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        建筑施工企業(yè)供應(yīng)商準(zhǔn)入系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)

        2019-02-01 05:27:06白春輝
        財(cái)會(huì)學(xué)習(xí) 2019年4期

        白春輝

        摘要:為滿足本公司快速發(fā)展的需要,擴(kuò)大供應(yīng)商資源,培育優(yōu)秀供應(yīng)商,控制項(xiàng)目履約風(fēng)險(xiǎn),助推項(xiàng)目科學(xué)履約,本著利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)原則,結(jié)合本公司實(shí)際情況,我們自主研發(fā)了《中交一航局四公司供應(yīng)商信譽(yù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)》,對(duì)于加強(qiáng)分包管理,強(qiáng)調(diào)過(guò)程控制有一定的借鑒意義。

        關(guān)鍵詞:供應(yīng)商;信譽(yù);準(zhǔn)入;保證金

        一、系統(tǒng)簡(jiǎn)介

        (一)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的目的

        公司依規(guī)可以收取投標(biāo)保證金、履約保證金、工程質(zhì)量保證金、農(nóng)民工工資保證金,但是傳統(tǒng)的非信息化手段的保證金收取過(guò)程繁瑣,牽涉的人員眾多,時(shí)間周期長(zhǎng),過(guò)程資料共享、匯總以及保證金過(guò)程控制和退還實(shí)施困難,整個(gè)過(guò)程面臨著實(shí)施成本高、實(shí)施效果差等諸多問(wèn)題,我公司考慮到通過(guò)信息化手段可以將流程在線化,并且實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程無(wú)線協(xié)同辦公,可以極大的降低該項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)施成本,提升該項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)施質(zhì)量及作業(yè)進(jìn)度。

        (二)系統(tǒng)的組成

        該系統(tǒng)在流程上主要分為合作企業(yè)入庫(kù)資質(zhì)初審,合同簽訂前綜合信息審定,合格分包商過(guò)程履約評(píng)價(jià)三個(gè)模塊。

        在業(yè)務(wù)上分為工程供應(yīng)商管理模塊,設(shè)備供應(yīng)商管理模塊,物資供應(yīng)商管理模塊,服務(wù)供應(yīng)商管理模塊。

        在相同的流程上,不同的模塊有不同權(quán)限的部門(mén)進(jìn)行管理。工程供應(yīng)商的審核部門(mén)為工程部、經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部,設(shè)備供應(yīng)商的審核部門(mén)為設(shè)備部、經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部,物資供應(yīng)商的審核部門(mén)為經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部,服務(wù)供應(yīng)商的審核部門(mén)為總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)部。

        二、系統(tǒng)流程

        在具體流程上,項(xiàng)目部上報(bào)具備合作資質(zhì)的供應(yīng)商名目,經(jīng)過(guò)線下的初選,保證了所推薦的供應(yīng)商的品質(zhì),實(shí)現(xiàn)了精準(zhǔn)推薦。由公司財(cái)務(wù)部生成推薦供應(yīng)商的賬號(hào),供應(yīng)商在線登錄后進(jìn)行資質(zhì)填報(bào),經(jīng)公司主管部門(mén)二次評(píng)定后,確定是否具有合作資質(zhì),確定具備合格資質(zhì)的供應(yīng)商方可提交入庫(kù)保證金以及憑證。經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后,供應(yīng)商可以在網(wǎng)站上下載生成的合格供應(yīng)商證書(shū),可以?xún)?yōu)先參加我公司的招投標(biāo)。當(dāng)項(xiàng)目部新承接業(yè)務(wù)時(shí),項(xiàng)目部會(huì)在該系統(tǒng)上向所有的入庫(kù)供應(yīng)商發(fā)布新建工程的信息,進(jìn)行招標(biāo)邀請(qǐng),入圍的供應(yīng)商公示無(wú)異議后,要繳納履約保證金(項(xiàng)目竣工規(guī)定日期內(nèi)退還),經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核確認(rèn)后供應(yīng)商可以在網(wǎng)站上下載合同簽訂通知書(shū)。經(jīng)確認(rèn)簽訂合同進(jìn)行合同執(zhí)行后,進(jìn)行過(guò)程管理,真正發(fā)揮履約保證金的作用。

        三、供應(yīng)商入庫(kù)管理

        (一)供應(yīng)商入庫(kù)管理流程(見(jiàn)圖1)

        (二)準(zhǔn)入條件

        企業(yè)準(zhǔn)入條件必須明確,現(xiàn)以工程供應(yīng)商部分約束條件為例進(jìn)行介紹。

        1.準(zhǔn)入資質(zhì):

