李雪坤 萊陽市穴坊中心衛(wèi)生院

隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院的業(yè)務(wù)活動越來越頻繁，檔案資料也不斷的豐富，傳統(tǒng)的人力管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的需要，尤其在這個大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案資料的整合分析成為可能，醫(yī)院檔案管理模式改革已經(jīng)成為必然。

一、檔案管理模式改革的含義

檔案管理模式改革的概念為，針對當(dāng)前檔案管理技術(shù)的改革和優(yōu)化，推行的一種檔案管理工作體系的變革，促使新建設(shè)的檔案管理體系能夠與當(dāng)前的檔案管理工作有效契合[1]。對于醫(yī)院來說，醫(yī)院的運行和發(fā)展中總是產(chǎn)生大量的資料檔案，在陳舊的管理模式下，對醫(yī)院的日常運行產(chǎn)生了很大的負擔(dān)，影響來了醫(yī)院的工作效率，不利于醫(yī)院的長期發(fā)展，醫(yī)院必須從當(dāng)前的檔案管理困境出發(fā)，尋找并抓住醫(yī)院檔案管理改革的要點，主動進行改進，不斷推進醫(yī)院的發(fā)展進步。

二、醫(yī)院檔案管理的困境要點

在過去的醫(yī)院檔案管理實踐中，醫(yī)院的檔案管理存在著意識、制度、工作人員等多方面的問題，嚴(yán)重降低了醫(yī)院的運行效率。

(一)對檔案管理的重視不足

醫(yī)院的檔案記錄著醫(yī)院的各項日?；顒樱绕涫遣v檔案，記錄著病人的癥狀、用藥、手術(shù)記錄，對于病人的進一步治療具有非常重要的參考意義，甚至對醫(yī)生來說，觀看分析大量的病歷記錄能夠幫助醫(yī)生更深入的了解某種疾病，促進醫(yī)生的醫(yī)學(xué)研究，醫(yī)院檔案在現(xiàn)實醫(yī)療實踐中是有著非常重要的意義的。然而，在醫(yī)院的現(xiàn)實情況中，醫(yī)院檔案的管理并不得到重視，管理人員管理混亂、檔案丟失非常常見。

(二)管理制度不健全

檔案管理制度是檔案管理的保障，只有規(guī)范的檔案管理制度，才能規(guī)范檔案的記錄、分類、留存、出借和歸還。在醫(yī)院檔案管理中，有些醫(yī)院沒有綜合性的檔案管理部門，人事檔案、病例、文書分屬于不同的部門保管，檔案管理是分裂的，沒有辦法形成綜合的可供分析的整體的信息檔案，甚至可能存在同樣的信息存放在各個不同部門，浪費醫(yī)院的檔案放置資源；還有就是，醫(yī)院的檔案管理沒有明確統(tǒng)一的制度，在這種情況下，檔案管理具有非常大的隨意性，很難追回查找；此外，面對緊急特殊情況，缺乏應(yīng)對辦法。

(三)檔案管理人員缺乏專業(yè)性

檔案管理人員是檔案管理的實踐者，在檔案管理中有著不可取代的作用，然而，檔案管理工作在醫(yī)院是邊緣性的工作，長期得不到重視，造成了醫(yī)院在檔案管理方面人員緊缺的狀況。醫(yī)院中的檔案管理人員一般存在兩種問題，一是缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對檔案管理沒有系統(tǒng)的認識，檔案只是粗略的分類放置，不夠細致，有些分類混亂甚至錯誤，查找困難；二是缺乏一定的醫(yī)學(xué)知識，在醫(yī)院的檔案管理中，不是所有的檔案都需要收入資料室，這就需要檔案管理人員能對此做出簡單的判斷，很多醫(yī)院檔案管理人員缺乏工作所需要的醫(yī)學(xué)知識，將所有的資料都歸檔，就造成了無用資料的堆積，嚴(yán)重浪費了醫(yī)院的資源，不利于醫(yī)院的長期發(fā)展。

(四)硬件和軟件設(shè)施配置不完善

隨著科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為大勢所趨，醫(yī)院檔案的信息化對于醫(yī)院的日常運轉(zhuǎn)減負具有積極的意義。在過去傳統(tǒng)模式中，醫(yī)院的檔案管理依托于人工，分類和查找都十分困難，檔案信息化就可以有效解決這個問題，另外，紙質(zhì)和影像材料不易長時間保存的困難也可以得到解決。但是，在許多醫(yī)院，信息化的系統(tǒng)建設(shè)還不夠完善，雖然已經(jīng)建立電子檔案，但是檔案信息化好似依存硬件軟件存在的，這種配置的缺乏對檔案管理的進一步發(fā)展造成了困難。在系統(tǒng)的建設(shè)過程中，涉及硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩個方面，要保證醫(yī)院檔案管理的有序性，需要保證硬軟件設(shè)施都能夠全面合理建設(shè)[2]。

