李艷芳

（陜西省延安體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校，陜西延安716000）

檔案管理是行政工作的重要部分，在新時(shí)代條件下，為了更好開(kāi)展行政事業(yè)單位工作，必須緊跟時(shí)代，根據(jù)工作環(huán)境和條件的變化，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度。當(dāng)今時(shí)代，開(kāi)展人事檔案工作必須堅(jiān)持貫徹中國(guó)特色社會(huì)主義思想，將黨的十九大精神予以落實(shí)，堅(jiān)定不移地走黨的組織路線(xiàn)，確保《干部人事檔案工作條例》的全面實(shí)施。只有進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案工作，才能全面提升該項(xiàng)工作的整體質(zhì)量，進(jìn)而為廣大干部人才提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，建設(shè)出新的偉大工程。

為更好開(kāi)展行政事業(yè)的各項(xiàng)工作，必須高度重視檔案管理這項(xiàng)內(nèi)容，采用新的管理手段。這樣既可以提高管理效率與質(zhì)量，還能有效解決各項(xiàng)問(wèn)題，改變當(dāng)前的尷尬局面。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的意義

目前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)走上了穩(wěn)定的發(fā)展道路，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也加快了發(fā)展步伐，因此，行政事業(yè)單位必須明確自身的發(fā)展方向，遵從行業(yè)基本的要求，加大對(duì)檔案管理工作的關(guān)注力度。為確保檔案管理工作能夠順利落實(shí)，創(chuàng)造出更多效益，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)有條不紊的開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)，將它看作組成整體工作的一部分。檔案管理涉及大部分工作，必須緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。單位要取得進(jìn)步，必須協(xié)調(diào)好多種工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)存在紕漏，整個(gè)單位都會(huì)受到影響。因此，各環(huán)節(jié)必須保持友好協(xié)作關(guān)系，對(duì)工作流程進(jìn)行綜合分析，提出合理可行的方案，確保相關(guān)工作能夠進(jìn)展得更快更好?，F(xiàn)階段，檔案管理正處在改革、創(chuàng)新階段，落腳點(diǎn)必須穩(wěn)定，相關(guān)人員應(yīng)收集各類(lèi)信息，全面落實(shí)檔案整理工作?？删C合分析檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，與時(shí)代發(fā)展保持相同步伐，對(duì)各大企業(yè)進(jìn)行有效評(píng)估，進(jìn)而更好發(fā)展企事業(yè)單位。只有保證檔案管理工作的科學(xué)合理性，為企業(yè)提供可靠的保障，不斷提高其發(fā)展水平，才能使行政事業(yè)單位的工作更上一層樓。

二、現(xiàn)今行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)有待提升

行政工作負(fù)責(zé)人，必須對(duì)檔案管理工作有全面的了解，對(duì)這項(xiàng)工作的重要性有充分的認(rèn)識(shí)。然而事實(shí)上這個(gè)環(huán)節(jié)最為薄弱。有的負(fù)責(zé)人不清楚行政事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理的必要性，認(rèn)為它只是一項(xiàng)附屬功能，即使檔案管理工作開(kāi)展得不順利，自己的政治業(yè)績(jī)也不會(huì)受到影響，這種觀念也影響了其他人員。此外，檔案管理需承擔(dān)繁重的工作任務(wù)，整個(gè)工作過(guò)程極其繁瑣，人們從工作中無(wú)法獲得快樂(lè)，因此從事檔案管理工作的人員往往會(huì)產(chǎn)生厭煩情緒。綜觀各種因素，可以看到，相當(dāng)一部分行政事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到員工，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，重視程度嚴(yán)重欠缺，這就導(dǎo)致檔案管理工作不能充分開(kāi)展，發(fā)揮不了其應(yīng)有的作用。

