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        淺談項(xiàng)目管理在企業(yè)慶典活動(dòng)組織中的應(yīng)用

        2019-03-03 08:59:23杜琦
        商場現(xiàn)代化 2019年23期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)文化項(xiàng)目管理

        摘 要:在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行過程中,慶典活動(dòng)的組織是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作,同時(shí),也具有十分重要的地位和作用。慶典活動(dòng)的成功組織能夠塑造企業(yè)文化、提升企業(yè)形象及社會影響力,從某種程度上也對員工隊(duì)伍的凝聚力發(fā)揮著積極而重要的作用。在大型慶典活動(dòng)的組織工作中,可以引入項(xiàng)目管理的方法,從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理與組織企業(yè)慶典活動(dòng)相結(jié)合,規(guī)范企業(yè)慶典活動(dòng)的組織過程,提升企業(yè)的社會美譽(yù)度,展示企業(yè)實(shí)力,實(shí)現(xiàn)企業(yè)又好又快的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理;慶典活動(dòng);企業(yè)文化

        企業(yè)的慶典活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟組織的協(xié)調(diào)活動(dòng)。對于現(xiàn)代企業(yè)來說,慶典活動(dòng)的成功組織和實(shí)施對企業(yè)文化的塑造和員工隊(duì)伍的建設(shè)發(fā)揮著重要而積極的作用。為了進(jìn)一步提升企業(yè)形象,大多企業(yè)會選擇在發(fā)展的特殊時(shí)間點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn),例如企業(yè)上市或周年慶,新產(chǎn)品推介等時(shí)期,借助慶典活動(dòng)的形式來擴(kuò)大社會影響力,通過引導(dǎo)職工參與活動(dòng)來增強(qiáng)企業(yè)員工團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

        但是隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大,員工數(shù)量逐漸增多,管理日趨規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)提高,企業(yè)組織各類慶典活動(dòng)的數(shù)量越來越多,涉及面越來越廣,形式也越來越豐富,與此同時(shí),組織的難度也不斷增大。

        為了使企業(yè)慶典活動(dòng)在組織過程愈加規(guī)范,讓組織方的工作人員能各司其職,緊密配合、流暢完美地執(zhí)行慶典活動(dòng)的整個(gè)流程,有必要引入更為先進(jìn)的活動(dòng)管理模式來助力活動(dòng)組織方各項(xiàng)工作的有序開展。

        一、企業(yè)慶典活動(dòng)組織過程存在的問題

        當(dāng)前,企業(yè)慶典活動(dòng)組織過程中暴露出的難點(diǎn)比較集中,究其根本原因,大多是由于慶典活動(dòng)愈加大型化、數(shù)量模式逐漸增多和組織方的專業(yè)程度不匹配導(dǎo)致的?;顒?dòng)規(guī)模的大型化,要求組織方有更加豐富的經(jīng)驗(yàn),更加專業(yè)的團(tuán)隊(duì),更加完善的籌備計(jì)劃和更加流暢的活動(dòng)流程;而對大多數(shù)企業(yè)來講,比較難以同時(shí)滿足以上條件。一般容易出現(xiàn)以下幾個(gè)方面的問題:

        1.組織經(jīng)驗(yàn)欠缺

        企業(yè)慶典活動(dòng)的組織方一般均是由內(nèi)部抽調(diào)人員組成,組織方大多為非專業(yè)出身,對慶典活動(dòng)的了解和認(rèn)知不夠深入,考慮活動(dòng)細(xì)節(jié)及突出問題也不夠全面,整個(gè)過程基本都是在摸著石頭過河。組織過程中,難免會出現(xiàn)各種各樣的紕漏,給活動(dòng)開展造成困難和負(fù)面影響。

        2.職責(zé)分配不清,實(shí)施過程混亂

        隨著慶典活動(dòng)越來越大型化,使用的工作人員越來越多,組織方的兼職化,職責(zé)互相交叉等因素,往往使職責(zé)分配達(dá)不到權(quán)責(zé)明晰、任務(wù)細(xì)化,導(dǎo)致大多數(shù)工作人員人浮于事,實(shí)施過程差強(qiáng)人意,活動(dòng)難以順利推進(jìn)。

