楊沁

2016年11月3日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》，對“十三五”時期電子文件管理工作做出了全面部署，學(xué)籍信息電子化已被國家列入《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》，勢在必行。學(xué)籍檔案電子化是指使用電子化工具或方法有系統(tǒng)地搜集與呈現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息與學(xué)習(xí)歷程。為了建立快速高效的學(xué)籍檔案管理，必須運用現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機編程和網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，遵循國家檔案局、教育部及廣東省檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》要求，實現(xiàn)對高校學(xué)生學(xué)籍信息電子化歸檔，把紙質(zhì)學(xué)籍轉(zhuǎn)向電子化學(xué)籍進行管理。因此基于教務(wù)管理系統(tǒng)的學(xué)籍信息電子化歸檔研究與實踐意義重大。

一、高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

1.信息化管理手段落后

檔案信息化是隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，逐步形成的一種新的管理模式。目前高校在教學(xué)管理中大都使用了教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)痊F(xiàn)代信息技術(shù)，但學(xué)籍檔案管理的信息化程度不高，基本沿用傳統(tǒng)的手工管理方式，學(xué)籍檔案歸檔也沿用傳統(tǒng)手工管理方式，如學(xué)生的高考錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍表、學(xué)生成績單、畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊信息表等通常不是以學(xué)生個人為單位立卷存檔的，而是以學(xué)生錄取年份、畢業(yè)年度按班來整理并裝訂成冊存檔的。傳統(tǒng)手工管理方式直接導(dǎo)致了學(xué)籍管理工作量和管理難度的大幅增大，易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，勞動強度高，速度慢，造成學(xué)生個人查準(zhǔn)率降低。

2. 學(xué)籍檔案分散管理

歸檔前的學(xué)籍材料分散在學(xué)校多個部門，如教務(wù)處有本科生基本信息、學(xué)籍變更、成績記錄、畢業(yè)信息等;研究生院有研究生的基本信息、成績記錄、畢業(yè)信息; 招生辦有學(xué)生錄取名冊;學(xué)生處獎懲記錄、就業(yè)情況等。由于學(xué)籍檔案管理人員對學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)比較熟悉，但對于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力和學(xué)籍檔案管理的日常工作流程不熟悉，導(dǎo)致教務(wù)處、研究生院業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中學(xué)籍材料和信息不能及時歸檔到檔案館。學(xué)籍檔案管理還存在分散管理的問題，各部門又都有自己的管理系統(tǒng)，相互獨立，形成一個個信息孤島，嚴重影響了學(xué)籍檔案電子化歸檔。

3. 電子化歸檔工作尚未啟動

目前教務(wù)系統(tǒng)和研究生院業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成大量的電子學(xué)籍信息，但沒有學(xué)籍信息歸檔管理模塊，電子化歸檔工作尚未啟動。檔案部門依然采用紙質(zhì)的收集、整理、歸檔方法和歸檔范圍，沒有制度性文件要求實現(xiàn)電子學(xué)籍歸檔，難以在數(shù)字校園環(huán)境下實施學(xué)籍信息的電子化歸檔，造成大量的、歷史形成的電子信息滯留在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，學(xué)校教務(wù)處、研究生院的信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)主要是滿足學(xué)生、老師和教務(wù)管理人員正常業(yè)務(wù)工作的開展，并未考慮到教務(wù)系統(tǒng)和研究生院業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成的學(xué)籍電子信息如何按要求進行歸檔。

二、確定高校學(xué)籍檔案電子化歸檔范圍

1. 學(xué)籍信息的采集

電子檔案從產(chǎn)生起就處于各個信息系統(tǒng)內(nèi)部歸檔模塊之中，因此在構(gòu)建教務(wù)管理系統(tǒng)之初，教務(wù)處、研究生院要與檔案館積極溝通合作，對學(xué)籍信息和電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃，明確歸檔范圍，統(tǒng)籌部署部門之間的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案數(shù)據(jù)對接到檔案管理系統(tǒng)一般有在線和離線兩種方式，一種是在線方式需要信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)做一個數(shù)據(jù)交換接口調(diào)用或采用數(shù)據(jù)推送方式送達，另一種是離線方式則需要對數(shù)據(jù)包進行下載處理并加載到檔案室檔案管理系統(tǒng)，兩種方式的性質(zhì)都一樣。

2. 確定學(xué)籍電子化歸檔的內(nèi)容

明確與細化歸檔范圍，是做好學(xué)籍檔案電子化歸檔的基礎(chǔ)。電子文件歸檔客觀上依賴于各種信息系統(tǒng)的歸檔模塊和電子檔案管理系統(tǒng)，電子檔案質(zhì)量很大程度上取決于電子文件的質(zhì)量，還取決于電子文件的歸檔質(zhì)量。界定學(xué)籍電子文件內(nèi)容與范圍，梳理學(xué)籍電子文件各個階段的業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確每個關(guān)鍵節(jié)點可能帶來學(xué)籍電子文件在元數(shù)據(jù)、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、屬性及其與其他文件之間建立關(guān)聯(lián)等方面的形成與變化，規(guī)范化操作流程。通過對學(xué)籍電子化歸檔文件的范圍進行了標(biāo)準(zhǔn)化梳理，明確界定學(xué)籍電子化歸檔文件材料和教學(xué)活動管理過程材料目錄清單。

