吳欣茵

摘 要：隨著社會經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向發(fā)展，從根本上改變了檔案管理形式?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理信息化屬于新型管理模式，但是在實際管理工作中也出現(xiàn)一系列問題，需要管理人員引起重視。此次研究主要是探討分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并在此基礎(chǔ)之上提出針對性地解決措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題與措施

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成為必然發(fā)展趨勢。為了全面適應(yīng)社會發(fā)展，我國大多數(shù)檔案管理工作都已經(jīng)涉及到信息化管理模式，充分開發(fā)檔案管理資源。這就要求事業(yè)單位能夠借助先進信息手段與技術(shù)將物質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為信息資源，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，做好內(nèi)部檔案管理服務(wù)工作。事業(yè)單位檔案信息化管理技術(shù)主要包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，聯(lián)合以上技術(shù)能夠從根本上提升檔案管理效率。

1 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

第一，信息化建設(shè)能夠確保提升檔案整理工作的準(zhǔn)確性。由于事業(yè)單位檔案管理具有較強的嚴肅性，所以需要全面保證檔案記錄的準(zhǔn)確性和客觀性。在應(yīng)用信息化技術(shù)之后，可以最大限度提升檔案整理工作的準(zhǔn)確性。第二，能夠加強檔案管理效率。相比于傳統(tǒng)檔案歸檔整理來說，在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)可以全面提升檔案效率，減少管理人員日常工作量，確保其能夠從基礎(chǔ)管理工作中解放出來。第三，多元化的檔案資料存儲。按照傳統(tǒng)檔案管理工作來說，管理人員在整理紙質(zhì)檔案時只能應(yīng)用單一化存儲方式。隨著當(dāng)前對檔案管理工作的新要求能夠看出，檔案管理期間需要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段，并且能夠加強視頻資料與音頻資料的管理效率，全面促進事業(yè)單位實現(xiàn)多元化管理目標(biāo)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 缺乏注重檔案信息資源開發(fā)工作

現(xiàn)階段，我國大多數(shù)事業(yè)單位不注重檔案信息資源的開發(fā)利用，在檔案信息資源采集方面也比較欠缺，出現(xiàn)嚴重的信息資源重復(fù)加工現(xiàn)象，降低了檔案信息化資源質(zhì)量。截至目前，我國檔案資源開發(fā)還處于低下水平，盡管已經(jīng)建立了上千個信息化數(shù)據(jù)庫，并且在實際應(yīng)用期間也發(fā)揮了重要作用。然而，大部分數(shù)據(jù)庫中所含數(shù)據(jù)并沒有完全被開發(fā)利用。

2.2 檔案檢索問題

在檢索檔案期間主要包括人工檢索方法和計算機檢索方法，對比分析以上兩種檢索方法可以看出，計算機檢索方法的效率更高。但是此種現(xiàn)象所導(dǎo)致的后果是多數(shù)檔案管理認為過分強調(diào)計算機數(shù)量，并沒有注重計算機硬件問題，導(dǎo)致多數(shù)計算機同時運行情況下容易導(dǎo)致死機情況。所以，對于此種問題來說，最重要的就是更換檔案管理計算機，確保計算機設(shè)備的性能。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境問題

事業(yè)單位的檔案大多涉及到機密文件，所以在實施信息化建設(shè)期間，需要與互聯(lián)網(wǎng)進行連接，此時可能會導(dǎo)致泄密問題出現(xiàn)，再加上病毒侵襲和黑客攻擊燈，都會導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)遭受阻礙。因此事業(yè)單位為了全面解決和處理檔案信息泄密問題，需要加強內(nèi)部控制和管理。由于部分網(wǎng)絡(luò)安全維護人員缺乏較強的安全意識，將存儲涉密檔案資料的數(shù)據(jù)庫與互聯(lián)網(wǎng)進行連接。在使用計算機期間沒有及時更新病毒，這樣容易出現(xiàn)黑客攻擊行為。由于缺乏網(wǎng)絡(luò)安全知識，常常無法應(yīng)對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)低下

由于社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，多數(shù)企業(yè)都廣納人才。對于高校畢業(yè)生來說，其不再局限于安逸的工作環(huán)境，比較向往有活力的企業(yè)，這樣就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作缺乏專業(yè)人才，現(xiàn)有的管理人員缺乏豐富的實踐經(jīng)驗，并且很少有人會長期從事于該項工作。其次，大多數(shù)進入事業(yè)單位檔案管理工作的人員在人事崗位上調(diào)動頻繁，在較大程度上影響了檔案整理和記錄工作，造成檔案管理工作混亂，并且時常出現(xiàn)重要檔案資料丟失情況。所以事業(yè)單位需要全面注重檔案管理工作，組建一支專業(yè)的檔案管理團隊。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 強化檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

