李靜

摘 要：檔案記錄了我國(guó)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及物質(zhì)建設(shè)中的重要信息。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐下的信息化時(shí)代背景到來(lái)，行政事業(yè)單位在檔案管理上面臨著更大的改革需求，我們需要在傳統(tǒng)的檔案管理工作中合理融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作向著智能化、自動(dòng)化和規(guī)范化發(fā)展，為行政事業(yè)單位發(fā)展提供助力。本文中筆者集中分析了信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展的路徑，希望本研究?jī)?nèi)容具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；行政事業(yè)單位

隨著我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，行政事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式面臨被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)，因此我們需要結(jié)合當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理需求實(shí)施工作方法改革，促進(jìn)行政事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展，為行政事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序進(jìn)行提供保障。筆者結(jié)合我國(guó)目前行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，就推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化提出建議和措施。

1 行政事業(yè)單位在檔案管理上的現(xiàn)狀

1.1 管理制度不完善

部分行政事業(yè)單位忽視檔案管理工作，盡管制定了嚴(yán)格的檔案管理制度，但是在實(shí)際工作中監(jiān)管工作不到位，檔案管理工作形式化問(wèn)題嚴(yán)重，這種形勢(shì)下我們的檔案管理工作成為一項(xiàng)沒有被落實(shí)的工作。此外，檔案管理工作性質(zhì)本身使其工作環(huán)節(jié)具有很強(qiáng)的枯燥性特征，對(duì)于長(zhǎng)期從事這項(xiàng)工作的人員來(lái)說(shuō)，不僅不利于調(diào)動(dòng)積極性也無(wú)法突出業(yè)績(jī)，更容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。很多單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作作為后勤工作，不納入考核范圍，基層工作人員在這樣的形勢(shì)下就更加不重視檔案管理，很多時(shí)候都是機(jī)械應(yīng)付。

1.2 管理資金投入少

基于行政事業(yè)單位大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作重要性的忽視，在資金投入上自然不足，通常在單位各部門設(shè)施更換的背景下，方案管理設(shè)施得不到更新，長(zhǎng)此以往造成行政事業(yè)單位檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)陋的問(wèn)題，這對(duì)工作人員積極性調(diào)動(dòng)以及檔案管理工作有效性提升十分不利。

1.3 管理人員素質(zhì)低

檔案管理工作看似機(jī)械、簡(jiǎn)單，其實(shí)對(duì)管理工作人員的專業(yè)能力和素質(zhì)具有很高要求，一般來(lái)說(shuō)檔案管理工作人員需要連續(xù)性投入工作，在人力和財(cái)力上都有一定要求?，F(xiàn)在行政單位都在進(jìn)行改革，壓縮人員的編制，比較時(shí)興人才的聘用制，而且各個(gè)部門人員的流動(dòng)性都比較大，這就導(dǎo)致有很多沒有受過(guò)檔案管理教育的人員去管理檔案，或者剛熟悉了檔案管理的工作流程，又被調(diào)任別的部門工作，這樣人員的流動(dòng)性根本就不利于檔案管理專業(yè)能力的提高，也不利于管理人員的素質(zhì)提升[1]。

1.4 管理信息化程度低

信息化管理手段在當(dāng)前的檔案管理工作中獲得了良好的應(yīng)用效果，行政事業(yè)單位的檔案管理工作人員也應(yīng)該在信息化背景下開展新型檔案管理工作方法研究，逐步提升行政事業(yè)單位的檔案管理科學(xué)化和自動(dòng)化水平。但是在實(shí)際的行政事業(yè)單位檔案管理工作中，還有部分單位忽視網(wǎng)絡(luò)管理體系建立，及時(shí)建立了系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)也缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人員管理[2]。還有一部分單位依然在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅不利于對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存，還使管理工作的效率提升不上來(lái)，降低了檔案檢索查閱的效率，在人力和財(cái)力上也是一種浪費(fèi)。

2 信息化背景下的行政行政事業(yè)單位檔案管理

2.1 組織領(lǐng)導(dǎo)的思維意識(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，重視單位檔案管理信息化建設(shè)

