何志強

摘?要：預付款作為一種在貿(mào)易往來中常見的結算方式，與貨到付款相比增加了預付款企業(yè)的壞賬風險和資金占用。本文從企業(yè)整體流程的緯度，描述了如何通過企業(yè)內(nèi)部跨部門的業(yè)務流程協(xié)作，來控制預付款風險。

關鍵詞：預付款;供應商管理;風險控制;資金成本

一、預付款簡介

預付款是指在買賣雙方簽訂購銷合同后，在買方未實際收到貨物/服務時，按合同約定的條款和金額將相關款項先支付給賣方的一種付款結算方式。

預付款和貨到付款的主要區(qū)別：

二、預付款存在的主要風險和弊端

任何方式的付款都有各自的風險，與貨到付款方式相比對于采用預付款結算方式的購銷合同而言，支付預付款的一方承擔了更大的風險。主要體現(xiàn)在增加了付款企業(yè)的壞賬損失風險和資金占用成本：

1.款項預付后供應商因意外情況導致無法按合同約定條款履約，如企業(yè)破產(chǎn)、倒閉，國家法律法規(guī)方面的變化、?；飞a(chǎn)企業(yè)發(fā)生火災、爆炸，商業(yè)詐騙等情況，將可能導致預付款項無法收回或無法全額收回。

2.款項預付后，但因缺少對供應商的制造監(jiān)管或缺少對供應商運營情況的及時跟進，到最終交貨期才發(fā)現(xiàn)無法按合同的約定時間供貨，會影響企業(yè)原定生產(chǎn)計劃或項目進度，將會給企業(yè)造成嚴重損失。

3.對于大額的長期資金預付一方面增加了企業(yè)的資金占用成本，另一方面也增加了企業(yè)后續(xù)的管理及跟進成本。從合同生效支付預付款開始到最終結算和清賬通常按照以下流程執(zhí)行：

整個過程結算時間通常會較長，并且在此過程中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時都需要企業(yè)與供應商之間反復溝通，并將導致延長最終的結算時間，增加了企業(yè)的額外資金占用成本。同時由于資金流和實物流不同步，經(jīng)常會出現(xiàn)企業(yè)已經(jīng)收到貨但由于未收到發(fā)票和相關的結算單據(jù)，造成預付款項沒有被及時沖銷形成長期掛賬，最終影響企業(yè)會計信息質(zhì)量。

4.存在營私舞弊的可能性。如果企業(yè)對合同審批或預付款的管理不嚴，會給企業(yè)高管或有權人帶來舞弊的機會，通過簽訂虛假合同條款，達到轉(zhuǎn)移、挪用和變相占用企業(yè)資金的目的，給企業(yè)造成重大的損失。

三、企業(yè)加強預付款管理的意義

1.加強預付款管理對企業(yè)優(yōu)化資金籌劃和占用，降低資金成本具有重要意義。企業(yè)管理以財務管理為中心，而在財務管理中資金管理又居于核心地位。企業(yè)所有業(yè)務活動背后都是以資金推動，預付款除了本身增加企業(yè)的資金占用成本（如增加企業(yè)貸款利息），帶來壞賬損失風險外，也會造成其他的投資機會損失。如果因為大額的資金預付造成企業(yè)整體的資金管理和運作出現(xiàn)問題，將會給企業(yè)的運營和發(fā)展帶來重大的風險。

2.加強預付款管理對保證企業(yè)會計信息質(zhì)量具有重要意義。從財務會計角度分析，企業(yè)支付預付款時在期末會計報表中列入公司“資產(chǎn)”中，物資到貨后由倉庫人員對貨物進行驗收、入庫。按合同條款，如果貨物的風險和控制權此時已完全轉(zhuǎn)到購買方企業(yè)，則按企業(yè)會計準則的要求，在期末計入企業(yè)的“存貨”和“應付賬款”兩個會計科目。但按前文所述，由于使用預付款方式采購貨物時，售貨方已經(jīng)提前收到款項，所以通常票據(jù)結算會滯后，整個結算期也會拖延的較長。在正式結算之前購貨方的會計報表中“資產(chǎn)”和“負債”會出現(xiàn)同時虛高的情況，如果企業(yè)采用預付款方式較多，將影響企業(yè)會計信息質(zhì)量。

對于因?qū)Ψ狡髽I(yè)破產(chǎn)、倒閉等原因無法按合同供貨或無法退回預付款時，如果沒有及時發(fā)現(xiàn)將會導致企業(yè)一定時間內(nèi)虛增利潤，影響企業(yè)具體的損益計算，也會造成會計信息使用者的誤判。

