楊梅蓉

(泉州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 后勤管理處, 福建 泉州 362000)

近年來,我國高校固定資產(chǎn)數(shù)量與類別增長迅猛,這些固定資產(chǎn)在不同環(huán)節(jié)由不同的部門管理,而部門之間各自為政,使用過程中又時常脫離管理,導(dǎo)致固定資產(chǎn)財務(wù)賬與資產(chǎn)賬、資產(chǎn)賬與實物不符現(xiàn)象突出。如何有效地進(jìn)行高校固定資產(chǎn)管理成為高校固定資產(chǎn)管理工作中的難點與痛點。2016年全國行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查結(jié)果顯示,有不少高校的固定資產(chǎn)賬賬、賬實相差較大,高校固定資產(chǎn)賬務(wù)管理混亂。在管理過程中,只有保證賬賬與賬實相符,才能防止國有資產(chǎn)流失,保證國有資產(chǎn)的安全與完整,加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)賬賬與賬實管理十分必要。

本人在工作實踐中應(yīng)用PDCA循環(huán)管理理論,探析高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實管理路徑,與同行共商榷。

1 相關(guān)理論及研究現(xiàn)狀

PDCA循環(huán)管理理論在國內(nèi)主要應(yīng)用于企業(yè)管理,近年來被廣泛應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理,并逐漸應(yīng)用于其他管理領(lǐng)域[1]。

1.1 PDCA循環(huán)理論

PDCA循環(huán)(俗稱“戴明環(huán)”)是美國質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的,是全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為4個階段,即計劃(plan)、執(zhí)行(do)、檢查(check)、處理(action)。在質(zhì)量管理活動中,要求把各項工作按照工作程序進(jìn)行,從作出計劃、實施計劃、檢查實施效果、到將成功的管理規(guī)章納入標(biāo)準(zhǔn),不成功的留待下一循環(huán)去解決,這樣層層循環(huán),螺旋式不斷調(diào)整提升管理工作水平[2]。這是一個管理持續(xù)改進(jìn)的過程,也是全面提升質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序[3]

1.2 研究綜述

通過CNKI期刊數(shù)據(jù)庫查詢近10年有關(guān)“PDCA循環(huán)”和“資產(chǎn)管理”兩個關(guān)鍵詞獲知,PDCA循環(huán)理論在資產(chǎn)管理領(lǐng)域里的應(yīng)用研究較少,僅有兩篇,說明PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)管理領(lǐng)域的體系建設(shè)尚未開展。在現(xiàn)有的兩篇文章中,席冬梅等以“實物鏈—資金鏈”二維分析為起點,探討政府部門固定資產(chǎn)管理從采購到報廢的“計劃、執(zhí)行、檢查、處理”(PDCA)循環(huán)管理模式[4]；練旭輝等探討PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用的價值及方法[5]。幾位學(xué)者都在探討PDCA循環(huán)理論在資產(chǎn)管理領(lǐng)域的管理模式、價值和方法,但都沒有涉及PDCA循環(huán)理論在高校固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用,更沒有PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)管理領(lǐng)域的體系建設(shè)研究。

2 PDCA循環(huán)在高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實管理中的應(yīng)用

2.1 P(計劃)階段

分析現(xiàn)狀,找出產(chǎn)生問題的原因。確定最佳解決方案,設(shè)定目標(biāo)。造成高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實不符的原因主要有以下幾方面：

(1) 缺乏資產(chǎn)管理協(xié)同機(jī)制與制度。部分高校頂層國有資產(chǎn)管理部門缺乏或形同虛設(shè),缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)及協(xié)同制度[6]。高校固定資產(chǎn)種類與數(shù)量龐大,各環(huán)節(jié)資產(chǎn)管理部門眾多,固定資產(chǎn)產(chǎn)生、變動、報廢、殘值回收環(huán)節(jié)多且經(jīng)歷周期長達(dá)數(shù)年。這期間缺乏統(tǒng)一的協(xié)同機(jī)制與制度,導(dǎo)致國有資產(chǎn)管理混亂,賬賬不符與賬實不符問題突出也就不足為奇了。

(2) 缺乏資產(chǎn)管理專業(yè)人才。多數(shù)高校各資產(chǎn)使用部門的資產(chǎn)管理人員往往是兼職管理資產(chǎn)工作,既缺乏專業(yè)的資產(chǎn)管理知識[7],人員的頻繁變動又使得他們的實踐經(jīng)驗不足。對于資產(chǎn)管理工作,他們時常不知從何下手，極易造成錯誤入庫、人或物變動時調(diào)賬不及時、無法使用的資產(chǎn)報廢不及時甚至隨意丟棄導(dǎo)致實物丟失等問題,固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實不符問題突出。

