張林 李欣 高帥

摘 要：在信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高中檔案管理中如何有效地將信息化和智能化發(fā)展成果應(yīng)用到管理過(guò)程中，不僅是提高高中檔案管理工作的內(nèi)在需求，也是時(shí)代趨勢(shì)。高中檔案管理工作中通過(guò)對(duì)信息技術(shù)和資源儲(chǔ)存等功能的利用與開(kāi)發(fā)，使得高中檔案管理工作更加高效便捷，同時(shí)也促進(jìn)檔案管理工作行業(yè)的整體進(jìn)步。在本篇的文章闡述中，會(huì)對(duì)高中檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端，以及對(duì)高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性和智能化計(jì)算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用三個(gè)方面進(jìn)行分析，希望能夠提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：智能經(jīng)濟(jì);信息技術(shù);高中檔案管理

智能經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的到來(lái)，使得我國(guó)各行各業(yè)進(jìn)行了根源上的革新。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的先進(jìn)性和高效性，智能化和信息化技術(shù)已普遍運(yùn)用到我國(guó)的各個(gè)領(lǐng)域。在高中檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)對(duì)智能經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的利用不僅符合時(shí)代潮流，也進(jìn)一步促進(jìn)了高中檔案管理工作的效率提升，也使得信息管理工作更加便捷與高效，同時(shí)也提高了信息管理工作的信息化程度，從而有利于管理工作的改革與進(jìn)步。此外，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的利用一方面能夠減少工作人員的工作量，另一方面也使得檔案管理過(guò)程中存在的信息損失與破壞等問(wèn)題得到有效解決。

1 高中檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端

1.1 檔案管理工作量大，效率低下

除此之外檔案管理工作內(nèi)容也包括對(duì)于教師信息的處理，傳統(tǒng)式的檔案管理模式通過(guò)手動(dòng)記錄的形式對(duì)信息進(jìn)行更新和更改，在工作人員進(jìn)行查找信息以及信息規(guī)律的過(guò)程中會(huì)存在許多問(wèn)題，并浪費(fèi)一定的時(shí)間。因此在高中檔案管理工作中由于其工作量大，查找困難等問(wèn)題造成信息管理效率較低。

1.2 檔案信息安全保密性差

傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以紙質(zhì)記錄為主，紙質(zhì)的信息檔案存儲(chǔ)會(huì)受到自然因素和不可控因素的影響，因此紙質(zhì)化的信息存儲(chǔ)功能持久性和保密性較低。除此之外，檔案信息的紙質(zhì)化記錄缺乏相應(yīng)的信息安全保障體系的維護(hù)，造成接觸檔案信息的人員數(shù)目較為繁雜，這對(duì)于維護(hù)和保證檔案信息的安全性和保密性具有一定的威脅。

2 對(duì)高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性

2.1 有利于增加高中檔案信息的保密性

檔案信息管理的工作中納入信息化技術(shù)和融入智能手段能夠極大地提高其檔案信息的保密性和安全性。檔案信息的數(shù)字化和信息化處理首先可以擴(kuò)大檔案信息的存儲(chǔ)內(nèi)容，其次也能夠延長(zhǎng)檔案信息的存儲(chǔ)時(shí)間，從而使得檔案信息的存儲(chǔ)從空間和時(shí)間兩方面進(jìn)行擴(kuò)充與延伸。除此之外，高中檔案信息通過(guò)加密處理能夠提高其答案信息的保密性，工作人員只有輸入相應(yīng)的密碼和口令才能進(jìn)入到檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行查看，從而極大提高信息檔案的安全性。

2.2 提升檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公

在高中檔案管理工作中，通過(guò)實(shí)施信息化管理能夠提升檔案管理工作人員進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步，管理人員通過(guò)對(duì)高新技術(shù)的不斷學(xué)習(xí)以及對(duì)信息智能理念的不斷革新從而使得自身的專業(yè)素質(zhì)得到提升，從而有利于提高整體的檔案信息管理工作人員的素質(zhì)和能力。通過(guò)對(duì)高中檔案信息的信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)全方位多層次的信息化處理，從而也推動(dòng)了無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)。無(wú)紙化的辦公模式一方面能夠節(jié)省紙張資源，為促進(jìn)國(guó)家綠色經(jīng)濟(jì)和低碳經(jīng)濟(jì)的發(fā)展另一方面也能夠促進(jìn)檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案信息資料的完善。

