徐誠時

摘 要：事業(yè)單位檔案具體指的為各機(jī)關(guān)單位于各種事務(wù)活動中已經(jīng)實施過辦理操作的資料及文件等，事業(yè)單位檔案歸檔文件整理主要指的為對一些已經(jīng)實施過辦理操作且具備較高考查價值的資料及文件實施整理的一種方式，保證其質(zhì)量有助于確保事業(yè)單位各環(huán)節(jié)工作順利的開展和實施。本文主要針對事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的注意事項及方法進(jìn)行了較為詳細(xì)的探討和分析，希望可以為有關(guān)人員及部門提供一些參考和幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案；歸檔文件；整理方法

引言：檔案工作面對的主體為檔案，檔案則是經(jīng)由對工作過程中形成的文件及資料等加以收集的方式而產(chǎn)生的，其是確保檔案管理工作正常開展和實施的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案整理質(zhì)量的高低，可對事業(yè)單位的發(fā)展起到直接影響，積極探尋以及應(yīng)用多種有效手段，提升事業(yè)單位檔案歸檔文件整理質(zhì)量，有助于提升國家檔案管理工作的整體水平。

一、注意事項

1、檔案保存

無論是在本單位產(chǎn)生的，還是上級下發(fā)的存在指導(dǎo)性的資料、文件等，這些文件間均已經(jīng)構(gòu)成了來源方面的緊密關(guān)聯(lián)，所以，僅有良好確保了文件來源方面的聯(lián)系，才可以更完整、具體的將文件形成的活動面貌反映出來，進(jìn)而更好的突顯檔案具有的歷史記錄特點?，F(xiàn)下進(jìn)行的各環(huán)節(jié)工作都是以前人的經(jīng)驗為基礎(chǔ)的，事業(yè)單位檔案產(chǎn)生的過程中也涉及了較多其他勞動，且可以將人們長期以來存儲以及整理檔案的情況及效果直觀的體現(xiàn)出來[1]。

所以，在具體實施檔案整理操作時，理應(yīng)注重盡可能的保持在不拆卷的狀態(tài)下整理檔案。針對部門整理歸檔的檔案而言，應(yīng)盡量對應(yīng)用原版案卷以及檢索工具整理的成果加以分析，以確保整理操作實施完以后，不改變檔案的狀態(tài)。針對以前整理效果不佳但并未造成嚴(yán)重影響的，可經(jīng)由業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式對其進(jìn)行糾正和調(diào)整。

2、遵循文件形成規(guī)律

事業(yè)單位檔案均是基于事業(yè)單位的各種學(xué)習(xí)活動中形成的，可將事業(yè)單位活動的歷史面貌等良好、真實的反映出來，對其進(jìn)行有效的整理，需要重視遵循文件資料的形成規(guī)律及特點。具體而言，首先，在對各種文件資料進(jìn)行還在能力的過程中，應(yīng)充分考量活動的整體性，例如基于個別活動產(chǎn)生的文件應(yīng)具備較高的完整等；應(yīng)注重確保文件自身具備較高的完整性，如文件的正文及附件等不應(yīng)分離開來；在分類及排列文件時應(yīng)盡可能的不改變文件資料原本的次序。

3、保管及利用

在對事業(yè)單位檔案實施規(guī)范化管理操作時，需要注重提升檔案利用的有效性及安全性?，F(xiàn)如今，利用計算機(jī)檢索檔案的技術(shù)日益趨于成熟化，經(jīng)由合理利用計算機(jī)的方式，對事業(yè)單位中的各類檔案文件加以科學(xué)管理，可有效將各種分散的檔案信息有效、快速的檢索出來，促使歸檔文件于檔案信息中的聯(lián)系被良好的保護(hù)了起來，對提升檔案成套利用質(zhì)量具有積極意義。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法分析

有效的整理操作，可促使事業(yè)單位檔案文件不斷趨于科學(xué)化及規(guī)范化發(fā)展。在對事業(yè)單位檔案文件進(jìn)行整理的過程中，具體應(yīng)實施的操作包括：對全宗內(nèi)檔案的組卷、案卷裝訂等加以整理。

（一）文件資料整理

第一，應(yīng)明確區(qū)分文件的保存價值，以對文件實施有效的分卷整理操作。據(jù)有關(guān)法律規(guī)定，保管期限不同的文件資料，應(yīng)基于實際保管時間的長短來對其實施具體的價值區(qū)分操作。第二，對基于本單位產(chǎn)生的行政及黨委文件材料等，應(yīng)加以科學(xué)區(qū)分，并需要分別對其實施立卷存檔操作。以某市的區(qū)人社局為例，該單位在接收到或者擬定有關(guān)的黨委文件時，存在專門負(fù)責(zé)和處理相關(guān)各種業(yè)務(wù)的人員，可以大幅度降低文件混淆等問題發(fā)生的可能性[2]。

