師昊莉

（洛陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 洛陽 471000）

一、前言

信息技術(shù)的發(fā)展，在很大層面上挑戰(zhàn)著社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域，對其有效運(yùn)用，讓社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展擁有新的格局。人們的日常生活中處處都有信息化技術(shù)，企業(yè)中也離不開信息技術(shù)。其中關(guān)鍵的一項(xiàng)工作就是人事檔案管理，將其與信息化結(jié)合在一起，會(huì)讓人事檔案管理工作順利開展，找尋出人事檔案管理工作開展的目的，并制定出完善的舉措。檔案在企業(yè)中衍生為重要的信息資源，這對于企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的作用是無可替代的，實(shí)行先進(jìn)管理形式，保證人事檔案管理朝著良好方向運(yùn)行。

二、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

企業(yè)的檔案實(shí)行信息化管理形式，先進(jìn)的信息技術(shù)會(huì)參與其中，網(wǎng)絡(luò)成為了檔案管理的重要陣地。在此，檔案信息化建設(shè)趨于合理和科學(xué)。同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作的順利開展，則會(huì)為生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)等的順利開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，工作人員會(huì)合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為企業(yè)發(fā)展運(yùn)營提供真實(shí)和準(zhǔn)確的信息。在帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展的情況下，也讓企業(yè)獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。

（一）工作人員工作壓力降低

之前的人事檔案管理工作開展，主要是手工收集為主，工作人員需要親力親為，這是很大的工作量。在人工操作效率低的情況下，也會(huì)十分浪費(fèi)精力和時(shí)間。檔案管理信息化的建設(shè)，則會(huì)突破以上的問題和約束。比如，在數(shù)據(jù)收集上，可以實(shí)現(xiàn)快速整合模式，檔案管理工作則擁有了自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，這也轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N優(yōu)勢。同時(shí)，在檔案錄入中，信息都是可以重復(fù)利用的，讓資源不再浪費(fèi)，發(fā)揮到應(yīng)有的價(jià)值。工作人員在工作中不再擁有較大的壓力，也會(huì)降低自身的工作強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。

（二）檔案信息查詢更加便利

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)所展現(xiàn)出的便捷性是不言而喻的。在合理運(yùn)用信息技術(shù)的情況下，讓數(shù)據(jù)得到更加高效的處理。傳統(tǒng)人事檔案管理工作開展，工作人員要親自動(dòng)手，關(guān)注檔案信息記錄，并在檔案的庫房中進(jìn)行查找。這樣的管理形式，加劇了人員的工作量，可能還會(huì)出現(xiàn)問題。但是，如果以計(jì)算機(jī)為載體，對檔案進(jìn)行檢索，就會(huì)更加快速，信息呈現(xiàn)也是比較全面的。工作人員在檔案信息檢索上十分便利，企業(yè)的競爭力也會(huì)在檔案工作的順利完成下逐漸提升。

（三）工作質(zhì)量和效率均得到提高

傳統(tǒng)人事檔案管理工作的形式不夠合理，在人工搜集和記錄等模式下，會(huì)讓信息占據(jù)很大的空間。在對檔案進(jìn)行長時(shí)間保存的情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可能會(huì)面臨著受潮和損壞等威脅。長時(shí)間背景下，紙質(zhì)檔案則難以有效運(yùn)用。另外，在進(jìn)行檔案查找和翻閱的時(shí)候，也可能會(huì)產(chǎn)生磨損和丟失的問題。這種落實(shí)的管理形式，成為了企業(yè)發(fā)展的阻礙因素。所以，為了滿足企業(yè)需求，要開展檔案管理信息化手段，工作人員的工作程序不再煩瑣，而是能夠在煩瑣的工作抽身，提高了工作的質(zhì)量，讓檔案的保管更加優(yōu)質(zhì)，在收集、記錄和查詢等層面都斬獲了較高的效率。

（四）檔案信息更加安全和保密

在企業(yè)內(nèi)部，檔案是不可忽視的信息資源，企業(yè)的生存和發(fā)展可以說都是掌握在檔案管理工作手中。檔案信息中蘊(yùn)含的價(jià)值不可估量，如果企業(yè)出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等問題，企業(yè)則必然會(huì)面臨損失的狀況，這也會(huì)牽連企業(yè)的利益。但是，開展檔案管理信息化，信息會(huì)變得更加安全，也能夠保密。比如，在信息化管理手段下，信息會(huì)得到快速檢索和保存，對信息的缺失情況進(jìn)行檢查。和以往的檔案信息管理相比，信息化管理模式會(huì)更加保密，在實(shí)行了有效的加密形式下，信息則不會(huì)丟失，企業(yè)的利益也得到了保障。

