朱小青

摘 要：醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，不僅涉及到建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，還涉及交付后使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝等施工過程和結(jié)果的記錄等。它是工程建設(shè)、使用管理、工程維護和改建擴建的重要依據(jù)。但是在當(dāng)今醫(yī)院基建檔案管理過程中存在不少問題。本文通過對現(xiàn)在存在問題的分析，提出了一些解決方案。

關(guān)鍵詞：基建檔案；管理意識；管理程序；管理素質(zhì)

1 醫(yī)院基建檔案的管理存在的問題

我院2號病房樓從2012年6月26日正式投入使用，截至今日在長達(dá)6年多的時間里，由于種種原因，始終沒有進(jìn)行竣工決算。今年下半年，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意，決定委托社會第三方審計機構(gòu)對此工程項目進(jìn)行決算。根據(jù)審計程序要求，首先要求施工單位報送與決算有關(guān)的所有資料，它包括該項目在立項審批、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工監(jiān)管、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)以不同載體呈現(xiàn)的聲像、圖文等形式的資料信息。經(jīng)過多次催促，我院基建處始終沒有能夠提供完整的基建資料，竣工驗收資料不齊全，變更簽證以及招投標(biāo)資料也無法提供。當(dāng)時成立的項目部管理人員由于是臨時從其他部門抽調(diào)組建，項目結(jié)束之后，有的幾經(jīng)變換工作部門，有些已經(jīng)退休，所經(jīng)手資料無法查證，給決算審計帶來極大的麻煩，也為后期這個建筑的整改整修帶來巨大的損失。同時這些情況也充分暴露出醫(yī)院在基建檔案管理方面存在的一些問題。具體分析，基建檔案管理方面存在如下問題：

1.1 檔案管理意識不強

檔案管理意識不強，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對基建檔案重要性的思想認(rèn)識不夠。在項目建設(shè)中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對基建項目的目標(biāo)是加強對工程建設(shè)的管理，保證工程的質(zhì)量并在規(guī)定的工期內(nèi)完成，盡早建成投入使用，早出效益。對于基建檔案管理來說，工作人員大多是臨時組成的，其部門也是根據(jù)工程需要臨時建立，管理層對其并不重視，認(rèn)為在檔案管理上花錢、花時間沒必要。有些甚至根本不重視資料的收集，哪里用完哪里丟； 有的項目管理人員甚至將自己所負(fù)責(zé)部分的資料當(dāng)作個人的私有財產(chǎn)，自己保管，有的甚至退休之后還把資料帶到家里，為醫(yī)院后期的改建擴建尋找資料造成了很大的不便，嚴(yán)重影響了檔案資料的利用價值，造成的損失是無法彌補的。同時建設(shè)過程中工程隊伍流動性大，會造成基建檔案管理工作脫節(jié)嚴(yán)重的現(xiàn)象，相關(guān)部門缺乏溝通交流，使得檔案記錄缺乏準(zhǔn)確性與實時性。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)差

醫(yī)院缺少相應(yīng)的綜合型管理人才。基建工程項目的檔案管理人員大多屬于臨時抽調(diào)或者兼職，沒有經(jīng)過檔案管理的系統(tǒng)性培訓(xùn)，普遍缺少檔案專業(yè)知識，不熟悉業(yè)務(wù)，對檔案工作處于應(yīng)付狀態(tài)，用時才慌忙翻尋，不能規(guī)范的進(jìn)行檔案的收集、歸類、整理、保管。建設(shè)單位缺乏既懂檔案專業(yè)知識又熟悉工程管理的人才，具備檔案專業(yè)知識的人員在檔案管理崗位由于種種原因不能長期干下去。另外，也由于基建工程項目和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建工程項目檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。

1.3 硬件措施不到位

建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位往往將資料室設(shè)于工地現(xiàn)場臨時用房內(nèi)，一是為了方便施工資料的及時歸檔，二是為了能及時查閱所需文件。同時也造成了一定的弊端，首先是臨時用房牢固性、安全性差，一旦遇上像大風(fēng)、大雪之類的惡劣天氣，造成臨時用房倒塌，將會導(dǎo)致基建資料毀壞。再次是臨時用房防蟲、防潮效果差，不利于基建檔案的存放。

