■ 解曉燕（海洋石油工程青島有限公司）

公司檔案是一種對于公司尤為重要的無形資產(chǎn)，對于公司工作的進(jìn)行和建設(shè)有著重要影響。公司檔案管理精神對整個公司管理有著不可或缺的作用，將整個公司內(nèi)部管理和運(yùn)營進(jìn)行完整的記錄,有利于公司的穩(wěn)步發(fā)展。同時,將公司檔案中智力資源和寶貴的經(jīng)驗應(yīng)用于當(dāng)今的公司運(yùn)營中,可以激發(fā)全體員工的熱情,有利于提高員工的積極性和創(chuàng)造性,為公司帶來更多的效益。因此將公司檔案管理重視起來，對檔案管理中存在的問題進(jìn)行優(yōu)化，對于公司發(fā)展有著重要作用。

一、公司檔案管理中存在的問題

（一）對檔案文件管理的關(guān)注不夠，人員匱乏

隨著公司競爭愈加激烈，公司往往將經(jīng)營和生產(chǎn)放在首位，而忽略了對公司檔案文件的管理。大多數(shù)公司檔案管理工作中專業(yè)人員比例較低，因此檔案管理人員文化程度參差不齊，人員流動性大。公司檔案管理中專業(yè)管理人員的缺少導(dǎo)致對檔案管理的重視不夠，對于檔案管理不能盡心盡責(zé)，延誤了檔案管理發(fā)展的進(jìn)程，檔案管理工作難以完善和創(chuàng)新。

（二）缺乏先進(jìn)的檔案管理方式

公司檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置混亂、零散，檔案管理人員不具備專業(yè)精神，拖慢了公司檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，難以得到創(chuàng)新和發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理采用手工數(shù)據(jù)提取，難以保證正確率，相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也難以衡量，隨著企業(yè)檔案的增加，這種傳統(tǒng)的方式不能完全適應(yīng)新的趨勢。在實踐中，大多數(shù)公司只注重企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營，而忽略了對公司檔案管理方式的更新。隨著公司檔案的增多，不注意公司檔案的管理，由于專業(yè)檔案管理人員的缺少，往往會出現(xiàn)公司檔案收集不完整或者丟失的情況，不能滿足公司對檔案管理的需求，而使得企業(yè)檔案的價值無法充分發(fā)揮。

（三）檔案管理方式不科學(xué)

公司設(shè)備檔案管理系統(tǒng)有待完善并且缺乏科學(xué)的管理方式。再加上以及相關(guān)檔案管理不規(guī)范等問題成為公司發(fā)展道理上的障礙。檔案文件的管理過程是歸檔信息構(gòu)建的重要部分，如果沒有確保檔案文件的優(yōu)化，就會導(dǎo)致文件管理混亂分散,降低了工作效率。由于文件分別來自不同的人事管理部門,增加了保證信息的完整性和連續(xù)性的困難，并可能出現(xiàn)信息采集重復(fù)的現(xiàn)象，極大地地浪費(fèi)了時間和人力資源。

二、優(yōu)化公司檔案管理的重要意義

（一）為公司的管理工作提供發(fā)展動力

公司檔案對于公司的發(fā)展和優(yōu)化尤為重要。公司文件檔案管理精神對整個公司管理有著重要的影響，將整個公司管理和生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)行完整的記錄,為公司的決策提供參考依據(jù)。同時,公司檔案中的經(jīng)驗有利于解決工作中出現(xiàn)的一些問題,激發(fā)全體員工的熱情；有利于提高員工的積極性和創(chuàng)造性,為石油知識創(chuàng)新和現(xiàn)代化和科學(xué)管理做出貢獻(xiàn)。

（二）公司檔案的優(yōu)化有利于公司管理工作的水平提升

文件檔案對于當(dāng)時的案例和過程有著準(zhǔn)確的記錄，使當(dāng)下的問題有跡可循，為工作人員的生產(chǎn)減少了阻礙。真實的公司檔案記錄，幫助工作人員對于過去和現(xiàn)在有著充分的了解和認(rèn)知，從而獲得豐富的經(jīng)驗。公司文件檔案如實反映了準(zhǔn)確可靠的信息,如過去生產(chǎn)經(jīng)營的經(jīng)典案例所帶來的經(jīng)驗與啟發(fā)，這些文件對于公司快速發(fā)展有著重要作用。檔案管理員可以通過了解過去的公司檔案文件，從而增生產(chǎn)經(jīng)營實踐的經(jīng)驗，使得公司的服務(wù)水平和經(jīng)營理念得以提升。

（三）為公司管理者提供科學(xué)依據(jù)

對于公司管理來說，公司文件檔案信息在管理的所有過程中都應(yīng)具備，通過各種檔案信息的積累和傳遞，使得公司檔案管理得以完善。因此公司檔案文件的使用有利于管理水平質(zhì)量的提升,而且可以發(fā)展新業(yè)務(wù),是新技術(shù)研發(fā)的原始科學(xué)憑證。企業(yè)的每一步發(fā)展都離不開公司檔案管理和運(yùn)用,通過各種各樣的常見問題,經(jīng)營困難與生產(chǎn)問題的綜合研究，使得公司管理水平得以提高，提升公司的綜合競爭力。

