王穎

摘 要：社會發(fā)展至今，行政管理也逐漸向著信息化方向轉(zhuǎn)變。目前我國各級政府都開始建設(shè)網(wǎng)上行政審批系統(tǒng)，并由此產(chǎn)生了大量的行政審批檔案，因此此類行政審批檔案的電子文件歸檔需求不斷攀升。然而，在實(shí)際的行政審批電子文件歸檔當(dāng)中仍然存在相應(yīng)的問題。為此，本文針對如何做好行政審批電子文件歸檔工作進(jìn)行探討，并由此推出相應(yīng)的歸檔管理建議以供參考。

關(guān)鍵詞：行政審批檔案；電子文件；歸檔管理

近幾年，我國多數(shù)地區(qū)大力開展“最多跑一趟”的行政體制改革，促使各地行政、服務(wù)交流、監(jiān)察等功能實(shí)現(xiàn)一體化轉(zhuǎn)變，達(dá)成多級聯(lián)動的政務(wù)整合新模式。這種新模式能夠有效將相關(guān)權(quán)力并入數(shù)據(jù)系統(tǒng)，同時促使各個行政服務(wù)中心各種受理文件的電子化及申報(bào)的在線化轉(zhuǎn)變，真正實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)開展與信息共享協(xié)同發(fā)展，提高群眾與企業(yè)辦事效率。主要是由于多數(shù)行政審批服務(wù)更加注重服務(wù)的開通和運(yùn)行流暢及業(yè)務(wù)穩(wěn)定情況等，對行政審批文件的歸檔保存于憑證價值并未起到應(yīng)有的重視[1]。如今審批辦件數(shù)量持續(xù)增多，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)隨之不斷增大，相應(yīng)的行政審批電子文件歸檔任務(wù)變得更為緊迫，因此做好行政審批電子文件歸檔工作很有必要。

1 行政審批電子文件歸檔存在的問題

1.1 行政審批檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱

國家檔案管理部門針對各機(jī)關(guān)文件歸檔的范圍和檔案保管的期限進(jìn)行了明確規(guī)定。然而，仍然有多數(shù)審批部門內(nèi)檔案室只是針對最終審批結(jié)果的紅頭文件實(shí)施歸檔處理，并且整個審批當(dāng)中所存在的申報(bào)、辦理材料都分別保存于行政審批中心與機(jī)關(guān)內(nèi)部職能處理室等，難以實(shí)現(xiàn)有效的集中統(tǒng)一化管理。比如國內(nèi)有的省份政務(wù)辦理中心每年審批辦件在10萬件以上，并且所針對的各個事項(xiàng)具體申報(bào)和辦理材料都差異明顯，通常是對相關(guān)文件辦理完后集中堆放。主要是由于各審批單位并未形成業(yè)務(wù)審批檔案的統(tǒng)一、規(guī)范化管理意識，同時也未形成專門的檔案規(guī)范管理計(jì)劃。這種檔案管理基礎(chǔ)薄弱的情況，直接致使行政審批電子文件歸檔工作無據(jù)可依，難以明確電子材料的歸檔范圍。

1.2 審批電子文件歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)模糊

當(dāng)前多數(shù)政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)內(nèi)，關(guān)于審批辦理的資料和過程結(jié)果等都可進(jìn)行在線查詢、檢索和展示，因此有人認(rèn)為只需要通過系統(tǒng)的運(yùn)行和備份即可實(shí)現(xiàn)歸檔管理。這一想法是錯誤的，因此電子文件本身并未設(shè)定定期在線和離線歸檔的功能，因此在一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的長期保存當(dāng)中，緊隨業(yè)務(wù)量的不斷增加和頻繁使用，一些數(shù)據(jù)難以直接從檔案資源建設(shè)和信息安全的角度實(shí)施管控，一旦產(chǎn)生安全風(fēng)險(xiǎn)最終將引發(fā)嚴(yán)重的后果。并且多數(shù)政府服務(wù)系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)辦理應(yīng)用系統(tǒng)基本一致，其并不利于進(jìn)行信息的存放和組織保存，因此審批電子文件歸檔工作仍然需要從整體系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行有序分化、重新組織與整理[2]。具體要求電子文件歸檔需保證完整、真實(shí)、可用及安全的四性要求。同時需符合數(shù)字檔案館及檔案資源共享的后續(xù)管理利用平臺技術(shù)要求。目前多數(shù)檔案室針對審批電子文件歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，較為模糊。

1.3 缺乏多級聯(lián)動行政審批平臺統(tǒng)一歸檔操作經(jīng)驗(yàn)

首先，相關(guān)檔案管理部門對于政務(wù)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及運(yùn)行機(jī)制了解不足，直接從某種程度上制約和影響了電子歸檔工作的開展。有部分政務(wù)服務(wù)網(wǎng)本身成立了一個典型集中式行政審批平臺，其直接借助平臺上的統(tǒng)一模板、審批單位自建系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)審批互通。其內(nèi)部信息的實(shí)際存儲結(jié)構(gòu)與方式相比電腦屏幕的直觀顯示結(jié)果存在明顯的差異。其中一些固定不變適合歸檔的數(shù)據(jù)，部分屬于動態(tài)實(shí)時更新，并不適合歸檔數(shù)據(jù)。其次，通過政務(wù)服務(wù)平臺所實(shí)施的電子文件歸檔，將直接影響傳統(tǒng)歸檔和移交接收工作所帶來的變化，因此必須重新明確整理歸檔與移交接工作的業(yè)務(wù)流程和職責(zé)分工。最后，如何借助政務(wù)服務(wù)網(wǎng)來實(shí)施電子歸檔并處理好實(shí)體歸檔的關(guān)系也需要實(shí)施更為深入的實(shí)踐探索。以上問題均未在實(shí)際當(dāng)中獲得解決，目前缺乏大眾所認(rèn)可的參考經(jīng)驗(yàn)。

