冉義國

摘 要：當(dāng)前干部人事檔案工作還不同程度地存在檔案內(nèi)容不全、“三齡二歷一身份”未準(zhǔn)確認(rèn)定、歸檔材料不規(guī)范、人已走檔案長留、利用不夠、數(shù)字化轉(zhuǎn)化滯后等問題，需要著力加以解決。在文中，主要就針對這些問題提出了解決的措施，希望為干部人事檔案工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;人事檔案管理;檔案工作

《干部人事檔案工作條例》自2018年11月印發(fā)后，為人事檔案的規(guī)范化管理提供了重要遵循。在一年來的貫徹實施過程中，很多單位的人事檔案管理還存在一些老問題和新問題。歸結(jié)起來，筆者認(rèn)為主要有六大問題需要解決。

1 解決檔案內(nèi)容依然不全的問題

對照《條例》明確的干部人事檔案10大類內(nèi)容看，很多干部人事檔案內(nèi)容不全的問題依然突出。欠缺的內(nèi)容匯總起來包括：平時考核、年度考核、任（聘）期考核、學(xué)歷材料、干部任免審批、工資待遇審批、參加社會保險以及入黨系列材料、畢業(yè)生派遣證或就業(yè)報到證、工作調(diào)動介紹信等。造成內(nèi)容不全的原因，大多是在檔案建立、接收環(huán)節(jié)和平時整理歸檔收集不全，或保管、轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)出現(xiàn)丟失或損毀。如何解決這些問題？辦法有三：1）完整列出欠缺內(nèi)容清單，立即通過組織和個人的途徑再次多方查找、收集欠缺檔案。2）對原本已歸檔但因種種原因丟失或者損毀的檔案，必須想辦法補救。補救的辦法包括到原始檔案形成單位查找復(fù)制檔案原件和從各類原始登記表、審核表、審批表、花名冊、記錄冊中查找佐證材料等等。3）對確實無法找到和補救的，經(jīng)報批后，可以重新建立檔案或者補充必要的證明材料。

2 解決“三齡二歷一身份”未準(zhǔn)確認(rèn)定的問題

中組部在前幾年全國干部人事檔案專項審核工作中，對“三齡二歷一身份”進(jìn)行了重點審核，并出臺了《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》《關(guān)于在干部人事檔案審核工作中做好干部出生日期更正有關(guān)工作的通知》等文件進(jìn)行規(guī)范。目前在實際工作中，由于一些原始材料缺失已久且查找難，加上有的人事檔案中還存在出生年月新歷舊歷信息交錯填寫、身份證記載的出生年月信息與人事檔案信息不一致等問題，造成組織人事部門綜合研判難，對“三齡二歷一身份”認(rèn)定依據(jù)不充分或未進(jìn)行準(zhǔn)確認(rèn)定;有的入黨材料中的內(nèi)容有涂改，也未作任何說明等。針對這些問題，必須按照《條例》規(guī)定和中組部的文件精神，對存疑的干部出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份進(jìn)行全面細(xì)致審核，進(jìn)行綜合研判后準(zhǔn)確認(rèn)定。

3 解決歸檔材料不規(guī)范的問題

很多單位的人事檔案材料制作不規(guī)范，整理質(zhì)量較差。不僅如此，檔案內(nèi)容不規(guī)范之處還更多。有的檔案材料分類、編目不符合要求;有的《干部任免審批表》未逐項準(zhǔn)確填寫;有的擅自變更《干部任免審批表》《干部履歷表》的規(guī)定格式;有的干部選拔紀(jì)實材料不完整，會議研究干部任免事項未使用專用記錄本，干部議題和其他議題混記，會議主持人、記錄人均未簽名確認(rèn);有的檔案材料復(fù)制件未注明材料出處、復(fù)制時間，審核人未簽名，未加蓋材料復(fù)制單位或所在單位組織人事部門的公章等。解決以上問題有三點要求：1）填寫要規(guī)范。干部本人和材料形成部門必須如實、規(guī)范填寫材料。2）審核要嚴(yán)格。材料形成部門應(yīng)當(dāng)首先對材料進(jìn)行審核，并在材料形成后1個月內(nèi)主動向干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)移交材料。干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)接收材料時要嚴(yán)格審核，鑒別材料內(nèi)容是否真實，檢查材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備。特別是對新提拔任用干部的人事檔案必須卷卷審核、卷卷過關(guān)，并逐項準(zhǔn)確填寫《干部人事檔案任前審核登記表》歸入本人檔案，防止干部“帶病上崗”。3）歸檔要完整。除審核通過的材料外，補充收集資料、個人說明材料、組織認(rèn)定和處理材料也要按要求歸入本人檔案。