三、優(yōu)化企業(yè)檔案文件管理的優(yōu)化措施

（一）提高管理人員專業(yè)意識,提高業(yè)務(wù)水平

公司檔案管理人員的專業(yè)水平對公司檔案管理有著重要影響。但目前，公司檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，大多是非專業(yè)人士。因此提高公司檔案管理人員專業(yè)水平是非常必要的。公司加大對公司檔案管理的投入，引進(jìn)專業(yè)對口的檔案管理人員。公司可以通過組織專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育等提升其專業(yè)水平和素養(yǎng)。同時建立考核制度和獎懲制度，從而提升檔案管理人員的積極性，加強(qiáng)他們對工作的熱情，從而保證檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。除此之外，檔案管理意識不僅僅針對檔案管理工作人員，應(yīng)加強(qiáng)整個公司的人員對檔案管理的重視，這樣才有利于公司檔案管理的完善。

（二）完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，提高管理水平

完善檔案的使用和保管、建立檔案保管期限、制定相應(yīng)的考核獎懲制度、提高檔案管理人員的積極性都是健全公司檔案管理的制度的一部分。同時公司檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具體問題具體分析，要符合公司的現(xiàn)實情況,對于管理人員的選擇和招聘要求專業(yè)的或者具有長期工作經(jīng)驗的檔案管理團(tuán)隊。與此同時,相關(guān)技術(shù)人員也必不可缺,專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)是做好公司檔案管理中的前提,對于生產(chǎn)部門和經(jīng)營部門的要求和意見也十分必要，結(jié)合檔案管理經(jīng)驗，集思廣益使得管理制度更加規(guī)范，可操作性強(qiáng)，確保公司檔案資源能夠得到最大程度的整合利用。

（三）引進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)帶檔案管理中的運(yùn)用越來越普遍，大大提高了公司檔案管理的效率。它有利于現(xiàn)代檔案管理的效率和質(zhì)量,而且可以加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和條理性，存儲量大，可以增加檔案的種類和內(nèi)容，延長存儲時間并且易于查找，而且操作簡單，容易上手，將大幅度節(jié)省人力和財力。然而，傳統(tǒng)的檔案存儲方式依舊要保留下來，檔案管理應(yīng)將兩種形式合并使用。公司檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理越來越網(wǎng)絡(luò)化簡便化管理，可以有效避免資源浪費(fèi)。

當(dāng)今存在著檔案管理保存困難的問題，將檔案錄入到計算機(jī)當(dāng)中，通過硬盤或者云盤進(jìn)行存儲，可以減少很多傳統(tǒng)檔案管理中心出現(xiàn)的麻煩，有效減少人為因素和外界因素對于檔案造成的損害或者丟失的現(xiàn)象。

（四）運(yùn)用外部環(huán)境提升企業(yè)檔案管理的水平

對于公司檔案管理來說，先進(jìn)單位的檔案管理經(jīng)驗對于本公司有著極強(qiáng)的借鑒意義。只有同其他先進(jìn)單位進(jìn)行溝通交流，才能在改革優(yōu)化的過程中將自己的檔案管理工作不斷完善。此外，企業(yè)還應(yīng)配合各自的子單位開展完整、系統(tǒng)的檔案工作，確保各個部門都有相應(yīng)的檔案人員參加。

檔案人員要隨時了解海洋油氣田開發(fā)等工程的進(jìn)展,對于現(xiàn)場的突發(fā)狀況提供相關(guān)資料。除此之外，海洋油氣田開發(fā)項目對于檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督尤為重要，特別是在構(gòu)建階段,這一階段是各種各樣的工程數(shù)據(jù)的形成時期,施工單位的檔案保管員應(yīng)主動尋求有價值的數(shù)據(jù),并且對于項目管理和施工人員進(jìn)行提醒，使得文件數(shù)據(jù)完整性、系統(tǒng)性得以保障。同時海洋油氣田開發(fā)竣工驗收階段的檔案管理也不能忽視。檔案驗收對于海洋油氣田開發(fā)等項目驗收有著重要作用，檔案驗收是項目竣工驗收的前提。在海洋油氣田開發(fā)建設(shè)到后期時,大量的工程技術(shù)資料存檔,因此發(fā)現(xiàn)漏洞,做好驗收前的準(zhǔn)備工作有利于保證文檔的資料的質(zhì)量。

四、結(jié)語

公司檔案管理中出現(xiàn)了問題，將會極大干擾相關(guān)的工作部門，拖慢工作進(jìn)度，因此優(yōu)化公司檔案管理尤為重要?？傊?，公司檔案管理對于公司各個部門的管理水平的提升尤為重要,對于公司檔案管理應(yīng)重視起來，公司檔案管理需要多個部門共同進(jìn)行，努力創(chuàng)新,與時俱進(jìn),適應(yīng)新形勢的要求。公司文件檔案使得公司管理決策有了前車之鑒，在以往的經(jīng)驗上加以利用和革新，使得現(xiàn)代的公司管理更加符合時代和新的趨勢，更加科學(xué)化和系統(tǒng)化。