（二）行政事業(yè)單位檔案管理的管理辦法陳舊

有的行政事業(yè)單位所采用的檔案管理模式太過(guò)陳舊，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。行政事業(yè)單位如果不重視檔案管理工作，將很難推出新的檔案管理辦法?，F(xiàn)如今，檔案管理主要采用的是收集、分類(lèi)、歸檔、保存等管理辦法。分類(lèi)原則不夠清晰，再加上保存的檔案信息缺乏完整性，很多檔案信息不能及時(shí)找到。有的檔案長(zhǎng)時(shí)間得不到開(kāi)封，紙張出現(xiàn)泛黃老舊，字跡也變得不清晰。

（三）行政事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)比較薄弱

大部分檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較為薄弱，很少經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不是很了解檔案管理，不具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，此問(wèn)題一直困擾著行政事業(yè)單位的檔案管理工作。有的工作人員不是很熟悉業(yè)務(wù)辦理流程，因此無(wú)法快速辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。此外，行政事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行明確分類(lèi)，需要辦理檔案業(yè)務(wù)的人經(jīng)常找不到具體的詢(xún)問(wèn)部門(mén)，各單位經(jīng)常推脫責(zé)任。種種現(xiàn)象表明，檔案管理工作想要得到全面開(kāi)展，行政事業(yè)單位需將其當(dāng)作一項(xiàng)重點(diǎn)工作，負(fù)責(zé)管理檔案的人員必須提高自身的綜合素質(zhì)。

三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

根據(jù)行政事業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行積極地推進(jìn)和創(chuàng)新，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（一）注重檔案管理的創(chuàng)新思路拓展

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提供準(zhǔn)確、有效的檔案管理信息，采用現(xiàn)代化管理手段，便于檔案更好地進(jìn)行管理。當(dāng)今時(shí)代主要以信息化為主，只有不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)模式，實(shí)現(xiàn)資源共享，信息檔案才能變得更加安全。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)充分發(fā)揮其共享優(yōu)勢(shì)，使檔案管理提高其穩(wěn)定性。從事于檔案管理工作的相關(guān)人員，應(yīng)重點(diǎn)保護(hù)好電子檔案，使檔案管理具備一定的時(shí)效性。

（二）逐步的改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

傳統(tǒng)檔案管理針對(duì)的是照片、錄音，以及紙質(zhì)資料等，收集這些資料采用的是人工方式。這樣加大了檔案管理人員的工作量，而且管理工作也相當(dāng)繁瑣。外界因素容易對(duì)傳統(tǒng)檔案管理造成影響，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)不能及時(shí)提煉所儲(chǔ)存的資料，而且也會(huì)浪費(fèi)大量的資源，使得這些資料得不到合理利用，這樣不利于檔案管理工作的開(kāi)展。時(shí)代在不斷向前發(fā)展，多媒體技術(shù)也隨之出現(xiàn)，尤其光盤(pán)刻錄的誕生，使得檔案管理工作充滿(mǎn)了活力。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)明確今后的發(fā)展方向，使傳統(tǒng)檔案管理發(fā)生轉(zhuǎn)變，由原先的實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)變成信息管理模式。行政事業(yè)單位應(yīng)提高信息化技術(shù)的利用率，采用信息化方式對(duì)檔案資料進(jìn)行加工，有效整合各種檔案資料，促使檔案資料更快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，杜絕資料被浪費(fèi)的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，檔案資料只有得到信息化管理，才能提供更加全面的檔案資料服務(wù)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)才能取得穩(wěn)步發(fā)展，進(jìn)而為廣大社會(huì)群體造福。

（三）穩(wěn)步的構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)

