能隨時(shí)查閱電子檔案。企業(yè)檔案室電子檔案的管理制度急需制定，且應(yīng)該在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定適合本企業(yè)檔案室應(yīng)用的電子檔案的管理規(guī)范。

1.2 主觀上，對(duì)電子檔案管理的意識(shí)有待加強(qiáng)

檔案管理人員的職責(zé)是維護(hù)檔案的完整和安全。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理人的意識(shí)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，要有電子檔案管理的意識(shí)。但長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理人員只注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，認(rèn)為只要有紙質(zhì)檔案存在，其他的檔案形態(tài)都無(wú)所謂，電子檔案缺少了可以再次數(shù)字化，實(shí)際上，這種想法是錯(cuò)誤的，電子檔案包含的內(nèi)容包羅萬(wàn)象，不僅是數(shù)字化后的電子檔案，還包括信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的過(guò)程性文件，即電子檔案包含的信息是大于紙質(zhì)檔案所顯示的內(nèi)容的。

隨著企業(yè)檔案室內(nèi)電子檔案數(shù)量的增多和形式的多樣化，要求檔案管理人員從“我”做起，加強(qiáng)電子檔案管理的意識(shí)，增強(qiáng)科學(xué)管理檔案的技能，了解電子檔案的特點(diǎn)，掌握電子檔案歸檔原則和電子檔案的可讀性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定與檢查，確認(rèn)電子文件信息內(nèi)容、元數(shù)據(jù)和背景信息的知識(shí)；還要數(shù)量掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的技能。因此，提高檔案管理人員對(duì)于電子檔案管理的意識(shí)尤為重要，意識(shí)決定于人的行動(dòng)，只有意識(shí)的提升才會(huì)有高效的行動(dòng)，才會(huì)有更行之有效的管理手段。

1.3 人員上，需要有檔案技術(shù)工程管理者

企業(yè)檔案室的管理人員較少，人才匱乏，缺少知識(shí)全面的復(fù)合型人才。檔案室以往都注重于紙質(zhì)檔案的管理，但在信息時(shí)代的大背景下，必須參與到電子檔案的管理中，而電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等；同時(shí)，還要知曉所在企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，了解業(yè)務(wù)內(nèi)容。它要求必須將這些學(xué)科溶于一體，否則無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行有效管理。

檔案室內(nèi)電子檔案的管理要求檔案人員參與到電子文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)中，了解電子文件產(chǎn)生的背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)格式，再和電子檔案管理的信息相匹配，羅列出符合檔案管理的數(shù)據(jù)字段要求和業(yè)務(wù)需求的檔案信息；還需加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中節(jié)點(diǎn)信息的管理。全程參與電子文件產(chǎn)生的全過(guò)程，前端介入，從電子文件產(chǎn)生的源頭抓起；后端利用，再次與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中顯示檔案產(chǎn)生的全過(guò)程。

在信息時(shí)代，電子檔案的實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程、技術(shù)工程；電子檔案的管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程管理；企業(yè)檔案室電子檔案的管理即是檔案技術(shù)工程管理又是相關(guān)行業(yè)業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理，是一跨學(xué)科的系統(tǒng)工程。因此，在目前企業(yè)檔案室電子檔案高速發(fā)展時(shí)期，急需跨學(xué)科管理的復(fù)合型人才。

1.4 手段上，需要利用新技術(shù)增強(qiáng)管理力度

目前，企業(yè)檔案室的電子檔案管理只注重電子檔案自身的安全性問(wèn)題。檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問(wèn)題，而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來(lái)巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。現(xiàn)在最普遍的做法是使用系統(tǒng)的人有權(quán)限，還有日志，通過(guò)這些來(lái)判斷，但黑客真的防不勝防??！

企業(yè)檔案室在日常的管理工作中努力維護(hù)電子檔案本身的安全，電子檔案都加有水印，也采取了許多新技術(shù)新措施來(lái)增強(qiáng)管理力度，如密碼技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、防病毒技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)等，通過(guò)各種技術(shù)手段，確保電子檔案內(nèi)容的正確性。

