張貴珍

摘 要：隨著計算機技術的不斷發(fā)展，人們的信息傳輸方式和儲存方式也隨之發(fā)生改變。民政檔案是面向整個社會群體的，用于記錄各時期民政工作的文件和資料。隨著時間的推移，檔案的數(shù)量逐年增長，民政檔案的管理也變得更為科學和信息化，所以民政檔案的流程和管理制度也作出了相應的調整。民政部是我國政府部門重要的組成部分，也是跟我們日常生活密切相關的機構之一，所以民政部門應該與時俱進的，積極推動檔案管理的信息化建設，不斷提高檔案管理方面的技術水平和工作的效率。

關鍵詞：信息化;民政檔案;影響

民政工作，也就是面向社會廣大階層的工作，并與社會穩(wěn)定和民生水平提升有著重要的聯(lián)系。如今互聯(lián)網(wǎng)科技技術越來越發(fā)達，人們的生活形態(tài)也逐漸發(fā)生變化，民政檔案的增加也給民政檔案管理工作提升了難度。所以傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了如今社會的發(fā)展速度，因此實施檔案的信息化和數(shù)據(jù)化變得越來越重要。同時，檔案管理工作也應該引起各階層和民政部門管理層的重視，相關的工作人員也應該堅守崗位，盡快將工作落實，盡早取得實際性的進展。

1 民政檔案工作的現(xiàn)狀

1）民政檔案的信息化管理并未到位。如今民政檔案管理體系中存在的問題很多，比如結構上的不合理。檔案信息的來源，主要是本地行政地區(qū)的一級機構檔案，但是第二，三機構的檔案在存儲量上則相對較少。因為這種結構的不合理，很難反映我國社會多種經(jīng)濟形式多元化的現(xiàn)狀。而且我國民政部門對于這一類的管理不太完善，大多都是反映宏觀民政管理的檔案資料，跟民眾關系密切的檔案內容卻很少。

2）民政檔案信息資源的共享效果相對較差。民政檔案的信息資源常存在共享資源差的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。一，當前綜合的民政檔案管理機構，對于專業(yè)檔案的收集與接收方面的工作力度不夠大。二，很多具有保密性的民政檔案資料，將不再遞交給綜合的民政檔案管理部門，以及一些隱私性較高的檔案，怕被泄密，所以嚴格按照規(guī)定做了把控。

3）檔案管理人員的業(yè)務素質不高?！拜p檔案，重業(yè)務”的思想在民政部門十分常見，這種思想帶來了很深的消極性。由于檔案的管理意識不強，相關部門的資金投入不高，硬件設施也跟不上，導致了檔案的存放和管理制度很不完善。而且，對于檔案管理人員的培訓一直不受重視，所以管理人員的業(yè)務素質較低，管理知識也相對缺乏。檔案資料的殘缺和行文不規(guī)范，嚴重影響了民政檔案的發(fā)展和質量。民政檔案工作中，有時候會出現(xiàn)收集資料難度提高，歸檔不齊全的問題。管理人員在收集整理檔案的時候，常會出現(xiàn)歸檔不全的現(xiàn)象，這樣一來，那些有價值必須歸檔的資料就會被遺漏，這對民政檔案管理工作造成了很深的影響，也造成了嚴重的損失，甚至會讓檔案管理陷入被動的狀態(tài)。而且很多檔案管理人員綜合素質不高，沒有大局意識，只顧及個人的利益，看到有價值的檔案資料就會不按時移交，這樣也導致了檔案空缺的問題，所以檔案的完整性和日后的利用也就無法實施。

2 信息化的作用和影響

1）信息化對民政管理工作有何影響。民政工作主要面對廣大的社會群眾階層，為社會的穩(wěn)定發(fā)展和人們的日常生活負責。在如今，民政工作已經(jīng)成為社會中，為人民進行服務的重要工作之一。但是在開展工作的同時也會遇到很多問題。民政工作中的檔案管理工作，是非常重要的，容不得馬虎和敷衍，日常就是把民政單位的各個部門工作在檔案部門進行歸檔。由于民政管理工作的工作量很大，整理的資料也很多，所以就對工作人員的綜合素質有著較高的要求。隨著國家制度的完善和社會的改革，民政工作變得沒有區(qū)域的局限性，區(qū)域越大，指責也就越重。所以信息技術就顯得尤為重要，高科技信息技術可以幫民政企業(yè)在檔案管理中做有效的分檔，提高管理人員歸檔的速度和工作效率。

