孟珂羽 王 崢 姜 晨 李玉丹

中國醫(yī)學科學院阜外醫(yī)院，北京，100037

隨著經(jīng)濟和醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展，經(jīng)濟合同成為醫(yī)院與外部業(yè)務往來的重要形式，經(jīng)濟合同管理成為醫(yī)院經(jīng)濟管理的重要組成部分?！缎姓聵I(yè)單位內部控制規(guī)范(試行)》(財會〔2012〕21號)將合同管理列為醫(yī)院風險評估和內部控制的重點關注領域，要求充分發(fā)揮內部審計在內部控制中的作用?！秶鴦赵恨k公廳關于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導意見》(國辦發(fā)〔2017〕67號)指出，強化對公立醫(yī)院經(jīng)濟運行和財務活動的會計和審計監(jiān)督?！缎l(wèi)生計生系統(tǒng)內部審計工作規(guī)定》(國家衛(wèi)生和計劃生育委員會令第16號)強調內部審計應審查和評價業(yè)務活動、內部控制和風險管理的適當性和有效性。本文以北京市某公立醫(yī)院為例，介紹內部審計在經(jīng)濟合同管理中的重要作用。

1 醫(yī)院經(jīng)濟合同管理存在的問題

1.1 合同用章不規(guī)范

醫(yī)院在對外簽署經(jīng)濟合同時，若沒有明確授權，則應由經(jīng)辦人員或者相關負責人來代表法人完成經(jīng)濟合同的簽訂。合同用章應經(jīng)過規(guī)定流程的審批，使用醫(yī)院合同專用章。但一些醫(yī)院存在使用部門章簽訂經(jīng)濟合同的情況，這種不規(guī)范的用章行為很可能給醫(yī)院帶來巨大的經(jīng)濟損失，發(fā)生糾紛時無法維護醫(yī)院的合法權益。

1.2 合同簽署流程不規(guī)范

醫(yī)院應當確定合同簽訂流程，合同簽訂前必須經(jīng)過財務、審計等相關科室的審核，規(guī)避合同管理的經(jīng)營風險和法律風險[1]。合同簽訂流程應非常嚴密，但也會出現(xiàn)不按流程辦事，以及先履行合同約定內容后補簽合同的情況，致使合同簽訂不規(guī)范或滯后。合同簽訂流程執(zhí)行不到位，導致合同管理制度形同虛設，當合同雙方產(chǎn)生糾紛或對醫(yī)院的經(jīng)濟活動產(chǎn)生不良影響時，損失已不可挽回。

1.3 合同會簽把關不嚴格

合同在會簽過程中，僅對合同文本進行審核，忽視與前期投標文件或承諾書進行核對。這些文件是涉及標的物技術參數(shù)的重要依據(jù)，投標方為了提高中標可能性，容易過度承諾，或在正式合同文件中有意含糊用詞。醫(yī)院在簽署合同時若忽視對相關文件或承諾書的核對，很可能會讓對方偷梁換柱，嚴重影響合同執(zhí)行質量[2]。

1.4 合同執(zhí)行缺乏監(jiān)管

合同執(zhí)行一般采取誰簽訂誰負責的辦法，由不同的承辦部門來管理，合同執(zhí)行情況僅負責人了解，執(zhí)行環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督。對方在履行合同過程中如果出現(xiàn)偷工減料、蒙混過關等情況，容易給醫(yī)院造成不利影響[3]。

1.5 合同信息化管理不到位

如今信息化技術快速發(fā)展，很多企業(yè)實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公、手機辦公，各種事項的審批可以在電腦或手機上完成。醫(yī)院的經(jīng)濟合同管理多數(shù)還采用手工方式。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，經(jīng)濟業(yè)務迅速發(fā)展，醫(yī)院經(jīng)濟合同的數(shù)量和種類不斷增加，手工的管理方式導致相關職能部門工作量增加，工作效率低下。