1.5 管理模式上，應(yīng)該相對(duì)統(tǒng)一

企業(yè)檔案室電子檔案的管理是根據(jù)各行業(yè)管理的需要和機(jī)構(gòu)設(shè)置的不同，管理模式有所變化，比較于紙質(zhì)檔案相對(duì)集中統(tǒng)一管理的模式，電子檔案的管理呈現(xiàn)更加多樣的模式。檔案室由于承擔(dān)了檔案管理的職能，一般情況下，紙質(zhì)檔案不管是定期移交給同級(jí)綜合性檔案館還是長(zhǎng)期保管在檔案室，都會(huì)由檔案室負(fù)責(zé)收集、整理和保管。而電子檔案的管理就相對(duì)復(fù)雜：1）電子檔案集中保存在區(qū)域內(nèi)的綜合性檔案館或集中于行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的主管部門，檔案室只是負(fù)責(zé)收集和備份。這種做法體現(xiàn)在電子檔案管理比較成熟的行業(yè)系統(tǒng)，檔案室只是簡(jiǎn)單的收集和利用。2）電子檔案完全保存在行業(yè)系統(tǒng)檔案室，這種做法使電子檔案的管理比較孤立。做的差點(diǎn)的單位就只是簡(jiǎn)單的目錄電子化，做的好的有完整的檔案管理信息系統(tǒng)，所有的檔案數(shù)據(jù)入數(shù)據(jù)庫(kù)。但電子檔案在系統(tǒng)內(nèi)還是一個(gè)孤立的群體，沒有和業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連，也沒有形成檔案數(shù)據(jù)的共享。3）由上級(jí)檔案管理部門集中統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用系統(tǒng)，行業(yè)系統(tǒng)檔案室存有分布的能及時(shí)與中心數(shù)據(jù)庫(kù)交換的數(shù)據(jù)庫(kù)。

1.6 檔案利用方面，能否做到數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)交換和信息發(fā)布

電子檔案利用是指用戶通過(guò)電子檔案檢索系統(tǒng)查找出所需電子檔案的信息，并使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值的過(guò)程。從電子檔案利用來(lái)看，用戶憑借電子檔案檢索系統(tǒng)查檢出所需的電子檔案，是電子檔案內(nèi)容價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的前提，因?yàn)橛脩糁挥胁闄z到所需的電子檔案才能利用電子檔案，而電子檔案內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)則是其目的。[1]

在電子檔案的發(fā)展初期，電子檔案的管理是孤立的、單獨(dú)的，有可能只是簡(jiǎn)單的一臺(tái)計(jì)算機(jī)就能建立電子目錄和掃描影像件，查詢利用可摒棄掉老式的紙質(zhì)的索引目錄，而依靠這臺(tái)電腦；隨著信息化的發(fā)展，檔案室內(nèi)部幾臺(tái)設(shè)備就能通過(guò)路由器建立起小型的網(wǎng)絡(luò)，在檔案室內(nèi)部可以方便查閱；現(xiàn)今大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案急速發(fā)展，檔案室內(nèi)電子檔案的管理也不再是孤立的，與上級(jí)單位的檔案室、企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)之間都有相關(guān)，基本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可查閱檔案信息；行業(yè)之間，還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

2 解決電子檔案管理問(wèn)題的有效措施

鑒于電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)和目前電子檔案管理存在的諸多問(wèn)題，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該加大措施，從規(guī)章制度上、管理措施上、人才儲(chǔ)備上下功夫，做好電子檔案的安全管理和有效利用。

2.1 細(xì)化電子檔案管理的規(guī)章制度

電子文件的運(yùn)作和管理必須建立在一整套科學(xué)的、合理的標(biāo)準(zhǔn)化之上，其嚴(yán)格程度和對(duì)系統(tǒng)性的要求，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。[2]

由于檔案室電子檔案的管理具有特殊性，檔案室即是電子檔案產(chǎn)生的部門，也是電子檔案收集的部門，同時(shí)也是電子檔案流出的部門。且電子檔案管理的模式和方式多樣，因此，規(guī)章制度應(yīng)該細(xì)化，對(duì)電子檔案的產(chǎn)生過(guò)程和管理節(jié)點(diǎn)都應(yīng)有規(guī)范。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子檔案，檔案室的制度明確前端控制原則、全程管理原則，檔案室參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中節(jié)點(diǎn)的文件管理；對(duì)于檔案室中產(chǎn)生的電子檔案，規(guī)定數(shù)字化的全流程管理和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中歸檔的電子文件的整理原則；后期，電子檔案的應(yīng)用，更應(yīng)該明確電子檔案查閱的流程管理和在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)用管理；總而言之，電子檔案規(guī)章制度的細(xì)化，使整個(gè)電子檔案的安全管理和有效利用有章可循，有依可據(jù)。企業(yè)檔案室管理的檔案門類較多，但各門類檔案的管理是疏通同歸的，檔案室內(nèi)部基本的電子檔案的管理流程是一致的，應(yīng)建立一套電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等流程的制度辦法，以促進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化管理。

