張 翼

（成都圖書館，四川 成都 610041）

按照《政府會(huì)計(jì)制度》的相關(guān)要求，圖書作為公共圖書館國(guó)有資產(chǎn)的一部分，應(yīng)納入資產(chǎn)管理的范圍。與普通資產(chǎn)（房屋、地產(chǎn)、設(shè)備等）相比，文獻(xiàn)資源承載信息具有可傳遞性和可共享性，文獻(xiàn)資源儲(chǔ)存形式和應(yīng)用方式存在多元性和復(fù)雜性，使得文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理無法簡(jiǎn)單套用國(guó)有資產(chǎn)管理體制、原則和方法，而應(yīng)采用更貼近公共圖書館業(yè)務(wù)實(shí)際的管理體系。

一、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理的復(fù)雜性

（一）文獻(xiàn)資源的資產(chǎn)范疇尚未明確

我國(guó)對(duì)于哪些文獻(xiàn)資源屬于資產(chǎn)沒有統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致公共圖書館在進(jìn)行資產(chǎn)建賬時(shí)，往往是將購(gòu)書經(jīng)費(fèi)購(gòu)買的所有文獻(xiàn)資源均進(jìn)行資產(chǎn)建賬。而公共圖書館購(gòu)買的商用數(shù)字資源大多僅是使用權(quán)和服務(wù)，并未取得該數(shù)字資源的所有權(quán)，且常年累積后同一種數(shù)字資源對(duì)應(yīng)的固定資產(chǎn)金額非常高昂，列入固定資產(chǎn)并不科學(xué)；此外，僅用于借閱的報(bào)刊，由于其時(shí)效性和易損耗性，公共圖書館大多實(shí)行定期下架政策，此部分報(bào)刊單位價(jià)值未達(dá)到國(guó)家規(guī)定入賬標(biāo)準(zhǔn)，也未長(zhǎng)期保存，列入固定資產(chǎn)也不科學(xué)。

（二）資產(chǎn)折舊標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一

圖書作為智力產(chǎn)品，其價(jià)值有特殊性，定價(jià)雖是一定的，但隨著時(shí)間的推移，其價(jià)值并非遞減，例如某些早期圖書，由于其稀缺性，經(jīng)過時(shí)間累積，溢價(jià)數(shù)百倍，因此很難使用固定資產(chǎn)的統(tǒng)一折舊規(guī)定對(duì)其進(jìn)行折舊。

（三）文獻(xiàn)資源盤點(diǎn)準(zhǔn)確性難以保證

公共圖書館實(shí)行通借通還和開架借閱，很大一部分圖書進(jìn)入流通環(huán)節(jié)，為圖書盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性帶來困難。以成都圖書館為例，成都市自2014年實(shí)現(xiàn)22個(gè)公共圖書館通借通還后，2018年圖書流通量為521.63萬冊(cè)次，成都圖書館2018年圖書流通量為135.4萬冊(cè)次，大量圖書處于外借流通導(dǎo)致文獻(xiàn)資源盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性難以保證。

（四）文獻(xiàn)資源報(bào)廢處置存在困難

主要體現(xiàn)在3個(gè)方面：一是資產(chǎn)主管部門對(duì)于資產(chǎn)報(bào)廢有嚴(yán)格的金額限制，有些地區(qū)甚至很難進(jìn)行文獻(xiàn)資源的資產(chǎn)報(bào)廢；二是商用數(shù)字資源、用于流通而非保存的報(bào)刊常年累積后金額很高，很難進(jìn)行報(bào)廢處置；三是在資產(chǎn)建賬時(shí)，無法針對(duì)每一本圖書建立單獨(dú)的資產(chǎn)賬目，導(dǎo)致在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行剔除工作較為困難。

二、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理的解決方案

文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理的復(fù)雜性源于傳統(tǒng)資產(chǎn)管理模式不適用于文獻(xiàn)資源的特性與結(jié)構(gòu)變化，傳統(tǒng)資產(chǎn)管理重視資產(chǎn)的登記、盤點(diǎn)、報(bào)廢處置，由于文獻(xiàn)資源的特殊性，其登記、盤點(diǎn)、報(bào)廢處置均存在一定困難，可以引入管理學(xué)中的產(chǎn)品生命周期管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)文獻(xiàn)資源資產(chǎn)全流程的系統(tǒng)化管理。

對(duì)文獻(xiàn)資源資產(chǎn)進(jìn)行生命周期管理，首先需要厘清文獻(xiàn)資源從進(jìn)入公共圖書館到使用直至最終報(bào)廢的全流程，以成都圖書館為例，文獻(xiàn)資源資產(chǎn)生命周期主要包括文獻(xiàn)資源資產(chǎn)采購(gòu)、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)驗(yàn)收、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)建賬、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)使用及管理、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)盤點(diǎn)、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)剔舊、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)報(bào)廢處置等7個(gè)主要環(huán)節(jié)，分為采購(gòu)、使用、報(bào)廢處置三個(gè)關(guān)鍵階段，通過對(duì)這3個(gè)關(guān)鍵階段進(jìn)行重點(diǎn)管理和控制，可以在很大程度上把控文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理的質(zhì)量和效能。