2 做好行政審批電子文件歸檔的若干建議

當(dāng)前國內(nèi)多數(shù)地區(qū)政府均已建設(shè)成立政務(wù)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，由多級聯(lián)動構(gòu)成相應(yīng)的審批平臺，因此網(wǎng)絡(luò)行政審批的電子文件歸檔工作成為一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程內(nèi)容，在內(nèi)容上更多涉及檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化調(diào)整、信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制度、軟件功能設(shè)計(jì)開發(fā)及電子文件檔案接收移交等多個層面。因此，要想做好行政審批電子文件歸檔工作，就必須做好以下方面的內(nèi)容：

2.1 打造堅(jiān)實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，規(guī)范政務(wù)服務(wù)網(wǎng)檔案管理業(yè)務(wù)

行政審批業(yè)務(wù)的開展本身包含專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的多級管理機(jī)關(guān)，為了真正實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的全面規(guī)范、科學(xué)化管理目標(biāo)，就要求應(yīng)當(dāng)結(jié)合行政審批檔案本身的管理特點(diǎn)及要求來制定并發(fā)布細(xì)化的管理制度。這就要求相關(guān)檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)歸納、整理好各級政府部門辦理網(wǎng)絡(luò)行政審批時，最終形成電子檔案的特點(diǎn)與規(guī)律，并且需要結(jié)合相應(yīng)的行政法規(guī)和檔案法規(guī)來制定行政審批文件材料的歸檔管理要求。這就要求國內(nèi)各級審批機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)密結(jié)合相關(guān)要求，并借助各行政審批項(xiàng)目的流程、材料清單及辦事指南等成果，制定出明確的行政審批檔案歸檔管理范圍及管理期限。并且需要上報(bào)檔案行政管理部門審批備案，由此作為政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔管理的依據(jù)。此外，還要求檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)明確行政審批電子文件歸檔工作的流程、規(guī)范及進(jìn)館移交的范圍等等。

2.2 明確整體技術(shù)路線，探究行政審批檔案在線歸檔移交實(shí)現(xiàn)路徑

通常行政審批電子文件檔案的內(nèi)容和最終形成紙質(zhì)檔案相差不大，其額外在信息檢索、共享、編研等數(shù)據(jù)發(fā)掘和利用等領(lǐng)域具備先天性優(yōu)勢，相應(yīng)的利用價值明顯更高。因此，當(dāng)前大力推行行政審批電子文件檔案規(guī)范管理能夠有效控制后續(xù)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換成本。為此，就要求應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合檔案的信息化整體規(guī)劃，并在此基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的行政審批電子文件歸檔整理、保存、傳輸及四性檢測等多層面的技術(shù)路線和標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保證數(shù)字檔案館、電子文件接收系統(tǒng)、保存系統(tǒng)及檔案信息資源共享利用平臺等達(dá)成相互間的無縫對接。

2.3 積極試點(diǎn)實(shí)踐，逐漸符合行政審批電子文件歸檔要求

這就需要選擇一批具備代表性的審批部門來進(jìn)行，具體在此基礎(chǔ)上開展行政審批電子文件歸檔和移交試行工作。這就需要結(jié)合政府政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的在線審批特點(diǎn)來發(fā)揮信息傳輸、存儲的基本優(yōu)勢，這樣才能有效提高數(shù)據(jù)平臺當(dāng)中信息內(nèi)容的原始性及完整性需求，并由此逐漸優(yōu)化整合實(shí)體歸檔管理及電子文件歸檔的流程[3]。并且通過對相關(guān)技術(shù)的合理利用，如數(shù)字摘要、電子簽名及可信時間戳技術(shù)等，能夠極大的提升行政審批電子歸檔的效率及可靠性，最終有效解決行政審批電子檔案的憑證認(rèn)可問題，促使檔案管理、形成部門，乃至利益相關(guān)方都將充分認(rèn)可轉(zhuǎn)儲的電子檔案數(shù)據(jù)，而并不會依賴相應(yīng)的承載介質(zhì)。最后需結(jié)合難易程度、時間周期的順序來最終完成行政審批電子文件歸檔工作。

2.4 積極總結(jié)歸納經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建行政審批電子文件歸檔長效指導(dǎo)機(jī)制

具體是在試點(diǎn)運(yùn)行實(shí)踐的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的調(diào)整與完善，需積極歸納總結(jié)檔案載體轉(zhuǎn)型過程中的網(wǎng)絡(luò)化、無紙化轉(zhuǎn)變經(jīng)驗(yàn)。并在此背景下探究行政審批電子文件檔案歸檔管理的創(chuàng)新方式，盡可能由此形成并推行可推廣、復(fù)制的歸檔管理經(jīng)驗(yàn)。同時還要求應(yīng)當(dāng)樹立相應(yīng)標(biāo)桿，積極打造樣板，由此在全省范圍內(nèi)應(yīng)用和推廣，最終實(shí)現(xiàn)行政審批電子文件的即時歸檔。與此同時，還需促進(jìn)行政審批電子文件歸檔和檔案移交接收的常態(tài)化機(jī)制，保障對行政審批電子文件的形成、歸檔的全過程監(jiān)督與指導(dǎo)。此外，需要做好行政審批電子文件歸檔的移交、保管利用規(guī)劃工作，提出相應(yīng)的指導(dǎo)性意見，由此才能促使政務(wù)信息資源有效利用及優(yōu)化配置目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳永生，蘇煥寧，楊茜茜，王沐暉.基于互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)平臺的文件歸檔與管理：全程觀[J].檔案學(xué)研究，2018（04）：4-12.

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