2.2 制定電子檔案的各項(xiàng)管理措施

對(duì)于電子檔案的管理，筆者認(rèn)為應(yīng)該通過(guò)制度，確定各項(xiàng)管理措施，規(guī)范源頭，確定流向，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

規(guī)范電子檔案產(chǎn)生的源頭，由于電子檔案產(chǎn)生方式的多樣性，造成收集源頭的多樣性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的所有電子文件必須及時(shí)歸入檔案室的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔作為業(yè)務(wù)辦結(jié)的標(biāo)志；檔案室中原有的紙質(zhì)檔案或者是業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，以數(shù)字化加工的形式產(chǎn)生電子檔案，及時(shí)歸入電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，檔案室需參與到企業(yè)系統(tǒng)中所有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)和文件產(chǎn)生的背景信息都要及時(shí)了解，以便收集。

確定電子檔案的流向。通過(guò)電子檔案的收集，各類電子文件和紙質(zhì)檔案的影像件都會(huì)歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但這些數(shù)據(jù)只是沉淀在檔案室內(nèi)部，提供檔案室人員的利用或者整個(gè)行業(yè)系統(tǒng)的利用。因此，電子檔案需通過(guò)制度確定電子檔案的流向，電子檔案最終的流向是綜合性檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)行政區(qū)域內(nèi)電子檔案的數(shù)據(jù)共享；或流向行業(yè)系統(tǒng)的專業(yè)檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)行業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)共享。

實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。電子檔案能達(dá)到有效利用的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，單純的企業(yè)檔案室內(nèi)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，只是一個(gè)信息孤島，只保管有本單位的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量單一又利用率低，以前的數(shù)據(jù)查找不全甚至查找不到，要加強(qiáng)同企業(yè)信息化管理部門合作，學(xué)會(huì)借用外力，以解自身能力之困，共同將電子檔案管理好、利用好，真正做到企業(yè)信息共享、技術(shù)共享、克服信息“孤島現(xiàn)象”，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作能起到業(yè)務(wù)參考的價(jià)值，發(fā)揮企業(yè)檔案的更大作用。

2.3 培養(yǎng)知識(shí)全面的檔案管理人才

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案應(yīng)用的普及，使得檔案管理工作逐步從原有的手工式簡(jiǎn)單勞動(dòng)向智能化、便捷化發(fā)展；傳統(tǒng)的檔案管理模式和格局都發(fā)生了變化，從注重庫(kù)房集中式管理向檔案大數(shù)據(jù)集群和云存儲(chǔ)方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案資源向數(shù)據(jù)信息方向的發(fā)展。這就要求檔案管理人員不僅要有檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)有計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用知識(shí)；且還應(yīng)具備所處行業(yè)系統(tǒng)從業(yè)人員必須擁有的專業(yè)知識(shí)。

檔案管理人才是企業(yè)做好電子檔案管理的關(guān)鍵，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化人才的招聘以及培養(yǎng)，電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，它對(duì)于檔案管理信息化人才要求較高。檔案管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)檔案管理信息化專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，包括信息技術(shù)、法律、管理學(xué)科以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的學(xué)習(xí)，另外，企業(yè)還應(yīng)該加大對(duì)于新技術(shù)的引進(jìn)，從資金、技術(shù)等各個(gè)方面做好電子檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)。

總之，企業(yè)電子檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的內(nèi)容，電子檔案給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)，在新時(shí)期的時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展是一種必然趨勢(shì)，而作為檔案室的檔案管理人員，要深入認(rèn)識(shí)并積極適應(yīng)電子檔案所帶來(lái)的新變化，明確電子檔案管理中可能出現(xiàn)的新問(wèn)題及注意事項(xiàng)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理問(wèn)題的研究和創(chuàng)新，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的發(fā)展邁向一個(gè)新高度。

參考文獻(xiàn)

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[3]李財(cái)富.創(chuàng)新：檔案學(xué)發(fā)展的不竭動(dòng)力[J].檔案學(xué)通訊，2000（4）：4.

作者簡(jiǎn)介

儲(chǔ)軍（1968-），男，副研究館員，現(xiàn)供職于上海老港廢棄物處置有限公司檔案室，研究方向：企業(yè)檔案工作等方面。