李光緒 孟霞 王紅玉

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作不同于其他行業(yè)的檔案管理工作，由于醫(yī)院內(nèi)部人員的流動性較大，而且相應(yīng)的醫(yī)療器具的更換頻率十分頻繁，所以整個醫(yī)院檔案管理工作的難度較大，而且隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，相應(yīng)檔案管理工作的難度還會進(jìn)一步的提高。在實(shí)際的檔案管理工作之中，如果還是只依靠傳統(tǒng)的人工管理模式，則會占用醫(yī)院大量的人力資源成本，不利于醫(yī)院的發(fā)展，所以需要將自動化辦公系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合到醫(yī)院實(shí)際的檔案管理工作之中，從而切實(shí)的提高醫(yī)院的運(yùn)行效率，就目前辦公自動化的時代背景之下，有效的依托自動化辦公軟件開展相應(yīng)的檔案管理工作，能夠促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；實(shí)際應(yīng)用淺析

自動化辦公軟件目前已經(jīng)應(yīng)用在了各個領(lǐng)域之中，其主要的優(yōu)勢在于，自動化辦公軟件可以實(shí)現(xiàn)整個辦公過程實(shí)現(xiàn)無紙化，所有的信息都可以通過辦公軟件進(jìn)行交互，其次，自動化辦公軟件能夠切實(shí)提高公司內(nèi)部文件的保密性，以往傳統(tǒng)的辦公模式，公司內(nèi)部相應(yīng)資料的傳遞是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行的，而這種辦公模式很容易導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部信息泄露出去，從而對整個公司的發(fā)展造成影響。而且，自動化辦公軟件的效率較高，其內(nèi)部帶有運(yùn)算功能，可以對工作人員編輯好的信息進(jìn)行排序，方便工作人員開展接下來的工作。對于醫(yī)院的檔案管理工作而言，自動化辦公軟件的應(yīng)用能夠有效的提高整個檔案管理工作的效率。

1 主要優(yōu)勢淺析

1.1 切實(shí)提高醫(yī)院檔案管理效率

自動化辦公軟件最大的優(yōu)勢在于，能夠切實(shí)提高醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際效率，在實(shí)際使用自動化辦公軟件的過程之中，只需要少量的人工操作就可以完成，所以在節(jié)約人力資源成本的同時，大大提升了工作人員每天的工作效率。能夠切實(shí)有效的提高整個醫(yī)院在檔案管理工作開展過程中的效率[1]。

1.2 安全系數(shù)高

由于自動化辦公軟件實(shí)際使用過程中，所有的信息都是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行交互的，所有的信息在傳輸?shù)倪^程之中都是處于絕對安全的狀態(tài)的，整個作業(yè)模式十分的安全，不會發(fā)生任何的信息泄露事故。除此以外，醫(yī)院相關(guān)的檔案管理工作人員還可以通過對相應(yīng)的信息加密，來提高信息傳遞過程之中的保密性[2]。

