李想

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，現(xiàn)代化手段逐漸應(yīng)用到各個行業(yè)的工作中，在提高工作效率的情況下給人們帶來了極大的便利。如何在我國事業(yè)單位的檔案管理中發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢成為關(guān)鍵問題。本文主要對現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的意義進(jìn)行分析，同時研究目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，積極探討檔案管理中利用現(xiàn)代化方式的有效策略，致力于全面提升事業(yè)單位的檔案管理效果，進(jìn)而為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供有力支撐。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式

引言

在社會不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式已經(jīng)不能滿足人們對現(xiàn)代化信息管理的要求，一些檔案管理問題逐漸顯現(xiàn)出來。如何提升事業(yè)單位檔案管理效率成為管理人員所面對的重要問題。對此，事業(yè)單位需要積極的對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行合理創(chuàng)新，將現(xiàn)代化方式應(yīng)用到檔案管理中，以便于提高檔案分類整合的速度及準(zhǔn)確性，在提升事業(yè)單位檔案管理效率的情況下為事業(yè)單位開展工作提供便利，從而促進(jìn)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、利用現(xiàn)代化方式進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的重要意義

事業(yè)單位的檔案數(shù)量比較多，所包含內(nèi)容的范圍也相對復(fù)雜，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。而且隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位的人員流動逐漸增大，導(dǎo)致檔案管理工作內(nèi)容也隨之增多。對此，應(yīng)用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理呈現(xiàn)出優(yōu)勢[1]。通過現(xiàn)代化手段對檔案信息進(jìn)行處理，有助于提升檔案查找的速度，同時能夠有效的保證信息的保密性和真實(shí)性，能夠在實(shí)現(xiàn)省時省力檔案管理的情況下有效的減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，為事業(yè)單位檔案管理工作的開展提供便利。

二、目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）對于檔案管理工作的重視程度不夠

檔案管理工作對比于事業(yè)單位的其他工作容易被人忽視，對于單位已做出的貢獻(xiàn)也不明顯，導(dǎo)致大部分事業(yè)單位的管理人員不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理只是對員工以及單位信息進(jìn)行事務(wù)性保管，對于事業(yè)單位的發(fā)展不具有明顯的幫助作用。然而在實(shí)際的工作中，檔案管理工作的合理開展有助于保護(hù)事業(yè)單位的相關(guān)信息，對于維護(hù)檔案安全具有重要意義。與此同時，優(yōu)質(zhì)的檔案管理能夠?yàn)閱挝蝗瞬抨?duì)伍建設(shè)提供幫助，能夠促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

（二）部分流動人員的檔案得不到及時處理

在社會體制不斷改革的情況下，人們在尋找工作方面有了更多的選擇。而且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提升，各種網(wǎng)絡(luò)媒體應(yīng)運(yùn)而生。給人們尋找工作和更換工作帶來了很大便利。同時也使事業(yè)單位人員流動性逐漸增大，給人事檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。導(dǎo)致事業(yè)單位的部分流動人員檔案得不到及時處理，進(jìn)而對再就業(yè)時的員工入職產(chǎn)生嚴(yán)重影響。流動人員檔案處理的不及時造成了很多“單位員工”變成了“社會人”，同時也使“棄檔”和“死檔”的現(xiàn)象逐漸增多，不利于事業(yè)單位運(yùn)營秩序的維護(hù)。

（三）檔案管理的保密性較低

事業(yè)單位檔案的保密性對于維護(hù)信息的安全具有重要意義，一旦檔案信息遭到泄露，會使不法分子得到利用信息進(jìn)行不法交易的機(jī)會，不利于維護(hù)社會安全，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的正常運(yùn)營。目前事業(yè)單位檔案管理工作就存在保密性較低的情況，時常因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏漏造成文檔的丟失。與此同時，在檔案較多又缺乏科學(xué)管理手段的情況下，檔案查找難度就會增大，不利于提升檔案管理人員的辦公效率，會在一定程度上造成人力資源的損失。