(3) 缺乏資產(chǎn)管理先進(jìn)手段。雖然應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段參與國有資產(chǎn)的管理已經(jīng)成各高校資產(chǎn)管理者的共識,但常常局限于某個具體管理環(huán)節(jié)如資產(chǎn)采購、或資產(chǎn)賬日常管理、或財務(wù)日常管理等方面的信息技術(shù),而缺乏應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)手段對整個資產(chǎn)管理流程進(jìn)行精細(xì)的動態(tài)連動管理,導(dǎo)致各資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)無法互通,缺少有針對性解決固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實不符問題的強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

(4) 缺乏資產(chǎn)管理監(jiān)督與獎懲機(jī)制。多數(shù)高校缺乏資產(chǎn)管理監(jiān)督與獎懲機(jī)制,導(dǎo)致使用部門資產(chǎn)管理人員責(zé)任意識淡薄,部門內(nèi)資產(chǎn)隨意搬動,使用人員隨意變換,部門之間人員變動后不及時調(diào)賬,資產(chǎn)損壞了就棄置不用重新購置,導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實不符[8]。

針對上述幾種原因,應(yīng)建立全校固定資產(chǎn)科學(xué)管理體系與完善協(xié)同制度,在徹底清查固定資產(chǎn)、解決歷史遺留問題的基礎(chǔ)上,引入先進(jìn)的信息化手段,打通資產(chǎn)管理各個環(huán)節(jié),制定資產(chǎn)管理完整流程與標(biāo)準(zhǔn)工作手冊,完善固定資產(chǎn)賠償制度等獎懲機(jī)制。通過以上這些措施強(qiáng)化管理,以期使高校固定資產(chǎn)賬賬相符率達(dá)到100%,賬實相符率達(dá)到99.5%以上。

2.2 D(執(zhí)行)階段

根據(jù)前期分析和設(shè)定的方案,執(zhí)行管理。

2.2.1 建立全校固定資產(chǎn)科學(xué)管理體系與完善協(xié)同制度

設(shè)立校級國有資產(chǎn)管理組織——校資產(chǎn)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,作為學(xué)校國有資產(chǎn)管理與監(jiān)督的決策機(jī)構(gòu),統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的各項國有資產(chǎn)管理工作。領(lǐng)導(dǎo)小組決策國有資產(chǎn)管理重大問題,以會議決議等形式指揮全校國有資產(chǎn)的監(jiān)管工作。并下設(shè)國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會辦公室作為日常辦事機(jī)構(gòu),具體負(fù)責(zé)貫徹落實校資產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的決議并實行日常監(jiān)督與管理職能。同時制定全校資產(chǎn)協(xié)同管理制度,建立資產(chǎn)協(xié)同管理機(jī)制推動資產(chǎn)規(guī)范化管理。高校資產(chǎn)數(shù)量龐大、種類繁多且專業(yè)性強(qiáng),在校資產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)下,由各部門歸口管理,但需與全校各資產(chǎn)使用單位及其資產(chǎn)使用人共同組成全校固定資產(chǎn)科學(xué)管理體系[6]。

資產(chǎn)使用人是資產(chǎn)保管維護(hù)的具體責(zé)任人,每一臺件的資產(chǎn)管理都要具體落實到使用人身上,做到責(zé)任到人。這樣構(gòu)建資產(chǎn)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組—歸口管理部門—使用部門—具體責(zé)任人等4個層次的管理體系,為高校資產(chǎn)賬賬、賬實相符提供了體制保障。

2.2.2 徹底清查固定資產(chǎn),解決歷史遺留問題

以2017年12月31日為時間節(jié)點,對這個時間節(jié)點前全校固定資產(chǎn)徹底清查,解決歷史遺留問題。在資產(chǎn)賬與財務(wù)賬不符方面：資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門分門別類一一對賬,資產(chǎn)賬少錄的,資產(chǎn)部門到檔案室查找當(dāng)時的財務(wù)入庫憑證一一補(bǔ)錄。資產(chǎn)賬已經(jīng)報廢、丟失、注銷的,財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門報廢單憑證及時銷賬。由此把時間節(jié)點前賬賬不符的壞賬全部清理清楚,實現(xiàn)了時間節(jié)點前資產(chǎn)賬賬相符；在資產(chǎn)賬與實物不符方面：徹底清查固定資產(chǎn)賬實情況,依據(jù)財政部《關(guān)于開展2016年全國行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查工作的通知》(財資[2016]2 號)制定詳細(xì)工作方案,明確組織領(lǐng)導(dǎo),各種途徑宣傳發(fā)動、培訓(xùn)指導(dǎo),采用先各單位自查，后學(xué)校隨機(jī)抽查，最后委托第三方會計師事務(wù)所復(fù)查相結(jié)合的方法開展徹底清查工作。對清查結(jié)果進(jìn)行整理分析、分類審批處理：資產(chǎn)實物損壞該報廢的報廢,有賬無物的該盤虧的盤虧,有物無賬的該盤盈的盤盈。同時,對于有實物但信息混亂的資產(chǎn),要求使用部門修改資產(chǎn)賬信息使之與實際情況相符:對資產(chǎn)實物歸屬變動的進(jìn)行調(diào)撥；對使用人和存放點變動的修正記錄；對資產(chǎn)標(biāo)簽錯貼漏貼的及時糾正,務(wù)必使每一個資產(chǎn)賬與對應(yīng)實物的物、人、地、標(biāo)簽相符。

