李宏
摘 要:創(chuàng)新是促進(jìn)社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要力量,也是信息時(shí)代下做好檔案管理工作的根本。目前,隨著信息化時(shí)代的發(fā)展,以往的檔案管理方法和模式已經(jīng)過時(shí)。所以,應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)、優(yōu)化,充分運(yùn)用信息技術(shù),使得檔案管理工作能夠快速發(fā)展,信息技術(shù)的應(yīng)用將給檔案管理工作帶來非常大的便利,比如,減少檔案管理工作人員的工作流程、節(jié)約工作時(shí)間等各個(gè)方面,由此可見,信息化檔案管理工作的建設(shè)對信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新有重要意義。
關(guān)鍵詞:信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新
機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行主要環(huán)節(jié)在于檔案管理工作,隨著信息化網(wǎng)絡(luò)逐步覆蓋到社會各個(gè)方面,所以,信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作也非常重要,檔案管理信息化通過計(jì)算機(jī)的電子形式對檔案內(nèi)容進(jìn)行保存、登記等,減少了紙質(zhì)檔案存在的許多繁瑣的環(huán)節(jié),提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率,為各個(gè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。
1 檔案管理的基本內(nèi)容
檔案管理的工作內(nèi)容是對檔案資料、內(nèi)容的收集和保存,在國家檔案事業(yè)中,檔案管理工作是不可替代的,其具有與服務(wù)和政治相關(guān)的管理工作性質(zhì)。所以,檔案管理工作不產(chǎn)生財(cái)富效益,而且檔案的管理是針對各個(gè)部門的歷史文件形成的。
2 信息化對檔案管理工作的影響
1)提升檔案儲存量。檔案管理信息化可以收集更多檔案信息,增加檔案內(nèi)存儲備。傳統(tǒng)檔案材料往往是由聲像、文字資料等構(gòu)成,在整理上花費(fèi)時(shí)間長,保存上又非常麻煩占用空間,存儲的檔案還存在丟失、遺漏的想象,但是檔案管理通過運(yùn)用信息技術(shù)可以通過一張優(yōu)盤或者光盤進(jìn)行記錄檔案的內(nèi)容。
2)科學(xué)合理的整理與分類檔案。采用先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)對檔案進(jìn)行編碼,不僅能夠保持原來紙質(zhì)文檔的順序,還能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行整理與分類。信息化檔案管理減少了傳統(tǒng)檔案管理中一些繁瑣的環(huán)節(jié),節(jié)省管理人員的工作時(shí)間和精力,提高了檔案利用率。
3)便于查詢檔案資料。通過信息化管理,將關(guān)鍵詞或者關(guān)鍵字輸入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中,使用人員即可在短時(shí)間內(nèi)查詢到需要的檔案信息,節(jié)省大量的人員精力和時(shí)間,并且可以在任何時(shí)間、地點(diǎn)對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行查找,非常方便、快捷。
3 信息時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的路徑
1)部分紙質(zhì)檔案的舍棄。由于紙質(zhì)檔案存在一些安全問題,會出現(xiàn)被水淹、被火燒的可能,導(dǎo)致檔案的丟失,另外,紙質(zhì)檔案的保存占用空間、需要大量的紙張、浪費(fèi)時(shí)間和人員精力,不便于保存和環(huán)保,所以要采用保險(xiǎn)的方式對檔案進(jìn)行保存。在信息時(shí)代的發(fā)展背景下,檔案的管理可以運(yùn)用信息化技術(shù),通過電子形式將檔案保存,這樣不僅保證信息的內(nèi)容完整性,而且不占用空間,節(jié)省時(shí)間,查找答案的途徑也便的快捷、簡單、方便。由此可見,電子形式的信息化檔單管理促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行和不斷發(fā)展。
2)引入配置高的計(jì)算機(jī)。檔案管理部門需要引進(jìn)高配置的計(jì)算機(jī),開發(fā)新檔案管理軟件,保證硬件與軟件的相匹配的更新頻率一致。另外,由于軟件的功能比較復(fù)雜多樣,人類往往利用計(jì)算機(jī)對檔案信息的進(jìn)行搜索和檢查的時(shí)候,經(jīng)常會出現(xiàn)電腦卡頓、屏幕變黑、系統(tǒng)的硬件出現(xiàn)各種故障等現(xiàn)象,而引進(jìn)高配置的計(jì)算機(jī)可以避免這些想象的發(fā)生,保障檔案信息的檢查、搜索的真確度和完整度,和提高信息的質(zhì)量。
3)開發(fā)檔案管理軟件。檔案管理工作人員要針對實(shí)際的工作需求,選擇合適、合理的計(jì)算機(jī)軟件,并且,在工作過程中,對軟件的各項(xiàng)功能要全方面、系統(tǒng)的了解,同時(shí),根據(jù)工作的性質(zhì)進(jìn)行開發(fā)與工作相匹配的檔案管理軟件,檔案管理工作人員要與各個(gè)軟件企業(yè)緊密聯(lián)系。檔案管理的軟件開發(fā)過程中,為使軟件達(dá)到最優(yōu)質(zhì)的效果,避免出現(xiàn)功能類似的設(shè)置,對于用不到的功能進(jìn)行刪除。在軟件的功能合并、重置的過程,檔案管理人員要與軟件的開發(fā)人員及時(shí)溝通,將對軟件的功能需求、操作方法明確表達(dá)出來,這樣才能做出以人為準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)軟件,更好的為管理人員的管理工作做好服務(wù)和基礎(chǔ)[1]。