3.加強預付款管理是企業(yè)內(nèi)部控制建設的關鍵一環(huán)。隨著企業(yè)的發(fā)展，越來越多的大型企業(yè)在內(nèi)部控制管理過程中打破基于部門的橫向管理模式，而采用縱向業(yè)務流程管理模式進行風險管控。通常將“采購-付款業(yè)務流程”作為企業(yè)的關鍵業(yè)務流程之一。因為，一方面采購付款所涉及的資金量占到企業(yè)全部對外支付資金的80%以上;另一方面“采購-付款業(yè)務流程”幾乎涉及了企業(yè)所有的業(yè)務部門，通常采購申請由業(yè)務需求部門提出，招投標、合同等由商務部門主導，物資驗收入庫又涉及物流倉儲部門，到最終款項支付由財務部門完成。由于預付款是先付錢后收貨，對企業(yè)來說本身就存在較大風險。所以，對預付款方式的管控是否有效，對企業(yè)整體內(nèi)控建設的效果有著舉足輕重的影響。

四、加強預付款管理的措施

雖然預付款與貨到付款相比存在以上風險和弊端，但在企業(yè)生產(chǎn)運營過程中，基于市場或技術條件，為了采購到必要的物資又不可避免地會需要采用預付款方式進行結算。因此企業(yè)應該重視并加強對預付款的管理。

1.加強制度建設，明確企業(yè)各部門在預付款結算過程中的職責

（1）企業(yè)應建立標準的《預付款管理制度》，明確在預付款過程中各部門的職責和義務。預付款管理不僅僅是財務部門的責任，業(yè)務部門應負責對預付款結算方式的業(yè)務需求進行確認，負責按合同約定條款跟進供應商供貨情況，供貨完成后及時完成預付款的結算和清理;財務部門負責按照合同和審批完備的預付款申請表辦理款項的支付，負責維護預付款臺賬并及時向業(yè)務部門反饋預付款的賬齡信息和清理進度。在整個預付款結算流程中，業(yè)務部門是預付款的形成和關閉的責任部門，財務部門則是預付款的提醒和監(jiān)督部門。

（2）企業(yè)應建立規(guī)范的《供應商管理制度》。加強對供應商的資質(zhì)、能力及準入審核，在與供應商開展業(yè)務活動前應嚴格按照管理制度對供應商的股東情況、注冊資本、財務狀況、技術能力和資質(zhì)等情況進行審核，以降低風險。

供應商管理制度中應明確要求對供應商進行年度考評，在考評時應將預付款的結算情況作為一項考核指標，對于無正當理由又不及時辦理結算手續(xù)，導致長期占用企業(yè)資金的供應商，在年度評審時應予以體現(xiàn)并記錄。

2.業(yè)務層面應從業(yè)務源頭加強對預付款方式的使用控制

財務部門在日常工作中應及時和業(yè)務部門進行宣貫和溝通，讓業(yè)務部門及時理解預付款方式存在的風險和弊端，并推動業(yè)務部門在洽談合同時，從源頭就最大化地減少使用預付款付款方式。

對于通用材料和設備采購，原則上不使用預付款。對于獨家供貨、進口/代理采購等供應商一定要求采用預付款結算方式的，可與供應商在進行合同條款談判時，適當降低預付款的比例或要求供應商提供合適的預付款保函等其他降低風險的手段，并且應最大化地縮短預付到供貨之間的時間間隔，以降低資金占用時間。同時，合同條款中應全面約定供應商的違約賠償責任，以減少意外發(fā)生時對企業(yè)造成的損失。

3.嚴格按程序辦理預付款的支付審批手續(xù)，加強交貨進度管理

業(yè)務部門在發(fā)起預付款申請前，應根據(jù)合同條款要求合同方，按合同條款提交相關的支持文件（如預付款通知書、收據(jù)、預付款保函等），并按企業(yè)權限指引的要求得到適當?shù)膶徟?，才能提交財務部門進行入賬核算和款項支付。財務部門應嚴格按照公司付款程序和具體的合同條款認真對照審核后再正式進行賬務處理和對外支付。

款項支付后，預付款發(fā)起部門應根據(jù)合同條款積極跟進合同方的供貨進度，及時組織交貨、驗收、入庫。并在供貨完成后及時和供應商進行費用核對，以便于能盡早開具發(fā)票進行最終結算。

