王雅軍

摘 要：檔案管理作為街道辦事處管理工作中的重點(diǎn)，直接關(guān)系到整個(gè)基層管理的服務(wù)水平，提高檔案管理水平對(duì)于提高街道的辦事效率有著重要意義。街道辦事處檔案管理與其它機(jī)構(gòu)的檔案管理略有不同，管理任務(wù)量大與管理工作復(fù)雜。為此筆者將淺談街道辦事處檔案管理中的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)方式，從而促進(jìn)我國(guó)基層工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 街道辦事處 應(yīng)對(duì)方式

街道辦事處是市轄區(qū)人民政府或功能區(qū)管委會(huì)的派出機(jī)關(guān)，受市轄區(qū)人民政府或功能區(qū)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，行使區(qū)人民政府或功能區(qū)管委會(huì)賦予的職權(quán)。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，街道辦事處作為服務(wù)基層群眾的重要機(jī)構(gòu)愈加凸顯其重要性。為此提高辦事處的服務(wù)效率，可以有效的拉近基層管理機(jī)構(gòu)與群眾之間的距離，解決群眾生活之中的困難。檔案管理作為街道辦事處的重要管理內(nèi)容之一，直接關(guān)系到街道辦事處的服務(wù)質(zhì)量。但基于我國(guó)街道辦事處的檔案管理現(xiàn)狀可以看到，由于街道辦事處檔案管理的本身具有一定的特殊性，不僅要處理本單位的內(nèi)部檔案，還要做好民生檔案的管理工作，從而加大街道辦事處檔案管理工作的復(fù)雜性。為此進(jìn)行有效的街道辦事處檔案管理，應(yīng)該在傳統(tǒng)檔案管理的內(nèi)容上，關(guān)注民生檔案的管理，才能更加有效的提高街道辦事處的服務(wù)質(zhì)量。

一、我國(guó)街道辦事處在檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部檔案管理中存在的問(wèn)題

通常來(lái)說(shuō)檔案管理的內(nèi)容主要為：文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案這幾種常見(jiàn)類(lèi)型。街道辦事處在檔案管理的過(guò)程中，要收集黨務(wù)工作報(bào)告以及相關(guān)的政策文件、保存宣傳資料、做好財(cái)務(wù)、人事檔案管理，將街道辦事處在群眾慰問(wèn)以及公開(kāi)活動(dòng)的視頻做好相應(yīng)的整理，可以看到街道辦事處檔案內(nèi)部管理內(nèi)容種類(lèi)繁多，但基層工作人員往往工作任務(wù)量重、一人身兼數(shù)職，從而加大了管理的任務(wù)量，導(dǎo)致檔案內(nèi)部管理過(guò)程中出現(xiàn)一些列的問(wèn)題。

第一，檔案管理內(nèi)容不清晰。基層檔案管理過(guò)程中，由于檔案管理的內(nèi)容種類(lèi)過(guò)多，從而能導(dǎo)致管理內(nèi)容不清晰，只對(duì)關(guān)鍵的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案做到妥善管理。其它檔案存在管理混亂的現(xiàn)象，分類(lèi)不清晰的現(xiàn)象。

第二，檔案管理缺乏規(guī)范性。有些街道辦事處檔案管理工作松散，管理制度不嚴(yán)，檔案的收集、整理、保管、存檔、借閱、保密等制度不夠健全，檔案管理的關(guān)鍵在于如何做好檔案的管理的規(guī)范性，規(guī)范的檔案管理才能便于其他工作人員進(jìn)行查詢(xún)，并依據(jù)檔案做出正確的決策。

第三，檔案管理責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。由于從事街道檔案管理的工作人員絕大多數(shù)都屬于兼職類(lèi)，因此，常常調(diào)動(dòng)頻繁，檔案管理工作能否有效開(kāi)展，主要依賴(lài)于檔案管理工作人員能否進(jìn)行有效的檔案管理。落實(shí)檔案管理工作人員的職責(zé)，是確保檔案有效化管理的基礎(chǔ)。