2.3 極大提升高中檔案管理工作的效率

在高中檔案信息的管理工作中，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的利用能夠使得信息得到一次化的處理。此外，計(jì)算機(jī)內(nèi)部的編程系統(tǒng)也能夠自動(dòng)對(duì)信息進(jìn)行編類和歸納，從而能夠使得檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化的處理。因此在高中檔案管理工作中，通過(guò)智能化和信息化的手段，能夠極大地提高管理工作的進(jìn)程和效率。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的利用能夠減輕工作人員的工作內(nèi)容，從而使得檔案管理工作人員能夠進(jìn)行專業(yè)化的方向培訓(xùn)和發(fā)展，這對(duì)于提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和能力具有重要意義。

3 智能化計(jì)算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用

3.1 創(chuàng)新服務(wù)手段，建立現(xiàn)代化檔案管理模式

信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代最明顯的特點(diǎn)是技術(shù)革新步伐較快，大量科技成果的出現(xiàn)使得信息技術(shù)的創(chuàng)新與進(jìn)步成為可能，因此在信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代內(nèi)只有通過(guò)不斷的創(chuàng)新來(lái)適應(yīng)新一輪科學(xué)技術(shù)成果，才能更好地進(jìn)步與發(fā)展。在高中檔案管理的工作過(guò)程中也必須不斷進(jìn)行自我進(jìn)步和革新，通過(guò)自我改革來(lái)跟進(jìn)新的科技成果，從而使得檔案管理的數(shù)字化和信息化的程度得到提升。智能經(jīng)濟(jì)的到來(lái)使得高中檔案管理工作的重點(diǎn)傾向于網(wǎng)絡(luò)管理和信息保密方面，因此高中檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷地創(chuàng)新服務(wù)手段，通過(guò)自我進(jìn)步的模式適應(yīng)現(xiàn)代化的管理方案，致力于建立現(xiàn)代化的檔案管理模式和運(yùn)營(yíng)手段。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度直接影響著對(duì)于信息技術(shù)的利用程度，因此在高中檔案管理的工作中也要注重對(duì)于基礎(chǔ)化設(shè)施的建設(shè)。通過(guò)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的完善提高對(duì)于信息技術(shù)的利用程度和應(yīng)用程度，從而使得檔案管理工作更加科學(xué)化和信息化，充分體現(xiàn)信息時(shí)代的特色。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善主要包括計(jì)算機(jī)軟件，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立以及其他輔助的設(shè)施。但由于各個(gè)高中實(shí)際情況不同，相應(yīng)的設(shè)施也存在差異。比如掃描儀，光盤(pán)刻錄機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、電子目錄等。高中可根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)狀況以及工作的需求建立相應(yīng)的檔案管理設(shè)施。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的深入發(fā)展與進(jìn)步，其中也存在一定的不足和弊端。如在信息管理和信息保密方面存在一定的問(wèn)題，因此在高中檔案管理工作的過(guò)程中，為了避免信息的泄露以及信息盜取的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)充分建立健全檔案信息安全保障體系，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒防御來(lái)保證高中檔案管理信息的絕對(duì)保密性和安全性。因此 在高中檔案管理的工作中應(yīng)當(dāng)注重對(duì)其信息的安全性和保密性的維護(hù)。檔案信息安全保障體系的完善應(yīng)當(dāng)從兩方面進(jìn)行，首先要進(jìn)行信息的備份工作，以免信息出現(xiàn)丟失或損壞的問(wèn)題。另一方面要制定完善的規(guī)章制度和責(zé)任制度，以此來(lái)加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高中檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要注重對(duì)于工作內(nèi)容和流程的規(guī)范，讓檔案信息的安全性得到保證。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程主要是指信息的輸入、傳輸以及教職工、退休人員、去世人員等信息的整理歸納，從而為下一步的編目存檔環(huán)節(jié)做準(zhǔn)備。通過(guò)規(guī)范檔案信息的輸入流程從而降低檔案信息出現(xiàn)差錯(cuò)以及出現(xiàn)泄漏的可能性。除此之外，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與建立健全檔案信息的安全保障體系息息相關(guān)，上級(jí)工作部門制定的檔案規(guī)范化制度和規(guī)章制度，對(duì)于促進(jìn)其管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)也具有重要意義。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高中檔案管理信息的工作中通過(guò)信息化處理能夠充分提升其檔案管理工作的效率，也能夠使得其檔案的安全性能和保密性能得到提升。智能化計(jì)算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)信息化檔案管理的宣傳力度，從而提升檔案管理工作人員對(duì)于信息化處理方式的認(rèn)知和重視。

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