第三，多數(shù)事業(yè)單位中都具有機(jī)密檔案，針對此類文件而言，工作人員理應(yīng)注重將其和一般的檔案文件分離開來，究其原因，秘密文件中的要求及規(guī)定等和其他檔案存在一定的差異性，倘若不對其實施獨(dú)立的立卷操作，將極易導(dǎo)致文件內(nèi)容泄漏的問題產(chǎn)生，進(jìn)而致使事業(yè)單位造成較大的損失。第四，應(yīng)將存在特殊載體的文件和文字文件一同實施歸檔整理操作，有助于更好的保護(hù)特殊文件。

（二）檔案歸檔

事業(yè)單位檔案歸檔操作涉及到的流程及要求都較多，具體而言：首先，在具體對事業(yè)單位檔案實施整理操作時，應(yīng)確保各環(huán)節(jié)整理操作具備較高的有序性以及規(guī)范性，促使各類文件最終都可以以檔案的形式存在，有助于提升后期查閱以及應(yīng)用檔案的效率及便捷性。例如，在對相應(yīng)文件實施批復(fù)操作時，應(yīng)注重確保擬稿、意見稿以及定稿的資料具備較高的完整性，如此一來，才可以確保下一環(huán)節(jié)的工作順利的開展和進(jìn)行。

其次，檔案編目。此類工作的實施可促使檔案的各種級別清晰、直觀的展現(xiàn)出來。在實施完檔案文件的整理操作以后，需要對檔案的封面項目實施有效的標(biāo)準(zhǔn)操作。于編目工作實施過程中，需要對責(zé)任者姓名、日期、文號以及檔號等加以合理編制，包括檔案的保管期限以及類目名稱等。最后，檔案分類。就不同的事業(yè)單位而言，其檔案分類標(biāo)準(zhǔn)也存在較大差異性。具體而言，各事業(yè)單位需要基于檔案的來源、內(nèi)容及監(jiān)理時間等，對檔案實施相應(yīng)的分類及管理操作，以建立起完善的檔案管理體系[3]。

簡而言之，就是對已經(jīng)實施完整理操作的文件實施存儲以及分類管理等操作，以對檔案進(jìn)行合理的分層管理。上述提及的檔案分層具體指的為對檔案實施的實體分層操作，在檔案分層操作實施的過程中，第一層通常主要指的國家檔案的宏觀分類，分類標(biāo)準(zhǔn)包括檔案的級別屬性及歷史時期實行等，進(jìn)行此類分層操作，可對各種材料屬性不同的檔案加以合理分類，有助于提升后期檔案室檔案存儲的便捷性以及實效性。第二層具體指檔案室的科學(xué)劃分操作。第三層是對全宗內(nèi)的檔案實施的分類，分類標(biāo)準(zhǔn)包括文件資料的主體內(nèi)容以及來源等，確保此項操作的質(zhì)量，可對全宗內(nèi)檔案文件進(jìn)行有效的系統(tǒng)化整理，促使檔案卷可以更順利的建立。

（三）信息化檔案歸檔文件

基于各種類型計算機(jī)技術(shù)的不斷涌現(xiàn)及發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也可開始不斷趨于信息化發(fā)展，促使檔案管理的效率及實效性大幅度提升。經(jīng)由合理應(yīng)用計算機(jī)的方式，事業(yè)單位可對各種有關(guān)的檔案管理軟件實施下載及應(yīng)用操作，隨后可對各種檔案實施信息化的電子管理操作。通過計算機(jī)，工作人員可以基于不同部門及時間的信息對事業(yè)單位中的各種電子檔案信息加以合理的分類及管理，并可以將其及時傳輸至相應(yīng)的文件夾中進(jìn)行檔案的存儲操作。如此一來，不僅可以使得檔案管理的實效性大幅度提升，也可以節(jié)省大量的檔案管理時間以及存儲空間。

結(jié)束語：綜上所述，就事業(yè)單位檔案文件的整理而言，在實施相關(guān)各環(huán)節(jié)工作時，理應(yīng)重視充分考量各種注意事項，同時，各事業(yè)單位中的檔案管理人員也重視對檔案文件的有效管理加以更為深入、有效的探索和研究，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，建立起可良好滿足時代發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理體系，有助于推進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]林紅.新舊《四川省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》比較與分析[J].四川檔案，2017（05）：19-20.

[2]袁蓉.行政事業(yè)單位檔案管理問題與對策——以湖南省岳陽市為例[J].岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017，32（06）：106-108.

[3]蘇穎超.2006年工資改革帶來的人事檔案管理問題與對策——以事業(yè)單位為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：136+138.