4)大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入?,F(xiàn)階段的檔案管理軟件中存在諸多問題,比如,對于繁瑣、雜亂的信息沒有辦法得到完善的處理和解決,所以,要進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入,發(fā)現(xiàn)和研究大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息檔案的深遠(yuǎn)意義,才能提高檔案信息的利用率。同時(shí),大數(shù)據(jù)技術(shù)也要引入檔案管理的檢查、搜索系統(tǒng)中,使檔案管理的檢查、搜索的效率提高。
5)提升管理人員的信息素養(yǎng)。在信息時(shí)代的背景下,信息的交換方式也在不斷的更新和發(fā)展,與之前的交換方式相比,更加具有先進(jìn)性。那么,檔案信息化也需要不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新,需要檔案信息管理人員要具備較強(qiáng)的信息素養(yǎng)和信息互聯(lián)網(wǎng)意識,才能滿足時(shí)代的發(fā)展需求。因?yàn)?,如果檔案管理人員素質(zhì)低下,即使引用高配置的計(jì)算機(jī)、開發(fā)新的檔案管理軟件也不能發(fā)揮到信息化管理的作用。所以,檔案管理人員信息素養(yǎng)的提高,具備使用各個(gè)信息化軟件、硬件較強(qiáng)的能力是非常重要的因素,對軟件的運(yùn)行、維護(hù)成本,工作時(shí)間的節(jié)省也有非常重要的意義[2]。
6)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制的。合理化、科學(xué)化的管理模式是檔案管理工作關(guān)鍵,創(chuàng)建與自身發(fā)展條件相符的服務(wù)機(jī)制。目前的事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的現(xiàn)實(shí)狀況不是很理想,一些單位的管理機(jī)制比較死板,不利于檔案管理工作順利進(jìn)行,各個(gè)事業(yè)機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作中,缺乏創(chuàng)新精神,對于改進(jìn)檔案管理工作的機(jī)制不重視,不能正確認(rèn)識到管理工作的服務(wù)價(jià)值,導(dǎo)致和其他部門脫軌。由此可見,必須要對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和更新,通過不同的渠道制定合理、有效的檔案管理機(jī)制,為更好的服務(wù)于社會,為各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作提供便利、實(shí)用的條件,促進(jìn)其快速發(fā)展,有著重要作用[3]。
4 信息化時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向
隨著社會的進(jìn)步,信息化的方式不斷更新、發(fā)展,人類需要處理的信息也隨之增加,在這樣的背景下,檔案管理人員的工作變得復(fù)雜,增加了檔案管理工作的內(nèi)容。所以,應(yīng)該運(yùn)用信息技術(shù)的檔案管理工作才能有效的完成工作,保證工作的順利開展和質(zhì)量,但是,檔案管理的信息化有利也有弊,其利在于信息存儲量增加,答案內(nèi)容查找方便,其弊在于存在網(wǎng)絡(luò)安全問題,網(wǎng)絡(luò)的安全影響檔案的質(zhì)量。對此,檔案的管理信息化不但減少了檔案管理工作人員的工作流程,還對檔案的安全性的系統(tǒng)有所保障。
檔案是各個(gè)單位開展工作的重要依據(jù),是促進(jìn)各個(gè)單位發(fā)展的關(guān)鍵因素,由此可見。檔案管理工作需要極其重視,改變檔案管理的方式,將以往的檔案管理模式將漸漸被摒棄,要對檔案管理工作的管理方法和管理制度進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化,制定合理的管理制度,促進(jìn)管理人員順利開展檔案管理工作,將信息技術(shù)運(yùn)用檔案管理工作中,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的簡單、方便的工作條件,為各個(gè)事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作減少許多不必要的環(huán)節(jié),促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展有非常積極的作用[4]。
5 總結(jié)
信息時(shí)代下信息技術(shù)對檔案管理工作有著非常重要的意義,所以,檔案管理工作的創(chuàng)新、改進(jìn)是關(guān)鍵,對檔案管理工作創(chuàng)新需要增加運(yùn)用電子形式保存檔案信息、摒棄死板的服務(wù)機(jī)制、開發(fā)新的檔案管理軟件、提高管理人員的信息素養(yǎng)、引入大數(shù)據(jù)技術(shù)等全方面進(jìn)行改善,保證檔案信息內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性,為查找、檢索檔案內(nèi)容提供方便和快捷,節(jié)約時(shí)間、節(jié)省空間,才能讓檔案管理工作在信息時(shí)代下實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為促進(jìn)社會發(fā)展、國家發(fā)展起到積極的作用[5]。
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