（一）文獻(xiàn)資源資產(chǎn)采購(gòu)階段

對(duì)于公共圖書館而言，文獻(xiàn)資源采購(gòu)的目標(biāo)為：在一定購(gòu)書經(jīng)費(fèi)制約下，科學(xué)、高效地實(shí)現(xiàn)讀者需求、出版市場(chǎng)供應(yīng)、文化保存與傳承、館藏體系建設(shè)之間的動(dòng)態(tài)平衡。從資產(chǎn)管理角度而言，重點(diǎn)在于確保文獻(xiàn)資源產(chǎn)生的資產(chǎn)效應(yīng)最大化，也即是如何有效評(píng)價(jià)其績(jī)效的問題，除了在采購(gòu)過程中進(jìn)行需求管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、供應(yīng)鏈管理和績(jī)效管理，從資產(chǎn)管理角度，應(yīng)重視過程把控，從流程上對(duì)文獻(xiàn)資源資產(chǎn)采購(gòu)進(jìn)行約束與規(guī)范。

采購(gòu)管理應(yīng)包括以下15個(gè)環(huán)節(jié)：文獻(xiàn)資源采購(gòu)需求論證→文獻(xiàn)采編部門提出下一年度文獻(xiàn)資源采訪計(jì)劃及經(jīng)費(fèi)預(yù)算→績(jī)效評(píng)估→文獻(xiàn)采訪委員會(huì)論證→館長(zhǎng)辦公會(huì)討論→提交上級(jí)主管部門批復(fù)→財(cái)政資金到位→發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)→進(jìn)行政府采購(gòu)流程→合同審批→文獻(xiàn)資源資產(chǎn)的采購(gòu)→根據(jù)合同約定支付貨款→文獻(xiàn)資源資產(chǎn)驗(yàn)收→文獻(xiàn)資源固定資產(chǎn)建賬→原始材料存檔。其中，存在3個(gè)重要的調(diào)整階段，第一階段為文獻(xiàn)采訪委員會(huì)論證、館長(zhǎng)辦公會(huì)討論、提交上級(jí)主管部門批復(fù)這3個(gè)環(huán)節(jié)，此3個(gè)環(huán)節(jié)中任何一個(gè)環(huán)節(jié)未獲得通過，都應(yīng)進(jìn)行文獻(xiàn)資源的采購(gòu)需求調(diào)整，重新開展采購(gòu)需求論證、制作采訪計(jì)劃及經(jīng)費(fèi)預(yù)算，進(jìn)行績(jī)效評(píng)估；第二階段為合同審批環(huán)節(jié)，如合同未得到律師審核通過，則應(yīng)相應(yīng)地進(jìn)行合同調(diào)整；第三個(gè)階段為文獻(xiàn)資源資產(chǎn)的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，如文獻(xiàn)資源資產(chǎn)驗(yàn)收未獲得通過，則需要同文獻(xiàn)資源供應(yīng)商一同查找原因，重新組織驗(yàn)收。

通過進(jìn)行嚴(yán)密的流程管理與把控，可以從采購(gòu)源頭上規(guī)范文獻(xiàn)資源資產(chǎn)的采購(gòu)行為，進(jìn)行文獻(xiàn)資源資產(chǎn)的科學(xué)合理配置，從而提升文獻(xiàn)資源資產(chǎn)的產(chǎn)出效用。對(duì)于公共圖書館而言，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源資產(chǎn)的效用最大化，才是進(jìn)行文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理的最終目標(biāo)。

（二）文獻(xiàn)資源資產(chǎn)使用階段

文獻(xiàn)資源資產(chǎn)使用階段，包括文獻(xiàn)資源資產(chǎn)使用、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)剔舊、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)盤點(diǎn)3個(gè)環(huán)節(jié)，與文獻(xiàn)資源資產(chǎn)采購(gòu)階段不同，此3個(gè)環(huán)節(jié)并非線性關(guān)系，而為平行關(guān)系，文獻(xiàn)資源資產(chǎn)使用、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)剔舊、文獻(xiàn)資源資產(chǎn)盤點(diǎn)同時(shí)發(fā)生，文獻(xiàn)資源資產(chǎn)在使用過程中可能發(fā)生遺失、破損、老化等現(xiàn)象，針對(duì)這些現(xiàn)象，公共圖書館定期進(jìn)行盤點(diǎn)與剔舊。

