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        淺談如何做好新時期檔案信息化建設(shè)工作

        2019-03-18 11:51:30曾國雄
        卷宗 2019年5期
        關(guān)鍵詞:涵義檔案信息化新時期

        曾國雄

        摘 要:在科技的引領(lǐng)下,信息時代勢不可擋,檔案信息化建設(shè)成為新時期檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。為此,要準(zhǔn)確掌握檔案信息化的涵義,正確認(rèn)識信息化建設(shè)所帶來的影響力,探索更加有效的發(fā)展策略,凸顯傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛,以信息化平臺為依托,全面提高檔案管理效率,保證整個檔案事業(yè)能夠與時俱進,全面發(fā)揮服務(wù)社會的價值。

        關(guān)鍵詞:新時期;檔案信息化;涵義;價值;對策

        對于檔案信息化建設(shè),是計算機信息技術(shù)不斷發(fā)展進步的結(jié)果,同時,凸顯傳統(tǒng)檔案管理模式的滯后性,是維護檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。立足信息飛速發(fā)展的新階段,檔案管理者要堅持創(chuàng)新,以信息化為方向,緊跟時代發(fā)展,對檔案信息化建設(shè)進行全方位理解,以新技術(shù)以為手段,加快檔案資源開發(fā)與利用,

        1 基于社會發(fā)展全方位分析檔案信息化建設(shè)的概念

        對于檔案信息化建設(shè),主要是適應(yīng)新時期計算機網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的形勢,促使檔案工作由傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字信息化檔案管理模式過渡。具體講,首先,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱以及渠道方面的凸顯不足,而依托計算機技術(shù)的數(shù)字化電子文件強化檔案資源物化屬性的改變,檔案資源服務(wù)效能被強化。其次,在檔案查閱方面,傳統(tǒng)渠道多為檔案室,而在信息化建設(shè)背景下,檔案使用者能夠通過多種方式進行查閱,如手機客戶端、電腦等,時空限制被打破,信息更顯共享性與互通性。再次,傳統(tǒng)檔案管理以人工方式為主,工作效率低下。但是,信息化檔案管理以自動化發(fā)展為渠道。最后,檔案信息化建設(shè)深化檔案服務(wù)社會化功能,檔案資源以網(wǎng)絡(luò)平臺為背景,檔案服務(wù)延伸至全社會范疇。

        2 檔案信息化建設(shè)的社會價值

        2.1 促進傳統(tǒng)價值性檔案資源的開發(fā)

        對于檔案資源而言,是反映社會發(fā)展的不可再生資源,極具社會價值。但是,傳統(tǒng)檔案管理手段的不足不可避免地對檔案本身造成損壞,誘發(fā)檔案價值降低,無法有效發(fā)揮檔案作用。因此,檔案資源面臨被搶救與開發(fā)的問題。依托信息化建設(shè),檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對大連紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理,能夠滿足大容量與高保真的要求與標(biāo)準(zhǔn),對提升檔案資源開發(fā)與利用意義深遠(yuǎn)。

        2.2 檔案管理模式向智能化發(fā)展,整個檔案管理流程凸顯一體化

        目前,信息技術(shù)的影響力延伸至社會方方面面,檔案管理領(lǐng)域也積極引入,重視創(chuàng)新,以信息技術(shù)為手段,加快傳統(tǒng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)加快數(shù)字化目錄與檢索系統(tǒng)的建立,信息被不斷優(yōu)化,促使檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)收集、編研以及整理歸檔的一體化,促使檔案管理由人工模式向智能化跨越發(fā)展,是檔案管理適應(yīng)社會、不斷創(chuàng)新的體現(xiàn)。

        2.3 增強檔案管理精準(zhǔn)化,檔案管理服務(wù)水平顯著提升

        對于檔案管理工作,其凸顯服務(wù)性的特點。在檔案信息化建設(shè)的推動下,能夠為使用者提供更加人性化與智能化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。同時,查閱者可以結(jié)合需求,進行針對性查找。除此之外,使用者可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺,提出自己使用意見,促使檔案管理者精準(zhǔn)化增強,切實提升檔案管理服務(wù)水平。

        3 深入剖析新時期檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

        首先,缺乏完善與健全的檔案管理制度。在檔案管理工作實踐中,檔案管理制度凸匱乏性。從管理角度分析,檔案管理工作的有序推進離不開高效與科學(xué)的規(guī)章制度,同時,還要不斷對管理制度、便也利用方式等進行優(yōu)化完善。只有依托科學(xué)的管理制度,才能增強管理意識,為工作水平的提高奠定基礎(chǔ)。但是,目前,檔案管理在制度建設(shè)方面仍需提升,尤其是內(nèi)容與質(zhì)量管理落后,很難維護檔案的可靠性與準(zhǔn)確性,使得檔案信息利用的權(quán)限與范圍不明確,給檔案信息化管理造成阻礙。其次,對于檔信息,比較突出的問題是利用率偏低,尤其在檔案資源利用程度、存儲模式以及檢索手段方面缺乏健全性,檔案信息在存儲方面很難實現(xiàn)持久性,在根本上制約了檔案信息的使用。