1.4 檔案管理流程不規(guī)范，檔案移交不及時

項目竣工后，科室為方便自己使用、查找，往往不及時主動移交資料，部分工程人員對檔案管理工作的重視度不高、延期歸檔工作等原因會導(dǎo)致基建項目部分環(huán)節(jié)資料整理出現(xiàn)紕漏，另一方基礎(chǔ)項目工程建設(shè)由于搬遷、改建等不可抗因素導(dǎo)致部分環(huán)節(jié)檔案資料缺失。部分檔案管理人員只注重中后期施工監(jiān)管與竣工驗收時期的數(shù)據(jù)資料整理，而忽視了前期設(shè)計勘察、投標(biāo)立項時的文件資料搜集，因此導(dǎo)致資料搜集不完善，前期資料缺失。

2 加強醫(yī)院基建檔案管理的措施

針對上述情況，我認(rèn)為應(yīng)該從下列幾個方面入手：

2.1 增強基建檔案管理意識

加強宣傳，利用會議及舉辦學(xué)習(xí)班向全體工作人員宣傳基建檔案的重要性，由領(lǐng)導(dǎo)牽頭帶領(lǐng)大家學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》等有關(guān)規(guī)定，使他們認(rèn)識到檔案的重要性和潛在價值，充分認(rèn)識到基建檔案不僅見證了醫(yī)院的歷史，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，而且基建檔案中投資預(yù)算的數(shù)據(jù)與施工過程中設(shè)計變更認(rèn)量、經(jīng)濟簽證，投標(biāo)過程中投標(biāo)價格、合同、洽商記錄、竣工圖等一系列資料以及總決算的數(shù)據(jù)又是后期審計部門審查的重要依據(jù)，是控制經(jīng)濟流失、打擊貪污受賄、加強廉政建設(shè)的第一手資料，使加強檔案管理的觀念深入人心。

2.2 完善基建檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

現(xiàn)在醫(yī)院缺少既懂基建又懂檔案管理的綜合型管理人才，要想真正管理好醫(yī)院基建檔案，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須下定決心重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，根據(jù)基建檔案管理要求與基建工程項目特點，應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，派遣專業(yè)的管理人員，明確各自職責(zé)，深化職能改革，加強各部門間的檔案管理人員與工程人員的溝通與交流，建立健全基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。要將基建項目的檔案管理工作與項目建設(shè)進(jìn)程同步納入項目建設(shè)管理程序。通過宣傳、培訓(xùn)等多種形式，廣泛宣傳黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和制度。同時選派檔案管理人員參加檔案員崗位培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，參加各種檔案及基建學(xué)術(shù)交流會，多渠道提高檔案管理人員綜合水平，促使其轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新知識，改善知識結(jié)構(gòu)，開闊視野，成為高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才。

2.3 改善硬件設(shè)施

醫(yī)院基建檔案的儲存條件是基建檔案管理的必備條件之一，硬件設(shè)施的好壞直接影響檔案的質(zhì)量。因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對基建檔案儲存用房的投入力度，建立固定的儲存場所，避免因基建檔案資料的來回挪動，致使項目結(jié)束檔案資料也因此損壞丟失嚴(yán)重的結(jié)果發(fā)生。再次是醫(yī)院要為基建檔案室配備一套完整的檔案裝具以及電腦、復(fù)印機等。同時醫(yī)院對檔案庫房要做好防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施，保證檔案實體和信息的安全。

2.4 健全檔案管理的流程規(guī)范

基建檔案是由施工文件、監(jiān)理記錄、基建檔案、竣工圖紙等資料組成的，做好基建檔案資料的搜集、歸檔與驗收工作十分重要。工程人員應(yīng)按照基建檔案管理流程進(jìn)行整理工作，確保歸檔及時、搜集完備、保管安全、整理規(guī)范?；n案從整理、組卷、編目到保管、利用都有其既定的規(guī)律，各參建單位要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程履行各自的職責(zé)，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法，同時保持檔案資料有機聯(lián)系，使其形成一個系統(tǒng)的、分類明確的整體?；椖扛鳝h(huán)節(jié)的檔案資料應(yīng)按照不同類型進(jìn)行搜集歸類，嚴(yán)格按照檔案管理的流程要求完成歸檔工作，對于工程周期較長的基建項目，應(yīng)保證分段跟進(jìn)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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