        3.前期調(diào)研不充分,籌備不全面

        對于慶典活動(dòng)的組織,最主要的目的便是要達(dá)到良好的效果,說白了,就是企業(yè)把錢花了,就需要有成效。那么,慶典活動(dòng)的基調(diào)和主旨尤為重要。因此,前期籌備工作的調(diào)研和論證必不可少。作為企業(yè)的組織者,往往忽略了這一環(huán)節(jié),接到任務(wù)盲目實(shí)施,輕方案、重過程,導(dǎo)致組織過程反復(fù),影響活動(dòng)開展。企業(yè)與社會化慶典不同的是,企業(yè)經(jīng)費(fèi)有限,組織人員在籌備過程顧慮也較多,最終會弱化籌備工作,活動(dòng)達(dá)不到預(yù)期的效果。

        4.經(jīng)費(fèi)預(yù)算易超支

        由于組織方經(jīng)驗(yàn)的不足和籌備不充分等因素,沒有對活動(dòng)過程進(jìn)行全流程的考量計(jì)劃,也無法對各分支的支出做出較詳細(xì)的預(yù)算。所以在活動(dòng)實(shí)施過程中,時(shí)常會有臨時(shí)性的額外支出,也會發(fā)生返工誤時(shí)費(fèi)等,最終在活動(dòng)結(jié)算時(shí)出現(xiàn)超支現(xiàn)象。容易造成的超支主要有以下幾個(gè)方面,一是慶典活動(dòng)人員預(yù)計(jì)不準(zhǔn);二是物資準(zhǔn)備不足,臨時(shí)購買;三是物資超出計(jì)劃,造成浪費(fèi);四是費(fèi)用控制不細(xì);五是臨時(shí)變更,多次調(diào)整計(jì)劃造成的支出增加。

        5.管理理念和模式陳舊

        現(xiàn)代企業(yè)管理整體理念較落后,尤其是國有企業(yè)管理模式陳舊,現(xiàn)有的管理模式和文化氛圍導(dǎo)致組織者創(chuàng)新不足,企業(yè)慶典活動(dòng)的質(zhì)量下降。

        (1)企業(yè)管理者懈怠

        企業(yè)慶典活動(dòng)的組織主要是企業(yè)管理者,但一些企業(yè)管理者,尤其是中層管理者,喜歡做表面文章,喜歡向高層領(lǐng)導(dǎo)邀功請賞,工作起來慢慢吞吞卻忙忙碌碌。這對組織慶典活動(dòng)有較大的傷害,因?yàn)閼c典活動(dòng)是一項(xiàng)中短期的工作,一般都有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn),需要比較快、比較流暢的工作節(jié)奏。如果總是喜歡磨洋工,很難做到計(jì)劃統(tǒng)籌有力,那就必然做不好一場慶典活動(dòng)。

        (2)工作思路老套

        工作思路的老套與企業(yè)封閉式的管理是分不開的。在活動(dòng)執(zhí)行過程中,企業(yè)管理者喜歡按部就班,不愿創(chuàng)新思維,傾向于用老經(jīng)驗(yàn)、老辦法,用不求有功但求無過的思路推進(jìn)慶典活動(dòng),閉門造車必然會產(chǎn)生不必要的人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi),從而也辦不出高質(zhì)量的慶典活動(dòng)。

        二、企業(yè)慶典活動(dòng)組織過程存在問題的原因

        1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠高度重視

        慶典一經(jīng)決定舉行,即成立對此全權(quán)負(fù)責(zé)的慶典籌備組織機(jī)構(gòu)。成員通常應(yīng)由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、具體承辦部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成。只有慶典籌備組織機(jī)構(gòu)人員高層化,才可以確保為慶典活動(dòng)提供強(qiáng)有力的組織和資源保障。在慶典籌備組織機(jī)構(gòu)內(nèi),應(yīng)根據(jù)慶典活動(dòng)具體工作需要,下設(shè)若干專項(xiàng)工作小組,在會務(wù)組織、現(xiàn)場接待、文秘宣傳、現(xiàn)場布置、車輛交通、安全保衛(wèi)、財(cái)務(wù)等各方面分工負(fù)責(zé),銜接到位。各工作組應(yīng)明確負(fù)責(zé)人、組成人員和工作職責(zé)分工,各組之間加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào),積極主動(dòng)開展各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,將慶典活動(dòng)可能涉及的各種情況考慮周全,責(zé)任落實(shí)到人,分工合作,密切配合,這樣才能保證慶典活動(dòng)圓滿成功。

        2.慶典活動(dòng)沒有一個(gè)全面、具體、操作性強(qiáng)的慶典活動(dòng)總體策劃

        慶典策劃時(shí)存在以下幾個(gè)問題:

        (1)沒有體現(xiàn)出慶典的特色:慶典是慶?;顒?dòng)的一種形式,要求每一項(xiàng)具體活動(dòng)都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重,不論是舉行慶典的具體場合、慶典進(jìn)行過程中的某個(gè)具體場面,還是全體出席者的情緒、表現(xiàn),都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡快、喜悅的氣氛。這樣慶典的宗旨——塑造企業(yè)良好形象,展示企業(yè)雄厚實(shí)力和美好的發(fā)展前景,展示企業(yè)員工的良好精神面貌和干部隊(duì)伍的凝聚力、戰(zhàn)斗力,擴(kuò)大企業(yè)在社會各界的影響力,才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。

        (2)沒有安排好慶典的具體內(nèi)容。慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上,得到全面的體現(xiàn)。從慶典活動(dòng)組織者的角度來考慮,慶典的內(nèi)容安排,至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等問題。

        三、按照項(xiàng)目管理的方法組織企業(yè)慶典活動(dòng)

        1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段

        第一階段:召開籌備會,任命項(xiàng)目經(jīng)理,組建項(xiàng)目組

        企業(yè)的大型慶典活動(dòng),一般都是由企業(yè)管理層發(fā)起,經(jīng)過初步商議溝通后,明確活動(dòng)的必要性,組織管理層會議,根據(jù)活動(dòng)規(guī)模的大小,召開籌備會,會議討論確定活動(dòng)的主旨和要求,任命活動(dòng)的主要負(fù)責(zé)人,組建籌備小組。

        第二階段:開展調(diào)研,了解活動(dòng)需求

        大多慶典活動(dòng)的組織往往達(dá)到了形式上的熱熱鬧鬧,而與凝聚人心,提升社會影響力還存在一定的差距。調(diào)研工作一般領(lǐng)導(dǎo)小組會安排給牽頭單位,本次活動(dòng)的調(diào)研工作由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé),工會辦和宣傳部等配合完成。

        調(diào)研方式一般有以下幾種:

        (1)查閱本廠歷次活動(dòng)的檔案,揚(yáng)長避短;

        (2)查看網(wǎng)絡(luò)同類型活動(dòng)方案,啟發(fā)新思路;

        (3)走訪本企業(yè)有經(jīng)驗(yàn)的老職工、老領(lǐng)導(dǎo);

        (4)與兄弟企業(yè)溝通交流,學(xué)習(xí)組織的成功案例;

        (5)與廣告公司、策劃公司約談,向?qū)I(yè)公司取經(jīng)。

        2.項(xiàng)目規(guī)劃階段

        第三階段:確定活動(dòng)的形式及內(nèi)容,分配職責(zé)分工

        根據(jù)第二階段的調(diào)研結(jié)果,慶典活動(dòng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組再次組織召開擴(kuò)大會,討論活動(dòng)的基本形式及內(nèi)容,確定活動(dòng)宗旨,活動(dòng)周期及經(jīng)費(fèi)預(yù)算。抽調(diào)工作人員,成立活動(dòng)推進(jìn)組,明確職責(zé)分工,必要時(shí)將任務(wù)細(xì)化到人。

        第四階段:設(shè)計(jì)活動(dòng)細(xì)節(jié),確定活動(dòng)方案

        籌備小組討論確定慶典活動(dòng)的形式和內(nèi)容,初步確定各項(xiàng)活動(dòng)的計(jì)劃,分配活動(dòng)小組職責(zé),做好活動(dòng)物料計(jì)劃,形成活動(dòng)總方案,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審核?;顒?dòng)方案審核通過后,進(jìn)入下一個(gè)階段;否則,繼續(xù)完善方案,直至通過審核為止。方案是后續(xù)實(shí)施的基礎(chǔ),也是指導(dǎo)大綱,因此,必須反復(fù)論證完善,保證方案的有效性。

        制定活動(dòng)方案時(shí),不能用一個(gè)總方案貫穿到底。為了便于活動(dòng)執(zhí)行,六個(gè)單元的活動(dòng),均需各責(zé)任單位設(shè)計(jì)單一的活動(dòng)方案來指導(dǎo)。

        3.項(xiàng)目實(shí)施和控制階段

        第五階段:按計(jì)劃逐步推進(jìn),落實(shí)各項(xiàng)籌備工作

        按照方案推進(jìn)慶典活動(dòng)的籌備工作。項(xiàng)目組針對總方案和各分項(xiàng)方案的時(shí)間節(jié)點(diǎn),定期對各小組籌備完成情況進(jìn)行檢查。對項(xiàng)目中重點(diǎn)內(nèi)容:“一場慶典”的場地和設(shè)備,物資等重點(diǎn)落實(shí)。為了便于活動(dòng)的執(zhí)行階段能流暢地進(jìn)行,籌備階段需要將工作盡可能做細(xì),考慮到活動(dòng)的方方面面,把可能出現(xiàn)的問題消滅在萌芽狀態(tài)。