信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了極大的影響，因此行政事業(yè)單位應(yīng)加快信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建步伐。首先，必須逐步優(yōu)化檔案管理流程并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，確保檔案管理能夠滿(mǎn)足實(shí)質(zhì)性需求。行政事業(yè)單位需引進(jìn)更先進(jìn)的信息化軟件，開(kāi)展文件管理工作時(shí)，需充分利用這些軟件的價(jià)值。其次，必須健全當(dāng)前的檔案管理制度，以便更好開(kāi)展檔案管理工作。電子檔案在運(yùn)用過(guò)程中，必須保證電子檔案足夠安全。進(jìn)入信息化時(shí)代的今天，檔案管理工作的效率得到了提升，但依舊需要面對(duì)較多的危險(xiǎn)因素，只有不斷完善當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)，有效防范黑客對(duì)計(jì)算機(jī)造成攻擊，同時(shí)防止病毒的侵入，同時(shí)嚴(yán)格保護(hù)好電子檔案信息。此外，社會(huì)群體更多關(guān)注的電子檔案是否真實(shí)，由于電子文檔并不具備完整的元數(shù)據(jù)，這點(diǎn)體現(xiàn)在生成到存檔的整個(gè)過(guò)程。對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，必須加大電子檔案的管理，政府單位可制定相應(yīng)的法律條文，以便更好保護(hù)電子檔案。

（四）進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

當(dāng)前的信息化背景下，必須提高檔案管理人員的信息安全素質(zhì)。行政事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作期間，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培養(yǎng)信息安全素質(zhì)。檔案管理這項(xiàng)工作比較特殊，且其提出了嚴(yán)格要求，只有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，重視信息化建設(shè)，才能使檔案管理更快實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理工作也呈現(xiàn)出多元化的模式，這對(duì)行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。因此，從事于檔案管理的工作人員，必須站在長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度來(lái)思考問(wèn)題，樹(shù)立較強(qiáng)的服務(wù)理念，提高服務(wù)意識(shí)，確這樣才能顯現(xiàn)出檔案管理的有效性。工作人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，加快服務(wù)觀念的更新速度，不斷拓展新的服務(wù)領(lǐng)域，有效改革服務(wù)方式，快速發(fā)展經(jīng)濟(jì)，確保社會(huì)取得全面發(fā)展。

（五）加大資金投入，研究或引進(jìn)創(chuàng)新型檔案管理設(shè)備

檔案管理必須加大創(chuàng)新力度，投入大量的資金，引進(jìn)國(guó)外的檔案管理設(shè)備，促使檔案事業(yè)單位走向更好的明天。這就需要國(guó)家加大對(duì)資金的投入力度，努力研發(fā)檔案管理設(shè)備。例如，可以研發(fā)出能夠記憶檔案信息的設(shè)備，且該設(shè)備能夠分類(lèi)檔案信息，還可進(jìn)行定位檔案信息。如此一來(lái)，無(wú)論何時(shí)需要檔案信息，只需進(jìn)行遠(yuǎn)程操作便可獲取這些檔案信息，一旦這類(lèi)設(shè)備研制成功，將節(jié)省許多人力物力，便于檔案管理工作的更好開(kāi)展。當(dāng)然，采用自動(dòng)化的檔案管理設(shè)備，能夠使檔案管理更快實(shí)現(xiàn)信息化。我國(guó)可通過(guò)借鑒其他國(guó)家的先進(jìn)管理理念，擴(kuò)大檔案管理設(shè)備的應(yīng)用領(lǐng)域，不斷提高檔案管理效率，促使檔案管理更快實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

行政事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，必須有效落實(shí)創(chuàng)新思路，確保各項(xiàng)工作能夠有效運(yùn)行，這樣工作效率才能得到提高，促使整體工作的更快完成。行政事業(yè)單位應(yīng)不斷改進(jìn)檔案管理內(nèi)容，站在不同的角度來(lái)思考問(wèn)題，只有檔案管理工作變得更加可靠，才能使檔案管理水平得到提升，這也是新時(shí)代的發(fā)展需要。希望通過(guò)本文的闡述，能夠?yàn)闉槲覈?guó)的行政工作人員減輕負(fù)擔(dān)，幫助行政事業(yè)單位更好開(kāi)展檔案管理工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，使我國(guó)的行政事業(yè)單位走向明天的輝煌。