對于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層來說需要認識到檔案管理工作的重要性，這樣才能夠從根本上推動檔案管理工作發(fā)展。管理人員需要建立健全檔案管理制度，這樣能夠確保檔案信息化發(fā)展的實效性。比如，單位內(nèi)部人員需要調(diào)動檔案時需要做好制度規(guī)定工作，最大限度減少檔案丟失率，確保檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.2 全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化，在信息化建設(shè)期間需要全面注重人才對檔案管理工作的重要性。在招聘檔案管理人員時需要注重其計網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識和計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識，確保其具備現(xiàn)代管理技術(shù)，這樣才能夠確保加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。所以，在加強檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)時可以通過以下途徑實現(xiàn)：其一，注重檔案管理人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)道德，為了使其更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)，需要充分發(fā)揮出政治素養(yǎng)和專業(yè)道德的約束作用，使其能夠全身心投入到檔案管理信息化建設(shè)工作中。其二，加強培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)知識，為了全面提升檔案管理人員應(yīng)對問題和處理問題的能力，提升其對檔案信息資料的理解能力和剖析能力，需要注重檔案管理人員的信息技術(shù)知識培訓(xùn)教育工作。

3.3 推動檔案管理信息化建設(shè)進程

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作需要按照自身特點建立管理機制，并且按照國家相關(guān)要求實施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化信息建設(shè)，在實際工作實踐中驗證信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，有利于建立系統(tǒng)體系。在事業(yè)單位檔案管理工作中最重要的就是質(zhì)量與效率，因此在信息化建設(shè)期間需要充分應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，能夠應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)做好檔案管理工作。對于檔案管理人員來說，應(yīng)用計算機和掃描儀及時更新檔案內(nèi)容，做好圖片資料，音頻資料和視頻資料存儲工作。

3.4 注重信息技術(shù)應(yīng)用安全性

第一，檢測和響應(yīng)措施：通過網(wǎng)絡(luò)檢測能夠及時發(fā)現(xiàn)入侵行為，利用響應(yīng)機制能夠及時處理入侵行為。為了避免病毒等不良信息入侵，需要在檔案管理庫當(dāng)中設(shè)置安全監(jiān)控中心，建立完整的檢測體系。在此期間可以通過防火墻技術(shù)實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)防范和互動。為了避免入侵人員發(fā)現(xiàn)防護措施和監(jiān)測系統(tǒng)，需要采用隱蔽技術(shù)對入侵者的破壞行為進行主動反擊，確保在有效時間內(nèi)給予系統(tǒng)反應(yīng)，防止出現(xiàn)更嚴重入侵行為，加強檔案信息安全性，并且能夠及時應(yīng)對入侵行為。

第二，預(yù)警和保護措施。為了全面確保信息技術(shù)應(yīng)用安全性，需要做好預(yù)警機制，其屬于整個系統(tǒng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以充分發(fā)揮出預(yù)見性作用。及時引進、研發(fā)經(jīng)過實踐通過的專業(yè)技術(shù)，確保人事檔案轉(zhuǎn)化為電子材料時的安全，增加檔案保管保護的技術(shù)含量，通過先進的信息技術(shù)保障人事檔案管理工作的高效運行。預(yù)警機制可以深入分析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及安全漏洞，并且將預(yù)測和評估信息反饋到信息安全保護系統(tǒng)中，實行終極保護效果。在網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中最關(guān)鍵的就是保證各個部門的相互配合情況，從根本上減少網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險，彌補安全漏洞。其次，預(yù)警保護措施還可以評估系統(tǒng)安全設(shè)置情況，并且通過各項保護措施減少外部侵襲情況，加強網(wǎng)絡(luò)安全性。

4 結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位檔案信息管理工作中需要全面注重信息化建設(shè)的重要性，首先需要了解管理工作的信息化模式，確保滿足現(xiàn)代社會發(fā)展規(guī)律，在實施檔案管理信息化規(guī)劃時應(yīng)當(dāng)做好信息安全工作，改革和創(chuàng)新傳統(tǒng)管理方法，實現(xiàn)真正意義上的信息化管理模式。

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