2 對策

2.1 完善合同管理內部審計制度

為更好適應醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務不斷發(fā)展的需求，發(fā)揮內部審計在經(jīng)濟合同管理方面的作用，該院在現(xiàn)有制度的基礎上，制定了《內部審計工作規(guī)定》。該規(guī)定要求內部審計部門參與醫(yī)院經(jīng)濟合同的會簽工作，對重大經(jīng)濟合同執(zhí)行情況進行審計，對相關職能部門組織的招投標工作進行監(jiān)督，做到有章可循、有章必循、違章必究。

2.2 健全合同管理內部審計的崗位設置

該院內部審計部門制定了《審計處工作手冊》，設立經(jīng)濟合同審核崗，配備專職人員，獨立、客觀、公正地開展醫(yī)院經(jīng)濟合同審計工作，運用系統(tǒng)、規(guī)范的方法對經(jīng)濟合同進行全面審核。在合同審核工作制度化、流程化、規(guī)范化的基礎上，依據(jù)《經(jīng)濟合同管理辦法》，對經(jīng)濟合同條款、審批流程等相關內容進行審核。

2.3 做好經(jīng)濟合同管理的風險防控

該院創(chuàng)新內部審計工作方法，積極引入風險管理理念，開展風險導向內部審計研究。制定了適合醫(yī)院管理需要的《醫(yī)院經(jīng)濟管理風險防控及審計內控評價參考手冊》，專門修訂了“經(jīng)濟合同管理及控制”章節(jié)，梳理經(jīng)濟合同管理關鍵環(huán)節(jié)的風險點和風險防控措施。

2.4 對經(jīng)濟合同管理實施全過程監(jiān)督

2.4.1 經(jīng)濟合同事前審計。①內部審計在招投標及采購方面的監(jiān)督。該院在招投標及采購方面采取審計前移模式。審計部門監(jiān)督全院公開招投標和院內比價過程，要求采購部門發(fā)布招標公告之前，將采購申請、采購預算、院領導批復、招標文件等資料送審計處審核，審核無誤后通知采購部門發(fā)布招標公告。審計處嚴格審核投標文件、相應資質、相應指標和專家投票結果，確保招標過程合法合規(guī)。②內部審計的合同雙簽機制。內部審計部門參與經(jīng)濟合同會簽，報送至審計部門的經(jīng)濟合同先由經(jīng)濟合同審核崗的專職人員進行合同一審，檢查合同前期的論證情況，資料是否完整，合同內容是否與投標文件或對方承諾一致，合同條款是否完整，是否存在對院方不利的不平等條款[4]。審核無誤簽字后送交審計部門負責人進行合同二審。合同審核過程中如果發(fā)現(xiàn)問題，由審核人員填寫“經(jīng)濟合同意見反饋單”，審計部門負責人簽字，反饋給經(jīng)濟合同主辦部門。主辦部門對合同審核中發(fā)現(xiàn)的問題進行解釋或修改，經(jīng)濟合同修改無誤后重新報送審核。通過實施合同雙簽機制，對經(jīng)濟合同進行雙重把關。

2.4.2 經(jīng)濟合同事中審計。合同執(zhí)行過程中，合同主辦部門會根據(jù)合同的履行情況辦理價款結算，大于一定金額的發(fā)票先由內部審計部門審核，財務部門再進行付款。審計部門檢查已到貨物的驗收單是否有經(jīng)辦人驗收簽字，合同執(zhí)行的數(shù)量、質量、金額是否準確，服務合同的執(zhí)行情況是否得到院方的認可，合同付款程序是否規(guī)范等，及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的問題。

2.4.3 經(jīng)濟合同事后審計。內部審計部門對經(jīng)濟合同和經(jīng)濟事項進行嚴格把關，在經(jīng)濟合同內部控制評價中對重要經(jīng)濟合同進行抽查，審查合同管理是否規(guī)范，論證、比價詢價、招投標文件等支持性資料是否齊全，合同簽訂是否符合相應的程序，合同執(zhí)行是否達到預期效果。

2.5 建立信息化管理系統(tǒng)

該院內部審計部門積極開展審計信息化的實踐探索，實現(xiàn)了財務數(shù)據(jù)的信息化查詢、結構分析及趨勢分析，在合同信息化管理方面做出了詳細規(guī)劃，不斷創(chuàng)新審計工作方法及技術手段。