行政事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)方面，領(lǐng)導(dǎo)的互聯(lián)網(wǎng)信息化思維意識(shí)與對(duì)檔案管理信息化的重視程度，起著非常直接的影響作用。如果組織領(lǐng)導(dǎo)的思維意識(shí)超前，具有良好的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化思維意識(shí)，則就會(huì)充分認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。但是，如果領(lǐng)導(dǎo)的思維意識(shí)不能跟上現(xiàn)代信息化的技術(shù)潮流，則勢(shì)必會(huì)影響檔案管理信息化工作的推進(jìn)。因此，對(duì)于各級(jí)行政事業(yè)單位的組織領(lǐng)導(dǎo)，一定要切實(shí)轉(zhuǎn)變思維意識(shí)，認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息化管理的偉大作用。堅(jiān)持從檔案信息化管理的實(shí)際情況出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)列為一項(xiàng)重點(diǎn)工作計(jì)劃，注重檢查單位檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)矛盾和解決實(shí)際困難。如投入資金與外包公司簽訂檔案電子化掃描加工協(xié)議，全面推進(jìn)檔案電子化掃描工作，且不定期對(duì)掃描的電子檔案進(jìn)行檢查。

2.2 推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考

一是建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，充分講解與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并結(jié)合單位自身的實(shí)際情況，制定一套既對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有約束力，又對(duì)普通職員有強(qiáng)制性的規(guī)章制度，責(zé)任明確到人，在定期考核中，如有不按照規(guī)章制度辦事的行為，必嚴(yán)懲不貸。二是加大資金投入，營(yíng)造良好的檔案工作環(huán)境[3]。行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，加大人力和財(cái)力投入，改善檔案管理工作條件。比如嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專用檔案庫(kù)，配備專用的檔案柜；配置滅火消防設(shè)備；實(shí)行閱檔室和工作室相分離；配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。這不僅有利于提高檔案工作人員的積極性，樹立正確的工作態(tài)度，還為檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。

2.3 培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，加快檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人才的培養(yǎng)，這也是做好檔案管理工作的重中之重。一方面，我們必須培養(yǎng)出一支具有管理水平高和專業(yè)技術(shù)過(guò)硬的檔案管理人才隊(duì)伍，這就要求單位能夠定期開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓培訓(xùn)人員在認(rèn)識(shí)檔案管理重要性的同時(shí)，緊跟時(shí)代的腳步，及時(shí)了解檔案管理最新的手段和技術(shù)，做到與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的思想教育，促使他們養(yǎng)成優(yōu)良的職業(yè)操守和很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，徹底摒棄“得過(guò)且過(guò)”的思想，真正地把檔案管理工作當(dāng)成自己光榮的使命[4]。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)盡量避免專業(yè)管理人才的崗位調(diào)動(dòng)，做到人盡其才，保持隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

2.4 加快檔案管理信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化

信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提出了更高要求。這就要求檔案管理部門一方面能夠加大資金投入，充分有效地利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，建立一套高效、準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)、準(zhǔn)確地導(dǎo)入檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和電子化處理，提高檔案檢索效率[5]。另一方面還要重視對(duì)專業(yè)人才的技術(shù)培養(yǎng)，使他們能夠靈活運(yùn)用現(xiàn)有的設(shè)備和系統(tǒng)。這才能夠有效地發(fā)揮檔案資源的作用，適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，更能有效為本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和社會(huì)服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)行政單位的檔案管理是國(guó)家檔案管理的重要組成部分，行政行政事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的好壞直接影響著國(guó)家檔案管理的質(zhì)量。信息化環(huán)境下行政行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化勢(shì)在必行，它不僅能夠保證檔案管理工作的正常運(yùn)行，而且將有效地提高工作效率、改善工作質(zhì)量、減少工作成本，讓檔案管理工作達(dá)到事半功倍的良好效果。信息化背景下的行政事業(yè)單位文件管理的科學(xué)化探索將為日后行政行政事業(yè)單位檔案管理工作改革提供有力的參考。

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