2.2.3 引入先進(jìn)的信息化手段參與資產(chǎn)管理,實現(xiàn)各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)互通

我校以2018年1月1日為時間節(jié)點,對這個時間節(jié)點以后各資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)引入信息化手段實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通[9]。以前我校財務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門用的管理軟件不同, 部門間各自為政,無法共享數(shù)據(jù)。2017年下半年,資產(chǎn)管理軟件在引入網(wǎng)絡(luò)版的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)了與財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)對接,從2018年1月1日起實現(xiàn)了資產(chǎn)從實物管理到資產(chǎn)賬管理到財務(wù)賬管理的連動管理[10]。

資產(chǎn)入庫方面：首先,資產(chǎn)使用部門依據(jù)采購合同數(shù)據(jù)完成實物驗收工作,驗收人員會簽生成附有資產(chǎn)數(shù)量、價值、規(guī)格等數(shù)據(jù)的驗收單；其次,資產(chǎn)使用部門在網(wǎng)絡(luò)版資產(chǎn)管理軟件上填寫資產(chǎn)信息并提交入庫申請；然后,資產(chǎn)管理部門根據(jù)驗收單上的資產(chǎn)數(shù)據(jù)完成網(wǎng)上入庫審核,這時資產(chǎn)數(shù)據(jù)會自動通過中間服務(wù)器實時傳送到財務(wù)管理軟件；最后,財務(wù)部門再依據(jù)資產(chǎn)使用部門提供的原始發(fā)票、采購合同、驗收單等紙質(zhì)報賬材料與財務(wù)軟件資產(chǎn)數(shù)據(jù)核對,如確認(rèn)無誤,即可計入財務(wù)資產(chǎn)財務(wù)賬,如數(shù)據(jù)不符,則重新復(fù)查并糾錯[11]。

資產(chǎn)銷賬方面：首先,資產(chǎn)使用部門通過網(wǎng)絡(luò)版資產(chǎn)管理軟件提交報廢變動申請；然后,資產(chǎn)管理部門啟動審批流程并根據(jù)申請情況完成網(wǎng)上變動審核,這時資產(chǎn)銷賬數(shù)據(jù)也會推送到財務(wù)管理軟件；最后,財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的報廢等審批憑證與財務(wù)管理軟件中報廢等變動數(shù)據(jù)核實,如確認(rèn)無誤,即可完成財務(wù)固定資產(chǎn)銷賬工作[12]。

通過技術(shù)手段可實現(xiàn)新增與減少固定資產(chǎn)實物、資產(chǎn)賬和財務(wù)賬的實時對賬,確保了各環(huán)節(jié)無差錯對接,為時間節(jié)點后實現(xiàn)資產(chǎn)賬賬、賬實相符提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。

2.2.4 制定資產(chǎn)管理完整流程與標(biāo)準(zhǔn)工作手冊

在短時間內(nèi),我們無法改變資產(chǎn)管理人員專業(yè)水平不高與人員頻繁變動問題。要使現(xiàn)有基層資產(chǎn)管理人員快速由“生手 ”變?yōu)椤笆焓帧?就必須在加強(qiáng)培訓(xùn)的同時制定資產(chǎn)管理完整流程與標(biāo)準(zhǔn)工作手冊,對資產(chǎn)入庫、調(diào)撥、報廢處置等各個環(huán)節(jié)制定科學(xué)化、精細(xì)化管理流程與標(biāo)準(zhǔn)工作手冊,使每一位資產(chǎn)管理員了解各個環(huán)節(jié)該如何處理資產(chǎn)事務(wù),盡最大可能減少失誤,這是規(guī)范資產(chǎn)管理工作的強(qiáng)有力手段,也能有效促進(jìn)高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實相符的實現(xiàn)。

