魯學(xué)珍

摘 要：多變、高速、大量為大數(shù)據(jù)的主要特征。在現(xiàn)階段發(fā)展過程中，大數(shù)據(jù)成為社會(huì)各個(gè)行業(yè)運(yùn)行的主要信息資產(chǎn)。而為了保證大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位決策、業(yè)務(wù)的最優(yōu)化處理，檔案現(xiàn)代化管理成為大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理人員面臨的新要求。本文以大數(shù)據(jù)背景下檔案現(xiàn)代化管理要求為入手點(diǎn)，結(jié)合大數(shù)據(jù)特點(diǎn)，對大數(shù)據(jù)背景下檔案現(xiàn)代化管理措施進(jìn)行了簡單的分析，以期為檔案現(xiàn)代化管理效率的提升提供有效的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案；現(xiàn)代化管理

大數(shù)據(jù)主要是指無法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)，采用常規(guī)軟件工具對數(shù)據(jù)進(jìn)行提取、管理及處理的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)從類型各異的數(shù)據(jù)中獲取最具價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。而由于大數(shù)據(jù)由規(guī)模巨大的數(shù)據(jù)集組成，具體數(shù)據(jù)集大小不可預(yù)估，在21世紀(jì)初期，單一大數(shù)據(jù)集合大小已從數(shù)太字節(jié)過渡至數(shù)十兆億字節(jié)。這種情況下，對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理進(jìn)行適當(dāng)分析就非常必要。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案新媒體現(xiàn)代化管理要求

根據(jù)《互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)管理規(guī)定》，云南省互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室組織開展互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)許可證換發(fā)活動(dòng)。在2018年初，公布了云南省首批獲得互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)許可證項(xiàng)目。其中迪慶日報(bào)社香格里拉APP、“迪慶日報(bào)傳媒”騰訊微信公眾號(hào)、“迪慶藏文傳媒”騰訊微信公眾號(hào)、“微迪慶”新浪微博公眾號(hào)、香格里拉網(wǎng)、香格里拉藏文網(wǎng)等新媒體服務(wù)項(xiàng)目獲得互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)許可證。在這個(gè)背景下，傳統(tǒng)新媒體檔案紙質(zhì)文件管理的方式，已無法滿足信息發(fā)展及日益增多的庫房資源管理的需求。首先事業(yè)單位檔案管理人員就需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，合理采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，利用電子文檔的方式代替紙質(zhì)文檔，從而保證整體運(yùn)營數(shù)據(jù)的完整、有效儲(chǔ)存應(yīng)用；其次，針對大數(shù)據(jù)檔案運(yùn)行特點(diǎn)，需要經(jīng)過Analytic Visualizations、Data Mining Algorithms、Predictive Analytic Capabilities等現(xiàn)代化分析渠道對大數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行分布式儲(chǔ)存管理。而檔案管理人員就需要根據(jù)工作需要，加強(qiáng)對現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)的學(xué)習(xí)，保證檔案管理工作正常開展。最后，在具體檔案管理工作中，檔案管理人員不僅需要根據(jù)工作需要靈活轉(zhuǎn)變工作方向，而且需要以事業(yè)單位真實(shí)業(yè)務(wù)開展為入手點(diǎn)，保證檔案信息的原始性及真實(shí)性。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案現(xiàn)代化管理措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理思維

在電子文檔全面代替紙質(zhì)文檔的背景下，檔案管理人員也應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，樹立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息化思維模式。一方面，大數(shù)據(jù)背景下電子文檔管理方式脫離了時(shí)間、地點(diǎn)、管理方式的控制，整體檔案利用需求呈現(xiàn)了多樣化的特點(diǎn)。這種情況下，檔案管理人員就需要將服務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息化思維作為主要工作指導(dǎo)[1]。網(wǎng)絡(luò)信息化思維下的檔案管理，具有動(dòng)態(tài)性、發(fā)散性、全球性、特異性等現(xiàn)代管理特點(diǎn)，其需要最大程度利用大數(shù)據(jù)分析挖掘工具，為事業(yè)單位管理、業(yè)務(wù)開展提供數(shù)據(jù)分析挖掘服務(wù)。通過現(xiàn)代化服務(wù)工具的應(yīng)用，可將以往單一的數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存應(yīng)用轉(zhuǎn)化為更具深度的數(shù)據(jù)挖掘分析，從而獲得更具價(jià)值的檔案信息。而為了保證整體檔案信息的充分應(yīng)用，檔案管理人員需要通過主動(dòng)推論的方式，充分利用海量數(shù)據(jù)分析工具，對信息檔案資源價(jià)值進(jìn)行挖掘征集及預(yù)先估測，依據(jù)客戶需要提供根據(jù)個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。

另一方面，信息化是一種以信息技術(shù)為載體，技術(shù)人員為主導(dǎo)的檔案管理思維，數(shù)據(jù)信息化思維主導(dǎo)下的檔案管理，需要在全部檔案管理工作中，以信息化為立足點(diǎn)，采用信息化方式對當(dāng)前檔案信息資源使用弊端及問題處理方式進(jìn)行合理調(diào)控。并將傳統(tǒng)載體館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息資源。在具體信息處理過程中，需要從檔案信息目錄數(shù)字化、檔案全文內(nèi)容數(shù)字化兩個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)全面歸檔。其中檔案信息目錄數(shù)字化主要是通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息快速共享；而檔案全文內(nèi)容數(shù)字化主要針對紙質(zhì)文檔，對原有紙質(zhì)檔案、電子文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化歸檔。