        1)政府主管部門(mén)頒發(fā)的《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》;

        2)政府主管部門(mén)核發(fā)的滿足分包工程要求的《資質(zhì)證書(shū)》;

        3)政府主管部門(mén)頒發(fā)的企業(yè)《安全生產(chǎn)許可證》;

        4)分包單位企業(yè)法人代表資格或法人授權(quán)委托書(shū);

        5)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和專(zhuān)職安全管理人員持有政

        府主管部門(mén)頒發(fā)的安

        全生產(chǎn)考核合格證書(shū);

        6)以上材料必須合法有效,審查有任何一項(xiàng)不合格的均不得準(zhǔn)入;資質(zhì)等級(jí)和經(jīng)營(yíng)范圍要與分包的工程相匹配,不得分包超范圍和超過(guò)企業(yè)資質(zhì)等級(jí)的工程;證書(shū)必須在有效期內(nèi)。

        2.過(guò)程管理要求

        1)分包工程施工前,總包單位與分包單位必須簽訂安全環(huán)保協(xié)議。分包單位簽字人必須是法定代表人或其委托人,由委托人簽字的,必須具有《法定代表人委托書(shū)》(原件)。

        2)分包單位應(yīng)按照《中交一航局第四工程有限公司分包商安全風(fēng)險(xiǎn)抵押金管理規(guī)定》繳納安全生產(chǎn)抵押金。

        3)分包單位成立安全管理機(jī)構(gòu),管理層次清楚明確,按照以下要求配備安全管理人員:分包工程合同總額在500萬(wàn)元以下的,必須配備兼職安全管理人員。分包工程合同總額在500萬(wàn)元(含)以上,5000萬(wàn)以下的,必須配備至少一名專(zhuān)職安全管理人員。分包工程合同總額在5000萬(wàn)元(含)以上的,必須配備至少兩名專(zhuān)職安全管理人員。

        4)特種作業(yè)人員必須經(jīng)專(zhuān)門(mén)的安全作業(yè)培訓(xùn),取得相應(yīng)的資格,方可上崗作業(yè)。

        5)與項(xiàng)目部一起對(duì)作業(yè)人員進(jìn)行安全教育和安全交底。

        6)按時(shí)參加總包單位組織的各項(xiàng)安全會(huì)議,并嚴(yán)格落實(shí)會(huì)議要求。

        7)對(duì)總包單位提出的安全隱患、環(huán)境文明施工問(wèn)題,積極認(rèn)真整改落實(shí)。

        8)積極參加項(xiàng)目部應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)工作,及時(shí)提供人員和設(shè)備,做好善后處理工作。發(fā)生工傷事故,嚴(yán)禁隱瞞不報(bào)或謊報(bào)、遲報(bào)、漏報(bào)。

        (三)準(zhǔn)入部分系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

        1.完善企業(yè)信息

        首次登錄系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)到入庫(kù)申請(qǐng)頁(yè)面,供應(yīng)商需要按照所需格式錄入相應(yīng)的資料信息。如公司名稱(chēng)、供應(yīng)商類(lèi)別、資質(zhì)類(lèi)別、公司簡(jiǎn)介以及業(yè)績(jī)、法定代表人等信息。(見(jiàn)圖2)

        2.提交信譽(yù)金

        審核通過(guò)后將收到短信通知,包含成為合格供應(yīng)商需要繳納的信譽(yù)金金額。提交信譽(yù)金頁(yè)面內(nèi)有接收款項(xiàng)的對(duì)公賬號(hào),供應(yīng)商需按照所提供的賬號(hào)完成約定金額的打款。完成打款后,對(duì)打款憑證進(jìn)行拍照并上傳到系統(tǒng),需要錄入所繳納的金額和打款日期。

        公司會(huì)對(duì)打款信息進(jìn)行審核,審核結(jié)果以短信形式發(fā)送給注冊(cè)人。確認(rèn)審核之后供應(yīng)商可以打印準(zhǔn)入證書(shū)。完成入庫(kù)程序。

        四、合同管理

        以工程供應(yīng)商為例,合同管理是落實(shí)合同過(guò)程管理并與我們的項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接的一個(gè)過(guò)程評(píng)價(jià)系統(tǒng)。

        (一)管理流程(見(jiàn)圖3)

