賈丹丹

摘 要：當(dāng)前，隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)模逐年遞增。在社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)的過(guò)程中會(huì)形成各種原始憑證，例如業(yè)務(wù)臺(tái)賬、人事資料、清單、工作底稿等，而這些材料被集中保管以后，就形成了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不僅是對(duì)參保主體社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益的真實(shí)記錄，也是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展歷史的有形體現(xiàn)，因此，做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理就顯得尤為重要。但是目前依然可見(jiàn)一些社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，需要尋找措施有針對(duì)性地改觀。本文主要據(jù)此展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；檔案管理；現(xiàn)狀；提升對(duì)策

當(dāng)前，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們參加社會(huì)保險(xiǎn)的意識(shí)不斷提高，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)模也逐年遞增。而社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)過(guò)程中直接形成的原始憑證，包括業(yè)務(wù)臺(tái)賬、人事資料、清單、工作底稿等。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是對(duì)參保主體社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益的真實(shí)記錄，是確保參保主體享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，因此做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)具有十分重要的意義。但是目前依然可見(jiàn)一些社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，需要尋找措施有針對(duì)性地改觀。

1 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理規(guī)范性不足

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不僅關(guān)系到參保人的切身利益，也與社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作的正常開(kāi)展及外部形象有著重要關(guān)系。但是很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性方面還是存在一些不足之處，比如在業(yè)務(wù)檔案的儲(chǔ)存空間上，沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定做好檔案存放場(chǎng)地的溫濕度、防火、防震等防范措施，一旦遇到意外情況，將有可能造成不可逆的損失；再比如，在檔案材料的存放上，就簡(jiǎn)單堆砌在箱柜里，不僅容易松散、掉落、丟失，而且查閱也十分不便。

1.2 管理不統(tǒng)一，多頭管理

由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)涉及的險(xiǎn)種及工作環(huán)節(jié)比較多，因此所產(chǎn)生的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案種類構(gòu)成也比較多。但是目前很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)于這些不同種類的業(yè)務(wù)檔案并未遵循統(tǒng)一管理的規(guī)定，往往是按照險(xiǎn)種或工作環(huán)節(jié)分別存放在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)，形成了多頭管理的現(xiàn)象，給檔案的安全存放和高效利用都帶來(lái)了一些負(fù)面影響。

1.3 現(xiàn)代化管理手段不足

目前，隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷發(fā)展，所形成的檔案材料也日漸增多，在這種情況下，一方面，不斷增多的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案給存放空間帶來(lái)了很大壓力，往往出現(xiàn)有限的空間內(nèi)反復(fù)擠壓過(guò)多檔案的情況；另一方面，業(yè)務(wù)檔案的日益增多也給檔案的查找調(diào)閱帶來(lái)了越來(lái)越多的不便；再有，很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案+檔案柜的存儲(chǔ)方式，制約了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的效率。

2 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提升對(duì)策

2.1 強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范性管理

作為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，首先應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》及其他相關(guān)檔案管理制度規(guī)定，做好標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理庫(kù)房的建設(shè)，使得檔案管理庫(kù)房能夠滿足建筑材料耐火大于4小時(shí)標(biāo)準(zhǔn)，庫(kù)房溫濕度及防潮、防蟲(chóng)、防霉、防有害氣體等均能夠達(dá)標(biāo)，在煙霧報(bào)警和滅火設(shè)備上面也能夠滿足意外情況應(yīng)對(duì)需要；此外，紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)存放于標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜中，并且在容積、數(shù)量上滿足檔案柜額定容量；還有就是要推動(dòng)相關(guān)檔案管理制度的剛性執(zhí)行，可以通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高問(wèn)責(zé)處理力度，不斷強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)相關(guān)管理制度的敬畏之心，確保檔案管理制度能夠真正落到實(shí)處。

2.2 做好檔案統(tǒng)一化管理

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)存在的檔案多頭管理的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)整，一是要將原先分散存放于各部門(mén)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案集中到專門(mén)的檔案管理部門(mén)，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一維護(hù)，統(tǒng)一查詢。二是在業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一收歸專門(mén)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理以后，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依然要明確業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)部門(mén)在檔案的收集、整理、立卷等方面的責(zé)任，以及各業(yè)務(wù)部門(mén)在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱、歸還等方面應(yīng)當(dāng)遵循的原則和要求，確保檔案集中管理之后的有序化利用。

2.3 探索檔案電子化

面對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展給檔案管理帶來(lái)的壓力日益加重，探索并實(shí)行業(yè)務(wù)檔案電子化是有效解決這一問(wèn)題的途徑。具體而言，就是通過(guò)掃描、拍照等手段，將原先的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息和文件影像，集成整合于電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中，并且在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的檢索、查找、下載等功能，這樣能夠大大節(jié)省檔案管理空間，提高檔案利用效率。為此，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)首先是要加大投入，可以和一些專業(yè)的科技公司進(jìn)行合作，合作開(kāi)發(fā)基于業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作實(shí)際的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并且將原有的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的線上管理；其次是推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)與檔案信息系統(tǒng)一體化進(jìn)程，基于“邊經(jīng)辦、邊收集、邊影像化”的原則，構(gòu)建起現(xiàn)代化的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)管理模式；三是要做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，確保檔案管理人員能夠掌握檔案電子化管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)方法。

綜上所述，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的深層次發(fā)展和改革創(chuàng)新有著重要意義，但是目前在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理方面還是存在一些問(wèn)題，本文對(duì)此提出了若干具體對(duì)策，希望可以提供一些有價(jià)值的參考和借鑒。

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