4.加強預付款的賬齡管理

財務部門應每月逐筆對預付款項的賬齡進行跟蹤、分析并建立臺賬，臺賬每月應發(fā)給業(yè)務部門的責任人分析未能及時結算的具體原因，并要求其盡快完成結算。

每年年末，財務部門應對所有未清理的預付款項進行全面清查，特別要關注超過合同約定結算時間的未清賬項，將其記錄在《非正常未清賬項清單》中。年末關賬前按負責人歸類后將清單發(fā)給相關人員，責任人需要逐筆落實原因并由業(yè)務部門領導簽署后提交財務部門。

5.財務部門應加強和業(yè)務部門溝通，確保財務數(shù)據(jù)真實可靠

結合掛賬時間和未能清賬的原因，對于確實無法收回的預付款，應按程序?qū)ω熑稳藛T問責后（如需）及時按企業(yè)制度辦理核銷審批和賬務處理，不應長期在賬面掛賬。

如因?qū)Ψ皆蛟斐傻念A付款無法收回，并已盡追索義務的，應按權限指引中相關權限得到管理層審批后以壞賬處理予以核銷。對于已確認為壞賬并已核銷的預付款，一旦有重新收回的可能，企業(yè)各部門應相互配合，最大化地進行追索。對于已確認的壞賬損失部分，業(yè)務部門應積極配合財務部門提供稅收法規(guī)方面所要求的支持文件，以便于向稅務局辦理所得稅前扣減的相關手續(xù)。（根據(jù)《國家稅務總局關于印發(fā)〈企業(yè)資產(chǎn)損失稅前扣除管理辦法〉的通知》企業(yè)應收、預付賬款發(fā)生符合壞賬損失條件的，申請壞賬損失稅前扣除，應提供相關依據(jù)，包括工商部門的注銷、吊銷證明或其他相關證明）。

五、實際采取的做法和取得成效的分析

1.基于以上分析，X公司加強對預付款的管理采取以下具體措施：

（1）完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，完善相關流程，從企業(yè)層面進行跨部門的制度修訂，主要涉及公司《付款程序》、《供應商管理制度》和《合同管理制度》。

通過修訂《付款程序》，細化所有預付款支付審批過程中的關鍵控制點，從采購申請、授權審批、賬齡跟進和往來對賬等方面加強對預付款的管理。

通過修訂《供應商管理辦法》，采用統(tǒng)一的、管理層接受的標準，從供應商源頭加以把關，確保所有入網(wǎng)供應商符合企業(yè)的標準，以降低供應商資質(zhì)審查和供貨質(zhì)量方面的風險。

通過修訂《合同管理制度》，建立企業(yè)的標準采購合同條款，并對預付款使用條件進行約定，確保不會出現(xiàn)因高管或業(yè)務授權人的舞弊，而采用預付款方式進行結算。

（2）從業(yè)務源頭嚴格控制預付款結算方式的使用。在與合同方談判以及新簽訂合同時嚴格審核合同結算條款并最大化減少預付款結算方式。對于因為市場或技術等原因?qū)е乱欢ㄒ崆爸Ц额A付款時，企業(yè)應根據(jù)具體情況和內(nèi)部管理制度采取適當?shù)慕档惋L險措施，包括但不限于要求對方先提供預付款保函、在合同中約定供貨方違約條款、降低預付款金額等做法。

（3）加強對預付款往來賬齡的管理，企業(yè)財務部門每月對所有未清理的預付款往來賬項建立跟進臺賬。基于臺賬，財務和業(yè)務相關人員每月對未清理賬項的未清原因進行跨部門的分析，共同關注“非正?！钡念A付款往來賬項。

目前該企業(yè)沒有發(fā)生一起，無法收回預付款壞賬和合同方未及時供貨的情況。

2.資金占用情況分析

以X公司的預付款數(shù)據(jù)為例，2017之前每年的預付款余額平均在5億元以上。從2017年開始公司加強預付款項的管理，預付款余額從2017年7月開始大幅下降，2017年7月-12月的預付款平均余額下降到1.7億元左右。按年化5%的資金取得成本估算，每年能為企業(yè)節(jié)約1600萬元左右的資金占用成本。

六、結論

綜上所述，加強預付款管理無論從企業(yè)資金籌劃還是內(nèi)部控制和風險管理方面，都有著舉足輕重的作用。并且預付款風險管理不僅僅只是企業(yè)財務部門的職責，我們應從企業(yè)整體流程上加強管控，從制度上控制預付款結算方式的使用條件，并從貿(mào)易源頭開始最大化地減少采用預付款。對于確定要采用預付款結算方式的合同，應合同條款中適當增加企業(yè)的保護措施。同時企業(yè)應加強從供應商準入審查、合同供貨跟進、款項支付及賬齡分析等整個過程的管理，以達到降低企業(yè)風險和資金占用成本的目的。

參考文獻：

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