2.2.5 完善固定資產(chǎn)賠償制度等獎懲機(jī)制

制定固定資產(chǎn)損壞丟失賠償制度,以制度的形式確定資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人是資產(chǎn)的主要負(fù)責(zé)人,自用資產(chǎn)使用人為具體責(zé)任人,公用資產(chǎn)指定管理人或部門資產(chǎn)管理員為具體責(zé)任人。因各種主觀原因造成固定資產(chǎn)損壞、丟失的,將啟動資產(chǎn)賠償審批程序,依據(jù)審批結(jié)果,具體責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。對自用資產(chǎn)除特殊原因外均由具體責(zé)任人承擔(dān)全部賠償責(zé)任,對公用資產(chǎn)先厘清具體責(zé)任人與所在部門各自的責(zé)任后,再按規(guī)定相應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任,并對有關(guān)人員通報批評[13]。

制定資產(chǎn)管理獎勵制度,以年度為單位由校資產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織對全校資產(chǎn)管理部門及個人進(jìn)行績效評定。根據(jù)具體的評價標(biāo)準(zhǔn),對于工作成效突出的部門與個人進(jìn)行獎勵,并給予有關(guān)人員在職稱與職務(wù)上按優(yōu)先原則進(jìn)行聘任[14]。

只有資產(chǎn)管理責(zé)任落實到具體責(zé)任人,并啟動獎懲機(jī)制,資產(chǎn)管理工作才能真正落到實處,為實現(xiàn)資產(chǎn)賬賬、賬實相符提供可靠的制度屏障。

2.3 C(檢查)階段

通過考核、督查方式,確認(rèn)實施方案是否達(dá)到了目標(biāo),并調(diào)整解決方案。

資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門定期或不定期對賬,了解賬賬相符狀況,對出現(xiàn)的問題及時反饋并尋找可行的解決方案。

采用資產(chǎn)使用部門定期自查與資產(chǎn)管理部門不定期抽查相結(jié)合的方式開展固定資產(chǎn)清查工作,了解賬實相符狀況。對出現(xiàn)個別資產(chǎn)賬實依然不符的情況,詳細(xì)分析出現(xiàn)問題的原因,加強(qiáng)與各部門的交流溝通,共同尋找管理中存在的漏洞,并對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及提出的建議或意見進(jìn)行分析并采取改進(jìn)措施,達(dá)到不斷改進(jìn)質(zhì)量管理體系的目的。結(jié)合資產(chǎn)管理總體發(fā)展目標(biāo),明確下一階段需要改進(jìn)的目標(biāo),制定解決方案。

2.4 A(處理)階段

對于方案效果進(jìn)行總結(jié),對有成效的措施進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,遺留的問題會自動轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán),如此,周而復(fù)始,螺旋上升。

(1) 成效確認(rèn)。截至2017年12月31日,我校資產(chǎn)管理實現(xiàn)資產(chǎn)賬與財務(wù)賬100%相符,資產(chǎn)賬與實物99.6%相符。同時,認(rèn)真總結(jié)有效的經(jīng)驗、措施、準(zhǔn)則,并納入到資產(chǎn)管理相應(yīng)的流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度之中,作為今后工作的依據(jù)。

(2) 問題檢查。檢查中,發(fā)現(xiàn)少數(shù)資產(chǎn)使用部門的自查過程流于形式,沒有認(rèn)真盤點,清查結(jié)果無法反映本部門賬實實際狀況[15]。校內(nèi)各部門之間人員變動、資產(chǎn)歸屬等信息未及時更改。

(3) 持續(xù)改進(jìn)。接下來將出臺國有資產(chǎn)清查制度,以制度的形式規(guī)定資產(chǎn)清查的原則、程序、時間間隔、方法、范圍、責(zé)任人、獎懲等內(nèi)容,強(qiáng)調(diào)資產(chǎn)清查工作的重要性,使每一次資產(chǎn)清查結(jié)果更接近實際,使之成為獎懲的重要依據(jù),有力促進(jìn)固定資產(chǎn)賬實管理工作。同時,將加強(qiáng)與人事等部門的聯(lián)系,定期以文件或通知形式要求各使用部門及時根據(jù)實際情況更新資產(chǎn)及管理人員信息。

3 結(jié)語

PDCA循環(huán)理論是一套具體有效的管理手段,是發(fā)現(xiàn)與解決問題、推動工作持續(xù)前進(jìn)的有效途徑。PDCA模式,使高校資產(chǎn)賬實管理擯棄了原來頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的片段式管理模式,采用一個循環(huán)反復(fù)的系統(tǒng)圍合管理模式,不斷補(bǔ)齊管理短板,使高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實不符現(xiàn)象得到明顯改觀,提升了高校固定資產(chǎn)管理水平,促進(jìn)高校建設(shè)健康發(fā)展。