三、事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的高效利用策略

（一）強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理意識

為了在事業(yè)單位檔案管理中實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代化方式的高效利用，事業(yè)單位管理人員首先應(yīng)該強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理的意識，應(yīng)該充分意識到現(xiàn)代化方式下的檔案管理優(yōu)勢。進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理手段，用創(chuàng)新型的現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理，其實(shí)發(fā)揮現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的作用，為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供有力的檔案支撐[2]。在強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理意識過程中，企業(yè)管理人員可以對檔案管理人員進(jìn)行思想指導(dǎo)，對現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢進(jìn)行宣傳，從而強(qiáng)化相關(guān)人員對現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)可。

（二）利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案資料的整合

傳統(tǒng)的檔案管理相對復(fù)雜、紙質(zhì)的檔案不容易保留，有可能造成人員檔案的丟失或損壞。而且隨著事業(yè)單位的發(fā)展，其檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出多樣化，在一定程度上增加了檔案資料的收集整理工作。在現(xiàn)代化技術(shù)得到普及的情況下，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化對信息化技術(shù)的應(yīng)用，利用信息化手段對檔案信息進(jìn)行整合。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對檔案信息的準(zhǔn)確錄入和科學(xué)保管，為檔案信息的查看以及修改提供便利。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理有助于提升檔案管理人員的工作效率，對于事業(yè)單位人力的節(jié)省具有重要意義，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案檢索及目錄管理

計(jì)算機(jī)的普及給人們的生活和工作帶來了極大的便利，同時也能夠在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮積極作用。對于事業(yè)單位的檔案管理而言，檔案的高速檢索至關(guān)重要，直接影響著當(dāng)管理人員的工作效率。對此，檔案管理人員應(yīng)該應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案檢索，可以查找相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)對檔案信息的分類與整理，然后利用計(jì)算機(jī)軟件生成的檔案資料目錄實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的快速查找，切實(shí)實(shí)現(xiàn)資料的科學(xué)統(tǒng)計(jì)及檔案的合理管理。

（四）制定現(xiàn)代化的檔案管理流程

現(xiàn)代化檔案管理流程的制定是推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理方式的重要策略，通過管理流程的確立，可以為檔案管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)，有助于推進(jìn)檔案管理工作的高效落實(shí)。在對現(xiàn)代化檔案管理流程進(jìn)行制定的過程中，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該充分了解本單位檔案管理的實(shí)際情況，進(jìn)而在適應(yīng)新時代發(fā)展的基礎(chǔ)上對管理流程進(jìn)行確立。與此同時，相關(guān)管理人員應(yīng)該針對信息泄露問題研究相應(yīng)舉措，以便于在出現(xiàn)問題的情況下盡可能的減輕單位的損失。此外，管理人員應(yīng)該制定獎懲機(jī)制，在提升員工積極性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)質(zhì)管理。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在利用現(xiàn)代化方式進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的過程中，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有必要性。高素質(zhì)的檔案管理人員能夠維護(hù)檔案管理的安全，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造條件。在提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)方面，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該為檔案管理工作者提供良好的鍛煉機(jī)會，可以讓檔案管理人員到其他事業(yè)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，接收其他單位優(yōu)良的檔案管理辦法，提升自身的管理能力。還可以在單位內(nèi)部安排檔案管理培訓(xùn)，通過培訓(xùn)的方式提高工作人員的資料安全意識，切實(shí)推進(jìn)檔案的安全管理。

結(jié)論

總之，為了推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，建立合理的現(xiàn)代化檔案管理制度具有必要性。通過現(xiàn)代化方式進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，對于信息維護(hù)具有重要意義。在對現(xiàn)代化方式進(jìn)行利用的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)該強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識，積極應(yīng)用信息化技術(shù)，切實(shí)做好檔案的收集整合、信息的快速檢索以及目錄管理等工作。此外，事業(yè)單位應(yīng)該注重強(qiáng)化檔案管理人員的綜合能力，并且制定現(xiàn)代化的檔案管理流程實(shí)施檔案管理。

參考文獻(xiàn)

[1]湯翔宇.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用研究[J].才智，2017（20）：272.

[2]任守海.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方法研究[J].人力資源管理，2017（04）：273-274.