4 解決“人已走檔案長留”的問題

有的干部早已辭職或被辭退、開除，有的干部已經(jīng)去世多年，而人事檔案仍在原單位長時間存放無法轉(zhuǎn)走或移交。對此，應(yīng)依據(jù)《條例》規(guī)定加以解決：1）干部出現(xiàn)辭職、出國不歸或者被辭退、解除勞動（聘用）合同、開除公職等情形，在組織對當(dāng)事人作出結(jié)論意見或者處理處分，經(jīng)保密審查后，原管理單位的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將檔案轉(zhuǎn)遞至相應(yīng)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)、公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或者本人戶籍所在地的社會保障服務(wù)機(jī)構(gòu)。2）因行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等原因單位撤銷合并、職能劃轉(zhuǎn)、職責(zé)調(diào)整，國有企業(yè)破產(chǎn)、重組等，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求及時移交檔案。3）干部死亡5年后，其人事檔案移交本單位檔案部門保存，按同級國家檔案館接收范圍的規(guī)定進(jìn)館。

5 解決檔案利用不夠的問題

這一問題主要體現(xiàn)在兩方面：一是該用未用。有的單位只注重提任副處以上干部時審核人事檔案，而選拔科級干部時則未審。有的實行企業(yè)化管理的單位甚至在招錄人員時未對其人事檔案接收作硬性要求，導(dǎo)致招錄人員工作多年而其人事檔案還在原單位或畢業(yè)學(xué)校，檔案利用根本無從談起。二是可用未用。人事檔案在編史修志、撰寫大事記和人物傳記、舉辦展覽、開展紀(jì)念活動時可用于查閱、復(fù)制、摘錄，在領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、統(tǒng)籌決策等方面也有重要的資政作用，但這些價值都被不同程度地忽視。應(yīng)從三個方面解決上述問題：1.落實“四必”要求。堅持干部“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，凡公示信息必核。2.滿足查閱需要。凡涉及政審、發(fā)展黨員、黨員教育管理，干部從錄用到考核、晉升、表彰獎勵、工資待遇、退休、參保、治喪，人才引進(jìn)和培養(yǎng)、巡視巡察、組織處理、黨紀(jì)政務(wù)處分、涉嫌違法犯罪的調(diào)查取證、案件查辦，以及編史修志、舉辦活動等，人事檔案都是可用于查閱和利用的最好憑證。3.提供大數(shù)據(jù)服務(wù)。要運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全人事檔案科學(xué)利用機(jī)制，為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊伍管理、組織人事工作規(guī)律研究提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。

6 解決檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化滯后的問題

很多單位的文書檔案已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化，但認(rèn)為干部人事檔案有其特殊性，加上兩類檔案由不同的部門管理，因而人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化相對滯后。為了更好地保護(hù)人事檔案，提高其利用效率，應(yīng)加快推進(jìn)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。1）嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)字檔案制作標(biāo)準(zhǔn)。按照中組部制定的人事管理信息系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)體系標(biāo)準(zhǔn)，將審核合格的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2）確保數(shù)字檔案“四性”。嚴(yán)格規(guī)范數(shù)字檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。3）逐步健全人事檔案信息化管理體系。加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。

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