三、新時(shí)期人事檔案管理中存在的問題

新時(shí)期，人事檔案管理中涌現(xiàn)出了很多的不足和問題。

第一，領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作，重視程度低。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)存在偏差，把人事檔案管理工作歸結(jié)為保管性工作，沒有對檔案的管理工作引起重視。

第二，在人事檔案管理信息化建設(shè)之中，資金和人力上的投入都是不充足的。這對于人事檔案管理工作的順利進(jìn)行起到了約束和阻礙。檔案管理信息化建設(shè)之中，在成本上也難以得到控制。

第三，工作之中，缺乏優(yōu)秀的人才隊(duì)伍建設(shè)。比如，很多檔案管理工作人員并不能對人事檔案管理信息化建設(shè)的工作基本內(nèi)容產(chǎn)生準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，也難以把握信息化建設(shè)工作的本質(zhì)。企業(yè)內(nèi)部缺乏完善的信息化人才隊(duì)伍培訓(xùn)的機(jī)會(huì)和空間，由此人事檔案管理信息化建設(shè)的水平比較低。

第四，人事檔案在管理工作開展中，材料上的內(nèi)容不夠完善，管理上的手段不足，不能對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效收集。

第五，沒有先進(jìn)的管理制度。在人事制度不斷改革的背景下，出現(xiàn)了很大的人員流動(dòng)，在人員的選拔和運(yùn)用上逐漸展現(xiàn)出簡化的手段。在人事檔案管理制度不先進(jìn)的背景下，則會(huì)讓人員在流動(dòng)等層面上產(chǎn)生阻礙。

總的來說，新時(shí)期背景下人事檔案管理中涌現(xiàn)出的問題，對企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展都產(chǎn)生了不良影響。在今后進(jìn)行人事檔案管理工作的時(shí)候，則要實(shí)行信息化建設(shè)模式。企業(yè)在內(nèi)部則要解決以上的問題，為信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行打通道路。

四、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的舉措

新時(shí)期背景下，人事檔案管理信息化建設(shè)之中，需要領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)和理解。同時(shí)，在人力和財(cái)力上要為工作的開展打好基礎(chǔ)。針對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的情況下，讓企業(yè)內(nèi)部擁有高素質(zhì)的人事檔案管理信息化人才隊(duì)伍。另外，在形成健全的管理機(jī)制下，為檔案管理信息化工作的開展做好充足支撐。下面對新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的舉措進(jìn)行了重點(diǎn)論述。

（一）提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

企業(yè)開展人事檔案信息化工作的時(shí)候，要形成新穎的觀念，思想上發(fā)生轉(zhuǎn)變，對人事檔案管理信息化建設(shè)引起重視。結(jié)合人事檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)，第一要提高領(lǐng)導(dǎo)對該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)和重視，才會(huì)讓工作的支持更加堅(jiān)定和穩(wěn)步。企業(yè)內(nèi)部的組織、人事等會(huì)相互協(xié)調(diào)。這些部門之間能夠發(fā)揮配合作用，積極創(chuàng)造，對人事檔案管理的結(jié)構(gòu)進(jìn)行全方位升級(jí)，讓人事檔案信息化建設(shè)工作獲得充足準(zhǔn)備和基礎(chǔ)。第二要在宣傳工作上做出相應(yīng)的努力，企業(yè)內(nèi)部的工作人員要展現(xiàn)出較高的人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，這樣工作人員參與建設(shè)工作的價(jià)值才會(huì)得到充分彰顯，人事檔案管理工作的職能上變得更加全面，在管理服務(wù)上不再單一和陳舊。

（二）人事檔案管理信息化建設(shè)獲得充足投入

企業(yè)內(nèi)部開展檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候，要擁有扎實(shí)的思想基礎(chǔ)，也需要擁有物質(zhì)支撐。在物質(zhì)上加大投入，才會(huì)更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)。所以，企業(yè)需要想出有效的辦法，在資金的籌集上解決后顧之憂。檔案管理信息化建設(shè)提供充足資金支撐，讓人事檔案管理科技程度得到有效提高。企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展情況也不能忽視，要關(guān)注各項(xiàng)科研成果，保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)得到提高。另外，企業(yè)內(nèi)部會(huì)隱藏很多優(yōu)秀的科技人才，對此進(jìn)行深度挖掘，讓這些科技人才負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)工作。由此，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理信息化進(jìn)程得到了推進(jìn)，在資本的投入上也獲得了保障，不會(huì)出現(xiàn)較多的資本投入。