三、醫(yī)院檔案管理模式改革的實踐要點

(一)提高檔案管理理念

提高檔案管理理念是醫(yī)院檔案管理模式改革的要點之一，理念雖然無形，但在醫(yī)院檔案管理模式改革中有重要的作用。想要做好醫(yī)院檔案管理模式改革，就要先從意識上重視它，樹立正確的理念。只有工作人員真正了解檔案管理模式改革的理念，才能知道檔案管理改革對于醫(yī)院發(fā)展的重要價值，才能知道如何去執(zhí)行檔案管理的改革。

(二)建立完善的配套制度

截至目前，仍有某些醫(yī)院尚未具備完整度與健全度較高的檔案管理模式，因此醫(yī)院針對現(xiàn)存的檔案管理模式以及管理制度都要進行優(yōu)化，這是因為醫(yī)院只有在重構(gòu)檔案管理機制的基礎(chǔ)上，才能致力于引進全新管理手段并且提升管理的實效性[3]。在過去的模式里，制度的缺失造成了檔案的混亂和丟失，證明想要提高醫(yī)院檔案管理的效率，是離不開管理制度的完善的。想要促進醫(yī)院檔案管理模式的改革，就必須深入挖掘檔案管理方式與醫(yī)院各部門日常運轉(zhuǎn)需求之間的關(guān)系，解決當(dāng)中的矛盾，建立行之有效的配套制度。

此外，還需要在沒有設(shè)定專門的檔案管理機構(gòu)的醫(yī)院設(shè)置專門的綜合性檔案管理部門對檔案進行管理，這也對隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提出的精細化分工的要求，只有精確的分工才能避免以前檔案分別存放在不同部門導(dǎo)致的檔案信息無法綜合處理也無人負責(zé)的尷尬情況，才能對醫(yī)院檔案管理做到分門別類，滿足醫(yī)院的工作需求，完善醫(yī)院的檔案管理模式改革。

(三)對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)評估

檔案管理人員的專業(yè)能力不足已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的一大癥結(jié)，醫(yī)院必須重視這個問題，主動對檔案管理人員進行培訓(xùn)，或者邀請有經(jīng)驗的專業(yè)人才進行交流教學(xué)。此外，工作人員自身也應(yīng)該加強專門修養(yǎng)，主動學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷在工作上提升自己。最后，對于工作人員能力的提升需要設(shè)立有效的評估體系，激發(fā)工作人員的學(xué)習(xí)動力。

(四)加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

隨著信息化時代的到來，醫(yī)院檔案管理模式也必須緊跟時代的步伐做出改變，充分利用新時代的技術(shù)優(yōu)勢，開啟新思路，投入到醫(yī)院檔案管理模式的信息化建設(shè)當(dāng)中，提高醫(yī)院的工作效率，促進我國醫(yī)療事業(yè)的全面發(fā)展。

1.硬件軟件設(shè)施建設(shè)

硬件和軟件設(shè)施是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實依托。是實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化監(jiān)督和管理的根據(jù)所在。醫(yī)院要改變思路，投入資金購買掃描設(shè)備、設(shè)置專門的機房進行檔案工作，另外，各大醫(yī)院可以聯(lián)合起來，要從醫(yī)院各個部門的需求出發(fā)，投入資金，聘請專業(yè)的團隊設(shè)計適合醫(yī)院使用的電腦軟件和手機APP，為檔案的信息化提供必要的軟件支持。在設(shè)計軟件期間，醫(yī)院應(yīng)該與設(shè)計團隊充分交流，充分考慮醫(yī)院的運行特點，各部門的真實需求。另外，檔案數(shù)據(jù)存在泄露的可能性，資料泄露不僅對醫(yī)院造成影響，還會泄露病人的隱私，所以在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)化平臺時要充分考慮這一點。

2.工作人員的操作能力

醫(yī)院檔案的信息化可以節(jié)省大量的人力物力，但也意味著對檔案管理人員的新挑戰(zhàn)。工作人員故必須擁有優(yōu)越的互聯(lián)網(wǎng)能力和對新軟件的學(xué)習(xí)能力才能勝任工作，而且信息的電子化意味著可以進行大數(shù)據(jù)的運算分析，將來隨著醫(yī)院發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)提出新的要求，工作人員必須加強自己對電子計算機技術(shù)的深入掌握。另外，醫(yī)院也應(yīng)該在最開始對工作人員進行初期培訓(xùn)。

3.保密資料的設(shè)置

醫(yī)院的檔案不僅包括病人的病歷，還有事關(guān)醫(yī)院工作的各方面的記錄，有些是涉及到醫(yī)院的不可公開資料的，這就要求要對醫(yī)院的檔案進行合理的分層保密設(shè)置，在醫(yī)院檔案的電子信息化過程中，必須對檔案的查閱設(shè)置門檻，不能將醫(yī)院的檔案隨意流出，造成不必要的損失。

四、結(jié)語

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理模式提出了更高的要求，醫(yī)院檔案管理模式改革勢在必行，過去的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)極度不適應(yīng)當(dāng)前的醫(yī)院工作，醫(yī)院必須從理念、制度、人才隊伍和科技等各方面出手，找出難點，抓住要點，主動改革，才能不斷推進醫(yī)院的發(fā)展，不斷推進我國醫(yī)療事業(yè)的進步。