        4 如何做好新時期檔案信息化建設(shè)工作

        4.1 全員范圍內(nèi)深化檔案信息化建設(shè)理念,摒棄落后思想,構(gòu)建創(chuàng)新思維

        對于新時期檔案管理工作,信息化理念的形成至關(guān)重要,這也是保證信息化建設(shè)的根本。為此,要在全員范圍內(nèi)增強檔案信息化建設(shè)的意識,加大人力、物力等資源的投入力度。同時,對于檔案管理者,要正確認(rèn)識自身的管理職責(zé),明確信息化建設(shè)的持久性與持續(xù)性,摒除傳統(tǒng)檔案管理的不足,以便更好適應(yīng)新時期全社會對檔案管理的基本要求,構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案服務(wù)新格局。

        4.2 做好紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變工作,加強落實全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

        對于檔案信息建設(shè),從技術(shù)角度分析,要重視加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料向電子文檔的轉(zhuǎn)化,構(gòu)架全文數(shù)據(jù)庫?;诖?,要發(fā)揮現(xiàn)代設(shè)備的優(yōu)勢,大力進行紙質(zhì)檔案的掃描、打印等處理,構(gòu)建數(shù)字檔案,全面輸入微機,形成全文數(shù)據(jù)庫。另外,要構(gòu)建與之相適應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫,構(gòu)建高效高效的檢索體系,在根本上保證檔案資料開發(fā)利用的快速性、準(zhǔn)確性與全面性。

        4.3 重視檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),提升檔案資源的高效開發(fā)與高度共享

        從本質(zhì)上分析,現(xiàn)代檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的根本區(qū)別是資源查詢與利用的時空概念發(fā)生變化。在現(xiàn)代化的檔案管理實踐中,信息網(wǎng)絡(luò)化與信息高度共享是突出特征,更顯時空特質(zhì)。具體講,要適應(yīng)信息社會對檔案開發(fā)與利用的基本要求,加強互聯(lián)網(wǎng)平臺建設(shè),構(gòu)建電子文件數(shù)據(jù)管理中心,強化行業(yè)內(nèi)檔案資源的互聯(lián)互通,加快檔案資源的共享,滿足檔案資源遠(yuǎn)程查閱與異地使用的需求。

        4.4 提升檔案管理者綜合素養(yǎng),構(gòu)建融檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)于一體的綜合型管理隊伍

        對于檔案信息化建設(shè),高素質(zhì)的檔案管理人才不可或缺,需要具備較強的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng),尤其要掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對現(xiàn)代信息技術(shù)擁有深入的了解,這也是新時期檔案管理者面臨的基本要求?;诖耍匾暯Y(jié)合發(fā)展實際,積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),組織各種方式的學(xué)習(xí)與進修,重視業(yè)務(wù)交流與溝通,在提升檔案管理者計算機應(yīng)用水平的同時,強化設(shè)備有效維護與管理。另外,對網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與軟件開發(fā)利用知識進行了解,掌握電子檔案信息采集與加工處理技能,在根本上構(gòu)建擁有專業(yè)檔案管理知識、通曉現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型人才隊伍,實現(xiàn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的全方位提升。

        4.5 全面維護數(shù)字化檔案資源的安全性,構(gòu)建檔案資源信息安全保障體系

        對于檔案信息化建設(shè),需要以數(shù)字化檔案資源為基礎(chǔ),依托網(wǎng)絡(luò)多媒體平臺,構(gòu)建檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享模式。對于網(wǎng)絡(luò)而言,其融開放性與虛擬性于一體,在提高檔案資源開發(fā)利用便利性的同時,安全問題也不容忽視。為此,要重視檔案信息安全性的維護,可以使用多種安全措施,如實名認(rèn)證、秘鑰管理、網(wǎng)絡(luò)防火墻以及殺毒軟件等,構(gòu)建更加有效的檔案資源信息安全保障體系。

        5 結(jié)束語

        綜上,立足新的發(fā)展時期,檔案管理工作對社會發(fā)展意義深遠(yuǎn)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,信息技術(shù)的優(yōu)勢被引入檔案管理實踐,檔案信息化建設(shè)成為新的方向,強化信息化管理平臺的構(gòu)建,有效提升檔案信息化服務(wù)水平,提升檔案開發(fā)利用水平,以更好適應(yīng)新時期整個社會對檔案管理的新要求,為社會發(fā)展做出更大貢獻。

        參考文獻

        [1]包冬梅.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟,2018(20):17-18+20.

        [2]李曉華.試論檔案信息化建設(shè)與規(guī)范化管理[J].蘭臺內(nèi)外,2018(05):49.

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