2）信息化對民政管理工作有何作用。在民政管理工作中，合理的信息化改變了檔案的載體[1]。我們都知道，傳統(tǒng)的檔案載體是紙質載體，隨著檔案的增多，紙質載體就顯得不太靈活，也不利于整理，而手工操作也提高了工作的難度和壓力。所以，存檔方式的信息化極大提高了工作人員的工作效率，虛擬的數(shù)字化形式，也就是電子文件存檔，讓整個工作流程變得更加便捷。常規(guī)紙質資源被電子數(shù)據(jù)所代替，不僅節(jié)約了空間，還讓人們的工作方式變得輕松，拋棄了傳統(tǒng)手工整理檔案的方式，不得不說是一種進步。其次，檔案的利用效能也隨之提高。眾所周知，民政部門是為民眾生活提供便利的部門，所以常會跟群眾打交道，而檔案整理工作也是為人民群眾提供便利。但是傳統(tǒng)的整理模式過程復雜，整理、利用、歸檔一系列流程走完所耗費的時間太長，但是信息化卻可以有效的縮短民政檔案從形成，再到提取的時間，從而為檔案管理效能帶來提升的捷徑。

3 信息化背景下提高民政檔案管理工作效率的措施

1）對原始資料進行電子化。隨著時間的流逝，曾經(jīng)保存在民政領域的檔案數(shù)量龐大，將這些資料進行電子化也是一個繁重且艱巨的任務。年代久遠的原始材料與現(xiàn)代的材料格式不統(tǒng)一的問題，可以利用數(shù)字化進行解決，從而降低工作人員的工作難度。在進行電子信息的收集時，應該定時對資料進行備份工作，做到有備無患，防止不可抗拒的外來因素所導致的巨大工作量。

2）提高民政工作者的職業(yè)素養(yǎng)。雖然科學技術一直是第一生產(chǎn)力[2]，也需要有能力的人來進行操作，所以，只有熟練掌握檔案信息化才是我們要考慮的核心問題。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，民政部門所服務的對象也呈現(xiàn)多樣化，人們的衣食住行以及生活保障都與民政工作有關。但是民政檔案管理也因此存在大量技術性的問題，這就需要民政工作者對自己不斷地提高自身的知識儲備量和專業(yè)技能知識素養(yǎng)。加強職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和獲得相關教育，深化保密意識和觀念，提高技術水平，積極的參加部門的培訓，以便應付工作中出現(xiàn)的問題。

3）提升部門的硬件配置。民政檔案管理的信息化，離不開與之相匹配的硬件設備。只有合適的硬件設備，才能實現(xiàn)工作的效率提升。例如掃描機，打印機，還有電腦等信息輸入設備，在工作中都起到了至關重要的作用，所以此類設備要注意及時更新?lián)Q代，只有這樣，民政檔案的信息化才可以有效的實施。老舊的設備不應該參與到信息化建設中，以免出現(xiàn)不必要的麻煩，所以這需要民政部門加大資金扶持，堅定的選取性能優(yōu)良方便快捷的設備。

4）加強民政檔案信息平臺的更新和維護。在這個信息開放的環(huán)境下，民政檔案信息平臺的安全性至關重要。民政部門必須引入安全系數(shù)高，且更加穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，同時還要不斷的對其進行優(yōu)化。工作人員也應該提高警惕性，不要隨意使用和接收外來的數(shù)據(jù)來源。要建立軟硬件的防火墻，以防被網(wǎng)絡黑客和木馬病毒的侵襲。數(shù)據(jù)的維護和更新也要引起重視，民政部門應該派專業(yè)的人員負責信息平臺的管理，為信息化的實施提供有利的保障。

4 結語

信息化技術在民政檔案管理中的廣泛應用，使得這個行業(yè)不斷的發(fā)生變化，也給檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)[3]。在面對這些挑戰(zhàn)的時候，民政檔案管理部門的管理階層和工作人員也應該發(fā)揮堅持不懈的精神，不斷地發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，努力提高工作效率，提高民政檔案工作中資源的利用率[4]。并要不斷對平臺的數(shù)據(jù)進行維護和更新。只有充分利用網(wǎng)絡平臺和信息換技術，才能更好的提高民政檔案管理的工作效率，更加適應信息化時代的發(fā)展要求[5]。

參考文獻

[1]董栗彤，董丁碩.信息化對民政檔案管理工作的影響研究[J].現(xiàn)代國企研究，2018（16）：188+187.

[2]謝衛(wèi)國.信息化對民政檔案管理工作的影響[J].辦公室業(yè)務，2017（19）：99.

[3]王海靖.信息化對民政檔案管理工作的影響研究[J].商，2016（27）：101.

[4]萬雪蓮.試論信息化對民政檔案管理工作的影響[J].黑龍江史志，2015（13）：155.

[5]雷立梅.信息化對民政檔案管理工作的影響分析[J].河南科技，2012（16）：10.