2.2 加強(qiáng)現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)分析技術(shù)培訓(xùn)

一方面，針對大數(shù)據(jù)背景下快速增長的檔案數(shù)據(jù)，事業(yè)單位管理人員可在云技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，依據(jù)服務(wù)器快速擴(kuò)容、數(shù)據(jù)量大規(guī)模增長的要求，主動(dòng)對事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行分析探究。通過不同類型數(shù)據(jù)模型構(gòu)建的方式，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)性分析，在確定相關(guān)數(shù)據(jù)間聯(lián)系后，可分別進(jìn)行市場影響、網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化等數(shù)據(jù)類別劃分，實(shí)現(xiàn)全面智能檔案信息服務(wù)[2]。

另一方面，在常規(guī)檔案管理過程中，為了保證檔案信息的真實(shí)性及完整性，事業(yè)單位可加大現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)信息分析技術(shù)的培訓(xùn)指導(dǎo)，如SWOT分析、二八法則、6W2H法、PDCA循環(huán)等。其中通過PDCA最優(yōu)化循環(huán)管理，可對檔案管理過程中關(guān)鍵點(diǎn)、最終結(jié)果進(jìn)行全面排查，并根據(jù)具體檔案信息要求，對歸檔結(jié)果進(jìn)行偏差糾正，進(jìn)而確定下一階段檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的優(yōu)化循環(huán)；而6W2H法則可以確定大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作思路，從人員、起源、時(shí)間、地點(diǎn)、方法、效益等各個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)全面高效檔案信息管控；二八法則可以判定現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)主要風(fēng)險(xiǎn)因素，保證整體工作效率；SWOT分析則主要依據(jù)現(xiàn)有業(yè)務(wù)開展需要，明確檔案管理定位，達(dá)到資源最優(yōu)管控的目的。

2.3 完善現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范

依據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境對檔案管理工作的最新要求，檔案管理人員需要以云技術(shù)為入手點(diǎn)，在檔案大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)架構(gòu)構(gòu)建的前提下，從多用戶需求、信息事業(yè)單位優(yōu)勢發(fā)揮等方面，逐漸構(gòu)建完善的檔案管理與事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案記錄流程。

首先，根據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息特點(diǎn)，為了避免信息雜亂對檔案管理工作順利進(jìn)行的影響。事業(yè)單位管理人員可結(jié)合具體工作情況，制定具體的大數(shù)據(jù)檔案管理文件，如《**事業(yè)單位檔案管理辦法》、《**事業(yè)單位檔案采購辦法》、《**事業(yè)單位檔案審計(jì)監(jiān)督辦法》等，為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)范運(yùn)行提供有效的約束。同時(shí)可借鑒國際檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合ISO30302檔案管理要求，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行適當(dāng)梳理，以便形成完善的PDCA循環(huán)管理流程。

其次，在檔案管理規(guī)范制定完畢之后，為了保證檔案管理工作初始階段、最終階段均穩(wěn)定運(yùn)行，可將檔案管理工作與整體事業(yè)單位辦公系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，如科技創(chuàng)新管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)支撐系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)等。通過將文檔數(shù)據(jù)處理歸入具體的收付款、發(fā)文、驗(yàn)收模塊，結(jié)合電子文檔、數(shù)據(jù)文檔邏輯歸類，從技術(shù)、文件兩個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)文檔前端合理管控[3]。需要注意的是，在科技、工程、辦公等系統(tǒng)文檔類型劃分過程中，需要采用實(shí)時(shí)物理歸檔模式；而在合同系統(tǒng)中，可直接接入檔案移交及歸檔功能，將檔案系統(tǒng)與合同檔案進(jìn)行有效連接，實(shí)現(xiàn)合同信息的實(shí)時(shí)記錄；在采購系統(tǒng)中，可通過采購檔案管理模塊嵌入，建立采購檔案實(shí)時(shí)記錄、歸檔系統(tǒng)。

最后，由于大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位在業(yè)務(wù)開展、網(wǎng)絡(luò)支撐系統(tǒng)中，具有大量的數(shù)據(jù)信息。為了保證檔案管理的實(shí)際價(jià)值，可采用邏輯歸檔的方式，在業(yè)務(wù)運(yùn)行數(shù)據(jù)或網(wǎng)絡(luò)支撐系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)臨時(shí)存放的基礎(chǔ)上，通過管理權(quán)限合理劃分，保證一定時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)邏輯歸檔處理工作順利進(jìn)行。

3 總結(jié)

綜上所述，檔案部門數(shù)字檔案主要以圖像為載體，而圖像需要人工閱讀才可以充分發(fā)揮自身價(jià)值。因此檔案管理人員應(yīng)將現(xiàn)有數(shù)據(jù)內(nèi)容轉(zhuǎn)化作為主要工作，推動(dòng)整體資源優(yōu)化建設(shè)。將檔案常規(guī)管理提升至知識(shí)思維管理層面，在保證大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理服務(wù)真實(shí)性的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的合理轉(zhuǎn)換，為大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的充分應(yīng)用提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]蔡利劍.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問題研究[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)·社會(huì)科學(xué)版，2016，36（1）：104-107.

[3]蔣艷華.淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理[J].檔案管理，2017（5）：56-56.