        第六階段:啟動(dòng)慶典活動(dòng),逐步推進(jìn)

        企業(yè)慶典活動(dòng),持續(xù)時(shí)間較長,先于慶典儀式開始,晚于慶典儀式結(jié)束,貫穿整個(gè)慶典系列活動(dòng)的始終。所以,慶典活動(dòng)的啟動(dòng)儀式,一般早于慶典儀式一周到一個(gè)月,啟動(dòng)儀式標(biāo)志著系列文化活動(dòng)的開始,整個(gè)慶典活動(dòng)就進(jìn)入了執(zhí)行階段。

        第七階段:慶典儀式的推進(jìn)與執(zhí)行

        慶典儀式是整個(gè)慶典系列活動(dòng)的高潮,集合了慶典活動(dòng)所有重要元素,是展現(xiàn)企業(yè)實(shí)力和形象的最佳時(shí)機(jī),所以需要格外用心。對慶典儀式的流程要進(jìn)行彩排走位,時(shí)間點(diǎn)的把控及突發(fā)狀況的處置均要設(shè)有方案。鑒于此,我們籌備慶典儀式肯定是事無巨細(xì),考慮了方方面面的事情,考慮周全不代表執(zhí)行中不會出錯(cuò),慶典活動(dòng)暴露的問題往往都在慶典儀式的執(zhí)行上。

        4.項(xiàng)目收尾階段

        第八階段:總結(jié)活動(dòng)得失,提升工作水平

        慶典儀式結(jié)束后,整個(gè)慶典活動(dòng)就進(jìn)入了尾聲,有必要對效果進(jìn)行評估與總結(jié),活動(dòng)總結(jié)與評估是指對執(zhí)行過程、效果作用和影響力所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析;通過活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié),評估活動(dòng)預(yù)期的目標(biāo)是否達(dá)到,是否合理有效,從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并通過及時(shí)有效的信息反饋,為未來有關(guān)活動(dòng)的組織提出建議,從而達(dá)到提升企業(yè)文化的目的??偨Y(jié)應(yīng)形成書面材料,并組織籌備組召開總結(jié)會議,總結(jié)得失,提高水平??偨Y(jié)慶典活動(dòng)的得失,找到活動(dòng)組織過程中暴露的問題,分析原因,能促進(jìn)未來工作的開展,是組織慶典活動(dòng)的重要組成部分,不可或缺;同時(shí),還應(yīng)該對工作人員的表現(xiàn)進(jìn)行評估,予以表彰小組或個(gè)人,激發(fā)大家的工作熱情。

        總結(jié)報(bào)告應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:

        (1)回顧籌備組織過程;

        (2)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)施情況,參與的人數(shù),產(chǎn)生的效果;

        (3)整個(gè)系列活動(dòng)的總體評價(jià);

        (4)組織過程中暴露的問題;

        (5)活動(dòng)的收支情況,特別是超支部分產(chǎn)生的原因。

        隨著企業(yè)慶典活動(dòng)規(guī)模的越來越大,數(shù)量日益增多,活動(dòng)形式日漸豐富,對活動(dòng)影響力和效果的要求逐漸提高,組織者的難度日趨加大,在這樣的大環(huán)境下,按照項(xiàng)目管理模式組織企業(yè)慶典活動(dòng)是必由之路。用項(xiàng)目管理模式組織企業(yè)慶典活動(dòng),不僅能解決組織者經(jīng)驗(yàn)不足,規(guī)范工作流程,嚴(yán)密指導(dǎo)活動(dòng)過程,保證活動(dòng)質(zhì)量,保障活動(dòng)有序、順利的推進(jìn),達(dá)到預(yù)期的活動(dòng)目的。也能使整個(gè)活動(dòng)過程更加規(guī)范、流暢,避免因缺少或簡化關(guān)鍵環(huán)節(jié)造成的范圍、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)、溝通、采購與合同和綜合管理等等方面監(jiān)控不到位的情況。活動(dòng)的成功組織,對增強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),提升企業(yè)管理水平,提高企業(yè)的社會美譽(yù)度都有積極作用。

        參考文獻(xiàn):

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        作者簡介:杜琦(1979- ),女,漢族,陜西西安人,博士,西安財(cái)經(jīng)大學(xué)商學(xué)院講師,研究方向:企業(yè)管理

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