        項(xiàng)目部依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行合同創(chuàng)建,經(jīng)過(guò)經(jīng)營(yíng)部、工程部、法律事務(wù)部進(jìn)行合同內(nèi)部審核,確認(rèn)合同的有效性和合理性以及合法性,合同內(nèi)審?fù)瓿芍?,在供?yīng)商庫(kù)里的工程供應(yīng)商可以看到招標(biāo)文件,進(jìn)行定向的招投標(biāo),提交合作申請(qǐng)資料,工程部對(duì)不同家的合作資料進(jìn)行審核,選定最優(yōu)的一家作為合作對(duì)象,合同初審?fù)ㄟ^(guò),供應(yīng)商可以提交投標(biāo)保證金、履約保證金、工程質(zhì)量保證金、農(nóng)民工工資保證金等履約保證金,經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)后,可以簽訂并執(zhí)行合同。

        (二)創(chuàng)建合同

        由項(xiàng)目部管理人員進(jìn)入創(chuàng)建合同頁(yè)面,完善項(xiàng)目的合同編號(hào),合同項(xiàng)目名稱(chēng),所屬項(xiàng)目部,項(xiàng)目的基本概況以及質(zhì)量、工期、成本、工期等詳細(xì)要求。(見(jiàn)圖4)

        (三)部門(mén)合同審核

        項(xiàng)目部確立合同初步文本之后,經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)質(zhì)量處等部門(mén)依據(jù)所管轄的不同內(nèi)容,對(duì)合同文本進(jìn)行匯總審核,各部門(mén)負(fù)責(zé)人登陸系統(tǒng)后進(jìn)入合同管理模塊下的內(nèi)部審核列表,該列表展示了等待審核和內(nèi)部審核通過(guò)的合同列表。可以在列表頁(yè)內(nèi)點(diǎn)擊審核按鈕將彈出審核意見(jiàn)框,可以直接在意見(jiàn)框內(nèi)選擇審核意見(jiàn)或者手動(dòng)輸入審核意見(jiàn),點(diǎn)擊通過(guò)或拒絕完成,并給出各相關(guān)部門(mén)的修改建議。

        (四)供應(yīng)商合同線上招投標(biāo)

        1)選擇合同:選擇要申請(qǐng)的合同,選擇完成后將展示合同詳情,點(diǎn)擊下一步進(jìn)入合同資料申請(qǐng)頁(yè)面,填寫(xiě)合同所需信息。(見(jiàn)圖5)

        2)填寫(xiě)資料:錄入合同所涉及人員,提交給公司審核(見(jiàn)圖6)

        (五)提交信譽(yù)金

        1.審核通過(guò)后將收到短信通知,包含簽訂合同需要繳納的信譽(yù)金金額。

        2.提交信譽(yù)金頁(yè)面內(nèi)有接收款項(xiàng)的對(duì)公賬號(hào),供應(yīng)商需按照所提供的賬號(hào)完成約定金額的打款。

        3.完成打款后對(duì)打款憑證進(jìn)行拍照并上傳到系統(tǒng),需要錄入所繳納的金額和打款日期。

        公司會(huì)對(duì)打款信息進(jìn)行審核,審核結(jié)果以短信形式發(fā)送給注冊(cè)人。

        (六)過(guò)程評(píng)價(jià)

        生成合同簽訂書(shū)之后,可以進(jìn)行合同簽訂,項(xiàng)目部可依據(jù)合同約束電子版,形成列表式評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)每月進(jìn)行評(píng)價(jià)考核,真正發(fā)揮保證金的約束作用。

        五、總結(jié)

        分包商資源是施工單位的戰(zhàn)略資源,建立統(tǒng)一的分包商庫(kù),遴選合格分包商對(duì)于分包商的集約管理,統(tǒng)籌應(yīng)用,以及分包商的過(guò)程管控都具有極其重要的戰(zhàn)略意義,同時(shí)也滿足本公司快速發(fā)展的需要,擴(kuò)大供應(yīng)商資源,培育優(yōu)秀供應(yīng)商,控制項(xiàng)目履約風(fēng)險(xiǎn),助推項(xiàng)目科學(xué)履約,本著利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)原則與分包商陽(yáng)光共生,和諧成長(zhǎng),打造命運(yùn)共同體和事業(yè)共同體。同時(shí)入庫(kù)誠(chéng)信金實(shí)行“專(zhuān)戶核算、專(zhuān)款管理”。依法依規(guī)進(jìn)行保證金的收取和使用。

        參考文獻(xiàn):

        [1]吳濤.中國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)基本體系[M].北京:中國(guó)建筑工業(yè)出版社,2012.

        [2]Steven Schuster.The Art of Thinking in Systems:Improve Your Logic,Think More Critically,and Use Proven Systems to Solve Your Problems-Strategic Planning for Everyday Life.

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