（二）民生檔案管理

街道作為基層組織，其工作職能體現(xiàn)在方方面面，因而工作面十分廣泛，產(chǎn)生的檔案資料不但數(shù)量眾多，而且內(nèi)容包羅萬(wàn)象，涉及到很多關(guān)于民生民情的實(shí)際問(wèn)題。民生檔案管理正是街道辦事處檔案管理與其它機(jī)構(gòu)管理的最大不同，如何進(jìn)行有效的檔案管理直接關(guān)系到相關(guān)工作的開(kāi)展。為此民生檔案管理工作是檔案管理工作的重中之重，在日常生活中經(jīng)?？梢钥吹饺罕娫谵k理殘疾證、失業(yè)登記證、生育子女、低保辦理、申請(qǐng)廉租房等都需要到社區(qū)申請(qǐng)相關(guān)的證明，這些工作內(nèi)容中當(dāng)?shù)匚淖?、圖像記錄也就構(gòu)成了民生檔案的重要內(nèi)容。街道辦事處各個(gè)部門(mén)不善于對(duì)有效資料進(jìn)行管理與保存，同時(shí)，習(xí)慣各自為政，多頭保存，未能按時(shí)移交檔案，有的甚至還不愿移交檔案。事無(wú)巨細(xì)，這些事情雖然繁雜卻直接關(guān)系到群眾日常生活，但由于社區(qū)管轄區(qū)人口眾多且成員復(fù)雜，從而加大了民生檔案管理的數(shù)量與種類(lèi)，為街道辦事處檔案管理提出了新的工作問(wèn)題。

二、街道辦事處檔案管理中的應(yīng)對(duì)方式

基于我國(guó)街道辦事處檔案管理處理中的問(wèn)題可以看到主要為：管理制度不規(guī)范、管理任務(wù)量大、管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高等諸多問(wèn)題。為此相關(guān)工作人員在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)該從這幾方面入手，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，提高管理水平，做好管理工作，堅(jiān)守“為人民服務(wù)”。

（一）利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案管理效率

由于基層檔案工作人員有限，但檔案管理工作內(nèi)容卻十分繁多，為此提高檔案管理效率成為了檔案管理的首要任務(wù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，街道辦事處在處理檔案管理工作時(shí)可以通過(guò)電子計(jì)算機(jī)、檔案系統(tǒng)管理軟件以及成立電力檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)等多種方式，提高管理效率。

街道辦事處在處理內(nèi)部檔案與民生檔案時(shí)，應(yīng)該設(shè)立兩套檔案管理系統(tǒng)，各自在進(jìn)行詳細(xì)的劃分。將內(nèi)部檔案管理做好分級(jí)管理工作，將財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、文字檔案作為檔案管理工作的核心，將科技檔案、聲像檔案處于次級(jí)管理的位置。核心檔案管理需要嚴(yán)格的遵照單位的規(guī)章制度執(zhí)行，遵循國(guó)家的規(guī)法律法規(guī)，并做好監(jiān)督與審查工作。對(duì)于次級(jí)檔案管理，只要做到檔案分類(lèi)清晰，按照時(shí)間順序進(jìn)行編碼，確保在使用時(shí)能夠保持檔案的完整性即可。街道辦事處在進(jìn)行民生檔案管理時(shí)，可以配合使用的醫(yī)保、退休人員辦理等諸多的系統(tǒng)，從而做到民生檔案管理的秩序化。正因?yàn)槊裆鷻n案管理內(nèi)容的繁雜性，檔案管理人員可以利用信息管理系統(tǒng)將民生檔案細(xì)分為：文化、環(huán)境、衛(wèi)生、社區(qū)建設(shè)、保障、服務(wù)、治安等十大類(lèi)別，從而有利于檔案的查檔建檔。同時(shí)對(duì)于群眾最關(guān)心的養(yǎng)老保險(xiǎn)補(bǔ)貼、生育、退休人員管理、醫(yī)保等核心檔案的管理作為檔案管理的重點(diǎn)對(duì)象，提高管理的效率。

利用信息技術(shù)建立電子檔案庫(kù)，提高檔案管理的運(yùn)營(yíng)效率?；谖覈?guó)檔案管理現(xiàn)狀可以看到，我國(guó)的各個(gè)行業(yè)的檔案管理都已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理進(jìn)程。目前來(lái)說(shuō)街道辦事處的核心檔案管理都已經(jīng)開(kāi)展了信息化進(jìn)程，但存在著信息化程度低的現(xiàn)象。因此在利用信息化管理街道辦事處檔案時(shí)，應(yīng)該盡量將辦事處的次級(jí)檔案電子化，從而提高整體工作效率。

