莊曉云

摘 要：眾所周知，我們在個人升學、升職、職稱評定、辦理養(yǎng)老保險等過程都要用到人事檔案。尤其近年來事業(yè)單位改革，事業(yè)單位人才流動加快，檔案管理問題尤其不可疏忽。文章基于此，針對人事檔案管理模式的改革進行了分析探討。

關鍵詞：人事檔案;管理模式;改革

當今社會科學技術突飛猛進，知識經(jīng)濟迅速興起，人才在經(jīng)濟社會發(fā)展中的地位和作用日益突出?，F(xiàn)代企業(yè)為了保持足夠的競爭力，會在人才甄選、培養(yǎng)及管理上投入豐富的資源，相應的，人力資源部門在企業(yè)管理中的重要性也越來越凸顯。人力資源管理的目的是優(yōu)化配置，知人善用，將員工分配到合適的崗位上去，這需要HR深入了解和熟悉企業(yè)員工，對其有一個公平、公正的考核和評價。而要進行全方位了解，則離不開人事檔案的信息支持和共享，科學、有效的人事檔案管理顯得極為重要。

1 檔案管理中存在的問題分析

現(xiàn)階段，很多單位人事檔案管理尚未擺脫傳統(tǒng)管理模式，費時費力、效率不高的人事檔案管理存在諸多問題：

1.1 人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高

人事檔案的管理是一項十分繁瑣、專業(yè)性高、連續(xù)性強的工作，這就需要檔案管理人員自身具有較高的素質(zhì)。由于事業(yè)單位進行了較大程度的改革，縮減了大量的事業(yè)編制，檔案管理部門更是大受沖擊，削減了大部分的專業(yè)管理人才，檔案管理工作則由其他人員兼任，某些單位則雇傭了臨時人員來進行檔案的管理工作。檔案員往往變換頻繁，工作交接不及時、不到位，并缺乏系統(tǒng)的業(yè)務知識，導致檔案資料收集不齊全不完整，保管期限劃分混亂。

1.2 不重視人事檔案的管理工作

某些事業(yè)單位領導干部想當然地認為，人事檔案的管理工作只要對檔案進行適當?shù)谋４婢涂梢詫⒐ぷ髯龊?。在管理過程中，只要不發(fā)生丟失、損壞、遺漏等情況即可，能提供檔案查詢、調(diào)走等服務即可。且不說管理方式落后可能會造成檔案缺失的問題，單是低效率的檔案管理，無疑會對需要檔案調(diào)度的人員造成困擾。

1.3 人事檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)在我國事業(yè)單位的人事檔案管理仍以紙質(zhì)材料為主，雖然很多事業(yè)單位已經(jīng)按照要求安裝了各類人事檔案管理系統(tǒng)，但是在實際工作中的使用狀況卻不盡人意。人事檔案管理系統(tǒng)在平時只是用來收集、整理、查閱員工的個人基本信息，對其在工作生活中的各類資料并沒有進行收集整理，嚴重缺失重要的數(shù)據(jù)資料，造成了人事檔案管理系統(tǒng)形同虛設，大部分管理工作仍舊是依靠手工操作。這樣不利于人事檔案的長期保存，還對其工作效率造成了嚴重的影響，對需要人事調(diào)動的事業(yè)單位人員會造成困擾。

2 人事檔案管理模式的改革探索

2.1 改革人事檔案管理制度

針對人事檔案管理制度存在問題的情況，需要改革人事檔案的管理制度，具體措施如下：首先，公共部門的人事檔案，需要進行統(tǒng)一的領導和管理，采用層層管理的方式，當有人員流動的時候，需要按照人事管理的規(guī)定有序的進行檔案的轉(zhuǎn)移，并且要通知相對人檔案的去向。其次，一些私企單位的人事檔案，也需要進行統(tǒng)一的領導和管理。用人單位需要按照國家的有關規(guī)定，為員工建立健全的人事檔案，內(nèi)容要齊全：工作情況、誠信狀況以及工作能力等等。再次，政府系統(tǒng)的檔案需要專門的人員進行管理，建立檔案服務中心，還應加強該地區(qū)的流動人員和死亡人員的人事檔案管理。另外，檔案管理行政部門，要加強對各單位人事檔案管理的監(jiān)督和指導，并提出相應的意見和要求。最后，應該根據(jù)人事檔案信息的內(nèi)容，建設人才資源數(shù)據(jù)庫，實施科學管理，為社會的人才提供咨詢服務，但是要在維護相對人的合法權(quán)益的基礎上進行。

2.2 改革人事檔案管理模式

針對人事檔案管理存在的問題，需要改革人事檔案管理模式。具體的改革措施有以下幾方面。首先，改革后的人事檔案管理模式能夠有助于體現(xiàn)選用人才的政策精神，從而有力地促進人才的合理的流動。其次，改革后的人事檔案的管理模式能夠有助于構(gòu)建社會的誠信體系，從而更好的服務于我國的社會檔案服務。再次，改革后的人事檔案的管理模式能夠維護公民的權(quán)利，充分的讓公民行使知情權(quán)。復次，改革后的人事檔案管理的模式能夠多一些公益方面的內(nèi)容，從而免除查閱檔案需要付費的制度。改革后的人事檔案的管理模式最明顯的特點應是民主性和公益性。所謂的民主性就是充分的讓公民行使知情權(quán)，從而能夠了解自己檔案的內(nèi)容和動態(tài)。公益性是指相對人在查閱人事檔案時候，可以免除相關的查閱費等。計算機信息技術的發(fā)展與普及極大地改變了人們的生活生產(chǎn)方式，將計算機信息技術應用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進掃描儀、復印機以及打印機等相關的硬件設備，為人事檔案的數(shù)字化建設提供必要的物質(zhì)基礎;其次就是要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，并將這些資料分門別類存儲好，進而有利于后期的管理、調(diào)取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據(jù)相關規(guī)定，國家對于干部人事檔案必審、個人事項報告必核，注重對干部實際工作能力的考察，進而全面選擇那些專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)思想過硬的行家，但為了確保人事檔案的真實性和可靠性，人事檔案管理人員必須對所有檔案信息資料進行摸底與核實，為國家機構(gòu)、社會組織以及企事業(yè)用人單位提供真實可靠的數(shù)據(jù)參考。

2.3 改革人事檔案人權(quán)保障制度

針對于人事檔案管理中存在著人權(quán)保障的問題，需要進行以下幾方面的措施進行改革。首先，應該修改有關人事檔案的管理制度，去掉以前制度中的不合理部分。其次，需要明確人事檔案中的相對人對自己檔案知情的權(quán)利，可以通過正常的手續(xù)查看到自己檔案中的信息。在一些單位已經(jīng)實現(xiàn)了電子檔案的模式，可以通過有關的規(guī)定允許相對人可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡查看到相關的記錄。再次，應該在有關的規(guī)定上，允許相對人可以對自己的檔案的內(nèi)容提出相關的修改意見，單位在認真的考察后，可以更正相對人提出的修改內(nèi)容。

3 結(jié)語

人事檔案是我國人事管理制的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。當前我國正處于社會轉(zhuǎn)型的關鍵時期，人事檔案管理直接關系到我國人力資源管理工作。創(chuàng)新人事檔案管理制度、加快數(shù)字化建設、建立多元化管理模式讓我國人事檔案管理符合經(jīng)濟社會的發(fā)展要求。

參考文獻

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