（三）創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

以人為本的理念在各個(gè)領(lǐng)域的工作中都獲得了認(rèn)可，也得到了有效灌輸和落實(shí)。同樣，人事檔案管理信息化建設(shè)中也需要讓人本理念得到滲透。信息化建設(shè)的實(shí)施主體是人，信息則是媒介和助手，人要發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，讓人事檔案管理信息化建設(shè)工作不再面臨困擾。所以，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍迫在眉睫，讓隊(duì)伍建設(shè)彰顯帶動(dòng)作用和價(jià)值。由此，單位則要?jiǎng)?chuàng)建人才培養(yǎng)制度，為單位培養(yǎng)出復(fù)合型人才。比如，單位就可以定期組織專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，從信息技術(shù)管理層面著手，讓人事檔案管理人員獲得較強(qiáng)的信息技能。培訓(xùn)之中，要涉及技術(shù)方面的知識(shí)，也應(yīng)該涉及管理方面的知識(shí)。在展現(xiàn)出較強(qiáng)實(shí)效性的情況下，讓人事檔案管理人員獲得一定的職業(yè)道德，也擁有較高素養(yǎng)。在多個(gè)知識(shí)領(lǐng)域中，讓管理人員能夠形成寬闊的知識(shí)視野，從根本上形成十分清晰的邏輯思維。這樣，會(huì)讓人事檔案管理的水平得到提高，信息化建設(shè)工作的開展也會(huì)獲得充足的力量支撐。

（四）人事檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化和專業(yè)化

開展人事檔案管理信息化建設(shè)，要讓檔案信息展現(xiàn)出數(shù)據(jù)化的特點(diǎn)，在服務(wù)運(yùn)用的過程中要擁有網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢，同時(shí)管理人員也要展現(xiàn)出專業(yè)化的特點(diǎn)。檔案信息數(shù)據(jù)化，往往是對以往紙質(zhì)管理模式的一種轉(zhuǎn)變，這是有效的實(shí)體管理形式，能夠進(jìn)行信息查詢，也可以開展系統(tǒng)設(shè)計(jì)，獲得數(shù)據(jù)化功能。在開展人事檔案管理工作的時(shí)候，要保存紙質(zhì)的檔案，因?yàn)榫哂幸罁?jù)性，這可以有效地錄入計(jì)算機(jī)，讓檔案數(shù)據(jù)化管理。

同時(shí)，在方便查詢的情況下，要整理檔案資料，并對其進(jìn)行合理分類。讓檔案管理實(shí)行分類管理模式。在服務(wù)上的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，就要看到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的身影。讓企業(yè)在開展資源共享的時(shí)候會(huì)獲得相應(yīng)的平臺(tái)。在管理人員專業(yè)化上，要衍生為檔案管理信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。人是實(shí)施信息化建設(shè)的主體，在掌握了基本的管理知識(shí)下，并獲得相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。由此，在以上工作順利開展下，讓檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)得到達(dá)成。

（五）管理工作制度化和現(xiàn)代化

新時(shí)期，很多企業(yè)為了發(fā)展，逐漸擴(kuò)充規(guī)模，人事制度和人員模式也在逐漸改革。由此，人事檔案管理的模式就面臨著很大的挑戰(zhàn)。檔案管理工作擁有專業(yè)性和政治性，并且需要保密。企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理部門，則要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理方法和人事檔案管理工作的密切結(jié)合，制定出符合企業(yè)人事檔案管理工作運(yùn)行的條例和制度，制定出的管理方法要擁有制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)。比如，企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)建關(guān)于人事檔案管理的工作條例，創(chuàng)建完善的管理職責(zé)，明確其中的工作內(nèi)容。同時(shí)，還需要形成檔案借閱制度和歸檔工作規(guī)定等。在各種的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)制定下，讓人事檔案管理工作在開展的時(shí)候，獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。

五、結(jié)論

綜上所述，企業(yè)發(fā)展中，檔案管理信息化建設(shè)所展現(xiàn)出的重要性是我們不可忽視的?，F(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理的有效融合，這不僅是跟上了時(shí)代的發(fā)展步伐，也滿足了企業(yè)的檔案管理要求。檔案信息也會(huì)更加安全，實(shí)行保密處理模式。在人事檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范化和制度化背景下，保證工作人員的工作強(qiáng)度，為帶動(dòng)企業(yè)的發(fā)展形成有力的支撐?？傊?，檔案管理信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要在多個(gè)舉措實(shí)行下共同進(jìn)行。