（二）完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度是確保檔案管理有效運(yùn)行的根本。目前來(lái)說(shuō)街道辦事處的核心檔案管理都已經(jīng)具備了相對(duì)成熟的管理體系，但各個(gè)模塊之間又呈現(xiàn)出相對(duì)分化的特點(diǎn)，多個(gè)檔案信息重復(fù)記載，將各個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行綜合是檔案信息管理的必然趨勢(shì)。工作人員在次級(jí)檔案管理的過(guò)程中存在著一定的認(rèn)識(shí)誤差，從而導(dǎo)致管理的混亂與不規(guī)范性。為此街道辦事處檔案管理工作人員應(yīng)該做好次級(jí)檔案管理工作，完善相應(yīng)的規(guī)定且認(rèn)識(shí)到其中的重要性。街道辦事處是群眾接觸的基層管理結(jié)構(gòu)之一，群眾如果對(duì)政策有什么問(wèn)題會(huì)選擇街道辦事處進(jìn)行咨詢(xún)，為此街道辦事應(yīng)該做好文字檔案管理工作，將政府下達(dá)的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行收集，可以按照將政策類(lèi)型作為橫向分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將時(shí)間作為縱向排序標(biāo)準(zhǔn)，并將電子文字檔案上傳到官方網(wǎng)站上便于居民在網(wǎng)上查詢(xún)相關(guān)信息。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

街道辦事處檔案管理的工作任務(wù)量、工作復(fù)雜，對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平與心理素質(zhì)都是一個(gè)巨大的考驗(yàn)，同時(shí)由于信息化進(jìn)程的加快，對(duì)于檔案管理工作的工作內(nèi)容也提出了更多的基礎(chǔ)性要求。為此加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，是檔案管理工作建設(shè)的重要內(nèi)容。街道辦事出加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)可以通過(guò)改變現(xiàn)有人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)與引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才兩種模式進(jìn)行實(shí)現(xiàn)人才隊(duì)伍建設(shè)的目標(biāo)。

在改變街道辦事處檔案管理部門(mén)既有人才知識(shí)結(jié)構(gòu)上，可以通過(guò)內(nèi)部交流會(huì)、定期培訓(xùn)等多種形式開(kāi)展相關(guān)的工作。工作人員內(nèi)部成立微信、QQ交流群網(wǎng)絡(luò)交流模式探討管理經(jīng)驗(yàn)，并邀請(qǐng)相關(guān)的信息技術(shù)管理人才對(duì)管理人員進(jìn)行現(xiàn)代管理技術(shù)的培訓(xùn)，將工作人員分成多個(gè)小組通過(guò)以點(diǎn)代面的形式帶動(dòng)工作人員整體素質(zhì)的提升。

在引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才方面，街道辦事處應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視，向部門(mén)申請(qǐng)編制名額，擴(kuò)大隊(duì)伍建設(shè)，并為人才提供合理、積極向上的工作環(huán)境。同時(shí)街道辦事處也可以通過(guò)設(shè)置一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)提高人才的工作效率。

街道辦事處是國(guó)家事業(yè)性基層單位，尤其在進(jìn)行民生檔案的管理過(guò)程中，當(dāng)群眾到街道辦事處查詢(xún)民生檔案時(shí)應(yīng)該保持耐心、細(xì)心、關(guān)心的態(tài)度。為此街道辦事處檔案管理處應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)工作人員的思想道德建設(shè)，以“為人民服務(wù)”為宗旨，提高檔案服務(wù)水平。

（四）加大經(jīng)費(fèi)投入

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效處理，這對(duì)檔案資料的利用和儲(chǔ)存環(huán)境都提出了一定的要求。街道辦事處要提高認(rèn)識(shí)，將改善檔案硬件環(huán)境經(jīng)費(fèi)納入單位的年度預(yù)算，保障街道檔案工作日常經(jīng)費(fèi)支出，從外部環(huán)境需要通風(fēng)、防潮、防火、防蟲(chóng)，針對(duì)信息化檔案管理工作而言，同樣需要完善硬件處理設(shè)備和軟件數(shù)據(jù)庫(kù)等資源配備。這些均需要經(jīng)費(fèi)，所以，街道辦事處每年應(yīng)該把檔案管理經(jīng)費(fèi)納入到年初預(yù)算當(dāng)中。

結(jié) 語(yǔ)

檔案管理作為街道辦事處管理的重要內(nèi)容，對(duì)于提高街道辦事處的服務(wù)水平有著非常重要的意義。在檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該契合街道檔案管理的特殊性，提出針對(duì)性的策略，從而提升檔案管理的效率。

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