王祎柯 陜西中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院

一、辦公自動化環(huán)境

所謂辦公自動化也就是借助計算機技術(shù)以及設(shè)備結(jié)合數(shù)字信息和辦公過程，讓信息得到有效的傳遞和儲存，加速醫(yī)院中的信息流動，加快辦公流程，讓醫(yī)院辦公程序得到縮減。辦公自動化能夠有效提高辦公效率，讓協(xié)同辦公的能力有所提升，還能讓以往的管理模式得到轉(zhuǎn)變，有效的實現(xiàn)決策效能。辦公自動化得到實現(xiàn)需要計算機強大的信息處理能力的輔助，應(yīng)用計算機技術(shù)能夠讓辦公模式從傳統(tǒng)的手動形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式以及信息化模式。辦公自動化讓辦公實現(xiàn)無紙化辦公，能夠加速信息流動，讓信息得到更加靈活簡潔的儲存。

二、醫(yī)院檔案管理自動化存在的問題

(一)缺少信息化檔案管理制度

目前，很多醫(yī)院檔案管理仍然處于初始階段，在硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都存在比較嚴(yán)重的缺乏問題，對于電子檔案的保證還比較缺乏，若電子檔案被泄露，將會造成患者隱私出現(xiàn)泄露，給患者的生活帶來一定困擾。

(二)缺少專業(yè)檔案管理人才

目前的檔案管理系統(tǒng)比較落后，軟件的操作系統(tǒng)還沒有進行及時更新。在檔案管理工作中，很多工作人員缺少專業(yè)的自動化管理知識，醫(yī)院內(nèi)也不具備完善的培訓(xùn)體系，導(dǎo)致檔案管理工作人員在工作過程中得不到提升，限制了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升。

(三)缺乏專業(yè)的辦公系統(tǒng)

目前辦公自動化正處于發(fā)展階段，各個自動化辦公系統(tǒng)還不夠完善，開發(fā)團隊水平高低不一，這樣的情況導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和醫(yī)院實際需要存在一定的差距，自動化辦公系統(tǒng)也缺少一個電子檔案管理的子系統(tǒng)。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性分析

(一)醫(yī)院檔案管理的必要性

醫(yī)院檔案管理有利于推動醫(yī)院工作的順利開展。在科學(xué)技術(shù)不斷進步的條件下，醫(yī)院開始了自動化辦公，對醫(yī)院檔案的管理也開始實施自動化模式。醫(yī)院檔案管理實施自動化管理模式十分必要，首先能夠提升醫(yī)院檔案的安全性。醫(yī)院檔案受到外部環(huán)境的影響很容易就出現(xiàn)損壞，如在潮濕環(huán)境中，紙質(zhì)醫(yī)院檔案很容易就出現(xiàn)發(fā)霉等問題。溫度、自然災(zāi)害都有可能會造成醫(yī)院檔案受到損傷，導(dǎo)致醫(yī)院檔案使用壽命有所縮短。紙質(zhì)的醫(yī)院檔案在長時間保存之后，可能會影響到醫(yī)院檔案文件的完整性。但是這樣的問題在電子檔案上就不存在，電子檔案能夠經(jīng)過長時間的保存，不容易受到外界環(huán)境的影響[1]。

(二)醫(yī)院檔案管理的可行性

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，越來越多功能強大的檔案管理系統(tǒng)被開發(fā)出來，提供了更加實用的功能。隨著管理系統(tǒng)功能的不斷完善，需要更加先進的科學(xué)技術(shù)為辦公自動化提供支持。醫(yī)院需要積極引進先進人才，來適應(yīng)辦公自動化的環(huán)境，同時也需要重視醫(yī)院人才的培訓(xùn)工作，需要能夠不斷提高自動化業(yè)務(wù)的水平，能夠為醫(yī)院辦公自動化提供充足的支持。

(三)醫(yī)院檔案管理自動化的有效措施

1.制定管理標(biāo)準(zhǔn)

在辦公自動化環(huán)境中，醫(yī)院檔案工作需要具備管理標(biāo)準(zhǔn)的約束，對醫(yī)院檔案的管理工作需要明確其工作流程，包含檔案整理、檔案收集、檔案保存、檔案統(tǒng)計以及檔案檢索[2]，在這樣系統(tǒng)化的工作流程下才能讓檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)得到確認(rèn)，推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行。醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)還需要和國家的標(biāo)準(zhǔn)相吻合。

2.組建高素質(zhì)的管理隊伍

醫(yī)院在組建檔案管理隊伍的時候，必須要提高對管理人員的要求，在招聘工作中，提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，讓醫(yī)院能夠憑借良好的檔案管理提高運轉(zhuǎn)效率。對于醫(yī)院自身的檔案管理工作人員，醫(yī)院需要展開系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，為管理人員提供學(xué)習(xí)平臺，讓管理人員的綜合素質(zhì)得到保證，以建設(shè)自動化辦公環(huán)境。例如：醫(yī)院在內(nèi)網(wǎng)上開設(shè)學(xué)習(xí)板塊，將培訓(xùn)視頻上傳到網(wǎng)站上，管理人員需要經(jīng)常觀看視頻在視頻下方打卡記錄，將培訓(xùn)學(xué)習(xí)納入進醫(yī)院的考核體系中。

3.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在醫(yī)院中進行檔案自動化管理需要得到良好基礎(chǔ)設(shè)施的支持，醫(yī)院需要加強對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金，為檔案管理工作配置一些相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。檔案管理最為基礎(chǔ)的設(shè)施就是計算機，計算機是醫(yī)院工作開展的基礎(chǔ)，在醫(yī)院檔案管理工作中配置性能優(yōu)良的計算機，能夠節(jié)省工作人員儲存管理檔案的時間，提高工作人員的效率。醫(yī)院需要加強軟件建設(shè)，需要積極借鑒其他企業(yè)、醫(yī)院以及組織的管理系統(tǒng)，積極引進功能強大的管理系統(tǒng)，為管理人員提供良好的工作工具。

4.完善檔案管理系統(tǒng)

在自動化檔案管理模式中，檔案管理系統(tǒng)起到重要作用，只有具備自動化辦公系統(tǒng)，才能保證辦公自動化的實現(xiàn)。要想完善檔案管理系統(tǒng)，需要加強辦公自動化系統(tǒng)的資金投入。在辦公自動化環(huán)境中，建設(shè)相應(yīng)的自動系統(tǒng)，是保證電子文件被有效實用和儲存的基礎(chǔ)。

四、結(jié)論

綜上所述，在辦公自動化環(huán)境下，本文先是分析了醫(yī)院檔案管理自動化存在的問題，主要包括缺少信息化檔案管理制度、缺少專業(yè)檔案管理人才、缺乏專業(yè)的辦公系統(tǒng)。然后進行了醫(yī)院檔案自動化管理的必要性以及可行性分析，提出了醫(yī)院檔案管理自動化的有效措施，需要制定管理標(biāo)準(zhǔn)，組建高素質(zhì)的管理隊伍，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案管理系統(tǒng)。