在傳統(tǒng)資產(chǎn)管理中，重視資產(chǎn)盤點(diǎn)多于重視資產(chǎn)使用及管理，針對(duì)文獻(xiàn)資源資產(chǎn)而言，情況有所不同。如前所述，文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源資產(chǎn)的效用最大化，文獻(xiàn)資源資產(chǎn)效用最大化從兩個(gè)方面體現(xiàn)：文獻(xiàn)資源資產(chǎn)采購(gòu)績(jī)效最大化與文獻(xiàn)資源資產(chǎn)使用效用最大化，此兩者相輔相成，優(yōu)質(zhì)的文獻(xiàn)資源加以有效使用，共同推動(dòng)文獻(xiàn)資源發(fā)揮出最大的資產(chǎn)效用。文獻(xiàn)資源資產(chǎn)使用效用最大化主要體現(xiàn)在文獻(xiàn)資源的流通量與讀者滿意度上，文獻(xiàn)資源的年流通量越高，說明其被讀者使用次數(shù)越多，其流通效用越大，讀者滿意度越高，這與文獻(xiàn)資源資產(chǎn)盤點(diǎn)構(gòu)成現(xiàn)實(shí)矛盾：在通借通還的情況下，體量越大、文獻(xiàn)資源流通量越大的公共圖書館，其文獻(xiàn)資源盤點(diǎn)的復(fù)雜性也越大，越難以保證盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率，進(jìn)行文獻(xiàn)資源資產(chǎn)盤點(diǎn)的人力、物力、時(shí)間成本也越高。因此，對(duì)于公共圖書館而言，在文獻(xiàn)資源資產(chǎn)使用階段，應(yīng)更為重視文獻(xiàn)資源作為資產(chǎn)的使用效用，多于重視文獻(xiàn)資源的資產(chǎn)盤點(diǎn)。

在提升文獻(xiàn)資源資產(chǎn)的使用效用方面，存在眾多影響因素：文獻(xiàn)資源的可獲得性與便捷程度、資源分布及布局、服務(wù)模式、地理位置與環(huán)境因素、閱讀推廣效果、社會(huì)知曉率與影響力等等，因此，在這一環(huán)節(jié)，應(yīng)重視讀者需求管理、服務(wù)質(zhì)量管理、服務(wù)績(jī)效管理與評(píng)價(jià)管理。

（三）文獻(xiàn)資源資產(chǎn)報(bào)廢處置階段

公共圖書館的建筑面積是一定的，可容納的文獻(xiàn)資源也是一定的，文獻(xiàn)資源由于其易損耗性，是公共圖書館最需要進(jìn)行報(bào)廢處置的資產(chǎn)，由于我國(guó)對(duì)于文獻(xiàn)資源的資產(chǎn)報(bào)廢處置一直未有統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致我國(guó)公共圖書館在進(jìn)行文獻(xiàn)資源的資產(chǎn)報(bào)廢處置時(shí)往往較為艱難，在文獻(xiàn)資源資產(chǎn)報(bào)廢處置階段，最關(guān)鍵管理因素在于保證報(bào)廢處置的合理、合法、合規(guī)性，主要體現(xiàn)在報(bào)廢處置的流程把控上。

文獻(xiàn)資源資產(chǎn)報(bào)廢處置階段包括以下11個(gè)環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)部門提出文獻(xiàn)資源資產(chǎn)報(bào)廢處置申請(qǐng)→部門主任、分館領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字→文獻(xiàn)采編部門核對(duì)，部門主任、分館領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字→辦公室、財(cái)務(wù)部確認(rèn)簽字→館長(zhǎng)辦公會(huì)討論→主管部門審批→資產(chǎn)報(bào)廢程序→文獻(xiàn)資源的固定資產(chǎn)注銷、調(diào)整→報(bào)廢收入上繳→文獻(xiàn)資源的財(cái)務(wù)賬核銷→文獻(xiàn)資源的自動(dòng)化集群管理系統(tǒng)注銷。在這11個(gè)環(huán)節(jié)中，從部門主任、分館領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字環(huán)節(jié)直至主管部門審批環(huán)節(jié)，均可能出現(xiàn)審批不通過的現(xiàn)象，而需要進(jìn)行報(bào)廢處置調(diào)整，重新進(jìn)行資產(chǎn)報(bào)廢處置申請(qǐng)。通過流程把控，確保文獻(xiàn)資源資產(chǎn)報(bào)廢處置的合理合法性[1-3]。

三、結(jié)束語

科學(xué)合理的文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理應(yīng)是同文獻(xiàn)資源的業(yè)務(wù)管理相輔相成，互相促進(jìn)的，對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行資產(chǎn)管理，應(yīng)重在文獻(xiàn)資源的保管、開發(fā)與利用方面，這是文獻(xiàn)資源資產(chǎn)管理與業(yè)務(wù)管理的有機(jī)結(jié)合點(diǎn)。在數(shù)字化時(shí)代，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)新技術(shù)作支撐，對(duì)文獻(xiàn)資源資產(chǎn)進(jìn)行生命周期管理，把控關(guān)鍵環(huán)節(jié)與整體流程，文獻(xiàn)資源的資產(chǎn)管理應(yīng)會(huì)更加有效與精細(xì)化。