2 實(shí)際應(yīng)用淺析

2.1 自動化軟件在人員調(diào)動中的應(yīng)用

醫(yī)院所有工作人員的檔案都實(shí)行統(tǒng)一化管理，當(dāng)每一位工作人員辦理完相應(yīng)的入職手續(xù)之后，其檔案就會歸納進(jìn)其所對應(yīng)的部門，但是在實(shí)際檔案管理工作進(jìn)行的過程之中，由于內(nèi)部工作人員崗位的調(diào)整，以及部分工作人員離職，都需要到檔案室辦理相應(yīng)的檔案處理手續(xù)，傳統(tǒng)的作業(yè)模式，采用的是人工辦理模式，檔案管理部門需要配置專人進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作的，當(dāng)醫(yī)院內(nèi)部人員需要進(jìn)行人事調(diào)動的時候，檔案部門的管理人員需要將該工作人員的檔案從其原部門調(diào)出，在移送到調(diào)整之后的部門，并對整個調(diào)整工作做出詳細(xì)的記錄，整個工作開展的流程十分復(fù)雜，需要花費(fèi)大量的時間，不利于醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。所以，需要使用自動化辦公軟件來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工作業(yè)模式，實(shí)際使用自動化辦公軟件的過程之中，需要對醫(yī)院所有工作人員的信息進(jìn)行收錄，建立醫(yī)院自己的檔案管理庫，當(dāng)醫(yī)院內(nèi)部的工作人員因?yàn)橄鄳?yīng)的人事調(diào)動需要對其個人檔案的中的個別信息進(jìn)行修正的時候，只需要該工作人員將現(xiàn)部門開具的人員調(diào)用申請?zhí)峤唤o檔案管理部門的工作人員就可以了，檔案部門的工作人員會根據(jù)該工作人員提供的身份信息搜索到其個人的電子檔案，直接在其電子檔案上進(jìn)行修改就可以了。整個電子檔案有效的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式繁瑣的作業(yè)流程，也能夠真正意義上的實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的期望[3]。

通過自動化辦公軟件的使用，能夠有效的提高醫(yī)院在人力資源管理工作中的實(shí)際效率，對于整個醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展具有十分深刻的意義，在醫(yī)院實(shí)際開展相應(yīng)的人力資源管理工作時，要充分利用自動化辦公軟件的優(yōu)勢，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的無紙化模式。

2.2 自動化軟件在設(shè)備調(diào)整過程中的應(yīng)用

目前，醫(yī)院在實(shí)際開展醫(yī)療工作的過程之中，離不開醫(yī)療設(shè)備的輔助，而且對于一些特殊的疾病，通過設(shè)備對相應(yīng)的患者展開化療，以及放療已經(jīng)成為一種常規(guī)化的治療模式，而且，醫(yī)院為了不斷提升相應(yīng)醫(yī)療水平，需要不斷購置新型的醫(yī)療設(shè)備，所以，實(shí)際對醫(yī)院所有醫(yī)療設(shè)備的管理工作也十分的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的設(shè)備管理模式主要是由醫(yī)院的設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)，醫(yī)院每購置一臺新設(shè)備的同時，設(shè)備部門都要對該臺設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)的記錄工作，將該臺設(shè)備登記入冊。但是由于醫(yī)院購置新設(shè)備的速率過快，設(shè)備部門相關(guān)的工作人員無法進(jìn)行記錄新設(shè)備的信息，就會造成整個醫(yī)院設(shè)備管理工作的脫節(jié)。

所以，需要使用自動化辦公軟件對所有購置的新設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的信息采集工作，在實(shí)際信息采集工作的過程之中，可以使用自動化信息采集系統(tǒng)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工采集模式。自動化信息采集系統(tǒng)，主要是一個虛擬的檔案庫，工作人員需要使用手持掃描設(shè)備將新購置設(shè)備的信息進(jìn)行掃描，系統(tǒng)會自動收錄相應(yīng)的信息，整個過程只需要工作人員掃描設(shè)備的條形碼即可。

3 結(jié)束語

辦公自動化環(huán)境之下，通過使用自動化辦公軟件來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工作業(yè)模式，能夠有效的提高整個檔案管理工作的實(shí)際效率，并且對于整個醫(yī)院而言，檔案管理工作效率的提升，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院更好的發(fā)展。自動化辦公軟件目前已經(jīng)應(yīng)用在了各個領(lǐng)域之中，其主要的優(yōu)勢在于，自動化辦公軟件可以實(shí)現(xiàn)整個辦公過程實(shí)現(xiàn)無紙化，所有的信息都可以通過辦公軟件進(jìn)行交互。

參考文獻(xiàn)

[1]孫濤，陳小琤.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國病案，2014，15（1）：51-53.

[2]甄玲，雷蕾，李璐，etal.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究[J].中國管理信息化，2016，19（2）.

[3]卜照鋒，劉亞男.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（19）：21-23.