3. 規(guī)范學(xué)籍電子化歸檔格式

在學(xué)籍檔案電子化建設(shè)過程中，最為基礎(chǔ)也是最為關(guān)鍵的一項工作就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成電子格式。為了保障教務(wù)系統(tǒng)中形成的學(xué)籍電子文件在歸檔時能夠從內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)、背景信息等方面是真實的、完整的、有效的和安全的，學(xué)校需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對電子學(xué)籍檔案的格式以及編制方式進行統(tǒng)一明確，規(guī)范學(xué)籍檔案電子化歸檔格式。

三、高校學(xué)籍檔案電子化歸檔實施策略

1. 制定學(xué)籍檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

元數(shù)據(jù)（Metadata）是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。ISO/ IEC 11179- 3： 2003 （E）對元數(shù)據(jù)的定義為：元數(shù)據(jù)是描述數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，它描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程。元數(shù)據(jù)文件包括單位名稱、電子文件號、責(zé)任者、正題名、主題詞、文件編號、日期、主送、抄送、密級、頁數(shù)、附件、附注、收發(fā)文類別、定稿時間、文件大小、格式信息、電子簽名標(biāo)識等等，如有附件也需歸檔。目前，高校學(xué)籍檔案的元數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)電子學(xué)籍檔案歸檔要求及國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室評價辦法》，電子文件規(guī)范管理中的文件格式、樣式、整理等要求，結(jié)合我校實際情況，檔案館與教務(wù)處、研究生院根據(jù)學(xué)籍檔案電子化歸檔的需求制定了一套學(xué)籍檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)籍檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)節(jié)選如表1所示。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定可以提高數(shù)據(jù)庫建庫質(zhì)量，使數(shù)據(jù)加工達到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而加強對數(shù)據(jù)的控制、檢索利用和共建共享。

2.制定檔案化標(biāo)準(zhǔn)接口

完成數(shù)據(jù)實時歸檔的主要關(guān)鍵技術(shù)是創(chuàng)建檔案化標(biāo)準(zhǔn)接口，該接口要有信息發(fā)送和數(shù)據(jù)遷移和對歸檔數(shù)據(jù)進行”檔案化”處理的兩個功能。根據(jù)電子學(xué)籍檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)需要制定一個標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)對接方法，結(jié)合檔案系統(tǒng)及教務(wù)系統(tǒng)的特點，選擇了webservice接口方式，檔案系統(tǒng)提供接口標(biāo)準(zhǔn)，教務(wù)系統(tǒng)根據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)約定好的格式信息推送數(shù)據(jù)到檔案系統(tǒng)。接口分為兩部分：第一教務(wù)系統(tǒng)的學(xué)生信息和元數(shù)據(jù)及電子文件信息通過接口方式傳輸?shù)綑n案系統(tǒng);第二學(xué)籍電子文件通過教務(wù)系統(tǒng)推送到FTP服務(wù)器傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)。

3.形成電子學(xué)籍檔案

建立電子學(xué)籍檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)接口后，教務(wù)處根據(jù)學(xué)籍歸檔模版，進行數(shù)據(jù)填充，按照歸檔要求生成PDF電子學(xué)籍檔案，及對應(yīng)學(xué)籍檔案的元數(shù)據(jù)，其中含有學(xué)生信息、電子學(xué)籍文件元數(shù)據(jù)屬性、學(xué)籍背景信息和過程信息，再根據(jù)檔案館提供的接口把數(shù)據(jù)推送到檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)自動根據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)抽取學(xué)籍檔案元數(shù)據(jù)，利用接口程序自動編制檔案號、電子歸檔章等，由系統(tǒng)自動完成學(xué)籍檔案的預(yù)立卷工作，形成電子學(xué)籍檔案，不需檔案工作人員二次著錄，提高了工作效率。（見表2）

通過實現(xiàn)系統(tǒng)無縫對接，將學(xué)籍電子文件的描述性內(nèi)容與學(xué)籍電子文件一并歸檔，并進行歸檔文件的“四性”檢測，確保電子檔案的數(shù)據(jù)安全。

學(xué)籍檔案電子化歸檔已成為一種新型的檔案管理方式，它不僅使學(xué)籍檔案信息資源共享、遠程查詢利用成為了現(xiàn)實，同時也給檔案管理工作帶來了新的要求， 以電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，已成為一種發(fā)展的必然趨勢。高校領(lǐng)導(dǎo)必須充分認識學(xué)籍檔案電子化歸檔的重要性認識，規(guī)范學(xué)籍管理，提高管理水平，完善制度建設(shè)，不斷探索學(xué)籍檔案電子化歸檔的可操作性和實效性，加快推進學(xué)籍檔案電子化歸檔進程。

注：本文為廣東工業(yè)大學(xué)青年基金項目《基于教務(wù)管理系統(tǒng)的學(xué)籍信息電子化歸檔研究與實踐》研究成果之一。

（作者單位：廣東工業(yè)大學(xué)）